公文管理制度.doc

WLHX集团有限公司公文管理制度 （试用）制 定： 审 核： 批 准： 公文管理制度第一章 总则一、为使本公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本制度。第二章 公文种类二、本公司公文主要种类（一）决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位、部门不适当的决定事项。（二）决议用于经会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项。（三）意见用于对重要问题提出见解和处理办法的事项。（四）通告用于公布应当遵守或周知的事项。（五）通知用于公布规章制度，转发上级机关公文，批转下级单位、部门的公文，要求下级单位、部门办理和需要周知或共同执行的事项。（六）通报用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。（七）报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。（八）请示用于向上级机关请求指示、批准。（九）批复用于答复请示事项。（十）函用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。（十一）规定用于对特定范围内的工作和事务，制定具有约束力的行为规范。（十二）会议纪要用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 对外行文格式三、公司总部各职能部门，不能直接对外行文。对外上报的公文，应由各职能部门撰写，其负责人审稿签字并经行政中心核稿、编号，报相关领导会核、签发，撰写部门根据领导签发意见修改、校对后，由行政中心以公司名义对外行文。对外印发的公文一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成, 即包括三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。（一）文头部分包括：1、文件名称，位于文头的正中央，公司总部发文纸用“湖北蔚蓝国际航空学校有限公司文件”套红印刷大字。2、发文字号，由发文机关代字、发文年号及该年度的发文顺序号组成。公司对外发文机关代字为“蔚蓝航校”；发文年度一律用公元纪年全称，括于角括号“ ”内，置发文机关代字之后，发文顺序号之前；发文顺序号不编虚号（即1编1号），不加“第”字。发文字号标注位置一般应在文件名称正下方。（二）行文部分包括：1、标题。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文部门。公文标题除发布规章性文件等特殊需要可加书名号外，一般不用标点符号。如果被转发的文件标题文字过长，可以适当地压缩文字、概括内容，但不能以被转发文件的发文字号代替文件标题。2、主送单位(部门或人)。指承办或处理公文的单位(部门或人)。主送单位(部门或人)应使用全称或规范化简称，应写在标题之下，正文之上，居左顶格。3、正文。正文是公文的主体，用来表达公文的具体内容。正文位于标题或主送部门下方。4、附件。指为正文作补充说明或印证参考的材料。公文如有附件，一般应与主件装订在一起，并在正文之后、印章位置之前，注明附件名称和顺序号，附件首页左上角注明附件的顺序号。6、成文日期。以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方。7、如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。8、印章。公司对外印发公文一律加盖公章，印章盖在发文时间的位置，用印要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。（三）文尾部分包括：1、抄送单位(部门或人)。公文的抄送单位(部门或人)指除主送单位（部门或人）以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位(部门或人)。抄送单位（部门或人）应为使用其的全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内。2、印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下；印发日期，以公文复印的时间为准。3、印发份数置于印发单位名称和印发日期的右下角。4、公文应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显示）。第四章 公文的用纸、印装格式及发文格式四、公文的用纸、印装格式及发文格式（一）公文的文字应从左至右横写、横排。（二）一般情况下，公文的字体应统一。文件名称一般用一号小标宋体；标题一般用二号宋体；公司各部门对内发文正文一般用四号宋体；公司总部发文统一正文用三号小标仿宋体；标题与正文之间要拉开一定距离；“签发人”用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。（三）公文用纸一般使用国际标准A4 型（长297 毫米，宽210 毫米）纸张。