之二、归档文件整理规则.doc

甘肃省档案干部培训系列讲座之二归档文件整理规则讲 座主讲 赵海林二 O O 五 年 五 月第一讲 归档文件整理规则的出台背景编制原则和我省的实施情况一、归档文件整理规则的出台背景归档文件整理规则（以下简称规则）是中华人民共和国行业标准，代号为DA/T22-2000。由国家档案局于2000年12月6日颁布，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国机关档案工作改革的一项重大举措。规则在充分调研国内外归档文件整理方法的基础上，适应档案管理现代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件级”整理方法，它是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。我国以往采用“立卷”作为归档文件整理的方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。这种方法50年代自苏联学习而来，沿用了近半个世纪。在手工模式下进行档案管理和检索，“立卷”不失为一种好的文件整理方式，为实现手工检索目的，提高手工检索效率提供了便利。但是，这种方法也有许多不足，比如：方法繁琐复杂，新手学习掌握难度大；立卷中人为因素影响大，案卷质量不好把握评价；等等。这些问题必然在实际工作中经常地、反复地表现出来，于是理论界和广大实际工作者便不断地提出和尝试立卷改革。与此同时，档案管理现代化的加速，也向原来的文件整理方法提出了挑战，推动了文件整理方法改革的深化。计算机技术越来越多地应用于档案管理，其高效、快捷、灵活的检索、编辑功能，为归档文件整理改革提供了技术条件和前进方向。我们知道，对文件进行整理的目的，就是要方便查阅利用，而计算机强大的随机多途径自由检索编辑功能，可使这一目的轻松实现。科学技术的进步既为文件整理改革提供了条件，又对原来的整理方法提出了改革的要求。在这种形势下，简化归档文件整理方法，适应档案管理现代化需要，提高机关档案工作效率，便成了广大档案工作者的共同呼声和机关档案工作改革的迫切需要。规则的出台，是国家档案行政管理部门对此做出的明确回答。它既不是全面否定传统做法，也不是照搬国外模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统做法和国外经验的综合、扬弃、继承和发展。作为档案工作的一项基础性法规标准，规则带来的是操作方法上的一次创新，更是一次观念上的突破。由于其内在的科学性、合理性，规则充分适应了现实工作的需要，体现出了应有的超前性和导向性，为文件整理改革提供了一个富有生命力的解决方案。二、归档文件整理规则的编制原则规则编制的原则主要有三项，即简化原则、兼容原则和前瞻原则。第一、关于简化原则。简化原则就是简化整理程序，减少手工劳动，提高工作效率。简化整理程序就是减掉那些难以把握的人为因素和不必要的手工劳动，减少整理工作对机关档案部门人力、财力和物力的不必要占用。规则之所以以“件”代“卷”，将“件”作为归档文件的整理单位，简化原则在此起到了至关重要的作用。第二、关于兼容原则。兼容原则主要体现在三个方面：一是兼容手工和计算机两种管理方式，这是因为虽然引入计算机对档案管理具有重要意义，但从我国国情看，全面普及计算机还有一个过程，目前尚处于一个手工和计算机两种管理方式并存、衔接和过渡的阶段，并且这一阶段要持续相当长的一个历史时期。因此，规则在适应现代化管理需要的前提下，兼顾了手工管理的方式，做到既有引导性，又体现出过渡性；二是便于档案室与档案馆衔接，按照国家有关规定，归档文件中永久、长期保管部分到一定时间就要向档案馆移交，所以规则兼顾到了档案馆管理的特点和要求。例如，鉴于档案移交进馆时或进馆后需要再鉴定，件号可能会出现断号、跳号等现象，因此规则对件号设置了室编、馆编两种，并在设计归档章和盒脊的项目时预留下了相应位置；三是与现有规定相兼容，尽量对原来反映文件整理的有益成果予以采用，做到总结继承促发展，发展之中有继承。第三、关于前瞻原则。从长远看，文档一体化管理是机关文秘、档案工作的发展趋势。机关办公自动化和档案管理现代化是相辅相成的，文书处理和归档文件整理是先后衔接的过程，两者都需要文件的有序化和系统化。因此，将文件整理程序的有关环节与文书处理的有关环节衔接起来，实现文件的随时归档和信息共享，既能理顺二者之间的关系，又能充分利用文书处理的成果，减少档案部门的重复劳动。规则的制定与实施，有利于机关文档一体化的实现。三、我省实施归档文件整理规则的情况国家档案局颁布归档文件整理规则后，我省开展了积极的实施工作，主要做了以下三个方面的工作：第一、由省档案局选派业务骨干在省粮食局进行了一个年度归档文件整理的试点工作，为全面实施摸索经验；第二、由省档案局组织制定了甘肃省归档文件整理规则实施细则，印发全省贯彻实施；第三、首批培训了400多名遍布全省各地各系统的业务骨干，为归档文件整理规则的全面实施提供了业务支持。 第四、组织厂家印制了规范的档案装具和相关用品，为归档文件整理规则的实施提供了必要的物质条件。目前，归档文件整理规则已在全省范围内的各地、各级党政机关推开，收到了良好的效果，受到绝大多数一线档案管理人员的好评。第二讲 归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤可以简要地归纳为“十步走”，具体如下：第一步：收集应归档文件收集应归档文件，是机关档案工作的起点，其基本的要求就是“齐全完整”。