SBO操作手册_EDU-0003_财务部.doc

SAP Business One操作手册财务概 念会计期间：激活 选择了“否”，则在此期间不向系统添加任何营销凭证。但是，仍可手动添加新的日记账条目。锁定 期间不向系统添加任何新数据。此选项可用于阻止用户在该期间已结束后添加任何新数据。总账科目设定(如何生成会计分录)第一章 财务模块系统操作总分类账第一节 科目表、编辑科目表一、概述作业说明: 当财务人员需增加会计科目或修改现有会计科目属性时，系统使用编辑科目表完成此类操作。作业人员: 财务作业范围:创建科目、调整科目属性。二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-编辑科目表l 首先选择编辑科目表，从弹出窗口中选择需要显示的科目类别l 确定后进入编辑科目表界面。l 添加科目：科目分为两种类型，头衔（会计术语中为总账科目）和明细科目。只有头衔才能添加子项。l 当点选明细科目后，窗口下方的只有“添加同级科目”按钮可以使用。点击此按钮，进入科目添加状态，如图所示：l 在左侧窗口中，选择新增科目为头衔or明细科目；输入科目代码和科目名称；在总账科目位置选项区域内，可变更此新增科目的位置。点击确定，完成科目添加。l 删除科目：选中需要删除的科目，点击菜单栏的数据高级删除科目，既可删除。需要注意的是，已有账务发生，或已被某些业务环节引用的科目不可删除。如图所示：或者通过选中需要删除的科目，右键高级删除科目。变更科目属性：对于需要特殊指定为控制科目、现金科目或要进行预算的科目等等，需要使用“科目表”来设定科目属性。路径：菜 单SBO-财务-科目表l 进入科目表界面，选择要调整设定的科目，可以修改货币总类，科目属性（目前我们只需要用到“控制科目”和“现金科目”两个属性）。l 点击左下方的按钮，可以进一步设置属性，包括设置该科目关联的项目（主要针对做大项目专用账），设置是否可指定预算，只有选择为预算相关的科目，我们才可在定义预算中对其预算进行控制。l 对于有时效性的科目，可以设定有效期和冻结期。l 点击界面右侧抽屉形状的按钮，可以选择显示不同大类的科目。l SBO 科目类型：蓝色为标题科目；黑色为明细科目；绿色为控制科目（由系统中其他模块生成财务凭证的默认连接科目）。第二节 日记账分录一、概述作业说明: 当财务人员建立手工账目、或其他模块与财务相关联的凭证生成时都会自动生成日记账分录。作业人员: 财务作业范围:创建日记账分录。二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-日记帐分录表头界面介绍：表体缩进按钮日记账分录界面分为表头和表体两部分。点击缩进按钮则可折叠表体内的其他信息。如图为点击缩进按钮后的效果。添加分录：l 新建一条日记账时，系统默认以当前时间作为过账和单据日期，可以选择该日记账对应的交易代码、项目，用于今后针对交易代码和项目的查询；可以选择该日记账使用的模板，下拉框中百分比表示在过账模板功能中定义的模板，经常性过账表示在经常性过账功能中定义的过账，选择模板类型后，在模板框内用Tab键选择该类型下具体的模板；对于需要计税的日记账，可以通过选择税收组来进行；对于需要进行利润分配或成本分摊的日记账，选择日记账行后，通过分配原则的选择来完成。l 在总账科目/业务伙伴栏，Tab键选择总账科目，Ctrl+Tab选择业务伙伴。查询日记账时，对于处于当前过账周期的日记账，可以对交易代码、项目、分配原则等进行修改。对于手工日记账，可以选中冲销，并设置冲销的执行时间进行冲销；对于由系统根据凭证自动生成的日记账，可以点击“源”下方的小箭头查看原始凭证。第三节 冲销事务一、概述作业说明: 当在日记账条目中对某日记账设置了冲销和冲销时间时，在指定的冲销时间，系统将提示需执行冲销事务。作业人员: 财务作业范围:执行冲销事务二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-冲销事务操作：在此功能内，将显示今天需执行的冲销事务，在取消栏选中要执行的事务，点击执行进行冲销。