如何编制招标文件.doc

如何编制招标文件 一、编制招标文件的总体要求在政府采购招标活动中，招标文件整个招标过程具有举足轻重的作用，招标文件既是投标人编制和参加投标的依据，也是评标委员会评标的依据，同时还是签订政府采购合同所遵循的依据，招标文件大部分内容要列入合同之中。一般情况下，招标人和投标人之间是不进行或只进行有限的面对面交流，投标人只能根据招标文件中的各项规定和要求编写投标文件。因此，招标文件是联系、沟通招标人和投标人的桥梁。能否编制出完整、严谨、科学的招标文件，直接影响到招标采购的质量和结果，也是招标成功的关键。所以，在编制招标文件时，应注意以下几个方面：（一）编制招标文件前期准备工作应充分招标人应根据招标项目的特点和需要编制招标文件，政府采购活动涉及的范围广，包括货物、工程、服务等范围内的很多方面，不同的项目各有自身的特点。因此，招标文件的编制必须以项目为依托，并对采购项目从政策、资金、市场、技术、生产等方面进行全方位的调查了解，为编制科学、合理的招标文件提供保证，对专业性强的采购项目可邀请相关的专家和技术人员进行论证、分析。 1 、政策分析。主要了解招标采购的项目所提的要求是否符合国家有关法律、法规、政策的规定，这些政策法规对招标项目有何影响，应在招标文件中如何体现，如公务用车保险服务招标项目涉及保险费率、保险类别、服务期限等内容，只有通过对中华人民共和国保险法及中国保险监督管理委员会有关机动车保险规定等政策法规进行全面深入的了解，才能编制出既符合政策规定又能满足采购要求的招标文件。 2 、采购预算分析。采购预算是确定评标价最重要的参考标准，往往作为政采购招标项目的标底。在目前情况下，采购预算的编制可采取以下三种方法：一是通过调查，采用货比三家的方法确守采购项目的平均价格；二是根据以往采购货物的价格来确定；三是请专业机构或专家论定。 3 、采购需求分析。采购需求是招标文件的重要组成部分，也是评标的关键依据之一，采购需求制定提不明确或不全面，就会增加采购风险，影响采购质量，增加评标难度，甚至导致废标。因为，对采购项目的技术要求、供货期等采购需求有必要会同有关专家进行论定、分析、全面、准确地把握采购单位的采购需求。 4 、市场分析。主要是通过各种渠道调查、了解所需货物的生产企业情况、工程或服务的供应商情况等，如生产企业或供应商的数量、规模、经营、分布情况等。（二）招标文件内容应齐全完整招标文件是招标人向投标人发出旨在投标人编写投标文件提供所需资料并向其通报招标文件将依据的规则要求和程序的书面文件。虽然招标文件的详细程度和复杂程度依招标采购项目的难易程度和性质可以有所不同。但一般来说，招标文件应至少包括下列内容：招标公告（或投标邀请函）；投标人须知；投标人应当提交的有关资格和资信证明文件；招标项目名称、招标编号、数量、技术参数、性能（配置）和售后服务要求；交货、竣工或者提供服务的时间；政府采购合同的基本条款及订立方式；提交投标文件的方式、地点和截止时间；开标、评标、定标的日程安排。（3） 招标文件应充分体现政府采购的原则政府采购被称为“阳光工程”，公开、公平、公正是政府采购的基本原则。公开是指公开发布采购信息；公开开标、公开评标标准、公开中标结果，这就要求在招标文件中将所有与招标项目有关的信息及条件、要求，都应完整、明了、准确地表述出来，使每一个投标人都能获得同等的信息；公平就是应当公平对待所有潜在投标人，给予所有投标人平等竞争的机会，使其共同享受有同等的权利并履行相应的义务，而不能由于考虑地区部门的利益在招标文件中规定投标人必须为本地汉字注册的供应商或必须在采购单位附近设立售后服务站等歧视和限制投标人的条款；公正就是要求将凡在评标需要考虑的因素都必须写入招标文件，并以此为标准，在评标时同等对待每一个投标人。一般来说，评标因素应包括：投标报价、设备技术性能、技术水平、交货期限、企业信誉、投标方资质、售后服务能力等几个方面的内容。(四）编制招标文件应注意对采购项目进行合理分包设备货物类集中采购的特点之一是采购需求来自各个单位，品种多、数量大。