展厅管理规定.doc

-有限公司文 件 名 称展厅管理制度页数5文 件 编 号20120910生 效 日 期2012-09-10版本第一版1.目的 1.1规范展厅规划与管理。1.2提升展厅对销售活动的推动作用，展示公司良好形象，推广企业品牌与文化。2.定义 展厅是指在某一固定的空间内，通过环境的装饰、产品的陈列与美化以及工作人员的讲解与管理，为参观者提供产品整体感受的场所。展厅管理包括展厅规划、展示产品、展厅环境、样品维护调整、人员进出以及展厅日常作业管理。展厅环境管理主要是指展厅内外建筑部分、照明部分和装饰部分的功能的正常使用（详见4.2展厅清洁作业标准中相关内容）。展示产品管理主要是指保持展厅产品（含饰品）的功能完好和整洁。展厅日常作业管理主要是指围绕展厅环境与展示产品相关作业的规范、协作、督察及其调整。3.范围适用于在展厅进行参观、布展、装修、引导参观以及产品与环境维护等活动所涉及的所有人员与部门。4.工作程序4.1 展厅规划4.1.1市场部制作展厅管理制度、展厅装饰、装修和产品规划方案，并监督执行；4.1.2销售部负责收集各行业，特别是本行业展厅资讯，包括功能、装修和产品陈列方式等，以利于公司展厅的规划与提升；4.1.3研发部负责展厅样品的研发设计；4.1.4技术部负责展厅样品及配件的档案管理；4.1.5门窗加工中心负责展厅样品的制作和拆装；4.1.6设备部负责展厅设备维护； 4.1.7行政部负责展厅清洁；4.1.8节能工务课负责展厅的翻新和装修；4.1.9营运总监审批展厅管理制度，并指导、协调处理展厅日常运作中重大异常事件。 4.2展厅清洁及作业标准4.2.1展厅外墙壁保持干净整洁，应定期（1次/半年）清洁。4.2.2展厅门口地面清洁无杂物。4.2.3展厅内地面清洁明亮、无鞋印和杂物。4.2.4展厅内墙面、灯具、饰品、空调、视听设备等保持干净整洁、无灰尘污垢和蛛网，墙面无乱贴广告海报、涂鸦等。4.2.5展厅照明要求明亮，令人感觉舒适。4.2.6展厅展示的门窗外框、窗扇和玻璃表面无手纹和污渍、漆面无刮痕和破损。4.2.7展厅空气清新，无异味。4.2.8行政部负责安排清洁工到展厅工作，并参照以上标准，每7天做一次展厅清洁（包括展厅2楼办公区域）。4.3 展厅检查、维修与保养4.3.1 展厅环境的巡检、维修与保养4.3.1.1展厅清洁质量高于办公区。展厅清洁需按照（4.2展厅清洁作业标准）来检查。4.3.1.2展厅管理员每周至少巡查1次展厅的环境，及时发现、记录并向清洁人员指出不合格项目，以利于清洁工作改善（详见附件 月份展厅清洁检查异常记录表）。4.3.1.3展厅环境由于长期使用或者在参观、拆装、测试等活动中出现深层污染或功能缺失，展厅管理员要及时以书面形式报备节能工务课，并由节能工务课进行更换和维护，具体内容见（4.2展厅清洁作业标准）。4.3.1.4 在参观、拆装、拍摄和清洁等活动期间产生的可拾取的垃圾，相关作业员工需要自行清理干净。4.3.1.5展厅清洁工计划调岗或离职，需要向展厅管理员报备。行政部需在清洁人员离岗前安排清洁工到岗。4.3.1.6节能工务课负责展厅翻新和装修的施工。4.3.2 展厅产品性能与外观的巡检、维修与保养4.3.2.1展厅管理员需每周巡检一次展示产品的性能与外观，将检查异常提报门窗加工中心，门窗加工中心需在2个工作日内进行处理，异常情况和处理结果需记录在展厅产品巡查异常记录表。