第五章 中文PowerPoint2000的使用.doc

第五章 中文PowerPoint的使用什么是PowerPoint? Powerpoint是用于设计制作专家报告、教师授课、产品演示、广告宣传的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或投影机播放。Powerpoint和Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一。利用Powerpoint不仅可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议，远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。 利用Powerpoint做出来的东西叫演示文稿，它是一个文件，演示文稿中的每一页就叫幻灯片，每张幻灯片都是演示文稿中既相互独立又相互联系的内容。学做一个演示文稿- 演示文稿的例子 在做演示文稿之前，我们先看两个例子，使您对演示文稿有个整体印象。 (1)首先启动PowerPoint。用鼠标单击“开始”按钮，选择“程序”项，在弹出的子菜单中选择“Microsoft PowerPoint”命令 ，启动画面出来了。软件启动后，出现“新建演示文稿”对话框。上面是“新建演示文稿”选择区，下面是“打开已有的演示文稿”选择区。(2)我们选择“打开已有的演示文稿”，在下面的列表框中找到要打开的文件“学术论文”。单击“确定”按钮，这个文件就打开了。(3)按一下F5，对演示文稿进行播放。如果你的机器中已经装有PowerPoint，可以看一下这个学术论文的演示文稿paper.pps。 看，这个演示文稿和以前看的幻灯片不一样吧，既有声音，又有动画，比以前的幻灯片生动多了，开会的人一定不会再打瞌睡了。 下面我们再看一个例子。(4)单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，弹出“打开”对话框，选择名为“生日卡”的文件，单击“打开”按钮，这个文件也被打开了。(5)再按一下F5进行播放。 看一下生日卡的演示文稿card.pps。这是用PowerPoint做的一个生日贺卡，里面有漂亮的图片，还有音乐。好朋友过生日，还可以亲口说一声“生日快乐”呢！学做一个演示文稿- 建立演示文稿 现在咱们一起做个简单的演示文稿。(1)、先关闭已打开的两个文件。单击“文件”菜单，选择“关闭”命令，再重复操作一次，文件就都被关掉了。(2)、然后我们创建一个新的演示文稿，参见PP2K01.swf学做一个演示文稿-演示文稿的装饰 现在演示文稿都是白底黑字，不太好看，我们给演示文稿美美容。 套用模板是美化演示文稿的简便方法，通俗地说，利用模板可以使幻灯片有背景，使幻灯片上的字都有颜色，内容都能排列得很整齐。除内容外，应用相同模板的幻灯片形式是完全一样的。 在幻灯片的空白处，单击鼠标右键，在弹出的子菜单中选择“应用设计模板”命令，弹出“应用设计模板”对话框。列表框中列出了PowerPoint本身给出的几十种模板，我们选中那一个模板，右边视图里就出现了那一个模板的模样。这时可以根据文稿的内容和自己的爱好，选择合适的模板样式，我们选择Ricepaper模板，然后单击“应用”按钮，文稿就像被美容过似的，不但有了漂亮的背景，文字的字体和颜色都变了，整张幻灯片看起来很协调。最后可以按下F5按钮，放映一下刚刚做好的演示文稿。 学做一个演示文稿-文稿的保存和打印 最后别忘了把文稿进行保存。(1)单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，弹出“另存为”对话框。(2)系统默认的目录是 My Document，我们可以把文件保存在这个目录下，也可以创建一个自己的文件夹。在“文件名”文本框中输入一个文件名。如果演示文稿中第一张幻灯片标题内有文字，系统就会以这个标题作为文件的名字；如果第一张幻灯片的版式中不含标题，系统默认文件名为“演示文稿1”；演示文稿扩展名是“ppt”，是PowerPoint的缩写；如果不想改文件的名字，就单击“保存”按钮，文件就被保存好了。 (3)最后我们可以把演示文稿打印出来。单击“文件”菜单，选择“打印”命令，弹出“打印”对话框。(4)单击“确定”按钮，这时演示文稿就被发送到打印机进行打印了。 怎么样，PowerPoint不难学吧！如果你都学会了，可以看一下这一课后面的补充内容；在以后的教程里， 我们会教您制作更漂亮，更实用的幻灯片， 让您真正掌握演示文稿的制作。演示文稿的建立下面我们系统地学习PowerPoint 200，要学习的内容很多，可要好好学哟！ 我们还是从演示文稿的建立开始讲。进入PowerPoint后，显示出一个对话框，对话框上部是新建演示文稿选项区，提供了三种建立演示文稿的方法：内容提示向导、设计模板和空演示文稿。如果想新建演示文稿，就从里面选一种。上一课我们是用的模板来给幻灯片美容的，模板是一种以特殊格式保存的演示文稿，一旦我们用了一种模板后，幻灯片的背景图形、配色方案等就都已确定了，所以套用模板是很省时省力的一件事。