一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，归档范围以是否反映本机关工作活动、具有查考利用价值为依据确定，具体如下：(一)应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：1、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；3、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；4、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；5、上级机关转发本机关文件的文件。（二）应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：1、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；2、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；3、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；4、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；5、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；6、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；7、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；9、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；10、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；11、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料； 12、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；13、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；14、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；15、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；16、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；17、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；18、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；19、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；20、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；21、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；22、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；23、各种普查工作形成的文件材料；24、死亡干部档案材料。（三）应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：1、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；2、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；3、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。（四）应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；2、下级机关报送的法规性备案文件；3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。下列文件不列入归档范围：1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。第二步：确定归档文件整理保管的单位“件”应归档文件收集齐全完整后，即应正确确定归档文件的整理保管单位“件”，具体做法如下：（一）一般以一份文件为一件，如：某单位收到的“中共甘肃省委组织部印发关于进一步加强非公有制经济组织党的建设工作的意见的通知”（甘组通200261号）、本机关形成的党组会议记录等，即可直接作为一件进行整理保管。（二）文件的定稿和正式印发件合为一件，这种情况主要是指本机关的正式发文和机关内部制定的规章制度等类似情况。（三）正文与附件合为一件，例如：甘肃省档案局关于通报2000年度全省档案工作目标管理任务完成情况和下达2001年度目标管理任务的通知（甘档200118号），其后有“2001年全省档案工作目标管理任务指标表”和“关于2001年全省档案工作目标管理任务有关问题的说明”两个附件，整理时要作为一件对待，不能分开。（四）转发文与被转发文合为一件，例如：“中共甘肃省委办公厅转发省档案局党组关于进一步加强全省档案工作的意见的通知”（省委办200366号）一文，前面的“通知”是转发文，后面所附的“意见”是被转发文，整理时要作为一件对待，不能分开。（五）问文与复文，分为以下两种情况：1.同一年内形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管；2.跨年度的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，因其复文会不会形成、何时形成的不确定性，所以整理时可以不必等待。若复文在以后的年度形成，整理时可以将问文、复文各作为一件对待，各自归入所形成的年度，并且在各自的目录备考栏内注明互见，以避免漏检。若复文未产生，则将问文放在其所形成的年度进行整理即可。（六）文书处理单与相关文件，文书处理单是全部保存，还是有选择地保留，由各单位根据具体情况自行确定。但保留下来的文书处理单应作为相关文件的一个重要组成部分，与相关文件合为一件整理保管。（七）报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，一个自然本（册）为一件。（八）原件与复印件合为一件整理。这里的复印件指类似于以下的情况：重要的热敏纸传真件保存期限很短，归档时必须采取复制的办法进行抢救而产生的复印件。（九）附件达到或超过三份并且总厚度超过2厘米的文件，为装订、复印、查阅方便，可从第二份附件起，将附件作为一件独立的文件进行整理、编目和保管，但要在编目时予以注明，以避免漏检或者误检。第三步：归档文件的装订凡是归档文件一般按“件”进行装订。（一） 装订前的准备工作1、技术加工，主要包括以下三项内容：a.检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、长期保存的应予以复制；b.装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于国标16K的应酌情按A4或16K进行背贴；c.剔除多余的重份和不必要的复制件。2、系统排列，一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：a.正本在前，定稿在后；b.正文在前，附件在后；c.原件在前，复制件在后；d.转发件在前，被转发件在后；e.批复在前，请示在后；f.汉文文本在前，外文文本、少数民族文字文本在后；g.文书处理单放在相关文件之前，按文件首页对待。(二)装订方法A、短期保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。B、永久、长期保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。C、太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。第四步：给归档文件编页号按照甘肃省归档文件整理规则实施细则的规定，归档文件按照以下方法编制页号：（一）以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同。（二）页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。（三）一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。第五步：归档文件的分类一个单位对归档文件如何进行分类，可视具体情况采取下列两种方法中的一种：（一）“保管期限年度机构”分类法。此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：1、把归档文件按保管期限分成永久、长期、短期三部分；2、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；3、把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。具体如下图所示：X X省农牧局归档文件分类方案序号 机构名称 永 久 长 期 短 期1 党 组： 文件材料 文件材料 文件材料2 机 关 党委： 文件材料 文件材料 文件材料3 办 公 室: 文件材料 文件材料 文件材料4 人事劳资处: 文件材料 文件材料 文件材料5 政策法规处: 文件材料 文件材料 文件材料6 农村经济处： 文件材料 文件材料 文件材料7 计划信息处: 文件材料 文件材料 文件材料8 财务资产处: 文件材料 文件材料 文件材料9、 外事外经处: 文件材料 文件材料 文件材料10、科技教育处： 文件材料 文件材料 文件材料11、农牧产业处： 文件材料 文件材料 文件材料12、种植管理处： 文件材料 文件材料 文件材料13、畜牧兽医处： 文件材料 文件材料 文件材料14、草 原 处： 文件材料 文件材料 文件材料15、渔 业 处： 文件材料 文件材料 文件材料16、老干管理处： 文件材料 文件材料 文件材料（备注：1、纪检、监察、审计归入党组；2、工会、妇女、共青团归入机关党委；3、省渔业局的牌子加挂在渔业处，文件与渔业处统一整理归档。） 