AJ-ZB-02行政部前台日常工作规程13.2.27.docx

行政前台日常工作规程 目的根据国家有关法规及公司章程，明确了行政部门基本工作流程，保证部门日常工作的规范实施。 适用范围适用于行政部门日常工作。 定义本条例所称“公司”指安家传媒集团旗下的所有公司及相关公司。内容：一、 门禁制度管理1. 根据公司实际情况的需要，控制办公室大门的开放，早晨开门时，开启右侧一扇门，如有特殊情况需要关门，进出人员可以刷门禁卡，门外进入时，左侧亮红灯的白色面板为门禁控制器，将门禁卡放置于控制器前，当红灯变亮时，可推门进入。门内出来时，右侧有标有钥匙形的白色面板，轻按即可。前台办公桌上的控制器也同样可以控制大门的开关，直接按开健，即可。2. 每周一中干会必须早8：00前到公司开门，开会期间保证公司财物的安全；每天早上开门时要注意门前丢放的报纸，把它整理好放前台办公桌上，把办公室的灯打开。夏天，天气 炎热要提前把办公室里的窗帘拉下3. 每周二至周五早8：30前必须到公司开门，至下班离岗。下班后关闭前台及会议室所有电源。4. 周末加班的同事，可在前台申请领用一个门禁卡、一把钥匙，并在钥匙领用表上签字确认。并于周一上班时间第一时间归还，如不归还，前台须进行催还。归还回时由前台管理钥匙人员签字确认。二、 电话转接与其他管理1. 接听和转接公司所有电话，避免总机无人接听你好，这里是安家传媒。有关于合作、策划想在安家杂志上做广告等找XX部门，XX同事转常主任，分机号102问清原因 转分机号。接听电话术语：。 2. 午餐或外出时须自行协调其他人代为接听电话。9：00-18：00不允许电话出现无人接听的情况。3. 每月负责通知杨德才缴纳电话费，每月电话局定期会有语音电话通知电话费余额与什么时间停机，记好后通知采购杨德才，交电话费。三、 来客接待1. 清楚地问明来客姓名、公司、是否已约好时间等，如遇约人未在公司或来访客人人数较多要主动热情招待。2. 应聘者来了先引导就座，询问应聘者应聘职位，从三栏文件框中的面试表中拿出试题，给应聘者答，答完以后交人力资源部处理。3. 注意：对于一些无理取闹事件或国家行政部门的例行审查事件，必须第一时间通知总编办主任知晓，不得擅自做主。除非有能力处理好此类事件。四、 协调管理1. 每天下班做好加班统计，将钥匙交至1701加班人员手中，并要求加班人员在钥匙及门禁卡领用登记表内做好登记并签字确认，1701加班人员下班后，要求必须检查所有电源是否关闭，确认后锁门并将钥匙放回前台（王思园）电脑键盘底下，如1705办公室已经锁门，则在第二天上班时交给钥匙负责人。2. 下班前检查公司所有的电源关闭（尤其要保持本人工位及公用办公室电源的关闭）；3. 负责公司所有办公设施（空调、桌椅、网线、门锁）的维修联系；学院国际大厦物业电话：823309096224. 负责公司电脑、网络、OA系统等的维修，并做好维修登记，需换电脑配件，请本人在OA里申请。5. 网络外包公司电话6.网管每周一周三全天在公司，上班时间为9：00-18：00，如发现有迟到早退现象，及时打告知。每周二、四、五网络出现问题可以打电话咨询（电话： ），如果电话无法解决，则要求网络外包公司派人来公司维修。7.公司物业费、电费等充值，保证充足的备用额。7.1.公司物业费一个季度交一次，核实物业费后，填写支出凭单，制单人签字、常主任签字、财务签字、刘总签字后到财务于德丽领取物业费，到楼下B1层物业公司交。7.2电费充值，每个星期四，会有物业电工部人员告知剩余电费，如少于300，可申请充值电费。制单流程与7.1相同。7.3相关费用须做好登记，不得出现登记遗漏或有误。8.配合公司每次活动的会议用品，签到用品、鲜花等的筹备，以及一些特别活动现场礼品的发放和来宾接待。（联系人： 联系电话）9. 对于纸张的管理：所有纸张要求双面使用，对于一些废旧单面平整纸张进行回收整理后，进行二次使用。使用前确保纸张无粘贴、无书订、无脏污，可使用。整理平整后分专门区域进行存放。10、公司不允许打印私人文件，要求所有超过10张的打印必须进行登记（打印机上方登记打印信息）。做好监督。五、 绿植维护1.每个星期一，绿植公司会给前台换一束新的鲜花与一束桌花。2.负责监督绿植租摆公司定期对公司绿植的维护；3.保持鲜花的茂密，定期检查绿植否有有枯萎现象，花盘是否有脏污，如发现有此类现象及时通知绿植租赁公司进行更换或擦拭干净。（绿植租赁电话联系人： ）。六、 名片印制1. 负责公司所有人员的名片印制，如有印制需及时跟进名片印制情况，以免延误。做好名片印制登记；2. 