鸿达以太日常费用报销管理制度.doc

鸿达以太日常费用报销管理制度2011共6章，共9页第0次修改生效日期：2011年3月1日编号：CW-1001鸿达以太日常费用报销管理制度发布日期 2011年3月1日 发送范围 鸿达以太全体人员 副本控制 财务部 编 号 CW -1001 编制日期2011.03.01审核日期2011.03.01批准日期201103.01编制人财务部审核人林鹏批准人谭军安目 录一、总则3二、差旅费管理制度5三、市内交通费管理制度7四、业务招待费管理制度8五、邮电通讯费管理制度9六、借款管理制度10一、总则（一）、审批职责：1、任何人不得审批本人的费用报销单据，也不得以其他人名义报销；2、费用审批包括业务审批和财务审批。业务审批由主管部门经理/总经理审核；财务审批由财务部经理审核；3、报销人员需要对其报销单据的真实性、合理性及票据的合法性负责;4、部门经理对本部门人员报销单据的真实性及合理性负责;5、总经理对其分管的副总经理/部门经理报销单据的真实性及合理性负责;6、审批人员需要对其签字审批单据承担连带责任;7、财务部依据有关会计法律法规、企业会计准则及公司有关规定对报销单据、原始票据及报销金额进行审核，并对审核数据的准确性负责。（二）、审批权限见附件一：签字权限表（三）原始票据的要求。1、报销人应使用公司财务统一提供的报销单;2、报销单据应按照格式要求，清晰、完整地填写;3、填写内容应简明扼要;4、原始单据应规范、合法;5、原始单据应从小到大、分类整理粘贴，不得使用订书钉，边距大过报销单的单据应以报销单为准进行折叠;6、报销人须在所有报销单据的“报销人”签名处签名，并填写本人交通银行卡账号（工资卡），以方便报销;7、报销票据均需要正确地填写单位名称，发票单位名称必须与费用承担单位名称一致;8、财务部有权退回不符合要求的单据。（四）报销日期与报销周期。1、报销时间为每周四，需要报销的员工将准备好的报销单据送交财务部，财务部审核后通知报销人。2、报销周期：通常为提交手续完备报销单后的30日内。（五）财务部负责审核在公司政策范围内的单据，超出公司政策范围的单据，在未征得财务经理/总经理签字确认前，财务部不予确认。（六）本制度自2011年3月1日起执行，其他日常费用报销管理规定即日废除。（七）财务部对本制度有最终解释权。二、差旅费管理制度“出差”是指公司员工经过公司批准，离开常住办公地到异地执行公务活动的行为。（一）、员工出差的办理程序1、因公出差或驻外的人员应填写附件二“公出申请表”，报其主管审批。2、“公出申请表”经主管批准后，持此单据到财务部办理借支手续；3、出差员工返回后，一周内填具“差旅费报销单”，并依据“公出申请表”到财务部办理报销手续，结清借支款。超过一周未报销的，按票面金额的90%报销，超过两周的按票面金额的70%报销，超过三周的按票面金额的50%报销，超过四周及四周以上的不予报销；4、差旅费报销单据包括：长途汽车票、火车票、飞机票、客轮、出差地市内交通费、住宿费、餐费。其它费用单据另行填列，比如出差期间发生业务招待费，应单独填写“支出单”及有领导签字确认的“招待明细单”报销； 5、借款出差的人员，出差返回后所报销差旅费首先应归还公司借款，剩余部分做报销处理；6、有备用金的人员，账面欠款超出备用金的部分，在报销费用中扣除。（二）、交通工具选用1、总经理、副总经理出差，可选择火车卧铺、二等舱以下客轮。有夕发朝至直达火车的，原则上乘坐火车；特殊情况需乘坐飞机的，须于报销单上写明原因，分管领导签字确认；2、公司其他员工出差乘坐火车，在火车上过夜5小时以上或连续乘车超过7小时的可乘坐硬卧，动车限二等座；3、长途汽车票实行实报实销，原则上需要正规的打印长途汽车票，手撕定额发票的按照实际发生额报销；4、在机票价格和火车票价格相当的条件下，可以乘坐飞机。（三）、出差报销标准1、出差期间费用包括员工在出差地的住宿、伙食、交通费用，具体标准为：天数金额适用地区5天以内（含5天）300北京、上海、广州、深圳240其它省会、直辖市、副省级城市200其它地区5天以上260北京、上海、广州、深圳200其它省会、直辖市、副省级城市160其它地区2、超出标准的报销，需财务副总裁/总裁批准。（四）、出差的其他规定1、出差期间不得申报加班费用；2、出差途中因病或其它不可抗拒原因，需要延长或缩短出差时间及更改出差行程，必须及时报请公司主管领导批准，如遇特殊情况，需电话、短信等方式向公司领导申请，并在获得确认后方可执行；3、出差人员应按“公出申请表”中注明的时间，途经地点执行。