公司档案管理制度.doc

公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、归档管理1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由办公室负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人事等部门），交由部门负责人审阅后归档；公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由办公室负责整理存档。3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。公司会议文件由办公室负责收集。四、档案日常管理（一）归档要求1、归档的文件资料应按自然形成。归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。4、案卷封面，应逐项按规定用碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写（严禁使用圆珠笔或蓝色钢笔或签字笔书写），字迹要工整、清晰。5、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，均须依据公司统一要求按标准规范进行分类，档案须设有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录，方便查询。（二）借阅1、公司档案仅限于公司内部人员借阅，公司总经理、分公司总经理、办公室主任借阅档案可直接通过档案管理者办理借阅手续；因工作需要，公司其他人员借阅须经主管领导批准，借阅人员均需填写档案借阅登记单备档（见附件1），公司级特殊档案借阅需经公司总经理审批后借阅并在档案室内阅览；部门级档案由部门负责人审批借阅。2、档案借阅的最长期限为两周。对借出档案，档案管理者要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报档案部门负责人或公司总经理处理。3、借阅人必须严格保密，不准泄露档案资料内容，如发现遗失须及时汇报，追究责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经上级导批准。5、档案管理人、借阅人均须爱护档案，保持整洁，不准在档案资料中写字、划线或作记号等。6、借阅资料人不准转借他人，必须专人专用。7、借阅完毕须按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理者另行办理续借手续。（三）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册（见附件2）核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。 2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清册需永久保管。 3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务、未了事项、在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者，应抽出立卷，直到事项完结时为止。（四）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表（见附件3），报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （五）保密 1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。 3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。五、保存年限归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则 ；（4）董事会及股东会记录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图； （9）公司规章制度；（10）其他经核定须永久保存的文书。 2、10年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。 3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。 4、1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。 5、可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。附件（1）档案名称审批调阅人档案号及件数号码还卷宗日期年 月 日 经收人签章件数共计 件附件（2）档 案 销 毁 清 册单位名称： 年 月 日到 年 月 日 档 案 销 毁 清 册序号案卷或文案题名年代目录号卷号或文号卷内文件页（件）数原期限销毁原因备注 附件（3）档