电算化会计概述.doc

第1章 电算化会计概述学习要点：1了解电算化会计的基本含义，熟悉电算化会计的内容与特征。2了解电算化会计的产生与发展过程，了解电算化会计工作的演变规律。3了解会计信息系统的内容与结构，熟悉会计信息系统相对于传统会计的主要特征。4把握电算化会计的特点及其发展趋势。11 电算化会计的基本概念会计电算化是将以计算机为主的电子信息技术、网络通信技术、信息管理技术等应用到会计实务中的简称，它是会计发展史上的一次重大变革。电算化使传统的手工记账、算账、报账中的大量工作由计算机来完成，数据处理实现了自动化，从而使会计信息更及时、更准确。111 电算化会计的由来与演变会计是以货币为主要计量单位，采用专门的方法，对企事业单位的经济资源与经济活动进行连续、系统、全面地核算和监督，并在此基础上对经济活动进行分析、预测、考核和评价的一种管理活动。在漫长的历史发展过程中，会计数据处理一直由以算盘为代表的手工工具来辅助。随着现代科学技术的发展，尤其是现代电子技术在应用领域的突破，计算机作为一种能够部分替代人脑工作的现代数据处理设备迅速发展起来。国外：1946年，世界上第一台计算机ENIAC问世20世纪50年代，美国第一次用计算机计算职工薪金，从而引发了会计数据处理形式的变革，电算化会计也应运而生。60年代中期以后，特别是微型计算机的问世，数据库与计算机网络技术的迅猛发展，专业会计软件不断翻新，电算化会计的理论研究不断完善和成熟，电算化会计系统逐渐成型。我国：1979年，长春第一汽车制造厂大规模信息系统的设计与实施，成为我国电算化会计发展过程中的一个里程碑。1981年8月，在长春第一汽车制造厂联合召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”，第一次正式提出了“电子计算机在会计工作中的应用”的问题，引入了“会计电算化”的概念。“会计电算化”的基本含义：是指将电子技术和信息技术应用到会计业务处理过程中，逐步实现应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工方式完成会计工作的过程。会计的电算化进程表现出如下几个特性：（1）从手工会计处理到以计算机软件为核心的系统控制处理是一个逐步发展逐步完善的过程。会计电算化工作按照先易后难，先大中企业后小型企业，先发达地区后相对落后地区这样一个规则在整个会计领域漫延。（2）电算化是会计发展从手工方式过渡到计算机方式的一个历史阶段。从本质上说，“会计电算化”只是会计发展从手工方式过渡到计算机方式的一个历史阶段，这个阶段连接着会计形成和发展的两个不同的历史时期（3）电算化过程的最终结果是形成以计算机系统为结构主体的现代会计。会计工作电算化也对某些传统的会计理论产生了很大影响。电算化的含义得到了进一步的延伸，电算化会计的概念不仅涉及到会计信息系统（会计核算、会计管理、会计决策等）的理论与实务，而且还渗透到会计及其电算化过程的各个环节，使电算化的组织与规划、电算化的实施、电算化的管理、计算机审计等等成为会计发展的主题。112 电算化会计的概念正确认识电算化会计需要首先认识和理解的几个问题：（1）电算化会计是一门管理科学，也是一门理论学科。（2）电算化会计不再仅仅是对传统会计向现代会计过渡过程中所涉及的手段变革内容的探讨，而是对基于电子信息时代的会计学所涉略的会计理论、会计方法、会计手段和会计规范的全面阐述。（3）本课程的“电算化会计”的概念，取代了其他众多电算化教科书中的“会计电算化”的概念，但对电算化会计的内涵进行了一定的拓展，并使这一概念依照会计学科的一般研究规律而趋于定型。电算化会计的概念：电算化会计是以货币为主要计量单位，借助现代电子与信息技术，运用一定的技术方法，对企事业单位的物质资源与经济活动进行连续、系统、全面、综合地反映和监督的一项管理活动。它以计算机为主要工具，通过对各种会计数据的收集、输入、加工、存储、输出等手段，对经济业务进行系统的核算与管理。113 电算化会计的基本内容1从电算化会计系统的角度看，它包括计算机硬件、计算机软件、会计人员和会计规范等基本内容。（1）计算机硬件。是指进行会计数据输入、处理、存储、传输及输出的各种电子设备，如计算机主机、键盘；磁盘机、光盘机；打印机、显示器等。（2）计算机软件。是指系统软件和应用软件。（3）会计人员。是指从事电算化会计工作的人员，如系统管理员、系统开发员、系统维护员、凭证录入员、会计档案保管员等。（4）会计规范。是指控制和保障电算化会计系统的运行的各种规则、岗位责任制度和内部控制制度。2从电算化会计的发展过程来看，电算化会计经历了会计核算电算化和会计管理电算化两个阶段。（1）会计核算电算化。第一个阶段，主要是账务处理、报表编制、工资核算、固定资产核算以及存货、销售、采购等环节业务的电算化处理， （2）会计管理电算化。是在会计核算电算化的基础上，利用会计核算提供的数据，由系统帮助会计人员完成对筹措资金、运用资金、控制成本费用开支等内容的策划，辅助管理者进行投资、筹资、生产和销售决策分析，根据需要会计是一个系统，这个系统不断从经济管理活动中得到信息，经过加工处理后又向管理活动提供大量以财务内容为主的经济信息。