精伦电子股份有限公司ERP信息管理系统解决方案.doc

武汉精伦股份有限公司管理信息系统 精伦电子股份有限公司ERP信息管理系统库存管理核心解决方案文档作者:汉普实施顾问 创建日期:31/10/2000确认日期:控制编码: 当前版本: 1.0 审批签字:精伦项目经理汉普项经理拷贝数量_文档控制更改记录日期作者版本更改参考 31-10-2000 1.0没有前面的版本 审阅日期职位签字 ERP项目经理 分发人员编码姓名地点和位置12目录文档控制2更改记录2审阅2分发人员2目录3文档注解4文档依据4前提4适用范围4库存管理需求概述5库存组织机构6方案设计6库存编码体系7业务需求7设计方案7库存事务流程9业务需求9解决方案9库存盘点14解决方案14库存计划17解决方案17库存报表和查询18已解决和未解决的问题19已解决的问题19未解决的问题19Page 85精伦电子公司库存解决方案 Company Confidential - For internal use only文档注解文档依据该解决方案是以下列文档为依据的：1. 精伦电子公司业务流程现状调研问卷2. 精伦电子公司业务流程描述及问题分析报告3. 精伦电子公司管理白皮书4. 精伦电子公司库存业务需求补充调研前提由于该解决方案是依据：1）精伦电子公司现有的流程文件和调研答卷；2）多次的问题调研、讨论和确认会议等形成的文档提出的，所以使用该解决方案正确性的前提条件是以上文档正确，已经充分表达了精伦的业务现状，包括业务操作、存在问题、管理需求。适用范围本方案适用于精伦电子股份有限公司库存管理业务。库存管理需求概述根据精伦电子公司整个业务流程以及库存管理需求的分析,现把精伦电子公司库存管理业务常规需求归纳如下:1. 精伦电子公司库存组织机构2. 库存管理系统的编码体系3. 库存事务处理4. 库存物资的盘点5. 库存计划6. 库存报表和查询库存组织机构.方案设计根据对精伦电子公司的机构分析,我们建议精伦电子公司的组织结构在ERP系统中设置一个库存组织，一个帐务体系（SOB）,一个经营单位（OU）的组织机构体系。具体的组织结构如下：库存编码体系. .业务需求为了规范库存系统,，加强对库存以及物料的控制和管理，制定精伦电子公司的编码体系，编码体系应该包含以下内容:1. 库存物料的编码2. 目录组（catalogue group）3. 计量单位集及计量单位编码4. 仓库编码5. 库位编码6. 物料分类编码（大类、小类）.设计方案物料（项目）编码（待确定）目录组（待确定）计量单位集以及计量单位的编码计量单位集:建议把所有的计量单位分成几个计量单位集,如:件数计量单位集,重量计量单位集,时间计量单位集,体积计量单位集,面积计量单位集,长度计 量单位集。（待确定） 件数： 时间： 重量： 体积： 面积： 长度： 其他：计量单位编码: （待确定）仓库编码（待确定）库位编码（待确定）物料分类编码（待确定）库存事务流程.业务需求精伦电子公司的常规业务需求,归纳如下:1. 采购物料的接收和退货。2. 外协件的接收和退货。3. 生产物料的发放和退仓。4. 半成品和成品的完工入仓5. 成品的发货和退货6. 杂项发料和杂项接收7. 库存物料的调拔8. 库存物料的调整9. ABC分析解决方案采购物料的接收和退货流程说明：1. 采购物料的接收和检验1) 仓库根据供应商的送货单上提供的信息在系统中查看定单信息，项目、数量和日期符合要求后，作接收并填写验收单（注明定单和收据号），交检验。产生的会计分录： Dr：材料采购 Cr：应计负债2) 质管办检验完后，把检验结果写在验收单上，并返回到仓库。3) 仓管员将检验结果输入系统。4) 合格品作交货入到相应子库。产生的会计分录： Dr：库存（原材料） Cr：材料采购 Dr/ Cr：采购定单差异2. 采购物料的退货采购物料的退货有两种情况：1) 初检不合格从待检区返回至供应商。此时会自动冲减不合格部分物料产生的应计负债。2) 入库后在生产中发现材料不良返回至供应商。此时也会自动冲减不合格部分物料产生的应计负债。3. 采购物料退回后的补货1) 采购物料初检不合格退回的，可用原定单再接收供应商的补货。2) 采购物料入库后在使用中发现质量问题退回供应商，如要扣供应商货款，则用未付款的采购定单（由财务部提供单号）作返回，并将退货单交财务一联；如需换货，亦用未付款的采购定单（由财务部提供单号）作返回，待供应商补货时再用该定单作接收。