技术文件管理制度.doc

技术文件管理制度技术文件管理制度为了规范本工程技术文件管理，畅通技术信息渠道，确保本工程建设有关各方意见及时有效沟通、设计图纸及其它技术资料及时有效传递，以便有关各部门、各工作场所都能及时使用有效文件，防止误用失效、作废文件，及时、完整、准确、系统的整理、归档技术文件，特制定本制度。本制度适用于中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场预制梁预制工程所有技术文件管理。一、职责划分1、技术文件由工程管理部技术员负责技术资料的签收、受控、外借、保密、存档等工作，所有技术文件、技术人员资料均应经梁场总工程师审阅签署处理意见后交办。2、技术人员负责对所有标准、图纸、工艺文件、试验方法、技术资料档案统一编码、收发、借阅、保管、归档工作。3、技术人员负责保管、收发技术文件修改通知单。4、施工图纸由梁场工程技术人员负责绘制，经工程管理部部长审核，梁场总工程师批准后发放给梁场各相关部门、各相关班组，并交技术人员管理，存档。5、所有工艺文件，作业指导书，内控标准等工艺文件由工程管理部技术人员负责编制。经工程管理部部长审核，梁场总工程师批准后发放给梁场各相关部门、各相关班组，并交技术人员管理，存档。二、文件的分类文件分为自制文件和外来文件。自制文件包括工艺细则、作业指导书、施工图纸、企业标准、管理办法等。外来文件包括设计文件图纸、法律法规、标准、规范、上级文件等。技术文件包括：a）标准：产品标准，材料、配件标准，设计、施工验收规范，技术要求等；b）图纸：产品设计图纸、施工图纸、附属图纸、支座图纸、工装图纸、胎卡具图纸等；c）工艺文件：工艺细则、作业指导书、工序流程卡、技术要求等；d）试验方法：试验、测量、检验方法、规程、评定方法、试验报告等；e）档案：设备、工装、计量档案、产品档案等。三、文件的编号与标识1、管理手册与体系文件：管理手册与体系文件由综合管理部统一编号与标识。A 管理手册年代号ZTJJ/SC XX - XXXX版序号管理手册代号中铁九局集团有限公司 B 作业指导书年代号JJJQ/ZW XX - XXXX文件编号专业代号中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场C 质量体系文件年代号JJJQ/ZT XX - XXXX文件编号专业代号中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场D 工艺文件年代号JJJQ/GW XX - XXXX版序号工艺文件代号中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场E 内控标准年代号JJJQ/BW XX - XXXX版序号内控标准代号中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场F 安全体系文件年代号JJJQ/AT XX - XXXX文件编号专业代号中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场G 梁的编号T型梁编号梁编号代号JQT XX X XXXX梁类型代号梁跨度代号中铁九局集团有限公司嘉峪关梁场T型梁箱梁编号梁编号代号JQ XX - XXX梁跨度代号中铁九局集团有限公司嘉峪关梁场箱梁四、技术文件的管理1、技术文件应按其内容、文件形式进行分类管理，并建立有效文件清单，掌握文件分布和更改记录。2、技术文件借阅必须填写借阅登记，应写明：借阅人、日期、借阅文件名称、借阅期限等内容，任何人不得擅自复印，或向外部提供技术文件。3、所有变更文件中的变更内容，必须毫无遗漏地在文件中全面反映，而且要在所有涉及文件上反映。4、技术文件除技术人员存档之外，各部门所接收文件应视为部门所有，应最大限度地保证工程建设的需要。文件持有者或相关工程技术人员应认真研读技术文件或文件变更，以保证正确指导施工。5、技术文件持有者和保存者应爱护文件，防止发霉、虫蛀、残缺少页，避免油污、损坏和丢失，保证文件清洁完整。6、技术人员应限制文件的扩散范围，不得随意借阅、复制，确有需要时要履行有关审批手续。五、技术文件的收发1、所有技术文件收文、发文应有收、发文记录，由技术人员统一管理。2、技术人员在收到技术文件并登记后，交梁场总工审核报梁场场长批准复制下发。