有经济实力的供应商可能不多，有优势的供应商可能无法把优势发挥出来，从而无法达到既广泛引起竞争、节约资金又满足各采购单位要求的目的。为此，在编制招标文件时有必要对采购需求清单进行适当的分包，使投标人可对其中的一包或几个包进行投标。分包时可从以下几个方面考虑：按采购项目的品目分包，同一品目归为一包；按采购项目的数量分包，如同一品目采购数量很大，出于投标供货能力等方面原因的考虑可划分为若干个包；按采购单位划分，对那些有不同要求的采购单位，可单位独归为一个包；从投标人的经济能力考虑，可将同一类别品目按资金额度适当划为若干个包；按采购顶目划分，只有专营公司才能经销的项目不要同其它品目归为一包。象办公自动化设备招标不可能与医疗设备归为一包，若是将二者归成一包，就可能招标不成功。（五）招标文件中合同条款的编制应实事求是，合理合法合同条款是招标文件的重要组成部分，是确定供需双方经济关系的法律基础，也是投标人据以计算投标价格的基础。因此，拟签订合同的主要条款要完备。这样，有利于投标人了解中标后签订的合同的主要内容，明确双方的权义、义务和责任。一方面合同条款不能过于苛刻，如果由于合同条件苛刻有可能造成质量降低，交货期完不成、售后服务没有保障、甚至没有供应商参与投标等结果，从而损失更大。另一方面合同过于宽松，以免影响自身的利益。合同条款的制定还应当吸取以往签订合同中的经验教训，不断加以完善。同时，便于投标人制定投标方案，进行投标报价，也可以在签订正式合同时减少披皮现象，预防和避免纠纷的发生，在制定合同条款时应尽可能采用国际通行的标准。当然，采购标准条件也要因地制宜，实事求是，依据实际情况而定，不可全部照抄照搬。（六）文字表述要清楚准确、语言规范对招标文件中的字句要进行仔细的推敲，使用规范性术语，项目详细的技术参数描述要准确，避免使用含义模糊或容易产生歧义的词语，同时条款内容要符合中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国政府采购法、政府采购货物和服务招标投标管理办法，蔚规定，在招标文件编制过程中，应当吸取己有的经验教训，并改尽可能将问题考虑得全面些，招标文件制作完成后要反复阅读、核对、多人把关。二、如何编制招标文件（一）招标文件的主要内容招标文件包括以下内容：1 、投标邀请2 、投标人须知3 、投标人应当提交的资格、资信证明文件4 、投标报价要求，投标文件编制要求和投标保证金交纳方式5 、招标项目的技术规格要求、数量、包括附件、图纸等6 、合同主要条款及合同签订方式7 、交货和提供服务的时间8 、评标方法、评标标准和废标条款9 、投标截止时间，开标时间及地点10 、省级以上财政部门规定的其他事项（二）编制过程中应该注意的问题 1 、投标邀请 ( 1 ）明确文件编号、项目名称及性质( 2 ）投标人资格要求，不同项目根据性质不同邀请的投标人资格不同。( 3 ）发售文件时间应以公告时间开始到投标截止时间之前结束。( 4 ）提交投标文件方式，地点和截止时间。招标文件应明确投标文件所提交方式，能否邮寄，能否电传，投标文件应交到什么地方，在什么时间之前提交有效等。 2 、投标人须知投标人须知是制定具体的投标规则，是对投标人的具体要求。( 1 ）制造商或者具有制造商授权的合法代理供应商。( 2 ）明确招标文件的组成( 3 ）招标文件的澄清和修改。( 4 ）投标文件的编制投标的语言 投标文件的构成投标文件的密封及标记 A 、注明招标项目名称、招标编号和“请勿在开标时间之前启封”的字样，并在密封口上加盖投标人公章、法定代表人或法定代表人授权代表印章。 B 、写明投标人名称和地址，以便将迟交的投标文件能原封退回。如果投标人未按上述要求密封和加写标记，采购代理机构对误投或提前启封概不负责。投标文件的式样和签署 A 、投标文件根据情况一正三副或一正四副。根据需要提供电子文件（便于存档）。 B 、文件需由法人以及法人授权的投标人代表签署（国际招标还需逐页小签）。以便开标前对文件密封情况进行检查。 投标报价 A 、以人民币报价。 B 、不接受任何选择报价，（明确主投方案）不利于评标。 