广东省教育部门协议供货电子管理平台采购人手册[200911.doc

广东省教育部门协议供货电子管理平台用户操作手册 采购人分册广东省教育部门协议供货电子管理平台用户操作手册（采购人分册）2009年11月目录目录I第一章 系统概述11.1概述11.2系统使用对象1第二章 供应信息22.1访问系统22.2查看商家信息22.3查看产品行情库5第三章 协议采购73.1协议供货业务流程图73.2 登录系统73.3 委托书管理83.4 订单管理113.5 合同管理16第四章 基础资料194.1用户信息194.2 商品信息214.3 单位信息214.4品目信息224.5 供应信息23第五章 查询统计245.1委托书查询统计245.2订单查询统计245.3合同查询统计25第六章 安全设置266.1角色权限管理266.2用户角色管理27附录129附录230I第一章 系统概述1.1概述根据广东省财政厅和教育厅文件（粤教装备20094号）关于广东省属高校和中等职业技术学校2009年度实验室仪器设备部门协议供货办法的通知，决定从2009年起对省属高校和中等职业技术学校部分实验室设备实行政府采购部门协议供货。具体的操作流程如下：（一）省直单位采购人通过访问网址（45/zbzx）到广东省教育部门协议供货电子管理平台的主页面，浏览供应商品库和产品行情库信息，可以查看商品的供应商信息，商品的价格、历史参考价、所属代理商等详细信息。（二）采购单位使用本部门账号和密码登陆协议供货电子管理平台，根据需求制定协议采购委托书。（三）采购单位根据获准通过的委托书选择具体品牌的商品下订单，商家确认订单后，交由采购单位部门审核。（四）对已经完成的订单，制作合同，经双方确认无误后，签署生成正式的电子采购合同。（五）根据实际需求，打印电子采购合同，双方加盖公章。1.2系统使用对象系统主要使用对象如下：（1）采购人：高校和中等职业技术学校等教育单位。（2）供应商：参与部门协议供货的供应商，包括生产（制造）商和代理商。（3）采购管理机构：省教育装备中心采购办公室。（4）社会公众：关注教育部门协议供货采购工作的社会群体。第二章 供应信息2.1访问系统在浏览器地址栏输入45/zbzx1，到广东省教育部门协议供货电子管理平台的主页面，如下图1：图12.2查看商家信息点击主页菜单栏上的【供应商库】，显示所有的供应商信息列表，如图2:图2（1）点击如图2的单位名称，会看到供应商的基本资料信息。如图3：图3（2）如图2点击供应商提供的【商品】、【品-品牌】的链接会详细列出商品名称、品牌、价格等信息。如图4：图4如图4中点击【参考价】对应的图标，查看该商品的参考成交价格，即历史成交价格；如图4中点击商品名称查看商品详细规格。如图5；图5如图4中点击对应的【查看】链接，查看该商品的代理商，如图6：图62.3查看产品行情库点击主页面菜单栏的【产品行情库】，显示所有可供应的品信息，如图7：图7点击某个品目的链接，显示该品目的所有供应商信息，如图8：图8如上图8，也可以根据代理商、供货商、品目、品牌等条件查询商品。第三章 协议采购3.1协议供货业务流程图根据有关规定，本系统协议供货的流程如下图9所示：图93.2 登录系统（1）点击主页面左侧的【进入系统】，或右上方的【登录】按钮，转到系统登录页面，如图10：图10（2）输入用户名、密码、验证码后点击【登录】按钮，进入系统。如图11：图113.3 委托书管理从左侧菜单栏中点击【协议采购】【委托书管理】，进入委托书管理页面，可以根据委托编号、委托书状态、季度、时间等条件查询委托书，如图12：图12（1）新增委托书第一步：如上图12，点击【新建】按钮，进入新增委托书页面,如图13：图13第二步：如图13中填写委托品目、单价、数量、计量单位等信息，点【新增/追加】按钮。系统弹出一个确认对话框如图14： 图14【确定】后如图15。即成功增加一个委托项目。图15第三步：如果要在本委托书中添加多个委托项目，点【新增/追加】按钮，操作同第二步。如图13中点击【保存】按钮，弹出确认框如图16：图16【确定】保存该份委托书草稿。第四步: 如图13中 点击【提交】按钮，确认提交对话框如图17：图17【确定】后，返回成功提示如图18：即完成一个委托书的新增过程。图18（2）审核委托书查询待审核的委托书，从左侧单选框选中对应委托书后，【审核】按钮由灰色变为可操作状态，点击【审核】弹出确认框如图19：图19在这里可选择【通过】，也可以选择【不通过】，输入说明原因，【确认提交】。