在此分类方案中，内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。以后如有内部机构增减合并等情况，应从变化当年起相应调整分类方案；如有临时机构一般归入相关业务机构，临时机构若独立性强且文件材料多，其文件也可作为一个独立机构整理，排列在其他常设机构之后。(二)“保管期限年度问题”分类法。此法适用于内部机构比较少，分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位，其具体操作的方法步骤是： 1、把归档文件按保管期限分成永久、长期、短期三部分；2、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；3、把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。具体如下图所示：X X省农牧局归档文件分类方案序号 类别名称 永 久 长 期 短 期1、 党务工作类： 文件材料 文件材料 文件材料2、 行政管理类： 文件材料 文件材料 文件材料3、 政策法规类: 文件材料 文件材料 文件材料4、 农牧经济类： 文件材料 文件材料 文件材料5、 计划信息类: 文件材料 文件材料 文件材料6、 财务资产类: 文件材料 文件材料 文件材料7、 科技教育类： 文件材料 文件材料 文件材料8、 畜牧兽医类： 文件材料 文件材料 文件材料9、 草原建设类： 文件材料 文件材料 文件材料10、渔业管理类： 文件材料 文件材料 文件材料（备注：1、党务工作类包括党组、纪检、监察、机关党委、工会、妇女、共青团；2、行政管理类包括政务、信访、档案、保卫、后勤、人事、劳资、职称、外事、老干部。） 在此分类方案中，所设类目名称要简明确切，相互之间无交叉重复问题，切排列顺序应与约定俗成的习惯相吻合。 一个档案管理人员在着手整理本单位的归档文件时，应当首先选择、制定出分类方案，将其作为整理文件的指南。分类方案确定之后，如果客观情况无大的或实质性的变化，可以在必要时做一些微调，但要保持相对稳定，一般情况不宜大动。第六步：归档文件的鉴定鉴定是档案管理学的一个专业术语，是 档案工作的一项重要内容，目的是判断每一份文件的价值大小，并据以确定其保管期限。根据国家档案局有关规定，文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三个档次。其中：永久为50年以上，长期为16年至50年，短期为15年以下。判断归档文件保存价值并进而划定归档文件保管期限总的原则是：坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。具体说就是：（一）凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，主要包括：本机关制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，重要会议的文件材料，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免的文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。（二）凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要包括：本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事、财务管理工作形成的一般性文件材料，直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般性文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。（三）凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管，主要包括：本机关一般事务性的文件材料，上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。各单位档案管理人员应根据上述基本的、通用性的要求，结合本单位的实际情况，编制本机关乃至本系统的文书档案保管期限表，经本机关领导人审查批准后执行。