不过建立演示文稿，还有更省事的，就是利用内容模板，它不但设置好了背景和颜色，还能预先填入很多文稿内容呢！ 不信我们就试一试，取消当前对话框，然后开始用内容模板建立演示文稿。参见：pp2k02.swf插入字符有了空的演示文稿，就要在里面输入内容。先输入一个标题，单击标题占位符，按下Ctrl+空格键启动输入法，然后输入“我的演示文稿”，再按一下Ctrl+空格键，输入法就关闭了。 下面我们再讲一下如何插入特殊字符，比如插入一个“”。把光标定位在要插入特殊字符的位置，单击“插入”菜单，这里并没有“字符”命令(图一），用鼠标双击菜单，菜单就全展开了（图二），我们想要的“符号”命令就在里面。 这是Office 2000的新特性，怕菜单里的命令过多，找起来不方便，就把一些不常用的命令隐藏起来了。菜单栏里的命令可以根据使用者的习惯加以调整，刚开始只显示常用的命令，但如果你选用了隐藏的菜单命令，这条命令会自动上升到可见命令的名单上。一段时间后，每种菜单的上层将只显示你经常使用的命令。就是说我老用谁，就能在菜单里看见谁。 当然使菜单全部可见还有一个办法：在文本框中单击鼠标，菜单就折起来了，再单击“插入”菜单，它又展开了，菜单最下面有一个向下双线箭头，就表示还有一些命令被隐藏着。如果单击它或是把鼠标在这个菜单上稍候片刻，就会显示全部的菜单命令。（图一）（图二）看，我还跑题了，我们还是来插入乘号吧。在弹出的菜单中选择“符号”命令，出现“符号”对话框，单击“字体”下拉列表框，里面显示了很多种字体，我们选择“Symbol”字体(图三），这是比较常用的字体，里面的符号很全。常见的等都可以在这里找到，当我们用鼠标单击一个符号时，符号会以选中状态放大显示。我们选中“”，再单击“插入”按钮（双击这个符号也行），乘号就被插入到文稿中了；如果还想插入其它符号，可以继续相同的操作；如果没有其它符号要插入，就单击“关闭”，回到文稿中。 插入的符号可以和其它文字一样，进行各种编辑处理。刚才我们所插入的字符是在“Symbol”字体中，而在其它字体里面，比如字体 等符号在Wingdings字体中。（图三）插入图片 下面我们再插入一页新幻灯片。按CtrlM快捷键都可以快速地插入一张新幻灯片。我们已经用过两种版式了，这次选个带画儿的，选中左下角这个，“文本与剪贴画”(图一），按“确定”。 我们可以通过在幻灯片中插入图片来增加视觉效果，提高观众的注意力，给观众传递更多的信息。更重要的是图片能够传达语言难以描述的信息，有时需要长篇大论的问题，也许一幅图片就解决问题了。（图一） 剪贴画怎么加呢？双击页面上的图标，打开“Microsoft 剪辑图库”对话框，在“图片”选项卡中列出了许多类型的剪贴画(图二），选一个什么图呢？先看看办公室里有什么，点一下“办公室”类型图标就行了。我们找一个动物的图形，按一下对话框左上部工具条中的“后退”键，回到上一次浏览的剪贴画，拖动滚动条，选取“动物”类别图标。这里有一个可爱的狮子头，我们就选它了。 单击狮子头图标，它就被选中了，这时图标旁边出现一组按钮，单击这个放大镜（图三），它表示预览剪辑，看，图片就是这个样子的。再单击“插入剪辑”按钮，剪贴画就被插入到幻灯片中了（图四）。 这时你会发现图片周围怎么还有几个小方块，这是图片的八个控制点，表示此时图片处于被选中状态，利用这些控制点可以放大和缩小图片。把光标定位在一个控制点上，等鼠标变成双向箭头时，按下鼠标进行拖动，图片大小就随着变化，释放鼠标，图片大小就变化了。 在图形外面随便什么地方，单击鼠标，就取消了图片的选中状态，图片周图的小方块也就消失了。(图二）（图四）你也许会问，在画笔里画的图形能不能插进来呢？当然是可以的。单击“插入”菜单中的“图片”项，然后再选择“来自文件”命令，这时你就可以选择你画的图形了。在“查找范围”区内单击“历史”按钮，最近使用过的图片都列在里面，我们随便找一个图片文件，就选“human”这个文件，插入到幻灯片中(图五）。 幻灯片还能插入什么样的图片呢？只要是Office 2000支持的格式，都能插入到PowerPoint中来。除常见的BMP、WMF、JPG、TIF等格式外，PowerPoint 2000还有一个新特色，就是可以在幻灯片中插入GIF格式的动画图片。（图三）（图五）插入影片和声音为了使幻灯片更加活泼、生动，我们还可以插入影片和声音呢！ 单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”(图一)命令。打开“插入声音”对话框，在对话框中找到声音文件保存的位置，然后选中它。我们就选这个logoff声音文件(图二)，单击“确定”按钮。这时系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”，单击“是”按钮确认。插入的声音在放映幻灯片时会自动播放，如果想在放映之前先听一下，可以双击一下这个小喇叭状的图标。 你还可以把自己的声音加到文稿里。插入的声音可以是Office 2000的剪辑库中提供的现成文件，也可以是用户自己创建的，只要是PowerPoint支持的格式就行。