4.3.3 展厅设备性能与外观的巡检、维修与保养4.3.3.1展厅管理员每周巡检一次展厅设备性能，检查到展厅设备异常，需及时登记在展厅设备巡查异常记录表，并反馈给设备部，由设备部负责展厅照明、通风、制冷、防风防雨等水电设备和环境异常处理，排除展厅安全隐患。5.1 客户和员工出入展厅5.1.1客户参观展厅，申请人需提前1天告知展厅管理员客户来访的目的和需求，方便展厅管理员作出针对性安排。5.1.2展厅讲解员需学习展厅产品的特点、结构、功能、在办公环境中的搭配等,并根据来访客人的目的和需求有针对性的讲解展厅产品。5.1.3 展厅讲解员或陪同人员在向客户讲解展厅产品时，需要注意传播公司文化。5.1.4展厅管理员负责展厅钥匙管理。5.1.5客户进入展厅，陪同人员需要代客户登记。员工进入展厅也需要登记，否则展厅管理员有权拒绝其进入（详见出入展厅登记表）。5.1.6所有到展厅参观的销售人员与客户，不得在展厅内吸烟，不得触碰样品玻璃。5.1.7原则上展厅不得进行拍照，如确实需要拍照需同时具备以下条件才能拍摄：5.1.7.1已经跟公司签过经销协议的客户。5.1.7.2销售代表提交展厅拍摄申请表，并已经过市场部培训主管审批。5.1.8进入展厅参观，须有序的开启“灯开关”；参观结束后，须将“灯开关”关闭，不得直接打开或关闭总闸，防止造成展厅内灯损坏，茶水间、洗手间等断水、断电。5.1.9带领客户至展厅参观后，须及时归还钥匙，避免出现再次有客户参观，不能使用。5.1.10展厅钥匙不得随意转借。5.1.11参观人员要爱护展厅里的样品与装饰物，参观过程中发现样品或装饰物有损坏，应向展厅管理员提报，由展厅管理员进行处理。5.1.12参观过程中不得损坏样品或装饰物，否则照价赔偿。5.1.13 展厅管理员计划休假，需要与工作代理人交接工作，并通知相关部门。5.2新产品在展厅摆样5.2.1 新产品设展5.2.1.1已经受控的新产品需要在展厅长期陈列的，技术部需要向展厅管理员提交经公司领导批准的新产品展厅摆样申请表及其产品图纸资料一份，经营运总监审批后方可在展厅长期设展。5.2.1.2 市场部在新产品显眼位置上摆放新产品标识牌。5.3 展品更换与淘汰5.3.1 展厅产品由于陈列，产品外观和功能出现异常且不能维修的，展厅管理员需向技术部提交样品更换、维修申请表到门窗加工中心进行产品更换。5.3.2 由市场部主导，市场部、研发部、技术部和销售部每三个月对公司展品评估一次，评估认为不能适应市场需要，需撤出展厅的，展厅管理员需提交样品更换、维修申请表到门窗加工中心，门窗加工中心接单后进行产品更换，并将淘汰产品予以合理处置。 5.4市场策划工作中的展品拍摄5.4.1市场策划主管需提前2天通知展厅管理员拍摄日期；5.4.2门窗加工中心在展品拍摄前1天，把所拍展品运送到展厅前厅，不得提前；5.4.3拍摄完成后，由门窗加工中心安排展品安装或者撤出展厅；并知会展厅管理员安装或撤出的开始时间和完成时间，展厅管理员进行监督。5.4展厅财产管理5.7.1展厅管理员每天检查展厅或盘点时，需要留意样品和饰品的财产安全，防止损坏和丢失。5.7.2 展厅管理员需要每月对展厅的设备和饰品进行盘点，盘点数据需要记录在 月份展厅资产盘点表。并对 月份展厅资产盘点表中信息的准确性负责。5.8 展厅档案5.8.1 技术部需要将展厅样品、配件的图纸按照产品建立档案。5.8.2研发部需制作产品培训方案及课件,培训课件需包括产品特点、功能、成本以及市场定位等方面的