更多的专业理论工作者愿意从信息系统的角度来讨论和描述电算化前提下的会计工作。编制财务计划、输出财务分析数据。3从电算化会计工作的角度看。包括：电算化的组织和规划，电算化会计信息系统的建立，电算化会计管理制度的建立，会计人员的培训，电算化会计系统的管理，计算机审计，等等。12 会计信息系统121会计信息系统的一般概念1会计信息各种原始资料称为会计数据，按一定的要求经过加工处理的会计数据，称为会计信息。2信息系统系统是由一系列彼此相关、相互联系的若干要素为实现某种特定目的而建立起来的一个整体。相互联系的若干要素称为系统的元素。信息系统是以收集、处理和提供信息为目标的系统，通常具有数据收集和输入、信息存储、信息传输、信息加工和信息输出等基本功能。3会计信息系统会计工作过程是一个有秩序的信息输入、信息处理、信息存储和信息输出的过程。可分为若干部分，每一部分都有各自的信息处理任务，所有部分互相联系、互相配合，服从于一个统一的目标，形成一个关于会计活动的有机整体，这个有机整体就构成了会计信息系统。会计信息系统是以提供会计信息为目的的系统，它是企业管理系统的一个子系统，同时会计信息系统本身又可以分解为若干子系统。4电算化会计信息系统电算化会计信息系统是以电子计算机为主的当代电子信息处理技术为手段的会计信息系统。它是在传统手工会计系统中融入了电子计算机技术、当代信息技术和现代管理技术的一个综合管理系统。电算化会计信息系统是一个以计算机为主要工具，运用会计所特有的方法，通过对各种会计数据进行收集或输入，借助特殊的媒介对信息进行存储、加工、传输和输出，并以此对经营活动情况进行反映、监督、控制和管理的会计信息系统。它是一个人机结合的系统。必须建立在会计工作的计算机化、信息处理的标准化和规范化的基础上，这与传统的手工会计信息系统有着根本的区别。电算化会计信息系统一般可分为电算化会计核算、电算化会计管理、电算化会计决策支持三个子系统。分别用于会计的事后核算、事中控制、事前决策。122 会计信息系统的构成电算化会计信息系统由硬件设备、软件系统、会计人员、会计数据和系统规程等要素构成。1硬件设备会计信息系统中的硬件设备主要是指会计数据输入设备、数据处理设备、数据存储设备和数据输出设备。2软件系统软件是指控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的统称，也是电算化会计信息系统的核心。电算化会计软件包括系统软件和会计软件两大类。3会计人员电算化会计信息系统的人员是指从事研制开发、使用和维护以软件为核心的会计系统的人员。分为两类：一类是系统开发人员，二类是系统的应用人员。4会计数据电算化系统的数据处理有如下主要特点：（1）数据采集标准化和规范化。（2）数据处理方式集中化和自动化。人的干预明显减少。（3）会计档案管理简洁化。档案通常以文件的形式存放在软盘、硬盘等介质中，管理非常简洁且查询十分方便。5系统规程规程指各种法令法规、文件条例和规章制度。主要两大类：一是政府的法令、条例；二是基层单位在电算化会计工作中的各项具体规定123 电算化会计信息系统的特征（1）系统储存与处理的数据量特别巨大。会计数据不仅非常详细，而且需要存储的时间特别长，因而会计信息系统的数据规模要比管理信息系统中其他子系统都要庞大。（2）数据结构错综复杂。会计信息系统表现为树型结构中的五大分支。大部分分支层次都比较多。资产、负债、所有者权益、成本和损益项目内部都呈现出相互联系的网状结构。由此使会计信息系统的数据结构比其他任何子系统都显得错综复杂。（3）内部控制程序更加严密。手工内部控制制度的一部分将被保留与修改，另一部分则转化为计算机程序控制，内部控制的内容和程序发生了很大的变化。内部控制的要求更为严格，控制的手续也更为严密。（4）输出信息的质量全面提高。（5）提供信息的系统性、全面性、共享性大大增强。以国际互联网（Internet）为代表的计算机网络使电算化会计信息系统实现了远距离数据共享和信息的快速传递。13 电算化会计的发展131 电算化会计的发展历程从国外和国内两条线来进行。1国外电算化会计的发展起步较早，从20世纪50年代起，计算机就在某些会计领域开始代替手工操作。主要完成某一方面的核算业务，如工资计算、材料核算等。 20世纪60年代至70年代，软件工作者设计出各种数据库管理技术，开发了较为先进的会计业务处理软件，形成了以账务处理为核心的会计信息处理系统。电算化会计信息系统成为企业管理信息系统的一个子系统，共享系统资源。 20世纪80年代以后，电算化会计出现了普及之势。计算机网络的发展使系统资源能够充分共享，大大提高了数据计算和资料处理的能力日本、美国和西欧发达国家凭借领先技术和雄厚实力较早实现了会计工作的电算化。2我国电算化会计的发展起步较晚，开始于20世纪70年代末。大致经历了以下三个阶段：（1）缓慢发展阶段（1983年以前）。由于计算机价格昂贵，专业人员缺乏，电算化会计只在少数企业完成某一方面的核算业务，如工资计算、固定资产管理等。（2）自发发展阶段（1983年1989年）。