比如Win98里录音机录WAV格式的声音，MID格式的声音文件、CD音乐和AVI格式的影片文件。（图一）（图二） 插入影片和插入声音操作是非常相似的，我们再来插入一段电影。单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。哦，出来“插入影片”对话框了，找到一个电影文件，就选001这个影片（图三）。单击“确定”按钮。系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放影片”，单击“是”按钮确认。最后双击播放。（图三）创建图表接下来我们学习插入图表，这也是制作幻灯片时经常要使用的。 图表是什么呢？用图表能表达任何数值信息，利用图形表示数值直观明了，并且可以美化数据，增加观众的兴趣。使用条形图、饼图、面积图等类型表示数据，原来比较枯燥的数据变得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。你看，这些图表(图一）都是在PowerPoint中做出来的，是不是很好看！（图一） 单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮。弹出“数据表”窗口，默认的数据已出现在表格中了。这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有上面的标题栏没有变。 数据表上有一个单元格A1，它的周围有个黑框（图二），表示它是活动单元格，利用方向键或鼠标单击可以移动活动单元格。我们在数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。数据改变后图也随着变化。 数据表的第一行和第一列是标题，直接就可以修改。看，单击其中一个单元格，然后输入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标题和数据就可以了，下面我们添加一行数据。如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击第一列列标题栏(图三），在打开的快捷菜单中选择“删除”命令(图四）；如果要删除行数据，例如第二行，同样用鼠标右键单击第二行行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令（图五）。图表会随着数据的变化而变化。（图二）（图三）（图四）（图五） 接下来为图表添加标题。关闭数据表，单击“图表”菜单下的“图表选项”。在对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题(图六），单击“确定”按钮，看，图表有名字了。（图六） 柱形图是默认的图表类型，我们可以根据需要修改图表的类型。单击工具栏中的“其他按钮”，在弹出的菜单中单击“图表类型”下拉列表框，从列表中选择“折线图”。当前图表就变为折线图了（图七）。 我们还可以详细地改变图表类型，选择菜单“图表”中的“图表类型”命令，在打开的“图表类型”对话框中选取图表类型，这时右面还会列出子图表类型。看，XY散点图、面积图、股价图，种类很多吧！ 根据数据的特点，我们选择“三维簇状柱形图”（图八）。看，每个单位每个季度的销量不就很清楚了嘛！ （图七）（图八）如果觉得这个图表的背景太单调了，也可以装饰一下。图表中的各个对像都可以编辑。只要单击工具栏中的“图表对象”列表钮，在打开的选项中选择需要编辑的对象就可以了。看，我们选择“背景墙”，这时图表中所选对象四周就会出现控制点，然后单击“设置格式”按钮，就会打开所选对象的格式设置对话框（图九），就可以进行设置了。（图九） 还有一个更简单的方法呢。把鼠标直接移动到图表中想要编辑的地方，这时就会出现光标处的名称，只要双击，就可以打开关于该区域的设置对话框了。 如果要调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行”或“按列”就行了。“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，通俗点说，“按行”就是比较每个季度各单位的销售量，“按列”就是比较每个单位在各个季度的销售量。 图表调整好后，单击一下图表外的任意位置，就退出图表编辑环境，返回到PowerPoint中了。 提示：如果还有不明白的地方，可以参考一下Excel里对图表更详细的讲解。 如果想要再次进入图表环境进行编辑修改操作，只要双击一下图表就行了。幻灯片的编辑1、文本的复制和删除在建立演示文稿过程中，总要对它进行编辑。文字处理的最基本编辑技术是删除、复制和移动等操作。在进行这些操作之前，您必须选择所要编辑的文本。把光标放在选择文本的开始处，按下左键，拖动鼠标到要选择文本的结尾处，然后释放鼠标。（如左图）看，文字变成反白，表示文本已经选中了。用鼠标拖动来选择文本的方法是最常用的。把光标放在文本框中的文字内，用鼠标双击，这时您选中的是一个字、词组或单词；连续三击鼠标左键，可以选中整段文本；如果想选中所在文本框中的所有文字，就按一下Ctrl+A键。