特殊情况的处理： 超合同的接收：原则上不允许超合同接收，如因计量等原因供应商多送，多送部分又不收费，则定单部分按单接收，供应商依此开发票，多送部分用杂项接收，不开发票。外协件的接收和退货根据外协项目的特点及Oracle ERP软件功能，考虑了计划的顺畅性和成本的合理性，制定发外加工系统处理流程如下：外协项目的BOM结构： 系统中的外协项目的下级件由两部分组成：一是加工费项目；一是加工物料。如下图：外协项目 发外加工物料加工费项目 其中加工费项目在系统中用于产生外协加工计划，加工费项目为采购项目，其编码与外协项目的名称描述基本一致，且外协项目与它的加工费项目编码只有第一位不同例如：加工费项目编码第一位为“w”，外协项目第一位为“4”，后几位都相同（便于做采购订单和接收）。加工费项目的定额为1，采购单价就是每单位外协项目的加工费。发外加工物料是按工程技术部门给出的每单位外协项目所需的定额挂入的，用于接收加工件时按定额自动冲减发外加工物料。外协加工计划的产生： 外协项目在系统中按其位置挂在成品BOM中，其下层挂一个属性为采购项目的加工费项目和外协厂领用的加工物料项目。加工费采购项目的提前期就为外协项目从下单给外协厂家到外协件送货的时间段。系统根据ERP的计划运算逻辑，从制造件的完工时间及提前期，倒推加工费项目的下单时间及外协项目的回货时间。运行MRP计划后，由计划员根据计划员工作台中的“w”开头的加工费项目下达外协加工计划（外协加工费采购请购单），外协业务员（研发采购工程师或采购部采购工程师）根据外协加工费采购请求“自动生成”加工费项目的采购订单，按外协审批层次结构报领导在线审批后，下单给外协单位进行加工。委外加工物料的发放： 外协物料的发放：为了方便管理属于本公司资产而又被外协单位领走的发外加工物料，在系统为委外加工物料设置了一个专门的存放子库，在这个子库中又为不同的外协厂设置了不同的存放货位。外协厂领用加工物料时，由仓库根据限额表中的数量用“子库存转移”屏幕，事务类型选“加工领料”将外协厂实际领走的物料数量转至外协厂相应库位。同时由仓管员打印“外协外包出仓单”。加工件的接收入库：1、外协厂送来加工件时，由仓库根据系统中的加工费采购定单将“w”开头的加工费项目接收进“外协件接收中转仓”，再从“外协接收中转仓”将相同数量的“4”开头的（后几位编码与“w”开头的加工费采购项目相同）外协项目转入相应的实物接收仓库（如半成品仓）。此时“外协接收中转仓”中有一个以正数表示的“w”开头的加工费采购项目，还有一个以负数表示的相同数量的“4”开头的外协件项目（若这两个项目的正负不一致，则表示接收或转移有误）。2、由仓管员定义一个“4”开头的外协加工项目的任务，将“w”开头的加工费项目及委外加工物料发至该任务上（在系统中设置为按定额自动反冲方式），完工相应数量的外协项目进“外协接收中转仓”冲平产生的负数。生产物料的发放和退仓1. 生产物料的发放1) 推式生产物料的发放是根据已排产的生产任务限额发放。2) 拉式生产物料的发放以子库存转移方式移到车间材料仓。2. 生产物料的退回1) 车间退回的推式物料具体从某一车间任务上退回。2) 拉式物料若要退仓则从车间材料仓转移回在制品供应子库。成品的完工入库车间生产的成品入库根据制造开具的入库单。按任务入库。成品的发货和接收客户退货1. 成品的发货成品发货，仓管员根据出货单，既要作实物点数确认工作，也要在系统中作发货确认并提交并发程序更新库存数量。2. 接收客户的退货：1) 设置成品退货仓。2) 系统提供了两种接收客户退货的方式：一是按退货定单接收，二是杂项接收。（详见销售管理设计方案）杂项发料和杂项接收杂项事务：主要指非采购的接收、退货、非生产的领料、退料或销售的发货、退货和项目的报废等，可以在开始实施库存时作为项目现有库存量的初始输入，亦可输入对因偷窃、破坏、丢失、适用期满或错误的记录保存的系统数量的调整和更正。1. 杂项接收如供应商送样，供应商无偿多送、客供物料的接收、盘盈等，可使用杂项处理方式，建议使用帐户别名的方式，此类事务需手工开具入库单。2. 杂项发料如销售赠送、非生产部门领料和盘亏、报废可使用杂项处理方式，建议使用帐户别名发料的方式，要手工开具出库单。库存物料的调拨车间按批领用拉式物料，逻辑子库间的物料转移，用“子库存转移”实现。