第四节 汇率差异，转换差异一、概述作业说明: 此功能的作用在于准确的显示外币的业务伙伴或科目余额，由于系统中做各种汇总计算时使用的是本位币或系统货币，因此当汇率变动时，使用此功能可以准确的显示余额情况。作业人员: 财务作业范围:汇率差异、汇率转换二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-汇率差异操作：汇率差异功能是针对本位币转换差异，而转换差异功能是针对系统货币转换差异，在系统货币与本位币一致时，不需要使用转换差异功能。l 可以业务伙伴的选择条件和选择需要做汇率差异的总账科目，必须输入执行日期、针对的货币和汇率收益及损失科目。l 数据范围下拉框可以选择是显示所有差异或只显示收益或损失差异。l 点击以前报告可以进入之前做汇率差异时保存的待转换差异。l 执行汇率差异时，必须输入当前汇率，系统对差异的计算按照当前与过去数据生成时的汇率比较进行计算。l 在批准下选择要执行汇率差异的差异项，点击执行进行差异转换。l 保存按钮可以将当前搜索出的待执行差异进行保存，下次执行汇率差异时可以使用以前报告按钮直接显示出来。第五节 日记账凭证一、概述作业说明: 日记账凭证是日记账分录的草稿，日记账凭证只有保存后才会成为正式的日记账条目。作业人员: 财务作业范围:创建日记账凭单二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-日记帐凭单操作：l 凭单状态为打开表示未通过保存生成正式日记账分录的日记账凭单，状态为已清表示已经生成了正式日记账分录的日记账凭单。l 添加分录到现存凭证按钮可以添加日记账凭单，添加完后系统会自动进入下一凭单的输入界面，这样添加一组凭单分录。只有选中打开状态的凭单才能选择添加分录到日记账凭证，点击此按钮将在选中的凭证中添加凭证分录。双击下面凭证号中的行，将可以查看日记账凭证分录的明细，只有打开状态的日记账凭证分录可以修改。当希望由日记账凭证生成正式的日记账分录时，选中预添加的凭证，点击添加到日记帐分录按钮进行保存。仅未记账的按钮选中时将只显示状态为打开的日记账凭证。添加凭证前决定编号按钮选中后，每次点击添加凭证将使用一个新的编号，即使旧编号的凭证被删除，也不会使用曾被使用过的编号。第六节 过账模板一、概述作业说明: 过账模板的作用在于规范财务操作，过账模板中定义的模板，可以在添加日记账条目时引用，其中科目与金额比例关系不可更改。作业人员: 财务作业范围:创建过账模板二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-过帐模板操作：l 制作过账模板时，首先要指定模板代码和描述，之后在“总账科目/业务伙伴”栏，可以通过Tab键选择总账科目，或者使用CtrlTab键选择业务伙伴。在借方和贷方栏输入指定的百分比，今后在日记账中引用时，只需要指定任何一项的金额，其他项都会根据这里定义的比例关系自动生成。若需要引用税收组，也可以在这里指定。第七节 经常性过账一、概述作业说明: 经常性过账是对于经常要使用的固定格式，甚至固定金额的过账进行定义，如对每月固定资产的折旧定义为一个经常性过账。作业人员: 财务作业范围:创建经常性过账二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-周期性过账操作：l 定义一个经常性过账时，可以关联相关的事务，在代码下拉框中可以选择相关的事务代码，这样在经常性过账的日记账中将自动关联此事务。总账科目、金额、税收组的设定与过账模板一致，经常性过账还需要指定频率，系统将自动生成下一个执行时间。与过账模板不同的是，经常性过账在日记账条目中引用时，可以对科目、借贷方金额等进行调整。对于经常性过账，除在添加日记账条目时可以引用外，系统还将在定义的下一个执行时间进行提醒需进行经常性过账。l 确认列表功能显示所有应该执行而还未执行的经常性过账。l 系统默认将选中所有待执行的经常性过账，通过Ctrl鼠标左键点击行编号，可以选择和不选相应的行。