如果要删除这些文本，您可以按一下键盘上的DEL键，文本就被删掉了。同样，按一下“常用”工具栏上的“剪切”按钮，文本也被删掉了，而且这时剪切下来的文本还被保存到了剪贴板上。如果选中要删除的文字后，直接输入新的文本，这时既删除了所选文本，又在所选文本处插入了新的内容。您可以靠Backspace键和Delete键来分别删除光标前面和后面的文本，但按一下键只能删掉一个字符。 在一个文稿中，总有许多内容相同或相似的地方。复制，就是把选择的文本保存在剪贴板中，然后在需要的地方进行粘贴，利用复制和粘贴可以节省大量重复性劳动。在上面图中，选中“湖泊的消长”这行文字，按一下工具栏上的“复制”按钮，把鼠标在这一段下面点一下，选择工具栏上的“粘贴”按钮；看，文本被复制过来了（如右图）。移动文本与复制文本比较类似，区别在于它删除了原来所选的文本，从另一个角度看，它是剪切和粘贴的过程。移动文本还有一种方法，先选定要移动的文本，再把光标移到选定文本上，当光标变成箭头形状时，按下左键并拖动到要放置文本的位置释放鼠标，文本就过来了。实现这些操作的方法很多，比如用菜单命令啦，用鼠标右键啦，这些您都可以试一试。但有一点要告诉您，剪切、复制、粘贴有三个快捷键：分别是Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V，记住了这三个快捷键；这三个快捷键是Win98里通用的快捷键，也就是说在其它应用程序里，您也可以利用Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V来完成剪切、复制和粘贴操作。2、剪贴板的应用 剪贴板是一个能够存放多个复制内容的地方，它可以使用户进行有选择的粘贴操作。例如，可以将多个不同的内容，比如文本、图片、表格或图表等放到剪贴板中，然后有选择性地粘贴。 如果想取最后一次加进去的内容，直接进行粘贴就行了；如果要找前几次存进去的，可以在工具栏处，单击鼠标右键；选取“剪贴板”，弹出剪贴板的对话框；你复制的内容都在里面存着呢。剪贴板里的三个按钮分别是粘贴、全部粘贴和清空“剪贴板”，下面显示的就是剪贴板的“库房”，从小图标上可以知道它是在PowerPoint中复制的，还是在其他Office成员中复制的。 剪贴板中最多只能放12个Office的复制内容，当进行第13次复制操作时；对话框将告诉你“继续复制将删除第一次复制的内容”。当鼠标在小图标上停留时，旁边会显示出里面的内容。这样，在文稿中确定要粘贴的位置，然后从剪贴板中找到要粘贴的内容，单击一下，就完成了粘贴操作。3、查找与替换 如果您要知道演示文稿中一共用了多少个“的”字，该怎么办呢？见演示：pp2k03.swf因为我们刚进行完全部替换工作，所以在这里有一个更简单的方法恢复，只要按一下“常用”工具栏上的“撤消”按钮就行了。4、撤消和重做在幻灯片编辑时，撤消和重做是一项重要功能。 所谓撤消就是取消上一步执行的选项或删除键入的上一词条。所谓重做就是还原用“撤消”选项撤消过的操作。在PowerPoint中，撤消和重做的对象既可以是一张幻灯片中输入的文本、对象等，也可以是创建的幻灯片。比如我们选中一个文本框，按一下DEL键，文本框被删除了。我们可以撤消刚才的动作，按一下“常用”工具栏上的“撤消”按钮；这样，文本框就回来了。有的人管这叫“后悔”，不小心有什么误操作，可以后悔不做了。注意：“撤消”命令只能撤消本次编辑过程中的操作。而且PowerPoint对撤消的次数有规定。下面我们来定义一下，拉开 “工具”菜单；选择“选项”命令，弹出“选项”对话框；单击“编辑”选项卡，在最下面有个撤消选项框（如上图），里面规定了“最多可取消操作数”，缺省数目为20，您可以按需要进行修改。 其实许多内容都可以在这个对话框里进行设置，您可以改变“打印”、“视图”、“编辑”等选项里面的很多内容，您可以自己改变一下，看看都有什么效果。 重做就是还原刚才撤消的操作。 如果要一次重复很多步操作，可单击“重做”按钮旁的箭头，然后单击想重复的操作名称就行了。“撤消”也是一样。与删除、复制等类似，撤消和重做也有两个很有用的快捷键，就是Ctrl+Z和Ctrl+Y，能记住吗？设置幻灯片格式在PowerPoint中，可以给文本的文字设置各种属性，如字体、字号、字形、颜色和阴影等，或者设置项目符号，使文本看起来更有条理、更整齐；给段落设置对齐方式、段落行距和间距，使文本看起来更错落有致；甚至可以利用幻灯片母版修改幻灯片默认设置、设置幻灯片的配色方案和背景，使幻灯片看起来更协调、更美观。 提示：在PowerPoint中，并不需要很多文字，幻灯片对文字的要求，主要是美观、醒目并且具有吸引力。因此，在幻灯片中重要的是文本格式，对于文本本身并无太多要求。 1.文字格式设置 2.格式刷的使用 3.项目符号和编号 4.字体的其他设置 5.段落格式的设置 设置幻灯片格式 文字格式设置我们先从设置文字格式开始。打开一个演示文稿，XY-2.ppt。下面我们利用“格式”工具栏对文本进行格式设置。所谓“格式”工具栏就是一排按钮，这些按钮的主要作用就是对文字或段落进行各种设置。