建立工程项目的流程管理体系.docx

建立工程项目的流程管理体系周新会(广联达软件股份有限公司 , 北京100193 )摘要 : 工程项目管理在关注目标的同时 , 也十分注重过程 。因此 , 在工程项目中有效地应用流程管理 , 能够规范项目的执行过程 , 加强项目利益相关者的沟通协调 , 是项目成功的重要保障 。介绍工程项目管理的 特点以及流程管理带来的价值 , 并对工程项目流程管理体系的建立加以探讨 。关键词 : 工程项目 ; 流程管理 ; 项目管理0 引言工程项目管理除了具备项目管理的基本特征外 , 还有自身的一些特点 , 主要体现在以下几个 方面 :( 1 ) 项目利益相关者众多 。工程项目涉及的利益相关者通常包括建设方 、设计方 、施工方 、 监理方 、供应方 、分包方 、政府主管部门等 , 他们之间有着大量的沟通和协作需求 。( 2 ) 项目组织形式复杂 。工程项目所处的组 织环境往往比较多样化 , 这可能包括职能型 、矩 阵型和项目型等各种形式并存的复合型组织 , 使 得项目在多组织中的执行具有很大的挑战 。( 3 ) 项目规模通常较大 。在中国经济快速发 展的今天 , 经常可以看到投资巨大的工程项目 , 例如很多基础设施建设项目 , 由于规模大 , 实施 过程 复 杂 , 给 项 目 的 管 理 和 控 制 带 来 了 很 大 难度 。( 4 ) 项目周期一般较长 。工程项目的规模决 定了其较长的建设周期 , 例如 : 一个普通建设工 程项目的生命周期就跨越了立项 、设计 、施工 、 竣工等多个阶段 , 较长的项目生命周期对风险管 理和变更控制提出了更高的要求 。流程是指多个 人 员 、多 项活 动有 序 的组 合 ,它关心的是谁做了什么事 , 产生了什么结果 , 传 递了什么信息给谁 , 这些活动体现了价值增值过 程 。流程 管 理 ( P roce ss M anagem en t) 是 一 种 以构造规范化的端到端业务流程为中心 , 以持续提 高组织业务绩效为目的的系统化方法 1 。可见 ,流程管理非常注重业务过程 。 项目是一种创新活 动 , 是 指 项 目 团 队 通 过临时性努力 , 创造独特产品 、服 务 或 成 果 的 过程 。项目管理是将知识 、技 能 、工 具 和 技 术 应 用于项目活 动 , 以 满 足 项 目 的 要 求 2 。因 此 ,项目 管 理 既 是 一 种 目 标 管 理 , 也 是 一 种 过 程 管理 。工程项目则是指以工程建设为载体的项目 。将流程管理应用于工程项目 , 就需要结合工程项 目管理的特点 , 发挥流程管理的优势 , 建立适合 工程项目的流程管理体系 。1 工程项目管理的特点2流程管理的价值工程项目管理作为项目管理的一个重要应用领域 , 具有项目管理的基本特征 。在项目管理协 会 ( PM I) 出 版 的 项 目 管 理 知 识 体 系 指 南 ( PMBO K) 第 4版中 , 就把整个项目管理的过程 定义为五大过程组共 42 个过程 2 。这些过程使 用流程图的方式描述并前后关联 , 充分体现了项 目管理的流程化特征 。美国著名管理学家迈克尔 哈默曾提出 , 对于 21世纪的企业来说 , 流程将非常关键 。因为 流程是一个企业所有运作活动的路径和范式 , 企 业通 过 执 行 流 程 来 实 现 其 战 略 决 策 和 经 营 目 标 1 。那么 , 流程管理将为工程项目管理带来哪项目管理技术2011年第 9卷第 1期56些价值呢 ? 根据 PMBO K中对项目以及项目管理的定义和描述 , 通常每个项目都有一定的生命周效 、实现项 目 目 标 都 具 有 非 常 重 要 的 意 义 。同时 , 项目流程作为一项组织过程资产 , 将成为组 织项目管理能力的重要组成部分 , 能够持续提高组织的竞争力 。因此 , 要有效提高组织的项目管理水平 , 就 必须建立起贯穿项目全过程 、覆盖项目多方位 、 面向项目第一线的工程项目流程管理体系 。这将 是一个基于工程项目管理特点 , 体现工程项目全生命周期的 “上有规划 、中有管控 、下有执行 ”的完整流程管理体系 。