选中要执行的行后，点击执行将执行这些过账；点击移走将删除这些过账，之后将不再对这些未执行的经常性过账进行提醒和执行。第八节 财务报表模板一、概述作业说明: 财务报表模板可以指定资产负载表、损益表和试算表的显示内容，在显示相应报表时选择模板来显示，以生成各种不同内容的报表。作业人员: 财务作业范围:创建经常性过账二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-财务报表模板操作：l 定义模板时，首先选择报表的类型，之后选择要修改的模板，或者定义新的模板。l 右下角添加同级项目和添加下级的用法与编辑科目表一致，但要注意的是，这里添加的内容，名称及上下级科目关系必须与科目表中科目一致。所有添加的标题科目将在查看报表时显示，包括其下级科目，系统将自动显示；而所有添加的明细科目在查看报表时将不显示出科目余额。l 建议使用模板功能时，使用Ctrl+N，系统将自动将所有标题科目罗列出来，之后选择不需要显示的科目，使用菜单栏，财务报表模板的删除科目进行删除。第九节 事务日记账一、概述作业说明: 通过事务日记账，可以按类别查询日记账条目。作业人员: 财务作业范围:查看事务日记账二、系统操作路径：菜 单SBO-财务-财务报表-交易日记帐报表l 首先选择要查询的类别，输入要查询的时间段，输入要查询的日记账条目编号段（这里可以不输入，将查询所有日记账）。l 点击查询结果中日期前的小箭头，将可以查询该条日记账的明细。银行第一节 收款一、概述作业说明: 通过收款功能，可以实现对客户的收款，也可实现对供应商（包括员工供应商组归还借款）退款的回收，对账户的收款一般不需使用（日记账条目可以实现对账户收款的所有功能）。作业人员: 财务作业范围:收款二、系统操作路径：菜 单SBO-收付款-收款操作：执行对客户的收款，首先要选择客户代码，系统将自动把该客户所有未清的发票显示出来。我们可以基于帐户收款，也可以不基于帐户收款。l 不基于帐户收款时，不选帐户付款，点击菜单栏图标，进入付款方式界面，选定方式，输入金额，进行添加。l 不基于帐户收款时，有四种收款方式：1，全额付款。选中要收款的发票（可以按住Ctrl同时选择多张发票），进入付款方式界面，选定付款方式，进行添加；2，对发票分期付款。选中要收款的发票，更改其总计付款栏，之后进入付款方式界面，选定付款方式，进行添加；也可以点击依次添加，对每张发票填写总计付款栏；3，考虑之前预付款的基于发票付款。选中不基于发票付款，系统将自动把之前未清的不基于发票付款（预付款）总额显示在到期金额与之上两行（如下图）中，再选中某一张或多张发票（这时同样可修改发票的总计付款栏），系统会自动计算出考虑了之前未清的预付款后的收款额；之后进入付款方式界面，选定付款方式，进行添加；4，根据付款额，与相应发票进行匹配。首先选中“不基于发票的付款”，系统自动会将之前未清的预付款额显示在到期金额与之上两行中；当前金额可以更改，将其更改为收款额，如更改为600，之后点依次添加，可以看到，系统自动取消掉“不基于发票的付款”勾，同时将这600依次填写在了发票的总计付款栏，并选中了相应发票。这时再进入付款方式界面，选定付款方式，进行添加。执行对供应商的收款，输入供应商代码后，直接在到期金额处输入要收的金额，之后进入付款方式界面，选定付款方式，进行添加。执行对账户的收款，输入科目代码和金额，可以输入多条记录，之后进入付款方式界面，选定付款方式，进行添加。进入付款方式后，系统支持四中付款方式，分别为支票、银行转账、信用卡和现金。支票付款：首先指定支票要进入的科目，之后填写我们收到支票的细节信息，点击确定即可。需要注意的是，支票的银行和国家需要在使用前首先定义。银行转账：首先确定转账要进入的科目，之后填写转账日期和金额，点击确定即可。现金：输入现金的入账科目和金额，点击添加即可。上面四种方式中的科目，系统都将首先根据总账科目确认中指定的默认科目生成，可以手工进行修改。其他说明：若选择“显示所有交易”，在发票栏将显示通过手工日记账做的，与此客户相关的所有未对账的日记账。