库存物料的调整库存物资的盘盈盘亏可以通过两种方式来实现：帐户别名接收和发料；库存盘点。库存盘点本章节主要描述库存盘点的解决方案。解决方案Oracle的库存管理系统提供了两种盘点方式: 周期盘点主要应用于不定期的局部的小范围的有选择性的盘点，盘点的频率较高。 实物盘点指的是在整个公司内盘点，对所有的仓库和所有的物料统一盘点。盘点频率比较低，一般多在年终进行。建议期间性的库存调整采用周期盘点。周期盘点所谓周期盘点是在库存设置时，根据一定规则对项目进行ABC分类，设置周期盘点相应的参数，启动周期盘点。根据用户的实际需求可以人工和自动启动周期盘点。实物盘点实物盘点是对一个组织或一个仓库进行全面盘点。实物盘点盘点工作和盘点调整工作可以分离。库存计划本章节主要描述库存计划的解决方案。解决方案现建议对辅助材料（不挂在BOM上的）使用最小最大法作为库存计划，因其简单、易懂且易操作。最小最大计划：使用Oracle库存的最小最大计划可以将你的组织或子库的库存数量控制在指定的最小最大值之间。在项目属性中指定最小库存数量和最大库存数量，这两个值均是经验值，一般来说，最小库存数量是在正常生产情况下，计划间隔期内所需的消耗量加上采购提前期内所需的消耗量，最大库存数量要考虑库存容量、采购成本、资金占用等因素来综合决定。采购员根据库存系统生成的最小最大报表对最小数量以下的项目引入请购。 库存报表和查询Oracle的库存管理系统提供多种查询功能和多种报表. 各部门可以在电脑上直接查询自己要了解的情况，真正做到了信息的共享。经常使用的查询有： 库存事务处理 项目的属性 子库存数量经常使用的报表有： 库存采购接收事务汇总 库存事务处理交易汇总 库存事务处理交易历史汇总 子库存数量报表 分析降序表 物理、周期盘点列表 物理、周期盘点调整表。已解决和未解决的问题已解决的问题未解决的问题武汉精伦电子股份有限公司销售模块核心解决方案文档作者：汉普实施顾问创建日期：2000/10/23确认日期：控制编码：当前版本：1.0文档控制更改记录日期作者版本更改参考2000/10/23吕媛媛1.0查阅姓名职位签字分发人员编码姓名地点和位置1234目录文档控制2目录3文档注解4文档依据4归集4业务总体流程5业务现状5问题与需求5解决方案5客户管理6业务现状6解决方案6价格管理8业务现状8解决方案8订单处理过程管理10业务现状10解决方案10订单管理12业务现状12解决方案12发货管理14业务现状14解决方案14退货管理15业务现状15解决方案15样机试用管理16业务现状16解决方案16赠品管理17业务现状17解决方案17报表管理和数据查询19业务需求19解决方案19工作分配20工作分配20未解决的问题21未解决的问题21文档注解本文档是武汉精伦电子股份有限公司（下简称武汉精伦）ERP系统实施项目中销售模块的应用解决方案。文档依据该解决方案是以以下文档为依据的：5. 武汉精伦业务现状调研问卷6. 武汉精伦业务流程现状描述及问题分析报告7. 武汉精伦管理白皮书8. 编码体系设计报告9. 销售模块的补充调研报告1归集根据武汉精伦电子股份有限公司的业务现状和将来的发展规划，本解决方案将主要针对销售业务以下内容进行论述：u 总体业务流程u 客户管理u 价格管理u 订单处理过程管理u 订单管理u 发货管理u 退货管理u 样机试用管理u 赠品管理u 报表、查询功能u 销售业务管理分工业务总体流程业务现状武汉精伦电子股份有限公司的销售服务中心销售业务的基本流程，见现状描述各流程图问题与需求1 根据武汉精伦产品的特点大多为非标订单，要求ERP系统能把所有类型（成品、配件、赠品等）的订单都管理起来。2 武汉精伦客户群有一定的单一特殊性，随着业务的发展、产品趋向多样化，要求系统进行分类统计。3 根据武汉精伦的销售策略，存在价格层次多、灵活性大的特点，要求在系统中能较好处理应用。 解决方案客户的订单可由办事处销售人员录入，在综合业务科整理审批，综合业务科要确定价格并计算应用的折扣的合理性，并预订产品。产品装配完成入库后，综合业务科进行产品发放，成品库据此做发货确认，并更新库存数量产生成本分录和运行应收接口把应收信息传递给应收模块。可参见目标流程之销售流程客户管理业务现状和需求目前客户信息的维护和管理在销售服务中心综合业务科进行。