总账1(讲稿).doc

第四章 总账管理系统1.1总账管理系统概述1总账管理系统地位会计信息系统的核心子系统，总账管理系统的作用：总账管理系统(General Ledger)是一个公司一切账务系统的核心，它好比是公司会计信息的中央处理器。总账管理系统提供了一个完整的财务管理核算及分析流程。它是所有子账户的信息存储器，因此反映了所有子账户的财务和现金活动。总账管理系统的主要作用是记录公司的财务活动，并生成财务报表和管理报表，以帮助公司内外人士进行决策。一个公司或组织的制造系统、项目管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统等各个系统都可以通过总账管理系统实现信息的共享。总账管理系统的工作都由报表驱动，能够处理全球范围内的货币换算、报表合并、数据处理等复杂业务。总账系统与其他模块之间建立有方便的接口，保证账务运行的通畅和不重复。在电算化会计信息系统中，总账管理系统是最基本也是最重要的一个模块。它与各种应收、应付往来核算、工资核算、进销存的材料核算、固定资产的核算、产成品的成本核算、销售核算，以及账务分析、决策支持系统等功能模块相比，总账管理系统是会计核算系统、管理系统的控制中心，同时也是其他各个功能模块的传输中心、信息存储和汇总中心。其他进行专项核算任务的各子系统将核算结果产生的信息资料必须送到总账管理系统进行集中处理，才能实现信息的交换、汇总和存储。同时，各子系统在核算中也需要从总账管理系统中提取一些会计数据进行专项处理。总账系统是整个系统财务管理的核心系统，与其他业务系统通过凭证进行无缝联接，报表系统可以从总账系统中取数。所以总账管理系统是关键的因素，它与各种应用模块之间的控制方式与接口好坏，直接影响会计信息系统的整体性能。1.2 总账管理系统的基本业务流程在手工方式下总账管理业务流程的基础上，抽象出来的总账管理系统流程。因此，为了更好地掌握总账管理系统的操作流程，我们要先了解一下手工核算方式下总账管理的基本业务流程，这也是学习账务系统的关键。手工方式下总账管理的基本业务流程： (1)根据原始凭证。填制记账凭证。 (2)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记日记账。 (3)根据记账凭证及所附的原始凭证，逐笔登记明细账。 (4)根据记账凭证，定期编制科目汇总表或汇总记账凭证。 (5)根据科目汇总表或汇总记账凭证，定期登记总分类账。 (6)定期核算对总分类账、日记账、明细分类账。 (7)定期进行财产清查。 (8)根据核对无误后的总账、明细账编制会计报表。（叶桂中，冯俊萍主编.会计电算化应用教程.立信会计出版社,2008.8.）两种处理方式下的对比计算机方式下的业务处理和手工方式下的业务处理的工作内容和流程大概相似，有相同的地方，也有所不同。最大的相同表现在两个方面：凭证的处理；需要存档输出的内容。最大的不同也表现为两个方面：工作量的大小；凭证、账簿、报表等查询分析数据的方便性和灵活性。具体操作的流程图见教材。1.3 总账系统的功能，有6：总账初始化：主要包括系统选项设置和期初数据录入两项内容。企业用户根据自身的管理需求，将系统设置为适合企业自身特点的专用系统。这主要通过选项的设置来实现。比如，凭证页签、账簿、凭证打印、预算控制、权限、会计日历和其他。 凭证管理：凭证管理是总账系统的核心功能，是记录企业各项经济业务发生的载体，主要包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、查询打印凭证。为了确保数据来源的正确性，总账系统设置了严密的制单控制、资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制、凭证类型控制、制单金额控制。出纳管理账簿管理：强大的账证查询功能，可以查询打印总账、明细账、日记账、发生额余额调节表、多栏账、序时账。辅助核算管理：简化会计科目体系。月末处理：包括自动转账凭证的定义、生成、对账和结账。1.4总账管理系统与其他系统的数据关系 1.5总账管理系统初始化选项设置必要性为了最大范围地满足不同企业用户的信息化应用需求，总账作为通用商品化软件的核心子系统，是通过内置大量的选项参数提供面向不同企业应用的解决方案。企业可以根据自身的实际情况进行选择，以确定符合个性特点的应用模式。 软件越通用，意味着系统内置的参数越多，系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程。 参数分类凭证页签：制单控制-此项主要设置在填制凭证时系统应对哪些操作进行控制。设置内容包括：制单序时控制、支票控制、赤字控制、可以使用应收受控科目。制单序时控制-该项和“系统编号”选项联用，制单时某类凭证编号必须按日期顺序自小到大排序，凭证日期既不能小于该类别最后一张凭证日期，但也不能大于系统日期。支票控制-若选择性了此项，在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对已设置了票据管理的结算方式进行登记，如果录入的支票号在支票登记簿中已存在，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。赤字控制-若选择了此项，在填制凭证时，如果相关科目当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时，系统将予以提示。赤字控制既可以只针对资金类科目和往来科目，也可以针对所有科目。可以使用应收受控科目-若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收款系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。凭证控制-现金流量科目、自动填补凭证断号、凭证录入时结算方式及票据号必录。必录现金流量项目，在录入凭证时如果使用了现金流量科目，则必须输入现金流量项目及金额。在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号作为本次新增凭证的凭证号。在填制凭证时如果使用了银行科目，则必须录入结算方式及票据号。账簿页签：设置各种账簿的输出方式和打印要求。凭证打印页签：设置凭证的输出方式和打印要求。包括合并凭证显示、打印。打印凭证页脚姓名。合并方式包括“按科目、摘要相同方式合并”和“按科目相同方式合并”。预算控制页签：根据预算管理系统或财务分析系统设置的预算数对业务发生进行控制。权限页签： 制单权限控制到科目：将科目与操作员对应起来，该操作员只能使用有权限的科目进行制单。 制单权限控制到凭证类别：将凭证类别与操作员对应起来。 操作员进行金额权限控制。对不同级别的人员进行制单金额大小的控制。有2种情况不进行金额权限控制：第一是外部凭证或常用凭证调用生成，则不作金额权限控制；第二是自定义结转凭证不受金额权限控制。 凭证审核控制到操作员 出纳凭证必须经由出纳签字。出纳凭证是指凭证上包含现金或银行科目的凭证。涉及现金收付的业务。处理流程为：填制凭证-出纳签字-审核凭证-记账。 凭证必须经由主管会计签字：在记账之前要确定主管签字。 允许修改、作废他人凭证：“控制到操作员”属于数据权限控制。可以指定修改、作废哪些操作员填写的凭证。 可查