弹出审核成功提示，如图20：图20（3）修改委托书针对未提交的委托草稿或审核不通过的委托书可以执行修改操作。例如：查询状态为委托草稿的委托书，左侧选中对应的单选框，【修改】按钮由灰色变为可操作状态，如图21：图21点击【编辑】按钮，进入修改委托书页面，在这里可以增加、删除委托书里面的项目，如图22：图22增加委托项，操作过程类似新增委托书的过程。删除委托项，点击右侧对应的【删除】按钮。 3.4 订单管理从左侧菜单栏中点击【协议采购】【订单管理】，进入订单管理页面，可以根据订单状态、订单编号、采购单位、供应商等条件查询订单。如图23：图23（1） 新增电子订单第一步：如图23点击【新建】按钮，进入订单制作页面，如图24：图24第二步: 点击【重选】按钮，选择制作订单关联到的委托书，如图25：图25第三步：点击【添加向导】按钮，这里分为几个小步骤完成一项采购的添加。依次如图26，27，28，29，30所示：选中一个采购项目：图26选择品牌：图27选择规格：图28选择商品：图29点击【+】展开商品信息，然后点击购物车图标，弹出确认框，如图30：图30第四步：如图30【确定】后，点击【关闭】链接完成采购项目添加。转到以下页面，如图31：图31输入采购商品的数量，点击【保存】按钮，保存采购数量信息的设置如图32：图32第五步：点击【制作新单】按钮，提交本订单。至此完成了订单制作，此时的订单只有商家确认后采购人方可操作。如图33：图33提示：可以根据相同的商家(代理商)制作成一份订单。（2）审核订单对商家已经确认的订单进行审核。第一步：查询待审核订单。左侧选中订单对应的单选框后，【审核】按钮由灰色变为可操作状态。如图34：图34第二步：点击【审核】按钮，通过下拉列表选择【通过】或【不通过】并填写原因，然后【确认提交】，如图35，图36：图35如图36，订单的状态已经变迁为审核通过。图36（3）修改订单对于采购人审核不通过的订单或者商家确认不通过的订单，可执行修改操作。第一步：查询确认不通过订单，如图37图37第二步：选中左侧订单对应的单选框，【修改】按钮变为可操作状态。点击【修改】按钮，进入修改订单页面，如图38：图38这里可以修改商品数量，价格，修改完成后点【保存】按钮，或要删除订单点【删除】按钮。3.5 合同管理从左侧菜单栏中点击【协议采购】【合同管理】，进入合同管理页面，可以根据订单编号、采购单位、供应商等信息查询合同。如图39：图39（1） 制作新合同如图39，对于审批通过的订单，点击【制作新合同】按钮，进入合同制作页面，输入合同相关条款的信息后，点击下方的【保存】按钮来保存合同初稿，如图40：图40如图40点击【提交】按钮合同进入待签署状态，即等待双方签署。如图40点击【删除】按钮删除这份合同初稿。（2） 签署合同合同初稿提交以后，状态转变为待签署，此时采购方可以签署合同了。在合同管理首页搜索待签署的合同如图41：图41点击右侧合同对应的【查看】按钮，进入合同详情页面。如图42：图42点击【确认】按钮，采购方签署合同。点击【不确定】按钮，不签署并让合同制作员修改合同。点击【取消】按钮，采购方取消本合同的签署。（3）完成合同采购方和供应商都签署后，变为正式的电子合同，查询已签署合同，如图43：图43点击【查看】进入正式合同页面，在右上方有【打印】按钮可用来打印合同。如图44：图44第四章 基础资料基础资料部分包括用户信息、商品信息、单位信息、品目信息和供应信息。这里说明一下用户信息和单位信息的区别：用户信息：指登陆系统时用到的用户相关的信息。包括用户名，密码，真实姓名等。例如，登录系统时输入的用户名是abc，用户信息是指abc所属单位的用户信息，包括abc和其他的用户。管理员用户具有修改其他用户信息的功能。单位信息：指登陆系统时用到的用户所属的单位信息。例如，用户名是abc，而单位信息是指abc所属的单位即某某学校的信息。 4.1用户信息从左侧菜单栏中点击【基础资料】【用户信息】，进入用户信息维护页面，如图45：图45（1）增加用户如图45，点击【增加用户】按钮，进入增加用户页面，如图46：图46输入用户名、密码后，下方为用户分配角色，选定角色后点击【】按钮，即把角色分配给了用户，【】按钮是把所有角色分配给用户。相应地，【】按钮是删除选定的角色，【】按钮，将权限赋角色，【】按钮是将全部权限赋给角色。相应地，【】按钮是删除选定的用户权限，【】按钮将角色分配给用户，按钮【】把所有角色分配给用户。相应地，【】按钮用来删除用户角色 ，【】按钮删除用户所有角色。用户角色修改完成后点击【保存】按钮，保存设置。附录1标识说明标识标识