要求对于客户名称的变更、发货与开票地点不统一等情况进行较好地处理，建立持续、统一的客户信息管理系统。解决方案Oracle的客户信息在应收款子系统和销售子系统中是共享的，从而使对于客户的管理能够从销售子系统延续至应收系统中，全面的跟踪和管理与客户往来的整个过程。对于Oracle客户的管理主要有以下几个方面：客户名称与编码Oracle ERP管理信息系统对于客户名称的管理是跨模块的，即客户名称及编号无论在哪个模块都是共享的。因此，Oracle要求对于客户名称与编码有一个规范的命名规则，以减少重复维护客户信息的工作。根据武汉精伦销售服务中心的实际需求，和客户群一定的特殊性。编码方式采用以下的规则： X X X 流水号市区标识符 省份客户地点在Oracle的客户管理系统中，在客户地点管理层次上是按Operation Unit执行的，即，在各个Operation Unit内客户地点的信息是独立的，从而使对于客户的实际业务在各个Operation Unit是独立完成的。在任何一个Operation Unit内，Oracle在客户地点层次上都可以设定多个地点，根据武汉精伦电子股份有限公司的需求，对于客户地点的处理如下：一、 同一客户有多个不同的发货地点二、 同一客户只能有唯一的一个收款地点Oracle将针对以上的情况，对于客户设置以上两种地点。客户分类Oracle可以根据客户的分类属性，为客户建立分类标识，系统提供部分基于客户分类查询和索引报表，提供基于客户分类的信息查询方式。目前，武汉精伦的客户可以为分以下几种类型：客户分类：国内客户（电信类） 国外客户 代理商 其它（散户） 客户名称修改如客户要更改其名称，可以在Oracle的客户管理维护管理功能中直接实现，不影响其它相关业务。客户合并管理有关客户合并的业务，可以通过客户合并的功能来实现。也可合并后保留原客户的记录以备审计查询。客户信贷管理对客户进行等级评定，并指定信贷额度，在执行销售业务处理时对客户的信贷进行跟踪管理，当超出信贷额度时，系统会冻结销售订单，这时可手工释放订单，但可通过权限来设定谁有此种资格。客户分布地区管理根据武汉精伦销售层次的特点，综合业务科希望能够按照现有区域分类之大区管理模式进行统计。为满足这一要求可设定不同的销售大区，在录入客户时加入区域信息，对区域客户的销售收入进行统计汇总。价格管理业务现状对客户的销售业务完全由销售服务中心管理，各类产品价格均有一定的规范，也有较大的灵活性，按总经理、大区经理、办事处主管、销售人员不同的级别设定不同的价格尺度；对于不同的区域客户也制定不同的价格政策；对于特殊客户的价格或无价发货等要进行审批。生解决方案在Oracle的销售管理系统中，要求对所有的产品按价格清单预定义价格。针对不同地区、不同类别的客户或不同的项目定义维护不同的价格清单和折扣。这样在系统中录入销售订单时，这个价格就可以自动地代入到销售订单里，形成缺省的销售价格，当然此价格可以通过附加折扣的形式或手工进行修改。建议流程如下：预定义销售产品的价格清单：根据武汉精伦产品的价格规范、不同区域客户的销售政策，可以建立多个基本价的价格清单，不同价格和各种折扣均通过折扣的形式实现。录入销售订单时引入价格： 输入销售订单的时系统自动从价格列表中把价格带到销售订单行上，然后把所需的各种类型的折扣逐一加到价格上或手工修改价格，特价按规定流程进行审批。制订价格折扣： 可以根据不同地区、客户或信贷政策制定不同的折扣，每种折扣均可指定在引入时是否可更改。处理流程：订单处理过程管理业务现状一般订单的处理过程：办事处销售人员提供订单信息，综合业务科录入订单、审批，下发给成品库，成品库通知后勤部发货。见业务现状流程图。解决方案在Oracle的销售管理系统，用户可以根据本单位销售订单具体的处理步骤在系统中定义销售订单的处理步骤,如输入、挑选发放或发货确认等。根据武汉精伦销售管理的实际业务，将规划以下几种业务类型的销售订单处理过程：标准的销售订单处理过程客户退货不退款（包括维修返还和补货的情况）回退货物的同时回退货款标准销售订单的处理过程规划：1 录入销售订单（订单级）2 订单审批（订单行级）3 挑库发放（订单行级）4 发货确认（订单行级）5 欠交订单发放（订单行级）6 更新库存数量（订单行级）7 更新应收帐款（订单行级）8 完成订单行（订单行级）9 完成订单（订单级）退货不退款的处理方式1录入销售订单/预定订单2回退RMA审批3RMA接口 4完成订单行5完成订单退货退款的处理方式1录入销售订单/预定订单2回退RMA审批3RMA接口4AR接口 5完成订单行 6完成订单定义订单周期的处理步骤1定义销售订单的具体处理步骤（动作），采用系统缺省的步骤。