建筑设计院档案管理工作探讨

建 筑设 计院 档案 管理 工作 探讨 闫 庚秩哈 尔滨 工业 大学 建筑 设计 研究 院 15090摘 要 ： 本 文对 建 筑设 计研 究院 的档 案管 理 工 作 现 状与 问题 进 行 分 析 的 基础 上 ， 探 讨了 档案 管理 新模 式的 探索 与实 践。关 键词 ： 建 筑设 计院 ；档 案管 理 ； 档 案信 息化前 言 ： 档 案 ， 它 的特 殊功 能具 有的 其他 文献 所不 能代 替的 作用 ， 它 在总 结一 家公 司发展 壮大 、 启 发教 育新 人有 着令 人信 服的 凭证 作用 和参 考作 用 。 其 内容 是丰 富的 ， 它 是各 部门和 个人 广泛 利用 的资 料。 1.当 前档 案管 理模 式的 现状 与问 题分 析为 了 适 应 发 展 ， 建 筑 设 计 研 究 院 的 档 案 管 理 一 直 以 来 十 分 注 重 运 用 IT技 术 进 行 档 案管 理， 在 档 案工 作 中 运 用最 新的 IT技 术， 如 对 归 档档 案进 行目 录管 理的 初级 单机 版档 案管理 系统 ， 后 又发 展为 对 档案 管理 的各 项工 作进 行全 方位 、 综 合管 理的 网络 版档 案信 息管 理系统 ，都 在很 大程 度上 提升 了档 案管 理上 信息 共享 、数 字化 档案 的基 本要 求 。但 是这 些 还 仅仅 是实 现了 一些 新设 备 、 技 术的 运用 ， 也 就是 在 传 统的 档案 管理 模式 融入 了一 些 IT技 术， 并没 从根 本上 真正 改变 管理 方式 。在 这样 的管 理模 式下 ，档 案管 理只 是围 绕纸 质实 体档 案进 行的 ， 对 档案 知识 的提 取 、 信 息的 转化 、 利 用与 交流 都停 留在 较为 初级的 基础 上， 不适 应信 息化 建设 的发 展远 景及 对档 案管 理新 的需 求。 具体 体现 在： 1.信 息化 的加 快推 行， 对传 统管 理模 式带 来了 牵引现 阶段 ， 我 国明 确提 出了 加强 “ 电 子公 文的 归档 ” 的 工作 任务 ， 国 家档 案局 制定 全国 档案 信息 化建 设实 施纲 要 强 调档 案部 门要 积极 参与 信息 化建 设 ， 国 家档 案局 第 8号 令 对 档案 的保 存期 限作 了明 确的 规定 ， 这 些都 把电 子文 档的 归档 管理 作为 信息 化建 设的 重要 环节 纳入 其总 体设 计框 架。1.2纸 质与 电子 档案 并存 ，对 传统 的管 理模 式提 出了 改变 的要 求。建 筑设 计 院 的档 案涉 及行 业众 多 ， 纸 质档 案作 为一 种传 统深 深扎 根于 人类 社会 ， 它 以其 载体 的稳 定 、 信 息的 可靠 等优 势 ， 应 发挥 其原 生性 ， 同 时电 子文 档的 可读 性 、 可 快速 搜索等 特性 的也 展示 在面 前。 因此 纸质 与电 子档 案二 者将 长期 并存 。 另 一方 面现 有的 档案 管理 模式 已很 难适 应新 的需 求， 面对 实体 档案 、电 子档 案并 存 ，面 对服 务需 求多 样化 的现 状 ， 档 案管 理需 要建 立一 套新 的管 理模 式来 应对 现状 。 从 传统 的管理 方式 过渡 到档 案信 息化 管理 将是 一次 深刻 的转 变， 是档 案管 理 发 展的 必由 之路 。2.档 案管 理新 模式 的 探 索与 实践2.1以 内部 标准 为依 据， 实现 信息 接收 的控 制档 案收 集工 作 ， 是 档案 流程 作业 中的 一个 环节 ， 正 因为 档案 的特 殊功 能具 有的 其他 文献 所不 能代 替的 作用 ， 完 整的 档案 工作 流程 也是 不可 或缺 ， 包 含了 档案 的收 集 、 整 理 、 鉴 定 、保 管、 利用 、统 计、 编目 、编 研。设 计院 在建 筑档 案的 收集 方面 要实 施档 案登 记制 度 ， 以 企业 标准 的形 式 ， 将 建筑 工程 、市 政工 程、 地下 管线 工程 、及 相关 照片 、录 像档 案的 信息 编目 工作 纳入 归档 整编 要求 之中 。明 确档 案实 体 、 档 案信 息必 须同 时归 档 ， 使 得新 模式 的实 施从 源头 有了 标准 可依 。 