工作记录控制程序-山东高速.doc

文件名称：公司制度体系文件编号规定 版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/ZH/MD/01山东高速公路股份有限公司企业制度山东高速公路股份有限公司企业制度 文件编号：SDECL/ZH/COP/01 版本号/修改状态：C/0实施日期： 年 月 日 工作记录控制程序编制：企业管理部 审核：方世杰 批准：王化冰山东高速公路股份有限公司 发布山东高速公路股份有限公司 发布第 4 页 共 3 页文件名称：工作记录控制程序 版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/ZH/COP/01工作记录控制程序1. 目的2. 通过对工作记录进行控制和管理，确保工作记录完整、准确清晰，以证明管理体系的有效运行、服务符合规定要求，为实施追溯性以及采取纠正措施和预防措施并应用数据分析寻求持续改进的机会提供依据。通过对工作记录进行控制和管理，确保工作记录完整、准确清晰，以证明管理体系的有效运行、服务符合规定要求，为实施追溯性以及采取纠正措施和预防措施并应用数据分析寻求持续改进的机会提供依据。3. 适用范围适用于本公司管理体系所有相关记录的控制管理。4. 职责3.1 企业管理部是全公司工作记录的归口管理部门，负责对全公司所有工作记录进行统一编号，并对各职能部门工作记录工作进行指导检查。3.2 各职能部门负责相关工作记录的收集、贮存、保管及归档。5. 工作程序4.1工作记录的标识和编目工作记录的标识和编目执行公司制度体系文件编号规定4.2 工作记录表格的设置与更改4.2.1 工作记录表格由企业管理部在管理体系文件中统一设置，各职能部门根据实际工作需要自行印制、管理，并报企业管理部备案。4.2.2 对已不能满足要求的工作记录表格，根据实际工作的需要和变化，由各职能部门提出更改申请，填写公司规章制度评审表，按制度管理办法中的有关规定执行。4.3 工作记录的使用管理4.3.1 企业管理部对所有工作记录进行统一编号，明确保存期限，填写工作记录格式清单，对所有工作记录表格进行总体控制。4.3.2 职能部门根据工作实际，列出各自所用的工作记录格式清单，并由专人按相关工作记录表格的要求做好各种记录。4.3.3 工作记录应做到：字迹清晰、填写规范、数据准确、记录真实、上报及时、便于保存。由于笔误等原因对所填数据确需更改时，更改人及相关负责人应签字并注明更改时间。4.3.4 工作记录应分类保存、易于查找、方便使用，并定期归档。4.3.5 各职能部门在使用工作记录表格时，应对大量使用的同类表格进行序号管理，以便于存取和检索。4.3.6 供方的工作记录也应予以控制保存。4.4 工作记录的借阅工作记录的借阅按制度管理办法执行。4.5 工作记录的保存和归档4.5.1 工作记录的使用部门应将工作记录存放在适宜的环境中，防止损坏变质和丢失。4.5.2 各职能部门应按公司档案管理办法对工作记录进行整理、立卷、保存，并定期向档案室移交。4.6 工作记录的销毁对于达到保存年限的工作记录，由工作记录管理人员填写过期工作记录登记表，经企业管理部负责人同意后方可进行销毁，销毁时，应有两名以上人员监销，并在工作记录销毁单上签字。4.7 工作记录媒体（载体）可以是纸张，计算机产品、磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或样件，或它们的组合。4.2 工作记录表格的设置与更改4.2.1 工作记录表格由企业管理部在管理体系文件中统一设置，各职能部门根据实际工作需要自行印制、管理，并报企业管理部备案。4.2.2 对已不能满足要求的工作记录表格，根据实际工作的需要和变化，由各职能部门提出更改申请，填写公司规章制度评审表，按制度管理办法中的有关规定执行。4.3 工作记录的使用管理4.3.1 企业管理部对所有工作记录进行统一编号，明确保存期限，填写工作记录格式清单，对所有工作记录表格进行总体控制。4.3.2 职能部门根据工作实际，列出各自所用的工作记录格式清单，并由专人按相关工作记录表格的要求做好各种记录。4.3.3 工作记录应做到：字迹清晰、填写规范、数据准确、记录真实、上报及时、便于保存。由于笔误等原因对所填数据确需更改时，更改人及相关负责人应签字并注明更改时间。4.3.4 工作记录应分类保存、易于查找、方便使用，并定期归档。4.3.5 各职能部门在使用工作记录表格时，应对大量使用的同类表格进行序号管理，以便于存取和检索。4.3.6 供方的工作记录也应予以控制保存。4.4 工作记录的借阅工作记录的借阅按制度管理办法执行。4.5 工作记录的保存和归档4.5.1 工作记录的使用部门应将工作记录存放在适宜的环境中，防止损坏变质和丢失。4.5.2 各职能部门应按公司档案管理办法对工作记录进行整理、立卷、保存，并定期向档案室移交。4.6 工作记录的销毁对于达到保存年限的工作记录，由工作记录管理人员填写过期工作记录处理登记表，经企业管理部负责人同意后方可进行销毁，销毁时，应有两名以上人员监销，并在工作记录销毁单上签字。4.7 工作记录媒体（载体）可以是纸张，计算机产品、磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或样件，或它们的组合。6. 持续改进7. 各职能部门应对所使用的工作记录和工作记录表格进行定期分析，提出改进意见。在确保真实、完整的基础上不断改进，以达到满足实际工作的需要，体现工作记录的持续适宜性。各职能部门应对所使用的工作记录和工作记录表格进行定期分析，提出改进意见。在确保真实、完整的基础上不断改进，以达到满足实际工作的需要，体现工作记录的持续适宜性。8. 相关文件6.1 制度管理办法6.2 档案管理办法9. 工作记录表格7.1 过期工作记录登记表7.2 工作记录格式清单第 4 页 共 2 页文件名称：工作记录控制程序 版本号/修改状态：C/0文件编号：SDECL/ZH/COP/01SDECL/ZH/COP/01/B-01过