这期间，会计工作的电算化处理具备了物质基础。微型计算机广泛应用。1988年全国已有14的单位开展了电算化工作，开发项目最多的是工资核算（占585），其次是会计报表编制（占314）和账务处理（占238）。特征：宏观上仍缺乏理论指导和统一的规划管理，开发的会计软件通用性弱、实用性差，实施电算化核算的单位缺乏相应的管理制度和内部控制制度的配合。但政府部门和理论界已开始了对电算化会计实践经验的总结和电算化理论的研究。 （3）稳步发展阶段（1989年至今）。1989年12月，财政部发布的会计核算软件管理的几项规定（试行），标志着以财政部门为中心的电算化会计宏观管理体系的形成。会计软件的开发向着通用化、规范化、专业化方向发展，出现了一批开发和经营会计软件的公司，形成了商品化会计软件市场。1994年5月，财政部印发了关于大力发展我国会计电算化事业的意见1994年6月发布了会计电算化管理办法、商品化会计核算软件评审规则、会计核算软件基本功能规范等制度和规章，1997年又发布了会计电算化工作规范、会计电算化培训管理办法等规章制度。主要标志是：商品化会计核算软件市场从幼年已走向成熟，有数十个商品化会计软件通过了财政部评审，数百个商品化会计软件通过了省、市财政部门评审，形成了会计软件市场和会计软件产业。132 电算化会计的发展趋势（1）电算化会计工作向规范化、标准化方向发展。会计人员的业务素质正在不断提高，各种电算化会计法规的制订和电算化会计软件行业标准的成熟。标准化的账表文件、规范化的会计软件、系统化的管理制度都已可见其雏形。（2）电算化会计向“管理一体化”方向发展。“管理一体化”是指以电算化会计系统为核心，建立起一个涉及生产、经营和管理活动全过程的复杂的系统。电算化会计信息系统是管理信息系统中的最为重要的子系统。（3）电算化会计工作向管理电算化、决策电算化方向发展。电算化会计的发展主要包括会计核算电算化、会计管理电算化和会计决策电算化三个层次。（4）电算化会计由单一的财务管理向企业资源综合利用的方向发展。以业务流程重组（BPR）为主要内容的管理模式革命和以企业资源计划（ERP）系统应用为主体的管理手段革命在应用领域迅速崛起，使会计软件融入其中，成为支撑企业资源管理系统运行的核心。14 电算化会计的特点与作用电算化会计与传统手工会计保持着基本职能、方法和程序上的连续性，是对传统会计在手段与途径上的改进以及在职能与方法上的拓展。141 电算化会计的特点（1）会计数据代码化。会计科目、账薄栏目、报表指标、借贷方向以至客户、会计期间、工资项目、资产特征等等，都用标准代码来处理。数据代码化既缩短了数据项目的表述长度，节省了所占用的存储空间，提高了系统处理速度，又实现了数据表示的系列化和标准化。代码化是电算化数据处理区别于传统手工数据处理的最明显的特征。（2）会计数据传输介质化。计算机在接收输入时将数据转换为便于计算机处理的电、磁信号。在输出时又转换为便于识别的各种文字或数据。（3）会计数据存储媒介多样化。会计数据均以电磁信号或其他特征形式存储于软、硬盘或光盘等媒介上，纸质凭证、账薄和多数中间表单只在需要时或作为会计档案保管。（4）数据处理的集中化。将分散在各个会计岗位上的数据都集中起来交由计算机统一处理。（5）数据处理自动化。计算机按程序指令和用户的操作命令系统完成会计核算及其相关工作，减少了人工干预。（6）内部控制程序化。数据逻辑关系检查、账账核对、报表指标勾稽关系检查、密码验证等，都由系统自动完成。（7）预测决策客观化。已有的管理模型在计算机中得以实现。142 电算化会计的作用（1）减轻劳动强度，提高工作效率。人工操作会计数据处理效率低、错误多、工作量大。计算机自动、高速、准确地完成数据的校验、加工、传递、存储、检索和输出工作。（2）提高会计信息质量，促进会计工作规范化。电算化会计软件对会计人员的操作具有多方面的约束和限制，在很大程度上解决了手工记账不规范、不统一、易漏易错等问题，从而提高了会计信息的质量，促进了会计工作的规范化。（3）提高会计人员素质。原有会计人员的知识结构得以更新，业务素质得到提高。（4）促进会计职能的转变。原核算人员有更多的时间和精力来参与各项管理工作，从而使会计能够真正有效发挥其管理、预测、决策以及控制作用。因而，电算化促进了会计职能的转变。（5）推进会计制度的改革，促进会计理论和技术的发展。在对会计的内涵所进行的重新审视中，直接推动了会计理论的发展。（6）推动企业管理现代化。与企业内部其他管理信息系统联结，建立以电算化会计为核心的计算机管理系统，实现企业内部更高程度的信息资源共享，从而促进企业实现管理现代化。第2章 会计软件学习要点：1明确会计软件是现代信息处理技术与会计核算、财务管理工作相结合的产物。2掌握会计软件的概念，掌握会计软件的不同分类方法。3掌握会计软件的基本功能，熟悉会计软件功能在具体会计业务处理中的体现。4了解商品化会计软件的发展历程和发展趋势。21 会计软件及其分类软件是控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的统称，计算机软件一般可分为系统软件和应用软件。