行政物资管理流程.doc

流程编号：流程名称：行政物资控制流程 生效日期：2011年12月1日 第一部分：流程说明1 目的: 为加强与完善消耗品、低值易耗品和固定资产的使用管理，有效降低采购成本，根据费用管理制度、固定资产及低值易耗品管理制度，特制定本流程。2 适用范围: 太平洋字号、九龙字号各自营门店及公司各部门。3 流程描述：详见第二至第五部分。第二部分 办公和门店消耗品1、适用范围：1.2办公用品：包括传真纸、A4纸、收银纸等；1.2印刷品： 包括罚款单、特价标签、POP纸等；1.3售后费用：包括缝纫剪刀、大线、打包针等；1.4企划费用：包括吊旗、礼花、美工刀片等；1.5维修配件：包括发电机润滑油、灭火器充装等；1.6保洁费用：包括肥皂、垃圾袋、洗洁精等；1.7急救药品：包括创可贴、风油精、云南白药等；1.8购物袋。具体内容参照物资分类表。2、职责权限：2.1人事行政部负责办公消耗品的定点、定价、采购、发放、保管、台帐等工作。2.2人事行政部负责制订、颁发物资分类表，并按市场情况和使用需求进行不定期修订。物资分类表由财务部、监察办、各门店及相关部门各存一份。物资分类表属保密文档，不得对外交流。2.3各门店及部门不得自行采购办公用品。所需办公用品须按流程到人事行政部领取、发放。此前各部门自行采购的一律截止到2011年11月底，对供货单位予以清帐。2.4财务部负责发票的审核与结算工作。2.5财务部、监察办负责对采购价格的审核工作。3、价格的确定、维护和传递执行3.1人事行政部根据使用情况，对物资分类表中的办公和门店消耗品进行采购，采购后的价格单由财务部、监察办进行审核，审核后作为采购的价格依据。3.2非特殊情况不得采购物资分类表外物品。对新增加的物品，人事行政部比价后认定价格并由财务部、监察办审核，人事行政部依据实际需要，不定期对物资分类表进行修订。3.3财务部审定发票时，必须依据市场价格进行核对，执行价格与市场价格不符的不予入账。4常用消耗品的采购、领用流程4.1计划申报：每月5日、15日、25日，各门店及部门向人事行政部提交领用计划。递交计划同时，必须同时提交上次领用物品的发放明细和现有库存情况；已发物品的领料单“财务部门存查联”。人事行政部对各部的领用计划根据实际情况进行审定、汇总。4.2采购及入库：人事行政部根据汇总的采购计划进行采购。货物抵达即办理入库、做好台帐，并将入库单“财务结算联”交财务部。4.3领用及发放：各部根据审定后的计划开具领料单，到进行领取、发放，并办理入库，做好领用台帐。4.4外部结算：办公用品由人事行政部统一在财务结帐，每月结算一次。结算需凭入库单“送货单位凭证联”；发放明细及备库明细；正式发票4.5内部结算：人事行政部根据各分公司人事行政部领用的物资，每月汇总耗用清单。按物资耗用数量进行费用分摊，分摊明细表后面附各门店及部门领料单，明细表需经办人鉴字，财务部审核后办理入帐。明细表一式三联。第一联：人事行政部 存根、第二联：财务记帐、第三联：各部门及部门记帐。5、非常用物品的请购、领用非常用物品包括：临时发生的以及物资分类表中没有的办公消耗品。非常用物品须由各单位申请、人事行政部审定后采购、入库、领用，并做好相应台帐。6、仓储管理6.1物流部设办公消耗品仓库。设专职物资保管员。常用耗材需保持一定数量的库存，以备不时之需。6.2所有采购物品必须办理入库。物资保管员根据供应商送货清单上物资明细与实物核对是否相符，再对照需求清单上的要求验收入库。对办公设备耗材、以及维修配件物资入库时，人事行政部应会同财务部网管共同验收。