和合同管理实施细则.doc

合同管理实施细则公司各单位:为了进一步提升公司合同管理工作的能力，根据运管公司下发的“运管公司合同管理实施办法（试行）”并结合我公司实际情况，特制订“合同管理实施细则”下发给各单位，望认真学习， 一、总则1.细则中所称合同是指公司在生产经营活动中以平等主体资格所签订的合同。2.合同管理是指公司实施的合同签订、履行、交底、变更转让、纠纷管理、监督检查、奖惩等行为。3. 合同管理工作应当遵循依法签订合同、切实履行合同、有效监控合同、及时管理合同纠纷的原则，各部门与合同管理部门，应当各司其职，互相配合，共同做好合同管理工作。二、职责分工1、公司各部门既是合同的执行单位又是合同管理工作的基层单位，应按规定的权限做好合同的会签、签订、交底、履行、控制等工作。2、科室参与生产、技术相关的施工能力、标准、工艺、方案、施工组织等合同内容的评审。负责安全相关等合同内容的评审。3、物资室负责签订与维管项目、施工工程相关的物资购置合同，对与本部门业务相关的合同条款负责。4、机械工程师对机械设备购置、租赁等相关合同签订负责，对与本业务相关的合同条款负责。5、调度室负责合同执行信息的收集，对与本部门业务相关的合同条款负责。 6、人劳室对维管（工程施工）合同中劳力配备等相关内容负责。对各类劳务合同的签订负责。7、财务室参与各种合同评审，对资金供应、保障、维管（工程施工）款回收、各种押金、企业资信等相关条款负责。配合呼和公司工程施工合同的成本的测算工作。8、办公室对办公、后勤保障物品的采购及房屋租赁合同签订负责。三、合同管理执行办法1、公司生产技术科是公司的合同管理部门，经营计划工程师根据公司要求在公司长领导下负责合同管理的日常工作。公司需建立“合同管理台帐”（附表1），包括管公司范围内的支出、收入合同，其中合同编号由公司经营计划工程师统一进行编号，台帐应定期核实更新。合同台帐服务器数据的录入：公司所签合同由公司安技室经营计划工程师录入，每季度末公司将合同台帐上报呼和公司经营计划工程师进行合同管理台帐核对。2、涉及下列情况的要求如下：(1)签订的施工、配合等涉及费用收入的合同、金额在100万元以上时，必须加盖运管公司合同专用章。(2)签订的施工、配合等涉及费用收入的合同、金额在50万元以上100万元以下时，必须加盖呼和公司合同专用章。(3)签订的采购等涉及费用支出的合同、属于以下情况的，必须加盖合同专用章：金额超过2万元的各类采购或服务；本地没有售后服务点，质量保证期在3个月以上，合同金额1万元以上的各类采购；标的物质保期一年以上的各类采购；租期超过15天的各种工机具租赁；费用超过1万元的基建或装修；1个月以上的劳务用工；运费超过2000元的运输；各类委外的加工、施工；各类仓储、保管；各类技术开发或服务；其他应该签订合同的。所有的收入合同，以及管理办法规定的必须加盖公司合同专用章支出合同，未加盖合同专用章的，财务部门一律不予付款或结算。公司还应建立“合同专用章使用情况登记台帐”（附表2）。3、合同签订前需填写“合同会签及用章审批表”（附表3），经公司领导研究通过，方可加盖合同专用章。4、对报送呼和公司经营计划工程师审查的合同，由公司生产技术科按呼和公司要求办理。对送呼和公司技术科经营计划工程师审查的合同，按下列程序办理：（1）合同承办部门承办人提交有关资料，主要包括：经办部门起草的合同草稿；经办部门负责人签署意见并明确会签部门的“合同评审及用章审批表”（以下简称“审批表”）；对方单位签约资格与授权委托证书；对方资信及履约能力情况调查报告；有关签订合同的其他资料。（2）根据承办部门明确的有关会签部门进行会签。（3）公司有关部门会签完成后，送合同管理部门，合同管理人员审查并签署审查意见后，报送合同主管领导审查（重要合同送法律顾问）,主管领导审查签署意见后报送公司长审批。签订合同时，审批表中需由经办部门、经营计划工程师在“合同管理部门意见栏”中签字，交主管领导（副公司长）在“意见栏”中签字同意后，由公司长在 “领导审批意见栏”中签字同意后方可交印章保管人进行盖章。最后由公司经营计划工程师将合同扫描件报呼和公司经营计划工程师备案。（4）公司长（对重要合同稿和有争议合同稿具有终审权）批准后，交印章保管人用印，合同签订后由承办部门将会签表、合同会签稿、合同正本一份及相关资料复印件送生产技术科经营计划工程师管理，同时送财务部门正本一份做财务管理的依据。（5）合同签定后，公司承办部门要向相关部门进行交底并填写“合同交底记录”（附表4）。5、公司各部门凡签订数额较大、法律关系复杂、涉及不动产以及履行期限较长的对外合同，按呼和公司合同管理实施办法送呼和公司评审。6、公司各部门对外签订合同应由其负责人或由其授权的代理人签署，并加盖合同专用章。其负责人或授权代理人要对合同的签订负主要责任，做好合同的全面分析和风险的评估及预测，参与公司重大合同的论证、起草、谈判和签订工作，监督检查合同的履行。7、公司各部门涉及收入合同，必须签订合同并加盖合同专用章，并报呼和公司经营计划工程师核备。8、公司各部门的合同，由公司各部门按本办法管理权限进行归口管理，并按规定进行合同文本的收、发登记。9、对于收入、支出项目，因特殊原因不签订合同的，需填写“特殊原因不签订合同审批表”（附表5）。对于由于非我方原因未及时签订合同的项目，要做好登记与说明，并填写“未签合同项目登记表”（附表6）。10、资金回收方面（1）对合同到期、已经完工的没有收回的合同款，要落实到相关责任人，追收工程款。特别是先垫付的工程款。（2）公司经营计划工程师每月25日将当月的本公司“资金回收确认表（附表7）”，通过OA公文流转设置给相关部门进行资金确认，以便相关人员及时了解掌握资金回收情况，当月无收入时也要进行会签确认。（3）当出现多个工程项目是一家业主（付款）单位时，收到付款资金应先归入签订合同日期在前的项目或已完工的项目，以便于对收回资金情况的分析。11、公司各部门及个人不得擅自以公司名义自行对外签订合同，必须按照本办法规定办理相关手续。12、合同管理的检查考核根据公司维管公司考核管理办法纳入考核评审。附件：1. 合同管理台账 2. 合同专用章使用情况登记台帐3. 合同会签及用章审批表4.合同交底记录5.特殊原因不签订合同审批表6.未签合同项目登记表7.资金回收确认表- 13 -附表1合 同 管 理 台 帐单位单位：元序号合同类别合同编号合同名称合同金额（元）对方名称合同期限项目状态说明费用回收情况财务费用回收证明管理费提取情况奖励审批情况收入支出1施工23建设45租赁67采购89其它合同专用章使用情况登记台帐单位:单位:元序号合 同 名 称合同金额（收）合同金额（支）签约对方名称用印时间用印单位用印人鉴定时间履行期限合同编号附表2：附表4合同交底记录合同名称交底时间交底部门接受单位合同主要内容其 他 参加人员附表5 特殊原因不签订合同审批表