211 会计软件的概念会计软件是指专门用于完成会计工作的电子计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有关的文档技术资料。会计软件是以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计理论和会计方法为核心，以会计数据为处理对象，以提供会计信息为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。212会计软件的分类1按软件适用范围划分可分为通用会计软件和定点开发会计软件。通用会计软件是指在某一范围内普遍适用的会计软件，通常又分为适用于各行各业的全通用会计软件和适用于某一行业的行业通用会计软件。定点开发会计软件也叫专用会计软件，是指仅适用于处理个别单位会计业务的会计软件。2按软件提供方式划分可分为商品化会计软件和非商品化会计软件。商品化会计软件是指为销售而开发的会计软件；具有通用性强、初始化工作量大、系统庞大、对硬软件环境的要求高等特点。非商品化会计软件则是用户为满足自己业务处理的需要而开发的会计软件，或由业务主管部门开发后提供给下属单位使用的会计软件。3按提供信息的层次划分可分为核算型会计软件和管理型会计软件。核算型会计软件是指专门用于完成会计核算工作的应用软件。管理型会计软件是对核算型会计软件功能的延伸，它是在全面核算的基础上突出或强化了会计在管理中的监督控制作用的会计软件。其主要功能可以包括：全面会计核算、融核算于一体的购销存（或进销存）管理、财务分析与财务监控等。4按软件适用的规模或层次划分可分为部门级会计软件、企业级会计软件和集团级会计软件。（1）部门级会计软件。主要是指从会计部门单方面需求的角度开发形成的会计软件。属于传统会计软件的范畴，主要目标是在满足用户单位会计核算要求,提高会计核算的效率和质量。核心模块账务处理模块和报表处理模块，各类专项核算模块（工资、固定资产、成本、应付、应收、存货等模块）完成各类专项核算工作。（2）企业级会计软件。软件的开发设计面对企业全方位整合财务会计信息的需要。在各层次计划的指导和控制下，通过整合企业内部的物流、信息流和资金流，实现了对企业的产供销资源、资金资源和人力资源的合理组织、控制、协调与配置。（3）集团级会计软件。在达到企业级会计软件系统目标的基础上，还特别强调帮助集团化企业建立完善的全面计划预算管理体系，对集团资金实施统一调配、管理以及对资金运作进行集中监控，并建立集团内全面的成本费用管理体系和全面、完整、及时、灵活的财务分析、财务评价和财务预测体系。22 会计软件的功能结构所谓功能结构，是指系统按其功能分层分块的结构形式。在会计软件系统中，一个系统可以划分为若干个子系统，每个子系统又可划分为几个功能模块，每个功能模块再划分为若干个层次，每个层次沿横向分为若干个子模块，每个子模块都有相对独立的功能。软件的各层次之间保持着一定的联系，并通过这种联系，将各层、各块组成一个有机的整体。221 会计软件的主要功能对软件功能的讨论将从功能和功能模块两方面展开。1会计软件的主要功能会计软件的功能是指一个会计软件必须具备的能力和运用这些能力的基本步骤。包括具备相对独立地完成会计数据输入、处理、输出和安全等功能的各个方面。财政部颁布财务软件基本功能规范（1）会计数据的输入功能会计数据的输入方式：直接输入方式。是指会计人员根据原始凭证（如销售发票、出差单据等）或记账凭证，通过键盘、屏幕将数据直接送入计算机存入凭证文件的一种方式间接输入方式。是指先将会计数据录制在磁介质上，然后再将其转换成计算机所能接受的凭证，并保存在凭证文件中。自动输入方式。是指计算机自动编制凭证，并保存在凭证文件中。称为机制凭证，包括两种基本方式：一种是由各子系统处理业务后自动编制的机制凭证，另一种是通过用户设置而由系统自动生成的机制凭证。从输入的数据内容来看，会计软件具有以下基本功能：初始数据的输入记账凭证数据的输入原始凭证数据的输入由于原始凭证的格式与业务内容千差万别，很难规范地对其进行输入输出与汇总处理，在电算化会计情况很少见。（2）会计数据的处理功能常见的方式有成批处理和实时处理两种：成批处理。是指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。实时处理。是指当某一数据或系统有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。会计软件对会计数据的处理主要体现在记账、结账和报表生成三个方面。（3）会计数据的输出功能会计数据的输出方式包括屏幕查询输出、打印输出、通过软盘输出和利用网络线路传输输出几种形式。其中，软盘输出多用于数据的备份或上报数据（尤其是会计报表）的输出；利用网络线路传输输出更多用于分支机构向总公司报账、报表的输出。查询和打印则是会计数据最基本的输出形式。（4）会计数据存储功能若干个相互关联的数据库文件组成会计信息系统数据库。（5）会计数据安全维护功能会计软件具有防止非指定人员擅自使用系统，以及对指定操作人员实行使用权限控制的功能。