OA办公系统在房产企业的应用.doc

OA办公系统在房产企业的应用一、OA办公系统的含义和作用 随着社会的迅速发展, 企业信息管理被提升到企业决策层非常重视的层面。由于各类信息繁多难归集，利用IT技术支持企业高效率完成企业信息管理，是适应现代企业制度要求，推动企业信息管理更为科学、规范化，跟进社会的发展步伐，从而提高企业信息管理效率。OA办公自动化俗称无纸化办公，是企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合，它主要有以下作用：1、 面对普通员工，OA作为事务、业务处理系统，为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作；2、 面对中层管理者，OA作为信息管理系统（MIS），利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”。3、 面对高层决策者，OA作为决策支持系统（DSS），运用科学的数学模型，结合企业内部、外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据。二、我司实施OA办公系统的情况介绍我司是一家民营房产公司，总部在上海，下属有七家子公司遍布沪苏浙及西北各省，成立七年来一直采用的是适用于单一产品的企业直线制管理模式。作为房地产开发行业，信息系统管理一直是被企业弱视的部分,项目投标、楼盘买卖、实金入钵是被视作为最实际的。前期开发、策划营销等部门才是房地产开发行业老总最为重视的部门。 但随着企业集团化的发展，信息系统化管理已经迫在眉睫，人事行政部门面对传统的信息管理投入了不少的人力、物力，但随着集团化公司的成立该方面越来越收效甚微，OA无纸化办公系统的启用无疑给企业带来了现代化的新风，将信息管理系统最实质地带到了企业的日常办公运用中。考虑到企业基层员工参差不齐，人事行政方面的工作流程也相对简单，公司处于快速增长的发展中企业，随时有更新、增补功能的需求，所以选择OA系统进行信息系统化管理时也选择一个易扩展、安全性好的。现在国际上较先进的是IBM的Lotus Domino平台搭建的OA系统。该平台搭建的OA系统易扩展、易维护，安全性也口碑较好，这一平台，其本身的四级安全体系保证了系统的安全可靠和稳定性，被国内外众多重要机构青睐、倚重，并经过权威机构的压力测试。通过招标比较我们最终采用了这一系统。考虑到实际需求和支付能力，去掉了那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选择了功能紧凑、易用，满足自己核心需求，又容易二次开发的系统。OA系统在企业中运行后，带来的功能涵盖如下：1、通过企业邮箱，建立内部的交流平台，加强企业信息互动。2、建立信息发布的平台：能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，通过内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等，使员工更多了解企业的发展，及行业动向。3、实现工作流程的自动化，变革了传统纸质公文办公模式，采用电子化流转方式。企业内外部的收发文、报批、文件管理等，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作。4、实现文档管理的自动化，使各种文档实现电子化，按权限进行保存、共享和使用。（如新人入职，只需领取注册名和密码，自行进入系统就可以看到企业之前积累的规章制度、规范文件等，在其岗位权限内可阅览的范围自行阅读，减少了很大部分入职培训环节，节约了相当的人力和时间。）5、实现分布式办公，变革了传统办公室的办公方式，可在家中、城市各地出差、请假时通过网络连接随时办公，方便了员工出差在外的办公与信息交流。6、增加员工绩效考核的依据，企业中高层可以根据下属OA的日常填报内容来作为其工作的考核指标通过这六块的作用，可以了解全面而现代化的OA系统功能是强大的。通过系统全面的使用完全可以提升整个企业的工作效率，达到现代化的管理。以上相对应的OA系统模块为: 1、企业通讯录：可通过此查看各所属公司、项目部同事的联系方式，方便工作上的了解和联系；2、企业邮箱：可以进行规范化的对外联系；3、公告和论坛：了解集团的最新通告、论坛进行沟通，提升企业的凝聚力；4、审批事项：对于日常的请假、用车、请款等行政类项目进行电子化申请、审批；5、规章制度、常用表格：提供集团的统一化的规章制度及常用表格。在OA的使用过程中，作为普通员工，大家逐渐真正在心底认同OA系统这个平台给自身带来工作上的帮助和提升，为自己留下一份良好的工作记录，以此来不辜负个人的工作努力；作为我们企业的部门主管，会认同OA系统能给部门的运行带来有效的管理和清晰化的绩效考核帮助；作为我们企业的决策层，能够首肯OA系统会给企业带来步入现代化的管理方式，加强整个企业的竞争能力。曾有社会调研过，打工者在8小时的工作时间里，究竟是如何分配的？只有60%的时间为纯粹工作，25%的时间在奔走于各个部门和电话中，10%的时间在饮茶、聊天，最后5%的时间在发呆、休息。那在这为数不多的60%的时间里，我们企业利用了OA系统的电子化办公，使程序简化，提升企业的工作效率，达到事半功倍的效果。三OA办公系统实施注意事项及实施经验分享 推广OA，像其他信息化系统一样是一把手工程，需要企业总经理的重视与推进。所谓一把手工程因为OA是管理类软件，是对传统办公模式的变革，而能影响整个团队的办公模式的，只有一把手了。一把手不须事必躬亲，只是做三件事：挑得力助手；责令助手去全权实施、规划、推广OA；一把手自己带头使用。站在收益的高度来看待OA实施，就是说实施OA就是要有收益的，人事行政部在OA系统内部推广前就制定了推广计划，制定了培训和各个模块需要达到效果相对应的时间节点。企业的日常变革，凡事都是从不适应开始，逐渐养成良好的日常自我管理的习惯。 积极管理，避免消极管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。（消极管理的逻辑是某些应用可能会带来一些乱子，那么一刀切，大家都不要用了；积极管理的逻辑是某些应用即使可能带来一些负面的效果，但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升，我们还是要将这些功能用起来，只是多一些管理而已。）1、比如论坛的开通，开始非常冷清，同事们都是难得上去发表观点，我们针对这样的情况除了原本行业信息的讨论外，增加了不少娱乐性的图片、视频，甚至在论坛里设立了心理工作问答室针对员工的心理问题，请了专门的企业心理咨询辅导师进行在线辅导沟通等，从而启发员工的兴趣论坛逐渐热度开始升温，同事们通过论坛增进了沟通、交流，融洽了彼此的关系。2、日常工作填报开始总有拖滞甚至不填报的员工，但是当此项和月度绩效考核挂钩，作为绩效考核的相关参考甚至一项指标，同事们开始重视加紧填报，逐渐感觉到了该项给自己带来的受益，的确可以更具体、客观地给自己的带来良好的工作记录、不辜负自身的工作努力。3、审批流转模块方面，我们OA办公系统自上海总部推广后，安徽分公司的老总因为对此重视度不够高，首先自身没有做到每日定时登陆、审批，搁置了行政人事环节的审批流转，使员工的逐级审批无法无法得到贯彻实施。 因此必须要企业高层要以身作则来带动、改变传统的办公习惯，否则OA系统无法得到全面推广。有所时日后，人事行政部明显感觉日常办公用品的费用支出有所下降，无纸化办公的优势得