学校档案管理要求.doc

甘洛县职业技术学校档案管理要求学校的档案管理，历来是学校常规管理工作的重要环节和重要内容，反映一所学校管理工作严谨、规范和科学的程度，从一定意义上也能透视出一所学校的整体办学水平。也是教育管理和检查评估一所学校的重要依据。教育部门和各级各类学校应高度重视学校档案管理工作。学校档案的内容很丰富，包罗万象，几乎涵盖了学校教育教学、教师与学生、行政管理、后勤财务管理、学校建设和发展等各方面的工作。建立健全学校档案，不仅能确保学校管理与建设、改革与发展等方面工作业绩的真实记载和史实的积累，不断积淀和丰富学校的文化内涵，而且是学校有关工作决策的重要依据。依据翔实的档案资料来决策有关学校的规划、校舍建设、校产纠纷、评职、评优、鉴定等事项，可以增强决策的公正性和科学性，避免或减少盲目性和随意性，提高管理效益。义务教育中小学档案建设，必须明确内容和分类。义务教育阶段中小学的档案主要由文书档案、教育教学档案、义务教育档案、教师业务档案、财务资产档案和科技实物档案等几个方面构成。日常管理工作中档案资料的收集、分类、整理、归档就要围绕这几个方面来建设。一、学校档案分类、内容及要求（一）文书档案（办公室）文书档案主要内容反映学校日常行政管理活动的情况。归档的内容和范围是：1 、当地及其以上政府和教育部门下发的有关教育工作的政策、法规、决定、制度、意见、重要通知以及召开有关教育工作会议的重要会议材料；2 、上级机关针对本校的指示、批复、批转文件和有关领导在本校有关会议的重要讲话等文件资料；3 、本校制作的规划、工作计划、总结、报告、决议、决定、制度、简报、会议记录、工作日志、大事记、校史等资料；4 、本校机构设置、印鉴、人员编制、干部任免、教职工任职与教师资格的批文、教师转正定级、职称评定、晋级调资的文件；5 、教职工花名册与年终统计表；6 、教职工退休、伤亡及重大事故的报文和批复材料；7 、学校集体和先进人物的典型材料、奖惩材料、综合考核评价的材料；8 、学校外事活动中形成的各种有价值的材料。（二）教育教学档案(教务处、校团委、德育处)教育教学档案主要内容反映学校日常教育教学管理和教育教学活动的情况。归档的内容和范围是：l 、学校教育教学计划、总结、教改方案、教研课题、教师任课一览表、功课表；2 、教研组和班主任工作计划和总结；3 、本校教师示范、观摩教学教案、听评说，课记录；4 、教师在上级刊物、媒体或学术交流会议上发表的论文和作品；5 、自编教材、校内刊物的定稿、印本；6 、学年未、毕业、升学考试花名册和统计表及各科考试成绩综合分析材料；7 、在校学生在刊物、媒体上发表的作品、文章；8 、学生参加本校及校外体育比赛成绩，破校级以上运动会项目记录与名单；9 、学生参加征文、智力竞赛、文艺汇演、书画展等重要活动中获奖名单与作品；10 、三好学生、优秀团员与学生干部的名单材料；11 、先进班集体、团支部、少先队和其他先进学生组织的名单。（三）义务教育档案(教务处、招生就业处)义务教育档案的主要内容反映学校义务教育的普及程度、师资、经费、设施设备及工作成效等情况。归档的内容和范围是：1 、义务教育的实施与巩固提高工作的规划、方案、安排、总结、自查自评报告、评估验收与复查的反馈意见和结论；2 、辖区（服务区）0 一17 周岁人口统计表（分年龄段每年统计一次）; 3 、辖区适龄儿童、少年（小学7 一12 周岁、初中13 一15 周岁）花名册及统计表（以本辖区户籍为基本统计依据，以真实出生人口为准，并统计女童，少年。以上不含盲、聋、哑、智障、残疾人口。每年续建下一个年龄段的适龄人口）; 4 、辖区适龄儿童、少年已入学花名册及统计表（可在第3 条的适龄儿童、少年花名册内注明，并统计女童、少年。含在本校和外校入学的学生，不含在下一级学校上学的学生。在外学区入学的要备案证明材料。每年统计一次）; 5 、未入学学生花名册与统计表（注明原因）; 6 、辖区内适龄残疾儿童、少年（注明肢体残疾）花名册与统计表（每年统计一次）; 7 、在校学生花名册与统计表（分年级、分班每年统计一次。注明未足龄和超龄学生和外学区学生。外学区学生要有转学证明）; 8 、休学、（留级）、转（出、入）学、辍学、死亡学生及在下一级学校上学的学生花名册与统计表（分年级分班每年统计一次，注明女童、少年。