5.3物资保管员应对入库后的物资进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。5.4人事行政部物资保管员每月底必须对库存的物资进行彻底盘点，核对帐、卡、物是否一致。对盘点中差异部分要查找原因，经领导审批同意方可调卡、调帐，盘点表每月报财务部存档备案。第三部分 低值易耗品1、使用范围1.1电脑配件：包括鼠标、键盘、U盘等；1.2缝纫耗材：包括锁边机、撬边机、蒸汽熨斗等；1.3消防器材：包括灭火器、消防桶、消防水带等；1.4灯具类：包括节能灯、 T5支架、T5灯管等；1.5辅助类：包括试衣间挂钩、特价花车等；1.6售后类：包括解码器、剃毛机、试衣间拖鞋等；1.7企划类：包括鼓风机、喊话器、打气筒等1.8办公耗材：包括饮水机、电话机、传真机等；1.9装饰摆件：包括中国结、装饰柜、花篮等；1.10生活用具：包括电饭煲、电压力锅、煤气灶、床上用品等；1.11维修工具：包括试电笔、螺丝刀、老虎钳等；1.12维修配件：锁、水龙头、电表箱等；1.13福利用品：包括急救箱、员工工作服等；1.14道具类：包括五珠、正挂、衣架等。2、职责权限：2.1人事行政部负责对供应商定点、定价的采购及采购工作。2.2人事行政部采购员、保管员负责物资的验收与保管工作。2.3财务部负责发票的审核与结算工作。2.4财务部、监察办负责对采购价格的备案、稽查工作。3、定价、定点：3.1电脑、复印机、传真机、打印机等由人事行政部会同财务部网管进行指定品牌和定点。3.2每次采购由人事行政部负责与配套公司联系确定价格，并同时报财务部、监察办进行备案存档及稽查，以便财务监督管理。4、低值易耗品的申购：4.1各门店及部门不得擅自另行采购低值易耗品。申请部门按审批流程填写低值易耗品购置审批表。财务部网管和人事行政部每月公布各档次电脑配置清单。4.2人事行政部采购员应根据审批后的采购申请单，在规定时间段内通知供应商进行采购，供应商按采购申请单上名称、规格型号、数量要求进行送货。4.3低值易耗品的领用必须以旧换新。5、入库和领用：5.1物资送达后由人事行政部物资保管员验收办理入库手续。5.2人事行政部物资管理员打印设备标签，贴在设备合适处，设备标签须包括以下内容：设备名称、设备配置、使用部门、使用人。5.3各申请部门领用时，应填写物资领料单，并注明物资的名称、规格型号、数量，并由部门领导审批，同时提供审批过的采购申请单复印件，一并提交给人事行政部保管员。人事行政部保管员核对后方能发货。5.4所有低值易耗品在以下部门需有台帐：人事行政部、财务部、门店及各部门，几处台帐必须保持一致，并定期进行盘点核对。6、结算：6.1供应商在结算货款时，把入库单财务记帐联与供应商结算联、检验单、采购申请单附在发票后面。一并交人事行政部经办人审核。6.2人事行政部经办人在审核发票时，应对供应商开来的发票总额与采购申请单、验收单、入库单、领料单的数量、单价、金额进行核对是否一致，审核无误后在发票联上鉴名。所有单据报公司财务部审核确认。6.3经核对无误的发票及相关单据经公司领导审批同意后，财务部进行入账，按流程审核、付款。6.4财务根据审批完成后的低值易耗品审批表进行付款，发票抵达后按上述流程入账。7、维修7.1对电脑设备、办公设备的发外维修必须填写发外维修申请单，并经财务部网管员（电脑设备）、部门负责人、人事行政部的审批后由人事行政部安排发外维修。7.2人事行政部采购员应根据审批后的申请单通知供应商上门取货或送货，必要时要求到现场维修。7.3人事行政部根据审批的发外维修申请单开具物品出门证。