2核算型会计软件的主要功能模块核算型会计软件用于完成会计核算工作，主要包括账务处理、工资、固定资产、成本、采购与应付、销售与应收、存货、往来账款管理和会计报表处理等模块。一个模块通常又被称作一个子系统，通用核算型软件主要包含以下一些子系统：（1）账务处理子系统。这是会计软件的核心，对所有的会计软件来说都是必不可少的。（2）工资管理子系统。主要完成工资的计算、工资费用的汇总和分配等工作，并自动编制机制转账凭证传递给账务处理子系统。（3）固定资产管理子系统。主要实现固定资产卡片管理、固定资产增减变动处理、折旧的计提与折旧费用的分配等工作，并自动编制机制转账凭证供账务处理子系统和成本核算子系统使用。（4）成本核算子系统。主要完成对生产费用的归集、分配和对产品制造成本的计算。（5）采购及应付核算子系统。主要核算采购业务，包括登记商品的数量、价格，按适用税率计算税金，并确认应付款项。（6）销售与应收核算子系统。主要核算销售所取得的收入，登记发出商品的数量，计算相关的税金，确认与管理应收账款，并管理有关票据。（7）存货管理子系统。主要从采购与应付核算子系统取得存货增加的成本和金额，从销售与应收系统取得存货出库的数量，自动计算出出库商品的成本。（8）货币资金（出纳）子系统。核算收款付款业务进行银行对账，登记现金、银行存款日记账。（9）会计报表处理子系统。能够规范地编制资产负债表、利润表和现金流量表。同时具有自定义报表的功能。3管理型会计软件的功能拓展管理型会计软件利用会计核算业务所提供的信息以及其他生产经营活动资料，采用各种管理模型、方法，对经营状况进行分析和评价。管理型会计软件具有如下扩展功能：（1）分析功能。（2）预算功能（3）控制功能。能通过保本点、固定成本、变动成本、预计流动比率、预计投资报酬率等指标的计算实施相应控制，通过预算报表与实际执行的反馈结果进行预算控制。222会计软件各功能模块间的相互关系电算化会计各子系统间的关系，也就是会计软件各功能模块间的关系。账务处理子系统是电算化会计系统的核心部分。工资管理、固定资产管理、成本核算、采购与应付核算、销售与应收核算以及存货管理等子系统实现对相应会计业务的专门处理。账务处理子系统不仅可以直接接收记账凭证的输入，而且可以接收来自各子系统的自动转账凭证，进行总分类核算。账务处理子系统虽然系统不是最庞大，处理流程也不是最复杂，但它汇集了用户单位全面的经济活动数据，并提供综合性和总结性的会计信息。账务处理子系统与各子系统的关系最为紧密。1账务处理子系统与其他子系统间的关系（1）总体关系账务处理子系统是电算化会计系统的核心，其他子系统是账务处理子系统的补充。（2）账务处理子系统与工资管理子系统间的数据联系工资管理子系统核算的结果通常以凭证的形式传递给账务处理子系统。（3）账务处理子系统与固定资产管理子系统间的数据联系固定资产管理子系统核算结果自动生成记账凭证传递给账务处理子系统。（4）账务处理子系统与存货管理子系统间的数据联系存货管理核算结果以记账凭证的形式传递给账务处理子系统。（5）账务处理子系统与报表处理子系统的数据联系报表处理子系统主要指标数据基本来自于账务处理子系统中各类账簿的余额、本期发生额、累计发生额等栏目。电算化会计系统的各个子系统间不仅存在着数据传递关系，在系统应用中还存在着错综复杂的控制关系。各子系统间的数据关系图：货币资金存货销售及应收采购及应付账务处理报表工资固定资产图2-1 电算化会计系统各子系统之间的关系23 商品化会计软件的发展231商品化会计软件的发展历程在中国的软件领域，会计软件勿容置疑是一面亮丽的旗帜。1会计软件发展的道路起步于70年代末， 1979年财政部拨款500万元在长春第一汽车制造厂试点开发应用会计软件。80年代中后期，各单位就组织计算机技术人员自主编写包括工资核算、报表管理等功能的简单的应用程序。或委托高等院校或研究机构定点开发企业管理系统，自此掀起了会计软件自主开发的热潮。中国会计学会于1988年8月组织召开了全国首届“会计电算化”学术研讨会，明确提出了会计软件通用化、标准化的开发思想。 “用友财务软件服务社”就是在这个背景下建立的。1989年12月财政部颁布了我国第一个电算化会计管理办法会计核算软件管理的几项规定，提出了对会计软件的“十条基本要求”，并建立了商品化会计软件的评审制度。从此中国会计软件市场上先后涌现出先锋、用友等知名专业厂商与软件产品，使会计软件业进入了一个新的发展时期。2会计软件市场规模化、产业化迅速发展的历程1988年成立的“用友财务软件服务社”是我国首家。随后陆续成立了“先锋财会电算化公司”、“金蜘蛛软件公司”、“万能公司”、“安易公司”、“吉联公司”等。各方面作用：（1）政府主导起了关键作用。1989年财政部颁布会计核算软件管理的几项规定1993年组织了全国首届“会计电算化”成果展览，给用友、万能、安易、先锋等颁发“会计电算化”贡献奖1994年财政部颁布一系列有关电算化的管理制度与规章1995年财政部向全国推荐了一批电算化培训教材和教学用会计软件1998年，通过财政部评审的会计软件品牌有47个，通过各级财政部门评审的会计软件品牌近300个。