行与行间距一般可选择固定值21-25 磅, 一般每页排22 行，每行排28 个字，左侧装订。（四） 发文格式发文采用国家标准的信函式格式。即文头用发文单位名，置于距上页37 毫米处,下页距35、左页距28、右页距26；一般用一号宋体；发文单位全称下4 毫米处为一条武文线（上粗下细）。公司总部对外发文时,单位名称及双线均印红色。以公司总部名义发文，除会议纪要外，一律须加盖公章。（五）计算机电子公文的储存格式和传输规范，将另行规定。第五章 内部行文规则五、内部行文规则（一）在本部门职权范围内，可根据各自的实际情况和公司领导授权规定，属各职能部门专项事务和业务范围须对内行文的，一般由各职能部门撰写并编号，部门负责人签发（若须会签部门，会签部门负责人也须签字），并抄报相关领导同意（行文内容若需主送单位遵守执行的，则须相关领导签发）, 在行政中心备案后, 由各职能部门印发；各职能部门撰写并制定的属其业务范围内的管理办法、执行标准、制度、规定等,撰写部门编号后先由撰写人签字，经部门负责人审核签字后，交其他相关部门会签，报公司领导签批，在行政中心备案后，由撰写部门印制、分发并登记。（二）除总经理办公会会议纪要由行政中心撰写报总经理签批后套红印发外，其他专题会议的会议纪要由会议组织部门撰写并报相关领导签批，在行政中心备案后，由其印发。（三）内部请示和报告要求：1、总部各职能部门、飞行基地等单位向公司总部的请示或报告，须一文一事，“请示”同“报告”必须严格分开。“请示”的问题如涉及相关部门，呈报单位（或部门）应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签上报，如双方经过协商仍未取得一致意见，应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签，以及协商后仍有分岐而未作说明文件，公司将退回原呈报单位（或部门）。2、“请示”一般单头主报，不同时主送两个以上主管部门或领导。3、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应抄报被越过的职能部门和领导，并在文中写明越级理由。（四）“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。（五）公文不得直接报送公司领导，一般应先送交行政中心，由行政中心登记后转送。公司领导批复后，再由行政中心退还送交单位（或部门）。如需保密，撰写部门（或单位）则要在分文上标明密级程度，行政中心根据文件密级程度进行保密控制并办理相关公文的报送、传递及退还（密级程度分为：一般、秘密、机密、绝密）。第六章 收文办理六、收文办理流程（一）收文办理一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。（二）收文要逐件查对、签收。除领导亲收外，所有公文均由行政中心文秘人员拆封，其他人员不得拆看。收到公文后，文秘人员要及时拆封、签收、登记，附上文件传阅单由行政中心签转，然后送交公司领导提出拟办意见。（三）文秘人员应按公司领导签批的意见，及时、准确地进行分发处理,行政中心负责督办，一般都应在当天办理完毕。紧急公文，文秘人员应提出办理时限，做到随到随处理。阅文人员应签字并注明阅文时间。(四)公司领导参加上级机关会议带回的文件、上级直接邮寄给公司的重要文件，要先送交行政中心文秘人员登记，然后按收文程序办理。各职能部门参加相关会议带回的文件、材料或收到的相关公文、资料，应及时送交行政中心文秘人员编号、存档，需领导传阅、签批的由行政中心按相关程序办理。（五）如需二位以上领导传阅的文件，由行政中心文秘人员组织传阅。文件传阅时，严禁个人、部门横传及扩大阅读范围。公司领导应抓紧时间阅读文件和签批处理意见，阅后退还文秘人员，不要拖拉、积压，以免贻误工作。（六）公司领导对贯彻上级文件和下级请示、报告的批示，要及时转给承办人员。对涉及两个以上部门的事项，应由主管部门会同有关部门协商处理和答复。（七）各部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时向发文部门或行政中心说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回行政中心并附书面理由说明。（八）已经批示并交有关部门办理的文件，行政中心要负责检查催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。第七章 公文管理七、公文管理流程（一）公司指定专人负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。（二）传递秘密公文时必须采取相应的保密措施，确保文件安全。（三）翻印上级文件，须经单位主管领导批准，绝密级和注明不准翻印的文件，不得翻印。翻印（复印）的文件，应按正式文件管理，不准随处携带和遗失。（四）公文办理完毕，应由行政中心及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整。行政中心应及时整理立卷，个人不得保存应存档的公文。（五）公文复制作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，并视同正式文件妥善保管。不具备存档价值