新入职员工入职一个月后可申请名片印制，初次申请需通过OA流程批示后方可印刷。以后申请名片印制书面告知即可；3. 如有与批示同意的名片内容有所调整时，必须重新填写名片申请。否则不予印制；4. 通过QQ截图的方式，传给名片印刷公司。5. 负责与名片公司结算费用。名片印刷联系人：赵辉，联系电话88853589，QQ：136935919）。 6. 名片结算流程，和结算周期。七、 杂志订阅1.问客户姓名、电话、QQ或邮箱，是本地还是外地。本地杂志费20元，全年免邮资，半年或其它：邮资为3.5元。外地30元，全年免邮资，半年或其它：邮资为3.5元。把订阅单通过QQ传给订阅人填写，4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444填写完后，同汇款单一起传回“汇款单可扫描”负责订阅人填写一份订阅杂志流程单，把以上三张单打出来，交给财务。(我的电脑E盘常用杂志订阅(北京)BJ订阅单/(外地)WD订阅单订阅杂志流程单&银行汇款回执财务开发票找杨师傅邮寄发票杂志邮寄填单发给朱亚楠邮寄)2.客户订阅杂志时，要做好电子档记录，登记完把订阅单与汇款单一起交给财务，（如以电汇方式汇款，找财务部朱克斌核对是否到账号；以邮政方式汇款，找财务部于德丽核对）核对完开出发票后交给杨德才邮寄给客户；3.每月月底21号之前把当月订阅的杂志明细以OA形式流程传送给发行部朱亚楠，并及时跟进发行部是否有收到流程，以免耽误邮寄时间。八、 会议管理1. 每周一下午负责与总编办主任确定开会时间，并通知到每个总编办人员；2. 会议结束后负责整理会议纪要，并将会议纪要内容以邮件形式发送至每位参会人员。3. 负责存档好每次会议纪要。九、 负责公司各部门每月办公用品申领统计1、 办公用品申请原则：1.1各部门有专员负责每月办公用品申请，负责申请人应在每月22号之前通过OA流程进行申请；1.2办公用申请只能申请当月使用量，不得存留备用。1.3总编办办公用品需要统计及公司备用办公用品统计、申请及保管和发放。每个月22号之前申请办公用品，领用人要在办公用品领用表上签字确认。7.领取人签字确认6.次月初通知各部门到前台领取5.月底交由杨德才采购4.以书面形式让总编办主任签字确认3.行政部门归档统计2.相关部门负责人审批通过1.各部门负责人每月22号之前通过OA申请2、 各部门所需办公用品应在每月22号前做出申请，流程如下：3、 负责管理好公司各部门的非易耗品的申领登记、报废登记等，非易耗品有：电源插线板、计算器、订书机、文件筐、剪刀等3.1非易耗品申请原则：3.1.1各部门有专门负责申请人员，每月22号之前通过OA进行申请；3.1.2每个部门最多只能申请2套(特殊情况除外)，其中部门领导一套，部门其他人员共用一套；3.1.3如出现非人为损坏等情况，由负责人告知行政部，行政部采用以旧换新的方式进行更换；3.1.4如出现因人为损坏情况，由当事人按资产原价进行赔偿。3.2非易耗品丢失处理办法：3.2.1如部门领导将申请的非易耗品丢失行政部做好丢失登记，并由当事人签字确认，如部门离职按资产原价格赔偿；3.2.2部门公用的非易耗品由负责申请人保管，如丢失由负责人按资产原价格赔偿。5.行政部登记存档4.申领人签字确认3.行政部进行配备安排2.相关部门负责人审批通过1.申领用人通过OA起草申请3.3非易耗品申领流程：6.行政部登记存档5.行政部做出报废处理4.相关部门负责人审批通过并签字确认3.填写安家非易耗品报废申请表2.行政部诊断确认有必要报废1.使用人报备至行政部3.4非易耗品报废流程：4、 备用办公用品库存管理：5、根据员工手册的办公用品审批原则严格核对各部门办公用品申请数量，特殊情况除外；6、 核对申请表时把易耗品与非易耗品分开登记。十、行政文件管理及存档：1. 负责每次公司内部聚会或举办活动的照片上传至公司服务器内。2. 书架及图书借阅管理3.1.1705小办公室里的图书，可以借阅。借阅人要在借阅表中签字确认。3.2.维护好图书室的整洁卫生，图书整齐摆放。要求每天检查一次。十一、行政事务1. 每天下班前必须批完及归档所有OA审批文件，按公司规定对所有请假单、公出单等行政单据进行审批归档。2. 发现明显有问题的审批单进行核实，如发现有虚假填报的情况，按公司规定对当事人进行处罚。3. 负责所有设备包括传真机、打印机、复印件、投影仪等设备的维护和维修工作。4. 协调处理各部门事物，如有违规或需要完善制度之处需要第一时间反映给直属领导。十二、考勤1. 公司员工考勤指纹管理；4.在指纹机内更新录入人员姓名3.登记录入人员姓名及指纹编码2.行政部根据可录入名单录入指纹1.