文书档案保管期限表的样式如下：X X省农牧局文书档案保管期限表序号 文 件 材 料 保管期限1 上级机关召开的重要会议文件材料1.1 主要文件材料 长期1.2 其它文件材料 短期2 上级机关颁发的文件材料2.1 直属上级机关颁发的属于本机关主管业务和非直属上级机关颁发的针对机关主管业务并要执行的重要文件 永久2.2 直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的一般性文件材料 长期2.3 其它需要执行的文件材料 短期3 上级领导检查本系统、本机关工作形成的讲话、题词等重要文件材料 永久4 本机关党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会议的记录、纪要、讨论通过的文件 永久5 本机关召开的会议的文件材料5.1 工作会议和重要专业会议的文件材料5.1.1 通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要 永久5.1.2 典型材料、代表发言、会议简报 长期5.1.3 小组会议记录、会议参考材料 短期5.2 一般专业会议文件材料5.2.1 纪要、通知、总结、讲话、报告 长期5.2.2 典型材料、代表发言、会议简报 短期6 本机关制发(包括与其他机关联合制发) 的文件材料 6.1 方针政策、法律法规和重要业务的 永久6.2 一般业务问题的 长期6.3 事务性有参考价值的 短期7 代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿 7.1 重要的和法规性的 长期7.2 其它的 短期8 本机关各种普查工作形成的文件材料8.1 综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久8.2 原始记录 长期9 本机关的专题、典型调查报告9.1 重要的 永久9.2 一般的 短期10 本机关的请示与上级机关的批复，下级单位的请示、报告与本机关的批复、批示10.1 方针政策性的和重要业务问题的 永久10.2 一般性的和事务性的 短期11 本机关工作活动的工作总结、报告11.1 反映主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的 永久11.2 半年的、季度的、一般专题的 长期11 .3 有关计划、规划、控制数字 12.1 年度和年度以上的 永久12.2 半年及以下的 短期13 本机关的统计报表 13.1 汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久13.2 半年及以下的 短期14 本机关机构设置、撤并、名称更改、组织 简则、工作条例、人员编制、启用印信的 文件材料 永久15 干部任免的文件材料15.1 本机关领导人和本机关对直属单位领导人任免的文件材料 永久15.2 本机关内部机构负责人的任免材料 长期16 本机关劳动模范、先进工作者等的文件材料16.1 省级及以上的 永久16.2 市(厅)级及以下的 长期17 本机关对有关人员的处分材料 17.1 影响大、问题严重的 永久17.2 一般的 长期18 干部职工录用、转正、调资、定级、离退 休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等材料 长期19 本机关职工调动工作的行政、工资、党团 组织关系的介绍信及存根 长期20 本机关的职工、党员名册 永久21 本机关中党、团、工会的基层组织形成的 工作报告、总结、会议文件和团员名册等 长期22 本机关组织沿革、大事记 永久23 本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料 永久24 本机关财产、物资、档案等的交接凭证 长期25 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版 物定稿和样本 永久26 本机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料26.1 有历史意义和长远利用价值的 永久26.2 重要的 长期26.3 一般的 短期27 本机关关于出国考察、友好往来、参加会 议等外事活动形成的文件材料27.1 重大活动的主要文件 永久27.2 一般活动的审批手续、考察报告 长期27.3 其他文件材料 短期28 机关之间协商工作的往来文件材料 短期29 同级机关和非隶属机关制发的非本机关 主管业务但要贯彻执行的文件材料 短期30 本机关处理人民来信来访的文件材料30.1 有省以上领导人重要批示和处理结果的 永久30.2 有上级机关或本机关领导人重要批示和 处理结果的 长期30.3 其它有处理结果和无处理结果的 短期31 下级机关报送的总结、报告、统计报表31.1 年度和年度以上的总结、统计报表，重 大问题的专题报告 长期 31.2 年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的 短期 第七步 归档文件的排列与编写件号归档文件排列是文件整理系统化、有序化的一个重要环节，编写件号则是对排序成果的确认与固定，其方法如下：(一)按保管期限逐年度逐机构(或逐问题)进行排列,也即永久、长期、短期各排列一个顺序，逐年延续，在每一个年度内则要按照分类表中机构或问题的序列进行排列； (二)在同一个保管期限、同一个年度的同一个机构（或问题）的文件材料内，一般按照文件的形成时间或文号顺序进行排列；(三)同一事由、同一事件或同一问题的文件材料，按照形成的时间顺序或重要程度进行排列；(四)不同事由、不同事件、不同问题的文件材料，按照事由、事件或问题结束的时间顺序进行排列；(五)会议文件、同一类统计报表等成套性的文件材料，应集中进行排列。(六)所有文件排列完毕之后，即应按照排列顺序逐件编写件号，件号编写在归档章的“室编件号”栏之内，有关归档章的使用填写事项将在下面专门讲解。(七)一个单位的归档文件编写的件号，应始终保持永久、长期、短期三个序列。(八)关于编写件号中的断号问题。