当鼠标在按钮上不动时，光标旁边就显示出每个工具按钮的名字，当你不知道按钮的作用时，可以按这种方法看看提示文字，所有的按钮都有提示文字。 下面我们对文字进行格式设置。选中标题文字，然后单击“格式”工具栏上的“字体”列表框旁的下拉箭头，就可以看到有许多种字体可以进行选择，你的机器里装了什么字体，这里都会显示出来，而且每种字体是什么样的也一目了然。 如果选择隶书，标题文字就变成隶书了。再单击“字号”列表框旁的小箭头，从下拉列表框中选择文字的字号，比如选择54，字就变大了。在PowerPoint中，字号都是用数字来表示的，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。数值的单位是“磅”，2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字。如果想自己定义字的大小，就单击一下字号列表框中间，列表框中的内容被选中了，这时我们输入50，敲一下回车，文字就变成50号了。通过自己定义文字的大小，你可以输入任意大小的字。再单击工具栏上的“加粗”按钮，文字就加粗显示；点一下“倾斜”按钮，文字变成斜体了。如果想把文字变成红色，可以用字体对话框：单击“格式”菜单，第一条命令就是字体，单击一下，弹出“字体”对话框。 这里不但有字体、字号、字形的设置，还可以对中文、西文的文字字体分别做定义。在字体效果选项中可以对文字进行下划线阴影、上下标等设置，点一下阴影前面的复选框，框里打了个勾，表示被选中了。我们打开颜色列表框，选择蓝色。按一下“确定”按钮，文字就变成蓝的了，有个阴影，还挺有立体感呢！按照这个方法，你就可以把所有的文本的全都设成自己满意的格式。设置幻灯片格式 格式刷的使用如果很多文本都是一个格式，还有一个简单的方法，就是利用“格式刷”。格式刷是一种可以复制和粘贴段落格式及字符格式的工具。在文稿的排版操作中，利用“格式刷”可以像复制文本一样，复制文字或段落的格式，以提高文稿编辑的效率。那怎么做呢？先说复制段落格式吧。选中要复制格式的文本框，再单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，按钮就凹进去了， 鼠标指针变成了一个小刷子形状，用这个小刷子在另一段中点一下，两段的格式就一样了。但是单击“格式刷”按钮，只能进行一次格式复制。下面我们双击“格式刷”，然后粘贴一种格式，鼠标光标还保持着小刷子形状，这时就可以“批量生产”了，想把格式粘贴多少次都行。如果不想再粘贴格式了，就再单击一下“格式刷”按钮，或者干脆按一下ESC键，取消格式粘贴。另外，我们还可以利用它复制文本的格式。选中要进行复制的文本， 然后单击“格式刷”按钮，选取要使用同样格式的文本，松开鼠标即完成字符格式的复制。如果在句中单击鼠标，则该句套用复制的格式，段落中其它句不发生变化。顺便说一句，复制格式是Ctrl+Shift+C，粘贴格式是Ctrl+Shift+V。在对文本做了一定的美化处理之后，如果对所做的结果感到不满意，你可以按下CtrlShiftZ键取消对该文本所做的任何格式处理。这里要注意的是不能用撤消，因为如果定义了文本的格式后，你又进行了许多其他的操作，比如又增加了两页幻灯片，并填上了内容，你就不能用撤消命令来恢复文本的格式，否则的话，新增的两页幻灯片也会被撤消。而利用CtrlShiftZ键的操作，只对有格式文本起作用。设置幻灯片格式 项目符号和编号什么是项目符号和编号呢？如果我们在文档中输入“1. ”，然后把光标移动到这一行的末尾，敲一下回车，下面就自动出现了“2. ”，这是项目编号。对文本框中小标题或论点，加上编号，使它们条理更加清晰。单击“编号”按钮，刚才加的编号就消失了，再单击一下，编号又出现了。如果单击“项目符号”按钮，标题前面就加了个小黑点，这是用符号来区分文本中的各个论点。再单击一下，黑点消失了。刚才我讲的这两个按钮的功能，合起来就叫做“项目符号和编目符号”。在该文本框中单击鼠标，此时光标定位在文本框内，使其处于编辑状态，用再鼠标左键单击文本框号，当你对编号内容进行修改或调整时，它还有一定的智能功能呢。还是用这个文本框，我们对它进行项的框线，该文本框就被选中了。单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“项目符号项”选项卡，这里面提供了八个样式，你可以任选一种，然后单击“确定”按钮。如果要换一种项目符号就再重新选择样式。你可以单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“项目符号和编号”，对话框就又出来了。下面有几个选项，“大小”框中设定的数值表示符号大小为文字的百分之几。还可以从“颜色”列表框中选择符号的颜色，如果你对上面给的符号不满意，单击“图片”按钮或“字符”按钮，以便设定项目符号的形状。单击“图片”按钮，弹出“图片符号”对话框，选取一个图形，在弹出的菜单中单击“插入剪辑”按钮，这就是新的项目符号效果。 插入编号与插入项目符号方法基本一样，选中要插入编号的文本框，打开“项目符号和编号”对话框，选择“编号项”选项卡，选取一种编号方式。