人力资源部通知可录指纹的人员1.1新入职人员指纹录入，流程如下：1.2每月初做考勤时将上月离职人员指纹从指纹机内删除；1.每天查看OA外出及假期申请单并随时做好登记5.导出考勤6.统计考勤4.月底与指纹机内考勤情况核对3.将OA外出及请假申请归档2.根据OA考勤情况做好登记2. 做好人员公出及加班登记，流程如下：3. 保证新进员工手工签到表、外出申请单足够使用，并监督好手工签到实际出勤时间；4. 离职人员考勤管理4.1人员离职考勤截止日期以离职单上填写的日期为准；4.2人员离职指纹出勤日期超过离职单上日期的以离职单日期为计算标准。4.3人员离职指纹出勤日期少于离职单上日期的按照旷工处理。3.以邮件形式发送至总编办主任2.根据回复时间统计设计部人员考勤情况1.每月初以邮件形式与卢嵘确定时间5. 统计设计部每月出刊前五天考勤，流程如下：5.将复印件存档4.每月3号准时将考勤交给财务主管3.确认无误后由总编办主任审核签字确认2.2号在OA公司一天1.每月1号统计公司所有考勤6. 每月1号按按时按质统计公司人员上月考勤，做到无漏无错，并在OA公示一天，正确修订后，由总编办主任审核后交财务主管，流程如下：十三、机票结算6.结束5.通知合作单位过来公司取支票4.天支出申请并由相关负责人签字3.将公司结算的机票做登记并备注好1.合作单位每月底将当月订票清单送至公司2.行政部拿清单与总编办主任确认机票是否由公司结算1. 负责每月因公出差机票核对及报销；流程如下：备注：机票合作单位每月初会送来上月公司人员预定的机票。公司名称：北京爱博旅行服务有限公司公司地址：北京市朝阳区北三环中路2号电话，82014949传真系人：曾斌，手机号码四、短信平台1. 负责公司短信平台续费，并登记好每次短息发送的数量；2. 负责发送公司内部通知，各部门的广告通知等；3. 所有申请发送短信人员必须走OA流程，具体发送情况需收到OA流程后才可发送。特殊情况除外。合作平台信息：公司名称：北京中伟泰和科技有限公司公司地址：北京市朝阳区光华路2号阳光100E座2901室公司电话真号码系人：王彭，手机号码：138010014224、给公司内部人员发送通知:通知平台发送短信粘贴内容(签名短信/不签名短信)添加新号码数据库类安家全体2012.5)广告通知:广告平台发送短信粘贴内容(签名短信/不签名短信)添加新号码数据库类全部联系人十五、饮用水管理1. 保证公司饮用水的足量及时供应（当饮水剩余不足2桶时要催送水），公司所有饮水机由供应饮水单位免费提供，如饮水机出现损坏等情况可直接要求其提供新的饮水机过来；2. 负责联系饮水合作方定期（约每三个月）对饮水机进行清洗；3. 负责监督送水数量与划水卡数量是否相符；一旦出错必须承担相应责任及赔偿。4. 订水电话：62358381。5. 饮用水合作商电话：62358381十六、媒体监测1. 负责公司报纸及网络媒体监测并做好监测记录，以备查询。1.1报纸监测，目前公司订阅的报纸有北京青年报京华时报每天从报纸中挑出有关房地产的信息。在我的电脑、E盘、2012年报纸监测中存档。2. 公司订阅的报纸有新京报1份、京华时报1份、北京青年报2份。公司订阅期为一年，到期后各报纸客服会提前打电话通知，收到通知后请示部门领导是否需要续订，领导同意后对相应报刊进行续订。3. 网络媒体监测实际情况会有部门提前通知，前网络媒体监测存档在，我的电脑、E盘、媒体监测文件夹中。4. 对同行业杂志媒体（目前有楼市、地产、红地产）实行每月统计，并在OA公告栏进行公布，每月按公布的政策，坚持做好同行媒体监控。每月对同行媒体红地产、楼市所有广告进行登记，杂志通过发行部或到高端消费场所或通过其他方式自行获取。如当月因特殊原因没有收到竞品杂志须提前告知总编办主任。详细操作见关于展架及竞争媒体考核的工作说明5. 公司活动举办以后，与活动经办人沟通好，催经办人交媒体发稿统计表，并做好所有媒体发稿监测，平面类登记存档，网络类截屏存档。十七、快递及刊物的转收1. 保证公司所有订阅刊物、邮件、快递件的无污损、无遗失，保持清晰，易于识别，并及时通知收件人领取，如因收件人不在或其他原因不能及时领取时，要保管好邮件的完好。2. 公司订阅刊物要做有条理的存档，原则上存留时间为1个月。公司人员有快递寄出时，负责电话联系快递公司。前台桌面上有各个快递公司的电话。3. 有经公司发送的快递，要按要求登记好（包括外地发票、合同由公司负责，其它自费），（飞康达快递电话。对于收来的快递、挂号信需在签收快递登记表进行专本登记，由接收人签字，前台进行存档备查。4. 负责公司快递业务的办理