因故变动，须说明理由；4、因参展、技术交流等会议性出差，会议方提供食宿的，公司不再给予食宿费用的报销；5、个别特殊情况（如参加会议、陪同客人等）需要实报实销的，需经财务副总裁/总裁批准。6、接待单位提供膳食的，扣减当日限额50元；接待单位提供食宿的，不报销差旅费；借宿亲友的每日限额按50元计算。三、市内交通费管理制度1、适用范围：日常市内交通费、加班市内交通费、个人车辆使用费2、日常市内交通报销标准（元/月）： 职位业务部门其它部门总经理/副总经理800300部门经理260150其它经批准报销人员100-200N/A注：业务部门包括各广播部、销售部、版权部、上海（李靖，贾美苓）3、日常市内交通费票据要求：出租车票、公交、地铁发票4、加班市内交通费：员工加班超过21点，可以报销公司至居住地的正规出租车发票，报销金额为发票票面实际金额及过路过桥费。报销时写明出发及到达详细时间；5、员工使用公司车辆外出，将按照实际里程数摊销公司车辆费用，该摊销费用列部门费用，同时抵减部门/个人当月市内交通费预算额度；6、在不影响工作效率的前提下，鼓励员工乘坐公交、地铁出行；7、特殊情况需要使用个人车辆：按照实际里程数给予每公里0.8元的车辆补贴，凭正规车辆加油发票、公交、地铁发票或出租车发票报销；8、其他特殊情况需要申请财务经理/总经理批准。9、市内交通费的报销必须严格按照公司要求如实、完整的填列报销单据，同时需要注明出发及到达的详细时间。四、业务招待费管理制度1、业务招待费系因业务管理需要经公司审核同意而发生的礼品费、招待费、游览费等费用；2、业务招待费审批流程：经办人应填制附件三“接待申请表”，按照审批权限进行审批；3、业务招待费审批权限：金额审批人适用人员200部门经理所有部门1000总经理/副总经理所有部门4、业务招待费报销：经办人应填写“支出单”，规范粘贴业务费发票，详细填写“接待费用申请表”，列明发生日期、客户单位名称、事由等；5、礼品、购物卡、购物券等应事先申请，由行政部统一管理、采购、领用登记备案。大额采购费用银行结算；6、出差期间发生的业务招待费按照“差旅费报销管理制度”中业务招待费管理规定进行处理；7、特殊情况经财务经理/总经理批准，另作处理。五、邮电通讯费管理制度1、邮电通讯费系因公司业务发展需要经公司审核批准、备案人员的邮电通讯费用。2、报销标准：职位业务部门其它部门总经理/副总经理500300部门经理260150其它经批准报销人员100-200注：业务部门包括各广播部、销售部、版权部、上海（李靖，贾美苓）3、手机费报销仅限在公司备案的手机号码，并且提供正规运营商提供的正式打印发票，手撕发票公司不给予确认，不作为报销的依据；4、公司不报销预存话费，建议员工选用运营商推出的适当的话费套餐以节省手机话费；5、在办公室内，公司鼓励员工使用固定电话联络业务；6、员工因公出差导致其手机话费超过其公司报销标准的，公司对超标部分的漫游费给予确认报销；7、所有报销手机费用的人员应24小时保持手机处于开机状态。如在一个月内3次以上（含3次）因各种原因不能保证及时沟通的，当月手机费不予报销；8、关于测试手机的管理：因业务测试需要的测试手机由公司统一购买，登记管理，业务部门派专人领用并保管，归还时登记消耗的费用金额；9、如有特殊情况，需财务经理/总经理批准。六、借款管理制度本制度中借款系指公司员工以个人名义事先通过借款形式预支的差旅费、业务费、版税、备用金等，不包含员工个人因私借款。借款原则：前款不清，后款不借，无正当理由且未经公司财务经理/总经理同意的超期借款，公司有权按照银行同期借款利率计息。（一） 备用金借支。备用金是公司为提高工作效率，简化工作流程，对特定人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项。同时备用金专款专用，不得转借他人或挪作他用。适用人员：经公司审核批准的员工借款限额：借款人月工资总额或经公司审核批准的金额备用金期限：1个自然年度享有备用金的人员不必在备用金期限内归还，所报款项不抵减备用金借款，个人借款超出备用金部分需按时归还；员工在离职或因工作性质发生变化，不再需要借备用金时，应及时归还备用金。（二）差旅费借款。差旅费借款是员工差旅费的事先预支，公司员工出差凭“公出申请表”可以向财务借款，借款金额适度，可以参考出差天数和公司标准。 员工出差返回后在一周内报销，报销款项首先偿还公司差旅费借款，不足部分及时归还，超过借款部分公司打入个人工资卡。 差旅费报销详见“差旅费