（2）中国会计学会和中国软件行业协会发挥了重要作用。1987年成立了“会计电算化研究组”。1988年，提出会计软件通用化、标准化的开发设计思想。1993年，成立了“会计电算化”中青年分会。1996年，提出了会计软件由核算型向管理型发展的方向。（3）骨干企业的作用不容忽视。用友公司：我国第一家专业从事商品化会计软件开发推广的企业。UFO财经报表被誉为“中国第一表”。1993年推出新会计制度版会计软件，1996年推出管理型会计软件，1998年推出企业管理软件和网络会计软件。安易公司：会计软件的龙头之一，1992年推出中英文对照会计软件，1995年电算化初级培训教学软件和配套教材被财政部采用，1998年推出安易2000购销链管理软件。金碟公司：后起之秀，1996年大力宣传Windows平台方向，1998年推出K/3企业管理软件，1999年5月发布“数字化管理”，推出金蝶2000、K/3系统全国大巡展。至上世纪末，国内品牌市场占有率达95%，用友、金碟、安易、新中大、国强等会计软件的市场占有率之和达877%，用友以401%的占有率高居榜首。3会计软件应用功能的发展与完善在过去的20多年间，国内会计软件在功能上经历了从单项业务处理向核算型，核算型向管理型，管理型向财务与进销存业务一体化的发展历程，管理时序由事后的记账分析向事中的预警控制和事前的规划预测发展，管理模式由分布式向集中式演进。232商品化会计软件的发展趋势（1）物流、资金流、信息流的统一。三个循环系统密不可分，表现为：物流循环和资金流循环相互配比，而信息流的前期形成基础来源于物流和资金流，它们相互作用，相互影响，相互促进，相互修正。（2）支持会计工作全面网络化。（3）充分开放以利数据传输。会计软件本身强调开放性，强调与管理信息系统，甚至是跨行业的资源运用系统直接进行数据交换的能力，以使其拥有的资源被充分共享和有效利用。（4）具有更高的安全性。网络的安全性，包括网络硬件的安全性、网络操作系统的安全性与网络应用程序的安全性。多重登录体系中的身份认证系统，多重用户密码保护，操作权限管理等在软件层面促进了安全性能的提高。第3章：电算化会计的组织与实施学习要点：1了解电算化会计系统的实施过程。2理解电算化会计工作的规划与组织工作的意义，掌握电算化会计系统的内容。3熟悉电算化会计日常管理各个方面的工作及其要求。4理解电算化会计系统安全控制的必要性，掌握安全控制的内容与要求。31 电算化会计工作的规划与组织311电算化会计工作的规划电算化会计工作规划，是对一个地区、一个行业、一个单位、一定时间的电算化会计发展方向、发展目标、发展任务及具体实施所作的安排。1电算化会计工作规划的意义（1）有利于科学、合理地安排人力、物力、财力，有效地建立电算化会计系统。（2）有利于科学、合理地控制建立电算化会计系统的整个过程（3）有利于先进的会计软件及软件应用经验的推广和普及（4）有利于做好电算化实施中的各项衔接工作，提高系统的开发效益和运行效益。（5）为电算化会计工作的实施与考核提供了依据。2电算化会计规划的分类（1）按作用范围可区分为电算化会计宏观规划和电算化会计微观规划。宏观规划主要指国家电算化会计发展规划、行业电算化会计发展规划和地区电算化会计发展规划。微观规划主要是针对一个单位、一定时期的电算化工作所要达到的目标以及如何有效地实施这个目标而制定的具体的实施计划。（2）按规划作用期可分为长期规划、中期规划和短期规划。长期规划的作用期一般在5年以上。中期规划一般在3至5年之间。短期规划的作用期一般在2年之内。3电算化会计规划的内容（1）机构及人员配置规划。不同单位可根据其自身的特点，决定是否设立专门的电算化会计机构与相应的计算机专业人员。（2）计算机及其他硬件设备购置规划。（3）软件配置规划。有条件的单位也可以采用购买通用会计软件与对软件的二次开发相结合的方式。（4）费用预算计划。312电算化会计工作的组织最好能建立一个电算化会计工作组织策划机构来具体负责。机构的主要任务：制定本单位电算化工作发展规划，组织电算化会计系统的建立，拟订电算化会计管理制度，组织会计人员参加计算机应用知识培训，负责电算化会计系统的测试与运行。电算化会计工作的组织结构可以分为几下几种方式：（1）分散管理方式。在单位的二级或三级管理部门设立会计机构，每个部门相对独立开展会计核算工作。优点：能调动各部门的积极性。便于各部门根据实际情况决定电算化实施进程。缺点：可能使数据不能共享，影响系统效益。可能造成人力资源闲置或浪费。（2）集中管理方式。成立计算机信息中心。把电算化会计所包括的管理、开发和使用维护等工作都放在单位信息中心处理。会计部门定期按规定向信息中心提供核算和管理所需的数据，由信息中心负责电算化会计的日常运行。优点：提高数据共享程度，有利于计算机资源的利用。缺点：容易出现系统运行质量差，效率低等情况。易产生依赖思想，降低系统的运行效率。（3）集中管理下的分散组织方式。单位内部设立专门的机构，统一负责计算机应用规划工作。统一安排，指导各业务部门开展电算化工作。优点：既照顾了各业务部门的特点，又能统一组织管理。组织结构设置时应考虑以下因素：（1）单位管理模式和组织机构设置。