在这里有一个“开始于”的项目，“开始于”用来确定起始编号，如果输入2，上面样式的编号都从2开始了。你可以任意删除一个编号段落，下面的内容自动重新编号了。如果想在中间加一行，把光标定位在文字最后，敲一下回车，新添的一行也被自动加上编号了。这就是前面说的智能功能。还有一点提醒你，只有当幻灯片包含一个以上的论点时才需要加上项目符号设置，如果某一张幻灯片上只有一个段落、一个论点，那用不着给它加项目符号。置幻灯片格式 字体的其他设置什么是字体对齐方式？把标题文字中的个别字变小或变大，是为了更突出效果，使关键的文字更醒目。这时就会涉及到字体的对齐方式了。那么如何实现呢？先选中标题框，单击“格式”菜单中的“字体对齐方式”，在子菜单中选择“顶端对齐”命令，标题变成这种效果了。再选取“居中对齐”命令，大字和小字就在中间对齐了。如果没有特殊设置，字体对齐方式的缺省方式是底端对齐。我们还可以把大字和小字设置成不同的字体、不同的颜色，只要看起来协调就行了。我们也可以改变文字方向，所谓改变文字方向，就是使文字可以由横着念变成竖着念，也就是由水平排列的文本变成垂直排列，还可以使垂直排列的文本变为水平排列。单击选中下面的文本框，此时的演示上面是设置字体对齐方式的标题，下面是有五六行文字的小标题，然后单击“格式”工具栏上的“更改文字方向”按钮，文本框中的内容变成竖着排列的了再单击一下，又变回原样了。更改文字方向的操作不只对文本框起作用，对单元格或表格中的文字也管用，但对单个字不能这样操作。这是因为如果一个文本框中只有一个字，你横排竖排都没有关系；但文本框中有很多文字，你就不能对其中的一个或几个字做文字方向操作。一个文本框的文字只能有一个方向，如果你想横竖混排，就再建一个文本框。设置幻灯片格式 段落格式的设置上面讲的是文本的格式，我们还可以对幻灯片的段落进行格式设置。那么什么是段落格式呢？段落格式就是成段文字的格式，包括段落的对齐方式、段落行距和段落间距等。我们用鼠标拖动选中这几段文字，单击“格式”工具栏上的“右对齐”按钮，文字都靠右对齐了， 左面却不怎么齐；单击“居中”按钮，文本都居中对齐排列了，两边都不齐；单击分散对齐按钮，可使每行文字都撑满两侧进行排列；再单击“格式”菜单中的“对齐方式”项，从子菜单中选取“两端对齐”命令，可将段落的左、右两边同时对齐。每种操作均有动作和图形来表现效果段落对齐的缺省方式为左端对齐，两端对齐与左端对齐非常相似，但还是有区别的。当一段文字有很多行时，可以很明显地看出，两端对齐方式会将同一段落中的每一行文字都沿两端对齐，而左对齐只对左边文本对齐，右边不一定能对齐。那什么时候用左对齐，什么时候用右对齐呢？这也没有一定规律，只要是排版后的页面看着规矩就行了。一般来讲，文件的正文都是左右对齐的，标题是中间对齐的，而文章最后的落款或日期可以采用右对齐。除了对齐方式，我们还可以改变段落的行间距。行间距是行与行之间的距离，行间距过宽或过窄都会影响幻灯片的观赏效果。我们选中这几段文字，单击“格式”菜单中的“行距”命令，打开“行距”对话框，你就可以对行距进行设置，还可以对段前和段后空多少进行设置。如果我们在行距中输入2，行间的距离就变大了。行距的默认单位是行，输入2就是行间距为2行那么大。如果想用磅来设置，可以在“行距”对话框中进行设置。我们再打开“行距”对话框，先把单位设成“磅”，然后输入数值40，这就是40磅的效果。那具体设成多少好呢？行间距和段前段后距离为多少，没有固定的数字，你可以根据文稿内文字字号的大小和文字数目来调整。在对话框中设置完后，可以随时进行预览，观看其效果，只要你感觉看着顺眼，看着舒服就行了。幻灯片视图 幻灯片的删除如何删除一个幻灯片呢？幻灯片的移动、复制和删除与文本的移动、复制和删除操作很类似，但还是有区别的，操作方法是这样的：你在左面窗格里，选中幻灯片前面的小标志， 按一下DEL键，就删掉了！这是怎么回事呢？这是因为移动、复制和删除幻灯片，要在左面的窗格里进行才方便，或是在幻灯片浏览视图中操作。什么是视图呢？视图就是观看工作的一种方式，为了便于设计者从不同的方式观看自己设计的幻灯片，PowerPoint 提供了多种视图显示模式，可以帮助我们创建演示文稿。PowerPoint 中提供了六种不同的视图：普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图、备注页视图，每种视图各有所长，不同的视图方式适用于不同需要的场合。最常使用的两种视图是普通视图和幻灯片浏览视图。幻灯片视图 普通视图 在PowerPoint启动后直接就进入普通视图,幻灯片中间这片地方就是视图区，视图区又被分成三块，其中的每一小块就叫做窗格。也就是说视图是由窗格组成的，左边的这块是大纲窗格、右边的是幻灯片窗格，幻灯片窗格下面的是备注页窗格。这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。就是左边的窗格中主要是把好多页的文本内容都放在那儿，看起来很明了，改起来也方便；右边上部的窗格就是我们最终演示所看到的画面，不光有文本内容，还有幻灯片的背景、文本格式等，也就是幻灯片的外观和效果；而右下角儿的窗格是给这页幻灯片加说明的，使你更快地知道这页是什么内容。 