总计栏前的*号栏，显示*号的行表示此发票已经过期。特别需要注意的是，除了不基于发票的付款外，基于发票的付款中，输入金额时一定要使用Ctrl+B输入与系统计算相同的金额。否则，系统将认为这不是一个准确的基于发票付款，这样，系统将自动把这次付款变成一个不基于发票的付款，同时由于有发票被选中，选中的发票也将在今后的收款中无法出现。若误操作出现这种情况，要解决这个问题，就必须手工检验这次收款金额与系统计算出基于发票的应收金额差异，再次做收款或付款弥补此差异，最后通过银行对账（内部）将这两次收付款与此发票进行对账。第二节 付款给供应商一、概述作业说明: 付款部分同样包括了付款给供应商、付款（退款）给客户和付款给一个账户（科目）：例如提现，则执行收款科目为现金，付款科目为存款的付款。作业人员: 财务作业范围:付款给供应商二、系统操作路径：菜 单SBO-收付款-收款操作：除付款给账户只能付给单一科目外，其他操作与付款的操作方法与收款完全一致。第三节 付款草稿报表一、概述作业说明: 当执行付款操作时，可点击菜单栏 “文件”，在下拉菜单中选择“另存为草稿”则此付款操作将被保存在付款草稿报表中。作业人员: 财务作业范围:付款草稿报表二、系统操作路径：菜 单SBO-收付款-付款草稿报表操作：l 在此列表中列出所有被存为草稿的付款列表。双击草稿行，则可打开此付款草稿，继续进行付款操作。第四节 银行对账单与对账一、概述作业说明: 通过银行对账单与对账功能，可以处理外部与内部的对账。作业人员: 财务作业范围:内部对账、外部对账二、系统操作路径：菜 单SBO-收付款-银行对账单与对账操作：l 处理外部银行对账单功能，可以针对业务伙伴或科目，输入外部银行对账单条目，这里输入的条目将在下面做外部银行对账时使用。银行对账功能，可以对业务伙伴或科目进行内部或外部对账。l 首先选择下拉框，选定是针对业务伙伴或科目进行对账，之后输入业务伙伴或科目代码，选择对账类型。l 若选择外部对账，系统将让我们把系统内所有日记账条目与“处理外部银行对账单”功能中输入的外部银行对账单进行对账。l 若选择内部对账，系统将让我们把系统内所有未对账的收入与所有未对账的支出进行对账。l 在银行对账界面，上部分显示的是要对账双方的明细，下部分显示进行对账的条目。我们可以通过选中一条交易，双击行或点击下方向下的箭头，将其拖入下方窗口中，同样也可以将下方窗口中的一行通过双击行或点击向上的箭头将其放回上方窗口中。l 我们将需要对账的双方条目都放入各自的下方窗口后，点击对账将完成对账工作。当对账双方金额不同时，系统将自动弹出日记账条目窗口，并将差额作为日记账中的一行，要求我们填写另一行，完成对账。对账双方金额不同时系统将提示上图。点击确定进入日记账。l 管理以前银行对账单功能，可以查看以前做过的银行对账，除了查看功能，还可以选择对其中做得不妥的对账进行重做。l 选中一条对账，界面下方将显示对账单的细节，可以选择取消对账将该对账取消，或者重做来重新进行对账。第五节 链接发票到付款一、概述作业说明: 由于收款和付款均可以不基于发票来进行，因此，对于一个不基于发票的收付款，或一个基于发票，但发票金额与收付款金额不一致的收付款，当我们希望将其与发票关联上时，可以使用该功能。作业人员: 财务作业范围:链接发票到付款二、系统操作路径：菜 单SBO-收付款-链接发票到付款操作：l 这里的收据应为收款，可以首先选择是针对收款或付款进行链接发票，下面各项用于根据条件选择显示收付款。l 若不选中“仅显示不基于发票的付款”框，则将仅显示那些不基于发票的收付款；若不选中，则还将显示那些虽然基于发票，但发票金额与收付款金额不一致的收付款。l 进入收付款罗列显示的界面后，双击要链接发票的条目行号，将进入链接界面。在上图中，8号收款就是一个基于发票，但收款金额与发票金额不一致的收款。l 链接发票的方法与银行收款时一致，选中要链接的发票，通过按住Ctrl键，可以选择多条。l 发票的付款金额可以修改，即我们可以对发票进行部分收款，而将这部分收款与我们的收款进行链接。点击添加完成对收付款与发票的链接。