并按有关要求备附能够支持上述情况的申请、证明、鉴定、辍学学生追踪登记卡等原始材料）;9 、在校寄宿学生花名册及统计表（分年级分班每年统计一次，注明女生）; 10 、家庭经济困难学生花名册；11 、15 周岁或17 周岁人口完成义务教育的花名册与统计表；12 、毕业生花名册及全科成绩登记册与统计表；13 、体育达标卡、健康卡；14 、毕业学生升学去向情况统计表。15 、专任教师花名册与统计表（性别、年龄、学历、职称、教龄等因素）; 16 、学校年度公用经费统计表；17 、学校每年改善办学条件的统计表。（四）业务档案(教务处)教师业务档案主要是反映学校教师队伍建设成效、教师队伍的结构、变化和整体素质状况。学校应建立一份总的教师业务档案外，每个教师应单独建立一份档案。教师调动时，该档案应随个人行政关系一并密封转入新单位，以证明该教师的基本素质和工作业绩。归档内容和范围是：1 、全体教师花名册和教师基本情况统计表；2 、教师继续教育、学历进修、教学与教研教改成果，综合考核及评优、奖惩登记表；3 、每学期的课程表和工作量统计表；4 、个人基本情况登记表；5 、个人学科教学计划；6 、个人发表、获奖或典型的教案、文章和其他作品的原件或复印件；7 、个人职称评定、晋级、考核、评优等文件资料；8 、评聘、学历、资格、职称、获奖等证书原件或复印件；9 、体检表。其中1 、2 、3 、项的内容也要归入在总档中。（五）财务资产档案(后勤处)财务档主要反映学校经费收支、固定资产的现状、来源、转移、销毁等情况。归档内容和范围是：1 、原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和相应的其他凭证2 、总帐、明细帐、日记帐、固定资产帐（卡）、辅助簿和其他相应的会计帐簿；3 、月份、季度、年度财务报告报表、统计表和其他相应的财务报告；4 、银行存款额度调节表、对帐单和其他相应的会计核算专业资料；5 、财务档案移交清册、保管清册、销毁清册；6 、学校固定资产转移、销毁手续和记录。7、社会团体及个人对学校的捐赠记录等资料。（六）科技实物档案(办公室)科技实物档案反映学校科技投入、发展过程和成效的声、影、像、电子软件及可归档实物。归档的内容和范是：1 、上级领导和社会团体、知名人士、国外友团队来学校检查、视察、评估、验收、参观、捐赠等重要工作及活动过程形成的声、影、像材料；2 、本校召开的重要会议和重大活动中形成的声、影、像材料；3 、外事活动中形成的声、影、像材一料；4 、学校历届毕业生集体的合影或录象、历届领导班子、有重大贡献或获奖师生的影象资料：5 、学校获得的各种称号标志、锦旗、奖牌、实物等影像材料；6 、校内重大事项或重大事故中形成的声、影、像材料；7 、学校改扩建和新建重要工程前后现状的影像资料；8 、可归档的小型珍贵实物，如画册、纪念章、卡等。9 、学校、教师、学生科技发明获得的奖杯、奖牌、证明及影像资料。二、档案的收集、整理学校档案资料的形成，主要由学校各职能机构在日常管理中形成的原始资料。各职能机构都要形成档案管理意识，按照档案分类要求和各自的职责，负责日常的资料收集、整理、分类，装入未整理的档案资料盒。学校每年要统一收集、整理一次档案。文书档、教育教学档、义务教育档、科技实物档每学年9月份整理一次，财物资产档每年整理一次，并按有关规定进行充实完善相关内容（特别是义务教育档的续档，休、留、转、辍等学生花名册与统计表的核实补充等），由学校领导审定后，组织专门人员归档装订，移交档案室。同一类档案视其内容多少可分装若干卷，要注意规范填写案卷封面、目录和内容编码。声、影、像、实物档案的编码要确保其耐久性，并与文本档案编码相一致。三、档案的管理与利用学校档案保存分为永久、长期、短期等期限。文书档、教育教学档、科技实物档属于永久保存档案，义务教育档、财务档属于长期保存档案（一般应在25 年以上）。学校要设置专门的档案室。档案室应配备必要的防盗、防火、防潮、消毒等设施。购置专用档案柜，编制档案总目录，按分类、案卷号有序保管。建立健全档案室的档案入库、调阅和管理的等管理制度，加强档案知识培训，明确档案管理人员的职责，增