7.4维修单位对故障设备检测后应提供设备维修内容确认单，人事行政部进行更换零部件型号审核。人事行政部进行价格审核或询价、定价后报财务部、监察办备案，维修单位根据审核后的维修确认单进行维修。7.5对维修设备验收入库时，人事行政部物资保管员根据维修供应商提供的发外维修申请单、更换旧件、设备维修内容确认单上物资明细与实物核对是否相符，按验收入库流程办理入库手续。第四部分 固定资产1、使用范围1.1办公设备：包括电脑、复印机、桌椅、会议桌、文件柜等；1.2道具类：包括货架、展架、模特等；1.3交通运输设备：包括车辆导航等；1.4生活设备：包括洗衣机、电视机、蒸饭柜等；1.5其他设备：包括电梯、变压器等。2、固定资产每次按需求依据物资分类表单独申请，人事行政部进行审核后，供应商要求送货。3、物资送达后，人事行政部通知申请单位人事行政部验收后入库，使用人填写领料单相关领导审批后进行领用。及各部人事行政部建好台帐。4、人事行政部核对发票、请购单、入库单和领料单后，审核无误后在发票联上鉴名。所有单据报财务部审核确认。经核对无误的发票及相关单据经事业部经理审批同意后，财务部进行入帐，按流程审核、付款。5、所有固定资产在以下部门需有台帐：人事行政部、各部人事行政部，两处台帐必须保持一致，并定期进行盘点。第五部分 报废管理1、适用范围：电脑设备、办公设备、维修更换下的配件等的报废。2、职责：2.1人事行政部负责对废品收购单位定点、定价的采购及处理工作。2.2人事行政部负责低值易耗品和固定资产的报废评审，公司财务部网管负责电脑设备的报废评审工作。2.3财务部负责发票的审核与结算工作。2.4价格财务部、监察办负责对报废收购价格的备案、稽查工作。3、电脑设备、办公设备的报废程序：3.1供应商的定点。人事行政部负责对电脑设备、办公设备报废品收购单位的定点、定价的采购（每半年举行一次）。采购时，收购单位需向人事行政部提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格清单、信誉保证金，经人事行政部审核后信誉好、品牌优、价格高的收购单位，确定收购单位定点。3.2物资的定价。定点的收购单位必须向人事行政部提供详细的电脑设备、办公设备报废品收购价格明细表，经人事行政部审核确定，双方并在物资报价表上鉴字盖章后生效，并上报财务部、价格财务部、监察办进行存档备案及稽查，以便财务监督管理。3.3收购单位应根据电脑设备、办公设备报废品收购价格的变化因素，尤其对部分电脑设备、办公设备报废品收购价格下跌，需要调整价格。收购单位必须向人事行政部提供物资调价情况表，在征得人事行政部同意并且调整后的价格须经双方达成一致，否则收购单位调价无效。调整后的价格表报人事行政部、公司财务部、公司价格财务部、监察办存档备案。3.4电脑设备、办公设备的报废必须填写设备报废申请单，通过事业部部门、事业部设备部、事业部办公室（办公设备）或事业部网管员（电脑设备）、事业部经理、公司财务部网管、人事行政部的审批由人事行政部安排报废处理。审批签字后的单据返回相关部门及事业部财务部办理设备台帐的注销。3.5设备报废遵循以下原则：3.5.1维修成本大于当前购置成本。3.5.2设备型号已经淘汰，无法维修或再利用。3.5.3设备虽经维修也无法达到当前使用要求。3.6办公室相关人员应根据审批后的设备报废申请单通知相关人员把报废设备交到人事行政部废品库。3.7保管员对入库后的报废设备进行分类保管，并及时登卡、记帐，做到帐、卡、物一致。3.8每半年人事行政部对废品库的报废设备组织采购，采购结果报公司分管领导批准后执行。3.9公司财务部根据审批后的人