2定义每个动作可能出现的结果，采用系统预定义的结果。3给处理步骤分配处理结果。4定义订单循环：订单管理业务现状由综合业务科从各办事处人员处接收订单信息，录入、下达并有一定的评审步骤，该订单的跟踪、查询等管理工作均由综合业务科订单评审员负责。解决方案用户可以使用Oracle的销售订单窗口输入、查看和更新销售订单。通过该窗口，用户可以订购成品或标备，用户可以调整定价、分配销售业绩、记录付款信息、附加注释、计划发货、输入模型选项并进行物料ATP检查、预留和需求计划，还能指定发货子库存。Oracle的销售管理模块能够支持多币种，但目前为止武汉精伦还是使用单一币种。销售订单管理业务规划：对于标准的销售订单：1在销售管理系统中录入销售订单。2ATP查询，确认是否可以按时交货。3在系统中确认销售订单。4订单编号规则：根据综合业务科需要，按产品种类定义多个编号段，也即每类产品的启始编号。 标准类订单 从100000开始 退货类订单 从200000开始 配件赠送类订单 从300000开始 样机类订单 从400000开始 系统赠送类订单 从500000 开始订单类型解决方案按照不同的销售产品进行统计汇总，为了满足这一要求要对销售订单类型进行分类。根据业务现状，把武汉精伦的销售订单分为以下几大类型：具体业务简称：标准订单具体业务简称：退货订单具体业务简称：样机试用订单具体业务简称：配件赠送类订单具体业务简称：系统赠送类订单可以根据这几种类型进行分类汇总。订单修改的解决方案Oracle的销售订单管理系统支持修改销售订单。对于在“输入”状态的销售订单，可以任意修改销售订单。对于预定状态的销售订单，在系统中可以修改。但是在实际业务中一定要把修改数据通知给计划部门，以便计划部门修改加工计划。发货管理业务现状如前所述，综合业务科下单到成品库，成品库仓管员在货足后通知后勤部发运组发运。解决方案Oracle的发货管理功能由五个过程组成：挑选发放、发货确认、更新发货信息、库存界面和应收帐款界面。当订单完成用户订单循环中所规定的所有前提步骤后，用户可利用挑选发放创建挑选栏目（将订单栏目转换为挑选栏目）。发货确认决定是否发货或延迟交货挑选栏目中的项目。发货处理业务规划从标准的发货过程：1综合业务科评审订单通过后，对客户的销售订单作挑选发放 3成品仓仓管员作发货确认，打印相关单据如包装单、发运单、邮寄单等 4 更新发货、库存和应收界面。 5财务人员定期做销售发票处理。 退货管理业务现状目前武汉精伦有多种退货业务（见销售目标流程的退货流程），根据流程可以总结出如下四种退货情况：1 正常退货并退款2 正常退货但不退款（发出并不销售或无价格）3 退货维修后返还4 退货维修立即补货解决方案Oracle的订单分录/发货系统支持退回产品的各种方式，因此用户的返回方针可以响应不断变化的市场需求。Oracle提供了如下返还类型：RMA类型 说明贷项RMA 公司冲销应收帐款，客户不退回产品。修理RMA 客户返回坏损产品。公司进行修理并将产品返回给客户。替换RMA 客户返回产品、公司向客户发送替换产品而非发 出贷项。有接收但无贷项的RMA 客户返回公司发送给它的试用品或免费品，因此 无贷项。有接收和贷项 客户返回产品及接收贷项。客户退货解决方案：1 根据客户退货的实际情况在系统中录入回退货物的销售订单，该销售订单要针对客户，同时也要针对以前的订单或发票。2 根据检验结果确认退货类型。3 仓管员做入库处理，正品退回入成品库，待修品退回入维修库。4 针对以上四种退货类型的退货订单处理步骤参见本文档之订单处理过程管理。其它相关处理见库存、制造等模块方案样机试用管理业务现状样机试用由销售人员提出申请，审批后发货给客户，当样用期满后如果或退回或转为销售。解决方案方案一：1 在销售系统中录入订单，价格此时为0，然后暂放不做其它处理。2 同时在库存模块中做子库存转移。这里要先定义一个样机库，其下以客户名意定义货位，样机试用发货时，将成品库中的产品（样机）转入样机库的相应货位（此货位可以统计发货、退回、销售、赠送等数量）3 试用到期后：A 退货时，CANCEL掉订单，同时做子库转移从样机库移入成品库。