成 立专 门的 档案 管理 室 ， 赋 予管 理全 院档 案工 作的 职能 和依 规开 放查 询的 权利 ， 在 体制 上充 分保 证档案 接收 归档 渠道 的畅 通。 在 参与 电子 文件 生成 、 运 转 、 归 档过 程的 管理 同时 在办 公自 动化 管理 的基 础上 ， 利 用业 务管 理和 档案 管理 有机 连接 ， 减 少档 案录 入 、 整 理环 节 ， 实 现电 子文 件从 登记 、 立 卷到 归档 、编 目的 一体 化管 理， 实现 了档 案的 自动 生成 。 加 强了 对电 子文 件积 累、 鉴定 、编 目、归 档等 环节 的监 督 、 指 导 ， 保 证了 归档 电子 文件 完整 、 有 效 、 真 实 。 为 电子 档案 接收 归档 做好 各项 准备 。 其 中最 主要 的是 该系 统的 编目 标准 、 规 范全 部参 照规 定提 供的 标准 ， 保 证了 电子 档案 管理 的科 学化 、规 范化 、标 准化 ；更 保证 了档 案从 源头 的规 范， 节约 了人 力物 力 ， 提高 了管 理水 平； 为实 现文 件、 档案 、信 息一 体化 管理 迈出 坚实 的一 步。 开 发 设 计院 档案 服务 子系 统 ， 建 立标 准电 子档 案接 收数 据格 式 ， 在 全院 贯彻 实施 、推 广应 用， 实现 档案 信息 以电 子载 体形 式与 档案 实体 同时 归档 。实 现信 息管 理的 提前 介入 ，促 成档 案生 产者 、利 用者 、保 管者 、管 理者 之间 的合 作， 共同 产生 更为 优质 的档 案信 息 ， 从而 保证 我们 能勘 定 、 保 存和 引用 真实 、 可 靠 、 完 整的 文件 和档 案 。 从 根本 上解 决档 案编 目数量 大 、 时 间长 、 费 用高 的问 题 ， 改 变由 档案 员来 进行 数字 化的 被动 局面 ， 为 将来 实现 真正 意义 电子 文件 归档 系统 奠定 了基 础。 2.信 息处 理的 多维 化通 过开 发完 成的 设 计院 档案 服务 子系 统 ， 对 档案 的原 始信 息进 行编 目 ， 系 统建 立十 五类 档案 数据 库 ， 对 分类 档案 进行 三级 编目 ， 系 统的 编目 功能 较传 统的 分离 式三 级编 目方式 更实 用 ,以 建筑 工程 项目 为主 线， 采用 层次 编目 法， 维护 工程 项目 、单 项工 程、 案卷 、文件 之间 的内 在联 系 ， 在 检索 查询 时可 通过 工程 名称 、 案 卷 、 等 查询 到文 件级 ， 同 时直 观真 实地 看到 扫描 后的 文件 和图 纸原 貌， 全面 准确 揭示 了档 案的 原始 信息 。 同 时根 据建 筑档 案的 特性 ， 系 统设 计实 现特 色档 案数 据库 ， 建 立各 类档 案的 “ 信 息关联 ” ， 查 询功 能的 设计 能支 持任 意条 件的 快速 查询 、 组 合查 询 、 模 糊查 询 ， 提 供了 快速 检索的 手段 ， 此 外还 特别 设计 了各 类档 案 、 多 种载 体档 案互 相的 “ 信 息关 联 ” ， 将 建筑 工程 档案 ,规 划 建 设 用 地 档 案 ,建 筑 管 理 档 案 ,照 片 录 像 档 案 等 各 类 档 案 通 过 一 定 的 关 联 号 ,将 其 关 联起 来 ,只 要查 询到 其中 的一 类信 息就 能同 时找 出其 他各 类的 信息 。 使 之成 为一 个信 息关 联体 ,达 到 “ 全 维度 攫取 ” ， 满足 了各 所室 多层 次对 建筑 档案 信息 的综 合需 求。 提高 了查 询率 ,查准 率 ,又 为不 同的 利用 者提 供了 综合 信息 。实 现了 高效 、快 捷的 服务 。此 外还 通过 强大 的信息 统计 汇总 功能 ，对 建筑 档案 信息 可进 行全 方位 统计 。结 束语 ： 新 模式 下 ， 我 们将 档案 管理 与 IT技 术实 现全 面融 合 ， 将 体制 改革 、 观 念更 新 、 流 程再 造 、 资 源整 合 、 集 成管 理和 服务 创新 等全 面应 用到 档案 管理 的全 过程 ， 实 践档 案管 理的 变革 与创 新， 提高 工作 的有 效性 ，促 进信 息资 源知 识转 变和 社会 化共 享。 参 考文 献：1王 学军 与 时俱 进 创 新发 展 提 升档 案管 理与 服务 水平 山 东电