断号是对无限期连续不断产生的档案实行分段管理的一种方法，是档案管理中一个实践性很强的工作。之所以要断号，是因为：一个单位自成立起，只要它存在，档案就会源源不断地产生，档案的编号一般也应一直连续编下去。但在多年的实践中人们感到，如果编号无限地编下去，到了一定的数位，比方说五位数，就会给管理带来一些意想不到的问题，于是就提出了分段管理的断号问题，断号又分为按时间和按档案数量两种。根据我省的实施细则，归档文件编件号的断号按照以下要求进行：1、文件数量大的单位（指每年形成的文件数量永久、长期、短期中有两部分超过了四位数）可以一年或五年断一次号（五年断号的文件数量以不超过四位数为限）；2、文件数量中等情况的单位（指510年形成的文件数量永久、长期、短期中有两部分超过四位数不超过五位数）可以五年或十年断一次号；3、文件数量比较少或很少的单位，其永久、长期、短期分别十年加起来超过四位数不多甚至达不到四位数，可以暂时不考虑断号，等15年甚至更长时间达到四位数时再说，但仍以不超过四位数为限。第八步：加盖并填写归档章（一）加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动。（二）归档章的规格：长为15毫米 3，宽为8毫米2，具体样式如下：1 2 3168200228党群类永久4 5 6归档章各项目的名称和填写方法如下：1号格：“全宗号”项，填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号（如1号、2号等），未给确定的暂不填写。2号格：“年度”项，用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能有任何省略。3号格：“室编件号”项，由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。4号格：“机构（问题）”项，按机构分类的填写产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群工作类”、“行政管理类”等。5号格：“保管期限”项，填写每一份文件的保管期限，即“永久”、“长期”或“短期”。6号格：“馆编件号”项，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写。归档章各项目的填写，应选用大小适当的数码章，刻制大小适当的“机构（或问题）”名称章、“保管期限”章，加盖上去，以收整齐美观、事半功倍之效。第九步：归档文件目录的编制（一）根据本单位文件材料分类、排列、编号的顺序，按照永久、长期、短期三个序列，分别逐件编制归档文件目录。（二）不同保管期限的文件不能混合编制目录，不同年度的文件要分开编制目录（件号仍连续编写），不同机构（或问题）的文件要新起一页编制目录（件号仍连续编写），并在目录右上方注明机构或问题类别的名称，如“办公室”、“党务类”等。（三）按规定要进馆的永久、长期档案，应编制纸张档案目录一式三套（其中一套存查，一套准备将来移交档案使用，一套供日常查档使用），电子档案目录一式两套（一套准备将来移交档案使用，一套供日常查档使用）。（四）归档文件目录的样式如下：归 档 文 件 目 录件号责任者文 号题 名日 期页 数备注归档文件目录各项目填写规范如下：1、“件号”项：按照归档章内的“室编件号”进行填写；2、“责任者”项：A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准；B、机关应填写其全称或通用简称；C、由两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份，如“省长陆浩”、“日本公司总裁小田二郎”等；3、“文号”项：填写文件的发文字号，不得省略其中的某一部分，无文号的文件材料此项不填写。4、“题名”项：A、一般照录文件原题名，不得自行修改；B、无题名或题名不能揭示文件内容，应根据文件内容自拟题名加“ ”填写；C、有正题名、副题名的文件材料，可选择其中有检索价值的题名填写。例如，在某市召开的档案局长会议上，市档案局局长同志讲话的正题名是“学习贯彻党的十六大精神，开创我市档案事业新局面”，副题名是“在全市档案局长会议上的讲话”，此时以选择填写副题名为宜；D、外文或者少数民族文字的文件材料，除原文照抄外，应将汉文译文加“ ”附在后面。5、“日期”项：A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准；B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不得省略。例如：“2002年6月10日”标注为“20020610”，“2002年12月8日”标注为“20021208”。这里要注意的是，月或日如果是一位数时，其前应加写一个“0”；在打印目录时应分为年和月日两行。C、时间不详或没有时间的文件材料，应进行必要的考证。6、“页数”项：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。7、“备注”项：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多时，应填写在备考表中。（五）归档文件目录的装订1、永久、长期、短期目录分开装订，每本厚度不超过2厘米。