B 转为销售时，修改订单录入价格并按标准订单处理流程操作，发货时从样机库出货。C 赠送样机时，修改订单按赠送处理流程操作，发货时也是出自样机库注：这里的样机库只是一个逻辑地址，发到样机库之货位的货物实际在对应的客户处。方案二：1 同方案一中的第二步，直接做子库转移。2 当试用到期后：A 销售时，做正常订单按标准流程处理，从样品库发货。B 退货时，从样机库退回成品库。C 赠送时，录入订单按赠送流程处理。以上两个方案的优缺点见销售目标流程之样机试用流程。赠品管理业务现状随成品赠送的配件发货的种类和数量根据需求并不统一，武汉精伦提供标准配件的清单（含种类和价格），当客户购买产品时目前有3种情况，一可按其产品订单价格的一定百分比确定赠品的总价，而赠品的种类和数量从配件清单中自行挑选，只要总价不超额就可；二直接赠送一定套数的配件；三按金额赠送一定套数的配件。客户所要赠品有时不能一次确定需要多次发货并统计金额。系统类赠品的数量、种类和金额是可立即确定的。解决方案一本方案主要介绍了随机赠送的配件在第一种情况时销售模块中的处理过程：（其它情况相对简单，处理方法类似）1 录入客户所购成品订单，按标准流程操作此订单，并根据订单总价格计算出赠品总金额。2 录入赠品订单，此订单用两个无关的字符性字段记录成品订单的订单号（人为建立与成品订单的联系）和本张赠品订单的总金额（以防止赠品超额）。3 客户实际需求时在订单行中录入所选的配件品种、数量及相应价格，再定义折扣为100%，也即此时配件实际价格为0，保存后按标准处理流程操作。订单录入和审批人员可以比较限额和已经赠送的配件价值。4 对配件赠送和系统赠送可分别设置相应订单类型，可按订单类型统计赠品的价值、成本和数量，控制发放总额。5 财务处理上对配件和系统赠送的销售成本单独设置帐户。可以通过总帐分摊，不例入销售成本。优点：便于配件发放的控制和核算的准确，业务处理流程标准化。缺点：财务处理上不如方案二灵活。解决方案二1 设立配件赠送虚拟子库，每一客户设置单独库位。2 客户需要的赠品转入虚拟子库及相应库位。3 财务处理上可通过生产领料冲减库存，转入相关帐户。优点：财务处理上比较灵活。缺点：绝大部分流程需要在系统外运行，如不能直接打印送货单据，赠品的价值要在系统外折算，发放总额难于控制。报表管理和数据查询业务需求能够查询订单执行情况，能从系统汇总统计相关报表。解决方案Oracle报表集提供了多种报表基本上可以满足客户的报表要求。在Oracle的订单查询里，能够跟踪订单的处理过程工作分配工作分配.有关销售管理的责任分工问题 工作分配：1） 客户的录入与管理：由销售人员提供，由综合业务科人员负责录入与管理。2） 销售订单的录入、审核：由销售人员负责录入，综合业务科人员核对、审批。3） 订单确认、挑选发放：由综合业务科人员负责。4） 发货确认、库存接口的运行：由成品仓管员负责。5） 应收帐接口处理：由财务部负责未解决的问题未解决的问题 武汉精伦电子股份有限公司ERP信息管理系统采购管理核心解决方案文档作者:汉普实施顾问创建日期:31/10/2000确认日期:控制编码:当前版本: 1.0审批签字:精伦项目负责人汉普项目负责人拷贝数量_文档控制更改记录日期作者版本更改参考31-Oct-00汉普咨询顾问1.0没有前面的文档审阅日期职位签字31-Octl-00ERP项目经理分发人员编码姓名地点和位置1234目录文档控制2更改记录2审阅2目录3文档注解4文档依据4前提4适用说明4概述5范围与应用5总体业务概览5设计原则6供应商管理,7业务现状7需求7解决方案7价格管理8业务现状8需求8解决方案8生产用原料采购9业务现状9需求9解决方案9研发材料采购11业务现状11解决方案11采购接收12业务现状12需求12解决方案12外协加工业务14编号的设置15已解决和未解决的问题16已解决的问题16未解决的问题16文档注解文档依据该解决方案是以下列文档为依据的：10. 精伦电子公司业务流程现状调研问卷11. 精伦电子公司业务流程描述及问题分析报告12. 精伦电子公司管理白皮书13. 精伦电子公司采购业务需求补充调研前提由于该解决方案是依据：1）精伦电子公司现有的流程文件和调研答卷；2）多次的问题调研、讨论和确认会议等形成的文档提出的，所以使用该解决方案正确性的前提条件是以上文档正确，已经充分表达了精伦的业务现状，包括业务操作、存在问题、管理需求。