（2）业务规模和性质。（3）现有技术条件和人员状况。32 电算化会计系统的建立电算化会计系统结构如图：会计人员会计软件系统软件（操作系统、数据库管理系统等）计算机硬件会计制度规范图3-2 电算化会计系统的组成电算化会计系统的建立主要是指：硬件的配置、系统软件和会计软件的配置、会计人员的配备，各种电算化管理制度的制订。321电算化会计硬件配置硬件配置：是指电算化会计所需硬件系统的构成模式。主要结构模式：单机系统、多机系统、多用户系统、计算机局域网络系统1单机系统是指整个系统中只配置一台计算机以及相应的外部设备。特点：所有的数据集中输入和输出。优点：数据共享程度高，数据一致性好，系统开发周期短、见效快，投资规模小，操作简便，对系统环境要求也不高。缺点：功能较弱，可靠性比较差。不利于设备、数据的共享，容易造成资源的浪费，输入输出往往成为数据处理的瓶颈。适用范围：经济和技术力量比较薄弱、会计业务比较简单、会计管理功能拓展不完整的小型单位。2多机系统整个系统中配备多台计算机，各台计算机之间形成松散的结构，数据输入、处理和输出分布在不同的计算机上完成。优点：缓解了单机系统中输入输出的“瓶颈”问题。缺点：不具有实时数据交换能力。其数据共享性能差，系统的整体效率低。适用范围：适用于会计业务比较多，会计机构设置比较分散，系统维护能力强的单位。3多用户系统指整个系统配置一台计算机主机和多个操作终端，数据通过各终端输入，主机对数据进行集中处理，处理结果可直接返回终端用户。优点：实现了对数据的共享，既提高了系统效率，又使系统具有良好的安全性。缺点：系统比较庞大，系统维护的要求比较高。适用范围：适用于会计业务量大、地理分布集中、资金充裕且具有一定系统维护能力的单位。4计算机网络系统是指用通讯线路连接的多台计算机组成的一个运行系统，各计算机之间可以通过网络共享服务器上的硬件资源和软件资源，并可以与其他计算机或其他网络进行通讯和交换信息。网络体系包括客户机/服务器（C/S）和浏览器/Web服务器（B/S）等多种方式架构。优点：能够在网络范围内实现硬件、软件和数据共享，传输速度较高，容易维护，可靠性较高，使用简便，结构灵活，具有可扩展性。缺点：安全性不如多用户系统，工作站易被病毒感染或受到恶意侵害。适用范围：具有一定的计算机应用基础和较强经济实力的大中型单位。322电算化会计软件配置1会计软件的来源及其选择电算化会计系统对会计软件有以下基本要求：（1）合法性。首先其所有功能与规范要符合有关财税法规和财经制度的规定，符合财政部对会计软件基本功能规范所提出的要求。（2）安全性。就数据管理看，无论是数据输入、加工或存储，还是数据的传递和输出，都有着不同的安全性要求。电算化会计软件的取得方式：（1）在电算化会计系统建立初期，或会计业务比较简单的企事业单位：可考虑选择商品化会计软件。（2）大中型企事业单位：或业务核算与管理一般有其特殊要求的单位：可定点开发专用会计软件。（3）一般大中型企事业单位：可结合通用会计软件来定点开发部分配套的模块。2商品化会计软件的选择采用商品化会计软件的优点：是见效快、成本低、安全可靠、维护有保障。缺点：一是不能全部满足使用单位的各种核算与管理要求，二是对会计人员业务素质要求较高。用户单位在购买时应从以下各方面进行比较：（1）软件功能一个较为成熟的软件具有以下几方面的功能：一是主要功能，包括正确处理会计业务流程，完成会计凭证填制，会计账簿登记，会计报表的生成与输出等工作二是辅助功能，包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一些有利于用户使用软件系统的所有功能。三是服务功能，包括重建文件索引，整理被破坏的数据秩序，复制会计数据档案，恢复会计信息系统文件以及清理存储空间等功能。四是控制功能，包括输入数据的正确性控制，输出内容范围的控制，数据顺序和方式控制，使用权限的控制等系统控制能力。（2）本单位会计业务的特点首先是单位的行业特点。其次是单位规模大小、会计业务数据量的多少、会计核算精确度的高低等等。（3）软件的技术性能技术性能包括使用的数据库系统的安全可靠性能，易学易用易懂的性能等。此外，软件的可维护性，可审计性，可移植性，以及软件运行平台、运行环境（如网络环境、数据库环境）等等，都是需要考虑的因素。（4）售后服务质量（5）费用商品化会计软件的购置费用一般包括软件价格、实施费用（包括培训和安装费用）、售后服务费用、其他配套费用（如系统软件及防病毒软件的购置费用）和扩充升级费用等。323电算化会计人员配置会计基础工作规范中要求：“各单位应当根据会计业务需要设置会计工作岗位。”实现电算化处理后，会计部门的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位两大类。1基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计档案管理等工作岗位。2电算化会计岗位。电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。