单击左面大纲窗格中的任意一条内容，右窗格中就会显示出相应的幻灯片效果，下面的窗格备注当然也随着变。拖动窗格分界线，可以调整窗格的尺寸。刚才我们就是在大纲视图里面删的幻灯片。那怎么移动幻灯片呢？如果想移动某页幻灯片，就先选中它，按下鼠标左键将其拖到要放置的地方，松开鼠标，就完成了幻灯片的移动。在大纲窗格中增加新幻灯片也很方便，如果你想在这页幻灯片前面增加一页，就把光标放在这页幻灯片标志后面，敲一下回车键，就增加了一页。选中一页，单击工具栏上的“复制”按钮，再把光标定位在想要增添复制页的位置，再单击工具栏上的“粘贴”按钮，就完成了幻灯片的复制。在幻灯片的制作过程中，如果连续两页幻灯片的版式和内容差不多，可以在制作完一页幻灯片后，单击“插入”菜单，选择“幻灯片副本”，这张幻灯片就被复制了一页，只要在副本上对文字做修改就可以了。幻灯片视图 大纲视图 单击窗口左下角的第二个按钮，就切换到了大纲视图。利用窗口左下角的按钮可在视图之间轻松地进行切换，比用菜单里的命令来切换方便多了。如果点窗口左下角的第一个按钮就会切换回普通视图中。大纲视图与普通视图的区别主要就是左面的窗格面积大了，右面两个窗格小了。这样在大纲窗格中显示的文本就很多了，我们可以很方便地对幻灯片的文字进行编辑和修改。我们借助“大纲”工具栏能大大方便操作，在工具栏上单击鼠标右键，选择“大纲”，“大纲”工具栏就出现了。我们怎么使用“大纲”工具栏呢？选中一个段落，单击“大纲”工具栏上的“升级”按钮，这段文字就变成了单独一张幻灯片，也就是将选定段落提升一级；再点两下“降级”按钮，这段文字先是变成了原来的样子，然后又变成了下一级内容。我们再选中一段文字，按一下“上移”按钮，这一段就移到前面已显示段落的上面去了。再按一下“向下”按钮，它又向下移了一段。点一下“折叠”按钮，这页幻灯片除标题之外的内容都被隐藏起来了，再点一下“展开”按钮，这页幻灯片标题和所有隐藏文本都显示出来了。如果你不去点那些按钮，而是双击页标志前面的页号，也能完成展开可折叠操作。“全部折叠”、“全部展开”按钮可以把所有的页都折叠或全都展开。点一下“显示格式”按钮，在大纲视图中显示或隐藏字符格式。其实在普通视图中你同样可以调出“大纲”工具栏，进行这些方便的操作。幻灯片视图 幻灯片浏览视图 我们点一下窗体左下角的第四个按钮，就看见了幻灯片浏览视图。在这个视图中，非常方便地将演示文稿中的所有幻灯片以缩小的视图方式排列在屏幕上，第一张幻灯片排在第一行最左边。然后依次向右排，第一行排满了再排第二行，依次类推。因为幻灯片缩得很小，所以在屏幕上一次能显示很多张幻灯片，我们可以很直观地了解所有幻灯片的情况，还可以用屏幕右方的滚动条浏览排在后面的幻灯片。通过幻灯片浏览视图，可以很容易看到各幻灯片之间搭配是否协调，可以确认要展出的幻灯片放在一起看上去是否好看，当然，还有一个好处就是可以很容易地复制、删除和移动幻灯片，添加幻灯片放映时间、选择幻灯片切换效果和进行动画预览。 如何删除呢？点一下这张幻灯片，按一下DEL，幻灯片就被删掉了。如何移动呢?点中第一张幻灯片，把它拖动到第二张之后，释放鼠标，这两张幻灯片位置就换过来了。优化幻灯片工具添加和删除按钮 在PowerPoint中，有添加和删除按钮的功能，因此，你可以把经常要用到的按钮添加到工具栏中，而把不常用的按钮随时隐藏起来，这样既方便你使用按钮工具，又能保持窗口界面的清晰。那怎么添加和删除按钮呢？在常用工具栏右端单击“其它按钮”下拉箭头，将光标指向“添加和删除按钮”命令，弹出的菜单里有许多命令。这些命令好像和工具栏里的差不多，就是多了名称和快捷键。从菜单中可以注意到有许多命令前有“”的标记，有标记的这些命令已被添加到“常用”工具栏上，成为一个工具按钮。我们选中一个没有做标记的命令，单击一下鼠标左键，它就被添加到工具栏上了。如果不想要某个按钮，就把它删掉。删除工具按钮和刚才的操作完全一样，我们在弹出的菜单中，把要删除按钮前面的标记取消，这个按钮就不出现在工具栏上了。优化幻灯片工具自定义工具栏 自定义，意思就是自己定制。利用自定义工具栏，可以把经常使用的工具按钮汇集到一个工具栏中，也可以把工具栏中没有的命令加到工具栏中，这样使用起来既方便又快捷。我们在工具栏上单击鼠标右键，选择最下面的“自定义”命令，弹出“自定义”对话框，从中选择“工具栏”选项卡，在这里我们可以很方便地创建一个新的工具栏。首先在对话框中单击“新建”按钮。出现“新建工具栏”对话框,在“工具栏名称”文本框输入新工具栏的名称，然后单击“确定”按钮。执行完上一步后，在“工具栏”列表中增加了我们刚才建的工具栏，同时也显示在PowerPoint窗口中。如果对刚建立的工具栏不满意，可以给它重新命名，或删除它。建立了一个工具栏以后，再向里面加些常用的工具按钮以简化操作。我们在对话框中选取“命令”选项卡，在“类别”列表框中选定“插入”项，这时右侧列表中显示了该类别下的所有命令。将光标移到所需命令上，按下鼠标左键并拖至“我的工具栏”工具栏中，这时新建的工具栏中就出现了一个按钮。