适用说明本方案适用于精伦电子公司的采购管理业务。概述范围与应用根据精伦电子公司整个的业务流程及讨论的结果，建议以下的业务流程通过Oracle的采购来匹配和实现：生产用原材料、研发用原材料采购。本方案包括采购执行和采购接收流程，采购计划（采购申请）的生成见“MRP核心解决方案”。总体业务概览设计原则定义“标准采购订单”、“一揽子采购订单”类型。为控制付款资金的安全性，定义“4-way匹配”方式。供应商管理,业务现状目前无规范的供应商编码规则。需求能够与财务共享有关供应商名称、付款条件、帐号、采购到货等信息，同时实现对供应商已付款和应付信息的及时查询或反馈。对供应商、物品询价及成交价格、订单、收发货,合格,不合格-付款等信息的历史档案或记录能有效存档，便利查询、分类统计。能够统计供应商质量考核指标，如及时到货率、质量完好率、供货量等。解决方案ORACLE的采购模块已经与财务应付模块，很好地建立了信息集成。无论是在PO中建立供应商信息，或是在AP中建立供应商信息，都能实现共享。鉴于精伦电子，公司实际的供应商管理情况，供应商信息管理工作由采购部负责，供应商评审、认证的部门（岗位），在PO中操作和维护（在AP中维护）。对供应商的控制采用如下方式：1） 对于已评审通过的合格供应商，建立合格供应商名录，并定义有效活动期。对还不发生采购业务的供应商暂不录入系统，或录入系统暂不生效；2） 为保证不同类型供应商和采购物料品种的对应关系，可以建立供应商列表，把物料和供应商联系起来，并把采购物料的“被确认的供应商”项目属性选为“是”；3） 要应用系统的PO和AP模块处理采购业务，必须首先在系统中定义供应商。对临时供应商，可以按供应商名定义，用过后如不再用，就将其失效。也可定义虚拟临时供应商名称（如统一称为“临时供应商”），如此处理，则此类业务信息不能统计到具体供应商。4） 可以在被批准的供应商列表中设置一个物料对应一个以上的供应商。系统可以通过查看或报表形式反映供应商交货期的准确率，送货的合格率、退货率、总的采购量、金额、产品、价格等信息并以此作为评价供应商的依据。ORACLE采购管理系统提供了以下报表来评估供应商表现： 供应商质量表现分析报表 供应商服务表现分析报表 供应商供货量分析报表价格管理业务现状有价格控制流程但尚未建立价格信息管理，采购执行时，根据市场行情、经验判断、商务谈判等因素，确定合适的执行采购价格。如遇执行中的价格变化，幅度不大时，一般由采购员直接处理；幅度大时由采购部长审批。需求询价、报价管理。采购执行时现行价格的提示，历史采购价格信息的参考。必要的价格修改控制，对超出目前现行执行价格的，定义审批权限。通过运行“Savings Analysis Report”,评估采购员价格执行情况。解决方案建议对于市场价格多变的物料，采用OR询价和报价系统对于价格变化不大的物料，可以通过定义物料属性中的列表价格去控制采购价格，当创建采购订单时系统自动引入该物料的列表价作为当前物料的采购价，此采购列表价可修改。该列表价格由专门部门或岗位（采购部）定期制定与维护（在项目属性中）。该列表反映现行采购价。说明：1. 用“列表价格”属性默认和控制价格，在PO订单生成时，会自动默认此价格，此价格可以改低，改高不能超过价格容限，建议把价格容限设为0。定义价格容限，可控制采购业务员执行价格的高限。如果执行价格超出价格容限，必须由权限审批人（采购部长）进行审核确认，并由专人修改价格列表。2. 对同一物料，如不同供应商采购价格不同，在列表价中只能定义一个价格，可定义最高采购价格在列表中。3. 采购价格制定者（部门）每年在制定新的采购价时，可以通过物料目录册表，作为制定未来价格依据。4. PO订单批准后未接收前，如有价格等内容修改，订单要求重新审批。系统将自动记录订单版本，并可查询订单修改记录，实现采购行为管理。5. 可由价格管理部门（岗位）定期通过PO标准报表“Savings Analysis Report”，评估采购员执行价格情况。6. 在采用标准成本法核算的情况下，材料入库按标准成本入库。PO订单价格和标准成本之间的差异计入PPV帐户。通过运行PPV报表，可体现采购部门对材料标准成本的执行情况。