第一节 期末结账一、概述作业说明: 会计期间的结账，系统使用期末结账功能处理。作业人员: 财务作业范围:期末结账。二、系统操作路径：菜 单SBO-管理-实用程序-期末结帐 操作：l 首先选择要执行期末结账的期间和子期间，之后选择用于未分配利润的一个总账科目（Tab键），在损益科目下面，选上*的科目将在下面具体清算的表中显示出来，要显示损益科目，可以通过查找右边的下拉框选择要显示的科目级别。点击前一报表可以显示此前期末结账时保存的记录。l 期末结账中必须输入到期日和单据日期，通过自动创建备注可以生成备注栏，保存按钮可以将当前界面信息保存，下次做期末结账时可以方便调用。l 在左边“已批准”下选择需要执行期末结账的科目，点击执行，系统将自动将该科目余额转结到之前我们设定的未分配利润科目中。建议全选，可以通过单机“已批准”全选所有待选框。第二节 定义货币一、概述作业说明: 因公司业务需要，需在系统中增加流转货币种类时，系统使用定义货币功能处理。作业人员: 财务作业范围:定义、浏览货币二、系统操作路径：菜 单SBO-管理-设置-财务-货币 操作：l 录入新币种的代码、名称等信息点击更新按钮，即可完成新币种的添加。第三节 定义付款方式一、概述作业说明: 对于销售和采购环节需对应客户和供应商类别设置相应付款方式。付款方式包括：付款时间、信用额度、承付款、价格清单，付款方式将会在业务伙伴主数据中引用。作业人员: 财务作业范围:定义付款方式二、系统操作路径：菜 单SBO-管理-设置-业务伙伴-付款条件 操作：l 首先要指定付款方式代码，之后指定付款的时间。这里的时间是指所有款项结清的最后时间，不考虑分期付款的情况。“当前”框应为“当前月末”，若将“当前”框选中，则表示当前月末加上后面指定的月份与天数。如当前月末加10天，表示在下个月10号前付款。l 未清收款的下拉框有五种选项，分别为否、现金、支票、贷方和银行转账，这里贷方翻译问题，应为信用卡。该下拉框的选择，用来指定要使用哪种付款方式，若选择否，表示不限定付款方式。l 价格清单下拉框可选择一个价格清单，该价格清单将作为使用该付款方式的默认价格清单，当我们在一个业务伙伴的主数据中指定一个付款方式为该业务伙伴的默认付款方式时，系统将自动将此价格清单设为该业务伙伴的默认价格清单。现金折扣、催款利率等其他参数不需要使用。第四节 定义事务代码一、概述作业说明: 系统中的事务主要用途是做财务上的查询，定义事务后，在日记账中可以指定此日记账属于的事务，之后可以针对事务进行账务查询。作业人员: 财务作业范围:定义事务代码二、系统操作路径：菜 单SBO-管理-设置-财务-交易代码 操作：l 输入新的交易代码的代码、描述点击更新按钮即可。第五节 定义项目一、概述作业说明: 定义项目，在日记账分录中，可将日记账的某一行与此项目相关联。之后可以针对项目进行账务查询。作业人员: 财务作业范围:定义项目二、系统操作路径：菜 单SBO-管理-设置-财务-项目 操作：l 输入新的项目的代码、描述点击更新按钮即可。第六节 定义税收组一、概述作业说明: 定义项目，在日记账分录中，可将日记账的某一行与此项目相关联。之后可以针对项目进行账务查询。作业人员: 财务作业范围:定义项目二、系统操作路径：菜 单SBO-管理-设置-财务-税收组操作：l 税收组在使用前必须首先定义，这里可以查看系统中已定义的所有税收组。l 税收的计税科目，是指该税收的入账科目。l 双击行号，进入有效期与比率的定义界面。l 该界面可以查看该税收的有效期。第七节 定义外币汇率概述作业说明: 外币汇率每天都有变化，但系统可根据公司的需要，每天定义新的汇率或在一段较短的时间内使用同一汇率。作业人员: 财务作业范围:定义外币汇率二、系统操作路径：菜 单SBO-管理-汇率和索引操作：l 系统中所有定义的外币都会在这个汇率表中出现，在表格右上角选择要输入汇率的时间后，可以在表格中填写相应的汇率。l 选中若干行，按自动导出按钮，可以将这些行的汇率导入到系统数据库的汇率表中；而按自动导入按钮，可以从系统数据库的汇率表中导入这些行的汇率。这仅对使用同一套SBO系统，而系统中建立了多个公司有意