C 、对于复杂的非标准货物采购，还应作分项报价。 证明投标人合格和资格的证明文件 证明货物的合格性和符合招标文件规定的文件( 5 ）投标保证金在投标有效期内撤回投标。 未在规定的期限内签订合同和提交履约保证金。 ( 6 ）投标有效期 ( 7 ）投标截止期 ( 8 ）投标文件的修改和撤回( 9 ）废标属下列情形之一者作废标处理： 1 、投标文件送达时间己超过规定投标截止时间（公平、公正性）; 2 、投标文件未按要求装订、密封；3 、未加盖投标人公章及法人代表、授权代表的印章，未提供法人代表授权书；4 、未提交投标保证金或金额不足，投标保证金形式不符合招标文件要求及保证金、汇出行与投标人开户行不一致的。5 、投标有效期不足的；6 、资格证明文件不全的；7 、超出经营范围投标的；8 、投标货物不是投标人自己生产的且未提供制造厂家的授权和证明文件的；9 、采用联合投标时，未提供联合各方的责任的义务证明文件的；10 、不满足技术规格中主要参数和超出偏差范围的；11 、付款方式和付款条件不符合招标文件要求； 12 、投标报价超过采购预算的； 13 、投标人在投标过程中使用不真实材料的； 14 、技术及服务文件部分、密封副本与原来技术资料或样品不一致的，即正本与副本不一致； 15 、评委会认定应予废标的其他情形。依据财政部 18 号令要求，执行机构必须在招标文件中明确废标的条件和理由。除了以上规定外，政府采购法第四章第三十六条明确描述，在招标采购过程中出现以下情形的作该项目作废标处理： 符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的； 出现的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的； 出现影响采购公正的违法、违规行为的； 因重大变故，采购任务取消的。 ( 10 ）开标、评标、定标该程序要在招标文件中有所描述。在后面的“如何组织开标，评标要作具体阐述，但招标文件里必须明确： 本次评标将采用何种方法。18 号令中规定货物服务招标的评标办法有最低评标价法、综合评分法、和性价比法三种。采用综合评分法的应明确权重（如报价30 、商务10 、技术50 、服务10 % ）。招标文件应公开评标委员会的组建情况，只是公开专家组成人数及类别，不是公开专家名单。根据政府采购法规定，评标委员会由5 人以上单数组成，经济类专家几名；技术类专家几名；采购人几名；对于采购人不参加评标，可委托执行机构派人等等。招标需求这是编制招标文件中最关键的一个环节。招标需求制定的好坏，直接关系到采购人是否能采购到自己满意的货物和服务。也是体现执行机构工作效率和工作水平的指标。采购人的需求五花八门，同时存在同一种货物采购人不同，需求也不同的情况，这就要求执行机构必须具备一定的技术和人才资源。这些人才既要熟悉和了解政府采购相关法律法规，又要有专业知识。18 号令第二章第二十一条规定，招标文件规定的各项技术指标应当符合国家的强制性标准，不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容。因此采购人在提交技术需求时，执行机构要引导、把关，要求他们不能指定品牌。既要尊重采购人的需求意见又要符合政策，不指定或者变相指定、不排斥潜在投标人，使招标文件更具竞争性。技术指标和参数尽量详尽。如果采购人有专门的技术装备部门，请他们组织专家进行讨论。如果不具备方面条件，我们要根据需要，就招标文件征询有关专家的意见然后制定出一份至少要满足三家以上投标人技术需求，以保证政府采购工作的公平和公正性。招标文件编制完成后应由采购人签字确认。从编制招标文件招标需求看，执行机构要加强专业化管理和业务技能。花大力气建设一支高素质的专业人才队伍，从提高专业水平和熟练程度入手。 合同的格式和合同条款招标文件制作时，执行机构向投标人提供一个统一的合同参考格式，以便于供应商在中标后与采购人签订合同时，直接采用。 