会议管理制度(19).doc

制度编号：KZTS-ZD-19 克州天山水泥有限责任公司 会议管理制度（第一版）2012年 月 日发布 2012年 月 日实施起 草： 审 核： 批 准： 起草日期： 审核日期： 批准日期： 克州天山水泥有限责任公司会议管理制度1 目的规范公司的各类会议管理，集思广益，促进沟通，压缩会议时间表，保证会议按时、有序召开，确保会议效果。2 适用范围本标准适用于克州天山水泥有限责任公司的各类会议。3 职责和权限3.1 行政组3.1.1 负责公司会议的材料组织。3.1.2 负责通知各部门召集各类会议。3.1.3 负责公示由会议组织者提供的违反会议制度的人员，并负责核实罚款交纳情况。3.1.4 协调安排会议室的使用。4 会议管理4.1 会议的准备工作4.1.1 由会议组织部门拟定会议计划、准备会议资料、发布会议通知、清点会议人数。4.1.2 与会人员应准备好汇报总结提纲、发言要点，节省会议时间。4.1.3 在无特别变化时不另行通知，非例会由会议组织者通知与会人员，并按会议重要程度作注明。4.1.4 会议分类及组织：会议名称会议内容召集部门与会人员会议时间月调度会议听取各施工单位、各专业人员对本月项目进度、质量、安全等情况汇报，由项目总指挥对对施工情况做出总结，对下月施工做出安排项目总负责人项目总指挥、监理、驻厂设计代表、各施工单位负责人、各专业负责人每月28日下午18：00施工单位周例会由各施工单位对本周施工情况做出总结，有个专业技术人员对各施工队伍做出要求，由项目负责人做出总结项目部项目负责人，施工单位负责人，项目部各专业人员每周星期五下午18:00召开项目部内部周例会总结每周的工作情况，部署下周工作计划、工作任务行政组项目部全体人员每周不定时间组长碰头会总结今天完成的内容和待解决的问题行政组项目负责人，各专业组组长每日下午19:00点4.2 会议过程4.2.1 做好会议过程中文件的分发、保管、会议记要及服务工作。4.2.2 做好会议的保密工作。4.3会议管理要求4.3.1 会议必须追求效率，严格控制会议的数量和规模，简化会议的程序。4.3.2 严格遵守会议时间，准时出席。如因故不能出席，须事先通知会议组织者同意方可。4.3.3 发言力求简要明确，注意发言时机。4.3.4 参会人员应专心聆听发言,带备笔记本,重要事情要做好记录,以便贯彻会议精神。4.3.5 严格遵守会场纪律，会议期间与会人员一律将通讯工具关闭或调至“振动”位置，如急需回复或接听的电话应离开会场处理。4.3.6 不能按时参加会议的人员请与会议主办单位履行请假手续。4.4 会议决议落实处理会后2个工作日内，会议组织者负责编写会议纪要（简报）、传达会议精神并按要求监督落实情况。5 会议考核5.1 会议组织者对未按时到会及违反会议制度的人员采取通报批评、罚款等惩戒手段。5.2 对不参加会议，又不办理任何手续者，每一次罚款100元。5.3 参加会议迟到者，罚款50元。 5.4 通讯工具鸣叫或在会场内接听电话的，每人每次罚款50元，绩效考核扣2分。5.5 会议结束后，会议组织者将违反会议制度人员报行政组，由行政组作出罚款通报，当事人在通报后3日内将罚款交至公司