具体而言 , 就是要建立自 上而下的三个流程层次 , 即项目管理总体流程 业务管理流程 作业处理流程 , 在这三个流程层 次中 , 每个层次都将根据需要建立一系列的流程 和子流程 。311 建立项目管理总体流程项目管理总体流程是对工程项目流程管理的 高层规划 , 是组织从项目管理的整体出发而建立的项目流程管理框架 。项目管理总体流程建立的目的是为工程项目管理提供全局指导 , 明确工程 项目生命周期的起点和终点 , 并根据项目的特征 进行合理的阶段划分 , 从而成为建立下级层次流 程的纲领性文件 , 这就是 “上有规划 ”。项目管理总体流程的突出特点是全程性 , 也 就是贯穿项目全过程 , 这与项目有始有终的 “临 时性 ”特点是相吻合的 。项目管理总体流程的另 外一个特点就是阶段性 , 为了便于对项目过程进 行控制 , 通常把一个工程项目划分为若干阶段 , 这些阶段都具有明确的里程碑标志 , 有助于项目 阶段的交付和关口决策 。在建立项目管理总体流程时 , 应结合工程项 目的特点 , 并参考 PMBO K中关于项目管理五大 过程组的整体流程 。在一些企业中可能同时存在 不同类型的工程项目 , 如 EPC项目和施工总承包 项目 , 它们的项目生命周期起点和终点 , 以及项 目阶段的划分都可能不同 。因此 , 应根据企业内 不同类型项目的特征 , 分别制定适合各类型项目 的项目管理总体流程 。图 1是一个施工总承包项目的项目管理总体 流程实例 , 该流程明确了施工总承包项目的起点是项目立项 , 终点是项目竣工 , 并将项目划分为期 ,此 ,系 ,并且大 多 数 项 目 都 由 一 个 团 队 来 完 成 。因通过一 系 列 流 程 管 理 来 协 调 项 目 内 外 部 关 完 成 项 目 生 命 周 期 的 各 个 阶 段 是 非 常 必要的 。流程管理对于工程项目管理的帮助和提升 ,主要体现在以下几个方面 :( 1 ) 流程管理能够提高项目绩效 。工程项目 存在诸 多 利 益 相 关 者 , 并 处 于 复 杂 的 组 织 环 境 中 , 为了能 有 效 地 进 行 项 目 内 外 部 的 沟 通 和 协 作 , 项目各相关方应按照一致的管理流程处理项目事务 , 这不仅有利于相互协调 , 而且也有助于 提高项目的绩效 。( 2 ) 流程管理有利于监控项目风险 。工程项 目规模大 、周期长 , 项目执行过程中充满着不确定性和变化 。采用严格的流程管理 , 可以在项目 的整个生命周期内 , 加强项目各个环节的相互联系 , 有效监控项目的动态变化 , 提高项目风险的 应对能力和变更控制能力 。( 3 ) 流程管理是项目成功的重要保障 。项目成功绝非易事 , 在凯文 福斯伯格的 可视化项 目管理 一书中 提到 “项 目 的 失 败 司 空 见 惯 ”,这其中包括很多诸如哈勃太空望远镜一类的大型项目 3 。国 外 一 个 关 于 大 中 型 项 目 的 研 究 也 表 明 , 项目失败或被取消的比例高达一半以上 。而 流程管理蕴涵了输入 处理 输出 ( IPO ) 的思 想方法 , 它能够将各个项目管理活动有机地联系 在一起 , 环环相扣 , 推动项目一步步走向成功 。( 4 ) 流程 管理 将帮 助 组织 提 升 项 目 管 理 能 力 。 PM I的 组 织 项 目 管 理 成 熟 度 模 型 ( O PM 3 )理论指出 , 组织项目管理的成熟度包括标准化 、可测量 、可控制和持续改进四个阶梯 4 , 其中标 准化是基础 。因此 , 建立标准的项目管理流程也 是组织项目管理能力提升的基础 。3 工程项目的流程管理体系如前所述 , 在工程项目中实施流程管理 ,对于理顺工 作 关 系 、优 化 业 务 过 程 、提 高 项 目 绩 1994-2013 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 2011年第 9卷第 1期周新会 建立工程项目的流程管理体系57立项 、策划 、实施 、竣工等几个阶段 。同时 , 该流程还理清了项目管理中诸多要素的关系 , 定义 了各阶段的可交付成果 , 完整地体现了施工总承 包项目生命周期的全过程 。及的各个领域 , 不留管理死角 。