投标文件格式及附件三如何组织开标、评标和定标（一）开标前期准备工作 1 、信息发布招投标信息包括公开招标公告、中标公告、成交结果及其更正事项等。根据18 号令要求，执行机构在编制招标文件后，公开招标公告，公告必须在省级财政部门指定的政府采购信息媒体上发布公告（政府采购网、中国财经报）公开招标公告应包括下列内容： ( 1 ）采购人、采购代理的名称、地址和联系方式； ( 2 ）招标项目的名称、用途、数量、简要技术要求和招标项目性质； ( 3 ）供应商资格要求； ( 4 ）获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价； ( 5 ）投标截止时间、开标时间及地点； ( 6 ）采购项目联系人姓名和电话；以上格式和要求基本上与招标文件中的“招标邀请”一致。 2 、评标办法的起草根据招标文件要求，执行机构在开标前应起草好评标办法。评标标准和办法必须依据招标文件所规定的权重来制定，要保持与文件的一致性，不得擅自更改。18 号令第五十条规定货物服务和评标方法分为：最低评标价法、综合评分法和性价比法。关于制定评分办法应注意三点： ( l ）评分办法必须由执行机构起草，适当征求采购人采购意见，尽量公正、公平。 ( 2 ）按照综合评分法。货物价格权重在30 一6070 之间，服务10 一30W0 之间，执行统一价格服务，价格不作为评分因素。（二）开标开标过程要有严格的程序。在具体操作过程中注意以下几个问题： 1 、开标应按招标文件中规定的日期、地点和程序进行。 2 、开标应采取公开形式，即允许投标商代表出席，在规定日期之后收到的投标及没有开封和开标时没有宣读的投标均应不予考虑。 3 、开标时，投标文件中开标一览表（报价表）内容与投标文件中明细内容不一致的，以开标一览表（报价表）为准；投标文件的大写金额和小写金额不一致的，以大写金额为准；单价金额有明显错位的，应以总价为准，并修改单价；对不同文字文本投标文件的解释发生异议的，以中文文本为准。 4 、截止投标截止时间，参加投标的供应商不足三家的，除采购任务取消情形外，执行机构应报告政府采购监管机构，无合理条款符合程序的申请改变方式；有不合理条款、不符合程序的依法重新组织开标。（三）评标 1 、评标委员会的组建在评标的前一天，执行机构应按招标文件上载明的评标委员会组成结构组建评标委员会。经济、技术评标专家从监管机构建立的“专家库”中随机抽取。 ( 1 ）在进入评标前，执行机构召集评标委员会成员，宣读评标委员会的义务以及评标纪律。评标委员会应当履行下列义务：遵纪守法，客观公正，廉洁地履行职责；按照招文件规定的评标办法和评标标准进行评标，对评审意见承担个人责任；对评标过程和结果，以及供应商的商业秘密保密；参与评标报告的起草；配合财政部门的投诉处理工作：配合执行机构答复投标供应商提出的质疑。 ( 2 ）推选一名评标委员会主任，以起到在评标过程中穿针引线的作用。 ( 3 ）与投标人有利害关系的人员不得作为评标委员会成员。 ( 4 ）评标必须以招标文件为依据，不得采用招标文件规定以外的标准和方法进行评标，凡是评标中需要考虑的因素都应写入招标文件之中，也就是说，招标文件应规定除价格因素外应当需考虑的其他因素。 2 、评标的组织评标应当遵循以下程序： ( 1 ）投标文件初审初步评审工作比较简单，却是非常重要的一步。 资格性检查。 符合性检查。( 2 ）澄清有关问题 ( 3 ）比较与评标 采用综合评分法，其中报价占30 分，商务占10 分，技术和服务占60 分； 报价由执行机构的工作人员按评标办法中规定的公式直接计算；技术和服务评标由执行机构的工作人员在政府采购监管部门的监督下分类编号交评委评分（对密封不合格投标文件作废标处理）。密封评标结束后，评标委员会将对所有密封合格的投标商的密封文件部分与投标人原始技术资料和样机进行核对，在核对中一旦发现密封的技术响应文件内容与该投标人真实性不符，该投标人将以提供虚假证明文件受处理，其投标也将按废标处理。 应该注意以下问题：A 、评分以去掉一个最高分和一个最低分汇总取平均值进行排序。B 、评分汇总由执行机构负责；C 、