生产用原料采购业务现状国内原料采购主要包括IC件、结构件、包装材料、管理系统等采购。采购计划通过运行MRP产生。详见 “MRP计划模块核心解决方案”。采购执行采购部确认采购计划后，向有关合格供应商商谈合同条款，确定价格、交货期、付款条件等。如采购物品尚无认证的合格供应商，还要增加供应商认证流程，或先采购再认证。商务洽谈后，将合同草案交采购部部长或分管领导审批。批准后，采购员向供应商下达合同订单，并负责到货情况的跟催。验收入库货到后，采购员填具入仓单，仓管员并不确认到货，申请报检，质管办检验后，在入仓单上签字确认，反馈至仓管。仓管员做合格品入库（让步接收视同合格品），不合格品由采购部做退换货流程处理。原料入库价值按实际结算价值，单独计价的运杂费待月末分摊。付款采购员提交用款申请单、采购合同（复印件）、发票、入仓单（财务联）等单据，经部长审核批准后，向财务部申请付款。按合同价格或协议价格（如有价保、提价、退货等原因造成价格变化）结算。付款条件根据协商情况确定，如预付、到货即付、货到30天付等。对货到付款的，计时点为“收货日”。需求采购计划的编制方法更具有科学性；采购计划的执行情况、采购合同的到货情况、采购合同的付款情况等提供状态查询；集成共享物流、信息流、资金流信息；全程监控，包括采购计划执行率、到货期统计、供应商指标考核、安全付款等。解决方案采购计划的编制详见“MRP计划模块核心解决方案”采购订单定义为“标准采购订单”、“一揽子采购订单”采购到货和付款定义为“4-way匹配”方式，即订单与发票的数量、价格以及接收入库的数量相匹配。1. 采购订单PO的产生1) 根据已批准的采购请购单PR自动创建成采购订单。如果物料来源于多个供应商，则可将请购单行划分为多行，每行版本不同，分别对应一个供应商，再创建成不同供应商的采购订单。2) 严格按系统中生成的PR自动创建成PO。期初数据初始化时手工输入PR并审批，创建采购订单。3) 原料作为采购项目事先建立在系统中，定为存货类型的项目。费用科目可从库存组织的参数、子库存参数或项目的属性中缺省过来。2. 采购订单PO的内容：1） 由采购申请单PR自动创建的PO，还需选择供应商、选择币种和引入价格（列表价格的默认值），确定交货期。2） PO采购价格按不含税价记录。3. 采购订单PO的审批建议采用系统在线审批和书面签字并行：利用系统在线批准，按照采购批准流程，为涉及采购业务的所有各部门人员定义其相关的职务、职位。并对不同部门的采购，定义相应的采购批准层次，同时可以定义各职务或职位的批准权限，这样在采购审批时，各职位人员必须进入系统作批准。同时也作书面的签字审批，以备查。4. 采购到货详细的系统处理逻辑见“采购接收”部分，这里介绍一般处理流程。货到后，仓库保管员通知采购业务员, 并核对供应商送货情况和合同订单编号（要求供应商送货时，按下达的采购订单编号，标注在货物上）。仓管员开入仓单，入仓单上需注明合同编号、实收数量等。仓管员根据入仓单在系统中做“接收”， 经质管办检验后，仓管员对合格品在系统中做“接受” ，对不合格物品作“拒绝”， 并通知业务员与供应商联系退货。接收后的信息会自动转到应付帐系统中。在发票到后，采购员将发票、采购订单合同原件及用款申请单送至应付会计处理。研发材料采购业务现状由研发部或计划部提出采购计划，经审批程序后，研发部或采购部寻找供应商，洽谈商务，拟订合同。经审核批准后，下达采购订单。在此业务活动过程中，会出现：对合格供应商的未经认证部品的临时采购；对未经认证的临时供应商的紧急采购。解决方案对非常用供应商的采购业务，设置一个通用供应商，在PO中执行此类业务。在研发中心定义好原型BOM后，把新产品试制计划交给计划委员会，计划员根据研发中心提供的新产品试制计划，在主生产计划（MPS）里手工写入明细，在运算MRP后，产生采购请购单，下发研发中心或（采购部）执行。采购接收业务现状采购接收不与订单匹配，由采购员填具入仓单，确认点收数量。仓管员交质检中心检验，全部合格即签字确认，仓管员入库。对于某些物料让步接收。如有不合格品，仓管员通知采购员办理退换货。经审批同意特采的，直接入库。需换货的，先按原始到货数量办理入库，同时采购员开借货单，确认返还部分数量，待换回货物时，撤回借货单。需退货的，采购员按合格品数量重新开入仓单，仓管确认入库。采购员凭入仓单的财务联和其他单据请