可设立以下一些专业岗位：（1）电算化系统主管。系统主管人员负责协调计算机及会计软件系统的运行，要求具备会计和计算机基本知识以及相关的电算化会计组织管理经验。系统主管又可称作系统管理员、账套主管或超级用户，可由会计主管兼任。（2）数据录入。录入人员负责输入记账凭证和其他有关数据，要求具备会计软件操作技能，或通过电算化会计初级培训。实施电算化会计的单位应该要求所有会计人员具备担任会计软件操作员的条件。（3）凭证审核。凭证审核员负责审核输入的会计数据以及对输出的账簿、报表进行确认。要求会计人员具备会计和计算机双方面的基本知识，达到电算化会计初级培训的水平。（4）电算化系统维护。系统维护员负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理计算机内会计数据。需要注意的是，系统维护员不应直接对实际会计数据进行操作。（5）数据分析。数据分析员负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备一般的软件操作知识和比较全面的会计知识，最好通过电算化会计知识中级培训。（6）会计档案保管。档案保管员负责各种会计档案资料的保管工作以及数据资料的安全保密工作。电算化人员的岗前培训主要有以下几种形式：第一种是由财政部组织开展的初级、中级和高级电算化会计培训。培训对象是在职的会计人员。第二种是由软件公司提供的针对所购买的会计软件的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般都会对用户进行义务培训第三种是根据开展电算化工作的需要，由单位自行组织的电算化会计培训。324电算化会计规范的确立财政部颁布的会计电算化管理办法规定，采用电子计算机替代手工记账的单位，应当具备以下基本条件：（1）使用的会计软件达到财政部发布的会计核算软件基本功能规范的要求。（2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。（3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。（4）有严格的操作管理制度。主要内容包括：操作人员的工作职责和工作权限。预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施。必要的上机操作记录制度。（5）有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：保证机房设备安全和电子计算机正常运转的措施。会计数据和会计软件安全保密的措施。修改会计软件的审批和监督制度。（6）有严格的会计档案管理制度。33电算化会计的日常管理电算化会计系统的日常管理，是指对已建立的电算化会计系统进行全面和有效的控制，以保证系统安全正常运行。包括日常管理制度的建立、执行和常规性的系统维护等工作。331电算化会计日常管理制度的建立1岗位责任制岗位职责是对各岗位工作职能和权限所做的规定，一般包括两部分内容：一是所有岗位都应该遵守的一般性规定；二是每个岗位根据操作内容与操作权限而必须遵循的规定。对于（1）系统管理员岗位职责；（2）软件操作（录入）员岗位职责；（3）数据审核员岗位职责；（4）系统维护员岗位职责，教必须建立相应的岗位责任制度。2电算化会计操作管理制度“规程”条款如：未经电算化培训或培训考核不合格者不能直接操作计算机软件。严格执行操作人员权限管理制度。操作员密码可以由系统管理员或者会计主管进行初始设定，但只能由操作员自己修改。等等。3电算化会计硬件、软件和数据管理制度（1）计算机硬件系统管理制度（2）系统维护制度（软件管理制度）4电算化会计档案管理制度会计档案包括以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表，存储在磁性介质或其他介质上的会计数据，以及会计软件系统有关的文档、结构图、流程图和源程序等。作为会计档案保存，其保存期限应同会计档案管理办法中规定的相应会计数据保管期限一致。332电算化会计日常管理的实施1电算化环境下会计工作的新要求（1）必须重视对计算机硬软件的常规管理计算机中的各种信息和软件存储在磁介质中，看不见，摸不着，磁场、电场、潮湿、灰尘、计算机病毒等都会造成硬件设备和软件系统的故障。而会计数据具有真实性、准确性、连续性、可靠性的特殊要求。（2）必须适应会计工作流程和工作重心所发生的变化记账凭证的输入和审核成为关键操作任务，而操作或控制计算机系统成为会计工作人员的最必需的技能。会计人员应及时更新自己的知识，提高自己驾驭系统的能力，使电算化系统发挥更大的效益。（3）要强化会计人员的协作与合作会计软件每个功能模块处理特定部分的会计信息，各功能模块之间通过信息传递相互联系。尤其是在网络环境中，各岗位人员在不同的站点共同使用同一个会计软件，彼此的凭证传递、数据衔接都是通过软件系统进行的，相互之间联系非常紧密。要求各岗位会计人员之间加强协作，相互照应，共同维护，使系统顺畅运作。（4）适应对会计人员业务素质的新要求要求会计人员转变观念，全方位掌握会计工