3、技术文件发放时应按批准范围进行，并做好发放签收记录。图纸由领用人签字，并写明使用单位。4、经修改的技术文件必须发至原文件持有者手中，并将失效的技术文件及时收回或销毁，以避免误用已经失效的文件。5、任何单位和个人都无权私自销毁或留存作废技术文件。六、技术文件的更改1、凡已归档的技术文件不得任意修改，必须修改时，要由移交归档单位的有关技术人员进行，并参照有关标准，履行一定的审批手续。2、技术文件的更改均以书面形式进行。即由工程管理部技术人员提交“文件更改通知单”，并在图纸、文件或相应的附件标明修改的原因和内容，做好更改记录和修改标识，有关技术部门技术主管审批，主管领导批准。重要图纸的更改由工程管理部部长审核，总工程师批准。3、所有图样及设计文件的更改都不得降低产品质量和工程质量，不得违背有关文件的规定。如图纸、文件、资料更改后会引起其它图样及设计文件的更改时，应及时发出相应的文件更改通知单。4、生产、施工单位如对图纸有异议时，可向设计、审批、签发者提出意见，但不得擅自修改图纸或降低技术要求。5、按合同规定图纸等技术文件的更改需要顾客批准的，必须报经顾客的批准后方可进行。6、若指定其它部门进行图纸等技术文件的更改审批时，该部门应获得原审批部门所依据的有关背景资料。7、技术文件更改批准后，技术人员向有关部门和生产现场下发“文件更改通知单”，并做好发放签收记录。七、技术文件归档范围技术文件应依据相关档案管理规定，结合制梁场实际情况进行归档。1、产品生产方面：包括产品设计、工艺、工装、模型模具、配件的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程形成的各种上文件材料。2、设备仪器方面：包括设计仪器的图样和技术文件，设备安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备（仪器）重要改造图纸等。3、技术管理方面：包括质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、技术情报、技术文件管理中形成的各种文件材料等。4、技术文件归档时间技术文件材料的归档时间，应按照工作程序，可以分批分期立卷归档，也可以在技术文件材料全部形成后一次归档。一般情况下：产品技术档案，应在每个产品定型或批量生产之后归档。设备仪器档案，应在每台设备仪器使用或安装之后归档。标准档案应在每个项目批准之后归档。5、技术文件归档要求1）技术文件应根据工程内容分类归档，并确保归档文件完整、齐全、真实、准确。2）文字材料的载体和书写材料必须使用便于档案长期保存的材料。6、其它方面1）凡是技术研究工作中形成的技术文件材料，不论成功的项目或不是成功的项目，或是停止的项目，都应归档。2）停建、缓建工程的技术文件材料，要由有关技术业务部门或技术负责人整理好，送交档案部门妥善保存。八、技术文件的利用1、技术文件的借阅、查阅都要履行一定的审批手续，所借档案不得拆散、涂改、抽换、水浸、丢失和泄密。底图只准在档案部门晒印、查阅，一律不外借。2、为利用者提供档案复印件。为档案利用者出具档案证明或档案内容的摘录、节录材料。九、技术文件的保密工作1、技术文件密级按照国家、铁道部有关文件、资料密级划分的规定加以确定，档案部门不另划密级。2、复印秘密图纸或技术文件，须经工管部部长和总工程师批准，并履行登记手续后方可复制。复制件使用完毕后一律收回档案部门统一销毁。十、技术文件保存期梁场内部编写的技术文件的保存期自发布之日起到所有施工完成之日止，外部技术文件则根据文件性质随预制梁资料永久保存。中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场收 文 登 记 表 编号：JLCX01-01- 序号文件编号文件名称（主要内容）发出单位来文时间收文时间备注第 页质量记录清单 编号：JLCX01-02- 序号记录编号记 录 名 称部门中铁九局集团有限公司嘉峪关制梁场文 件 更 改 通 知 单 编号：JLCX01-03- 通知单名称经办单位经办人/日期审批人/日期事由：15文件发放、回收登记表文件类别： 编号：JLCX01-04- 序号文 件 名 称文件编号分发编号发放记录回收记录备注领取单位份数签收/日期份数签收/日期 编制人： 文 件 和 资 料 借