41文件管理制度.doc

广东汇翔陶瓷有限公司管理文件文 件 管 理 制 度1 目的 为促进公司文件（文件（公文）管理工作的规范化、科学化、制度化，特制定本制度。2 适用范围2.1 文件（公文）种类：2.1.1 通知：用于发布法规、任免干部、传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的文件（公文）、批转下级单位的文件（公文）、发布要求下级单位办理和有关单位共同执行或者周知的事项，属下行文。2.2.2 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况，属下行文。 2.2.3 报告：用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级领导的询问，属上行文。2.2.4 请示：用于向上级单位请求指示、批准，属上行文。2.2.5 批复：用于答复下级部门的请示，属下行文。 2.2.6 函：用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，属平行文。3 文件（公文）格式 3.1 文件（公文）由版头、发文字号、标题、正文、附件、发文单位署名、批准人、成文日期、主题词、主送部门、抄送部门、印发单位和印发日期组成。 3.2 版头：即发文单位的全称，由公司全称加文件构成。本公司文件的版头为：广东汇翔陶瓷有限公司文件。3.3 发文字号：即某一文件（公文）在发文单位一年度内发文总号中的实际顺序号，由发文单位、发文年份和发文顺序号组成。如“行政部【2011】001号”。3.4 标题：是对文件（公文）内容的简单概括，由文件（公文）主题和文件构成。如“关于的任职通知”。 3.5 正文：是文件（公文）的主体，用来表达文件（公文）的内容。文件（公文）如果使用非规范化的简称，必须在首次使用全称时注明简称，并且保持简称在同一文件（公文）中的前后统一。应保持文件（公文）首页和末页至少有两行以上的正文，如果排版后末页没有正文，应重新调整行距和字距，以保证签名或盖章与正文同处一个页面。 3.6 附件：是正文的附属部分，是正文的补充材料或参考材料。文件（公文）如有附件，应在正文之下空1行左空2个字的位置予以标识，后标冒号和附件名称，如附件不止一个，应标附件名称前标明序号。 3.7 发文单位署名：即落款，应以单位名义署名，署名时应用全称或规范化简称。 3.8 批准人：即核准签发文件（公文）的单位负责人，也可用签章。3.9 成文日期：即文件（公文）法定的生效日期。一般情况下，成文时间以领导人签发的时间为准。3.10 主题词：即经过规范化处理的用来标引文件（公文）内容的名词或名词性词组。 3.11 呈送部门：即文件（公文）发行部门的上级部门，它有对文件（公文）有审批权、监督执行权。3.12 主送部门：即文件（公文）的主要受理部门，它负有对文件（公文）进行办理或贯彻执行其内容的责任。上行文、平行文一般只写一个主送单位，不能多头主送。如需同时报送其上级单位或平行单位，应当采用抄送的形式。下行文可写一个或多个主送机关。写给不相隶属单位的函件，主送一个或几个单位，根据实际情况确定。3.13 抄送部门：既对所收文件（公文）一般无须承担直接办理责任，只需知晓文件（公文）内容的单位。 3.14 印刷机关：即具体印发文件（公文）的部门。3.15 印发日期：即文件（公文）复印的具体日期。 3.16 文件（公文）层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”第四层为“（1）”。 3.17 文件（公文）用纸幅面规格应采用国际标准A4型，左侧装订，张贴文件（公文）用纸大小可根据实际需要确定。 4 文件（公文）的起草与签发 4.1 文件（公文）的起草4.1.1 符合公司的规定，全面、准确地反映客观实际情况，提出的意见、措施切实可行； 4.1.2 观点明确，条理清晰，内容精炼充实，结构严谨，表述准确；4.1.3 人名、地名、时间、数字、引文准确； 4.1.4 文种、格式使用正确，多页文件（公文）应标识页码，但首页不显示。 4.2 文件（公文）的签发 文件（公文）须经本单位领导人审批签发，签发文件（公文）时，应当明确签署意见，并写上姓名和时间；若只签名无意见，则视为同意。 5 文件（公文）的呈送发放、签收、传阅5.1 文件（公文）的呈送发放：发文单位根据需要把文件（公文）呈送或发放给相关单位或领导，并做好文件（公文）呈送发放记录登记。若以传真发放，应以电话确认收到传真的人和时间，并对相关事项交代清楚作好相关记录备查。 5.2 文件（公文）的签收：收文单位收到有关文件（公文）应以签字的方式给发文单位作为凭据，签收文件（公文）应当逐件清点，如发现问题，应当及时向发文单位查询，并采取相应的处理措施。对收到的文件（公文）的要进行登记。5.3 文件（公文）的传阅：收文单位按照一定的程序及时将文件（公文）送相关人员批示或者阅知。办理文件（公文）传阅应当随时掌握文件（公文）去向，避免漏传、误传和延误。6 文件（公文）的保密及存档 6.1 文件（公文）的保密 发文单位在拟制文件（公文）时，应当跟据文件（公文）的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限；对于需要保密的文件（公文），要准确标注其密级，文件（公文）密级的变更和解除由发文单位或其上级单位决定。6.2 文件（公文）的存档 6.2.1 应将经领导签字的文件原稿存留归