业务管理流程的另外一个特点就是严密性 , 为了达到业务管控的 效果 , 要 建 立 目 标 计 划 执 行 监 控 结 果 的完整 管 理 环 , 以 形 成 环 环 相 扣 的 业 务 管 理过程 。在建立业务管理流程时 , 应以项目管理总体 流程为指导 , 使各个领域的业务管理流程各有侧 重并协调统一 。不同的企业或工程项目会有不同 的管理重心 , 例如有的以进度管理为重点 , 有的 则以成本管理为核心 。因此 , 应根据不同业务领域的复杂程度合理划分流程的粒度 , 以便定义适 当的流程和子流程 。图 2是 某 施 工 企 业 的 项 目 成 本 管 理 流 程 实 例 , 该流程将项目成本管理相关的业务进行了优 化整合 , 体现了收支两条线的成本管理思想 。同时 , 该流程还建立起了从制定目标成本到成本考 核的项目成本全过程管理 , 实现了从目标到结果 的管理闭环 。从项目成本管理流程的实例可以看出 , 业务 管理流程的建立体现了这个流程层次的严密性特点以及业务管控作用 , 是整个工程项目流程管理 体系的 “枝 ”。313 建立作业处理流程作业处理流程是对业务管理流程中某一环节 或某项工作过程的详细定义 , 是在实际执行层面对项目流程管理的具体落实 。作业处理流程建立 的目的是为工程项目管理提供具体的工作规范 , 给出各项业务处理的执行程序和操作规则 , 使流 程管理体系得以落地 , 这就是 “下有执行 ”。图 1 施工总承包项目管理总体流程从施工总承包项目管理总体流程的实例可以 看出 , 项目管理总体流程的建立体现了这个流程 层次的全程性 、阶段性特点以及对全局的指导作 用 , 是整个工程项目流程管理体系的 “干 ”。312 建立业务管理流程业务管理流程是对工程项目管理中某一领域 所涵盖业务流程的具体描述 。业务管理流程建立 的目的是为工程项目管理的各个领域提供管控思 路 , 确定该业务领域管理的完整环节 , 以实现闭 环管理 , 这就是 “中有管控 ”。业务管理流程的突出特点是全面性 , 也就是 多方位覆盖项目 , 流程要能包含工程项目管 理 涉图 2 项目成本管理流程 1994-2013 China Academic Journal Electronic Publishing House. All rights reserved. 项目管理技术2011年第 9卷第 1期58图 3 项目变更处理流程作业处理流程的突出特点是可操作性 , 也就是面向 项 目 第 一 线 , 流 程 要 符 合 业 务 处 理 的 规 律 , 并尽可能优化作业程序 , 注重提高业务处理 的执行效率 , 并在一定程度上减轻操作人员的工 作强度 , 从而确保流程管理体系的有效落实 。在建立作业处理流程时 , 要结合项目管理第 一线操作的实际情况 , 建立起与作业处理流程相 配套的岗位职责分工和工作绩效考核机制 , 形成 流程管理体系顺利执行的制度保障 。另外 , 对于 各个业务领域存在的重复作业 , 可以建立公共流程 , 以保证作业处理流程的简洁性和一致性 。图 3是 F ID IC合同条件中定义的有关项目变 更处理流程的实例 , 该流程为工程项目变更处理 工作提供了清晰的规范 , 在明确项目变更处理程 序的同时 , 统一了项目各方处理变更的规则 , 保证了在项目执行过程中变更管理活动的有序进行 。 从项目变更处理流程的实例可以看出 , 作业 处理流程的建立体现了这个流程层次的可操作性 特点以及工作规范作用 , 是整个工程项目流程管理体系的 “叶 ”。4 结语工程项目流程管理体系的建立 , 是流程管理在工程项目不同层次和各项管理活动中的深入应 用 。它不但与项目管理的流程化特征相吻合 , 同时也能够提升项目管理的执行力 , 是工程项目管理特点与流程管理优势的良好结合 , 对于提高工程 项目管理水平以及保障项目成功具有积极的意义 。参考文献 1 丁兴良 , 林俊 , 黎燕 1项目流程管理 M 1 北京 : 经济管理出版社 , 20081 2 项目管理协会 1项目管理知识体系指南 M 1 王勇 , 张 斌 , 译 14 版 1北京 : 电子工业出版社 , 20091 3 凯文 福斯伯格 , 哈尔