同样，我们可以加进去其它按钮。用这个办法，我们可以把自己最常用的一些按钮全都集中到一个工具栏中，用起来就很方便。也可以选择其他类别，把里面的命令也拖到工具栏中去。如果哪一个按钮放进去了，又想拿出来，就到工具栏中把它拖出来。 建好的工具栏中，如果对哪个按钮的长像不太满意，可以给它换脸。选中工具栏中的某个按钮，单击“自定义”对话框中的“更改所选内容”按钮。在菜单中单击“更改按钮图标”命令，可以在列出的图标中任选一个。如果想自己画一个图标，就选择“编辑按钮图标”命令，这时弹出一个“按钮编辑器”对话框。选一种颜色，然后在“图片”编辑框中用鼠标单击上面的小方格。编辑完毕后，可以用“移动”框中的四个箭头来调整图标位置。最后单击“确定”按钮。我们画的图标就出现在按钮上了。 优化幻灯片工具选项的设置 PowerPoint提供了强大的设计演示文稿的功能，可以使我们设计出漂亮的演示文稿。同时也为用户着想，提供了实用的自定义功能，这样你就有机会调整PowerPoint的界面和功能选项，使PowerPoint按照自己的习惯工作。单击“工具”菜单，选取“选项”命令。这里面有各种定义，你可以按自己的想法进行定义。下面我们就来讲讲几项主要的设置。如果不希望PowerPoint每次启动都出现对话框，提示新建演示文稿或打开已有的演示文稿，就在“视图”选项卡中，取消“启动对话框”复选框；如果在新建演示文稿时，不希望出现“新幻灯片”对话框，而直接使用默认的自动版式，就清除复选框“新幻灯片对话框”。你还可以取消“状态栏”、“垂直标尺”，还可以控制在放映时出不出现“右键单击快捷菜单”等。在“常规”选项卡中，选中复选框“列出最后使用文件数”，并在右侧的数值微调框中输入要保留的文件数目。这个数目是使文件菜单中列出几个使用过的演示文稿。系统规定文件菜单中最多只能列出9个最近使用过的演示文稿。 在编辑选项卡中，可以把撤消次数多设一点。我们把它改成50，你就能撤消50次了。撤消次数越多，占用机器的资源越多，机器速度就会降低，或是影响软件的使用，所以可撤消的操作次数不能超过150次。PowerPoint还会为用户自动保存对演示文稿所做的修改，以减少意外断电所造成的损失，系统给的缺省值为每隔10分钟自动保存一次，如果你想设得更小，就在“保存”选项卡中，把时间改了。我们改成5分钟。但如果时间太短，计算机频繁地保存，将会降低系统运行的速度；如果设置的时间太长，又失去了保护数据的意义，所以5到15分钟是比较理想的时间差。 如果你做的演示文稿都在一个特定的目录，就修改一下“默认文件位置”。在对话框中还有很多可以进行设置的选项，比如打印、拼写检查等。优化幻灯片工具宏的应用 什么是宏？宏是一系列的命令和函数的集合，也就是说，它能记住很多条操作命令，然后去执行。下面我们一起看看宏是怎么工作的？先选中标题所在的文本框，然后单击“工具”菜单中的“宏”，在出现的子菜单中选择“录制新宏”命令，弹出“录制新宏”对话框。输入宏的名称，宏名称的第一个字符必须是字母，其他的字符可以是字母、数字或是下划线。单击“确定”按钮，出现“停止录制”工具栏。此时我们再进行的操作，就会被宏记录下来，就像录音机记录声音一样。我们选中要设置字体格式的文本框，然后单击“格式”菜单，选取“字体”项，把字体设为隶书，字号设置为54号，文字颜色设成蓝色，加粗，（如下图）然后点“确定”。再按一下“停止录制”按钮。宏就录制完了，我们再选择一处文本试一试，选取文本，单击“工具”菜单中的“宏”，从中选择“宏”命令，在弹出的对话框中，选择“运行”，所选文本也完成了这些操作。对于录错的宏，你先不要管它，接着录完所有的操作，然后对所录制的宏进行编辑，删除错误的动作。单击“工具”菜单中的“宏”，从中选择“宏”命令，在弹出的对话框中，选择“编辑”，这些代码就是刚才我们所录制的命令，它存放在一个叫做Visual Basic的模块中，我们可以利用Visual Basic编辑器对这些命令进行编辑修改。而且因为不是所有的PowerPoint功能都可以记录，有时还需要在Visual Basic编辑器中使用Visual Basic命令编写宏。 录好的宏，可以把它放在工具栏中，使它成为一个工具按钮，使用起来就方便多了。演示文稿的修饰幻灯片背景 如何设置幻灯片的背景呢？单击“格式”菜单中的“背景”命令，打开“背景”对话框，单击“背景填充”下拉箭头，在弹出的菜单中列出一些带颜色的小方块，还有“其它颜色”和“填充效果”两个命令。如果选择一个带颜色的小方块，单击“应用”按钮，幻灯片的背景变成这种颜色的了。如果小方块中没有你想要的颜色，就选择“其它颜色”命令，弹出“颜色”对话框，你可以随便选取想要的颜色。如果没有中意的，就选取“自定义颜色”，通过调整颜色的色相、饱和度和亮度，配制出自己的颜色。选择“确定”，选择“应用”，背景就变成你所选的颜色了。我们还可以在背景上多填几个颜色，在“背景”对话框中，选择“填充效果”，在弹出的对话框中，你可以任意选择自己喜欢的效果。在“过渡”选项卡中，你可以选择单色；还可以选择双色，这两种颜色可以自己定义；如果不愿意自己配置颜色，就单击“预设”，系统还有很多现成的配色供你选择，右下角有了示范效果，系统里