如果一种保管期限一年的目录比较少，可以几年的合在一起装订。2、每本目录均从“1”开始统一编写页码，以便于检索。3、装订目录时应使用统一规定的目录夹，其样式如下： 4、目录夹封面和脊背各项目填写的方法和要求如下页所示：A、“全宗名称”项：“全宗”是档案管理学中的一个重要的专业术语，它指的是一个4、目录夹封面样式如下页所示，各项目填写的方法和要求如下：A、“全宗名称”项：“全宗”是档案管理学归 档 文 件 目 录全宗名称： 甘肃省水利厅 年 度： 二00二年 保管期限： 永 久 机 构： (问题)（ 归档文件目录封面式样）中的一个重要的专业术语，它指的是一个具有独立法人资格的机关单位档案的总和，“全宗名称”项即填写产生档案全宗的机关单位的全称或通用简称，如“甘肃省改革与发展委员会”、“静宁县第一中学”、“天水市林业局”等；B、“年度”项：填写本目录所反映文件的年度，如“2001”、“20022004”等；C、“保管期限”项：填写目录所载文件的保管期限，即“永久”、“长期”或“短期”；D、“机构（问题）”项：此项为选择项，若一本目录所反映的文件材料单纯是一个问题或一个机构的，则可将相应的问题类名或机构名称填写上去；若一本目录所反映的文件涉及到若干个问题或机构，此时该项目可以不填写，事实上也不便于填写。第十步：归档文件装盒归档文件装盒的方法步骤如下：(一)按照永久、长期、短期三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；几个机构或类别的文件比较少，可以按排序合装一盒；不同保管期限的文件不能混合装盒。(二)每盒文件之前不再放置目录，但要在文件之后放置一张备考表。(三)备考表所设各项目的填写方法1、“盒内文件情况说明”项：填写盒内文件需要说明的问题，主要包括文件的齐全完整程度，损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁等有关情况，无问题则不填写。2、“整理人”项：由整理归档文件责任人签字或盖章。3、“检查人”项：由检查归档文件整理质量的责任人签字或盖章。4、“日期”项：填写本盒文件整理完毕的年、月、日。(四)档案盒封面项目填写方法封面只有一个“全宗名称”项，填写产生档案全宗的单位的全称或通用简称，具体与目录夹封面相应项目相同。如果一个机关单位用盒量比较大，可以要求厂家直接将单位名称印上去；如果一个机关单位用盒量比较小，或者已经购买了未印制单位名称的文件盒，可以设计刻制一个大小适当的条型章，在使用文件盒时逐个盖上去。这样做既方便快捷，又整齐美观，如下图所示： 甘 肃 省 农 牧 厅 档案盒封面式样及规格（五）档案盒脊背样式与项目填写方法全宗号年 度保管期限机 构（或问题）起止件号室馆盒 号1、“全宗号”项：与归档章1号格填写的方法要求相同。2、“年度”项：填写盒内文件的形成年度。3、“保管期限”项：填写盒内归档文件的保管期限，即“永久”、“长期”或“短期”。4、“机构（或问题）”项：如果本单位每个内部机构或每个问题类别的文件比较多，可以单独装盒，此项就填写；如果本单位每个内部机构或问题类别的文件比较少，多数盒内都装了若干个内部机构或问题的文件，则此项不填写，事实上也不便于填写。5、“起止件号”项：在“室编”栏填写盒内第一份文件和最后一份文件的件号，之间用“”连接；“馆编”栏暂时空置，以后编不编以及怎样编，待移交进馆后由档案馆根据需要确定。6、“盒号”项：用铅笔分别编写“永久”、“长期”、“短期”三个临时顺序号，逐年延续。以后如果移交进馆，盒号如何编写，由档案馆根据需要自行确定。（六）填写文件盒脊背各项目的要求：1、“全宗号”、“年度”、“起止件号”等数字项，应选购或刻制大小适当的数码章，统一盖上去。2、“保管期限”、“机构（问题）”两个项，应刻制大小适当的“永久”、“长期”、“短期”章和“机构（问题）”名称章，统一盖上去。3、盖章使用的印泥的颜色，一个单位要统一，不能今年红色明年蓝色。4、盖章的上下位置应统一居中，且要年年一样，坚决避免高的高、低的低的随意现象出现，使得所有档案盒上下六个项目盖章后，排列在一起形成六条直线，做到整齐统一，美观大方。至此，一个年度的归档文件就全部整理完毕，即可入柜上架特别推荐：制定文件材料归档范围、分类方案、保管期限一览表根据多年的实践，一些地方和单位的档案工作者，将归档范围、分类方案、保管期限三者有机地结合在一起，编制出一个“三合一”的一览表，具有方便、高效、实用、可操作性强的优点，很受欢迎，现示例如下，以供参考：示例：（以问题分类为例）X X X农牧局文件材料归档范围 分类方案 保管期限一览表序号归 档 文 件保管期限1法规指导类1.1上级关于农业工作的指示、批示、重要文电永久1.2上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的决定、指示、条例、规定永久1.3本单位与有关单位联合颁发的规定、条例、办法等1.3.1本单位主办的永久1.3.2本单位协办的长期1.4本单位向上级和下级向本单位的请示、报告及批复1.4.1重要的永久1.4.2一般的长期1.5本单位工作计划、总结、报告等1.5.1年度或跨年度的永久1.5.2半年及以下的短期1.6本单位关于调研工作的文件1.6.1重要的或综合性的长期1.6.2一般的短期1.7本单位处理人民来信、来访文件1.7.1重要的长期1.7.2一般的短期2党群工作类2.1上级党、团、工会、妇联颁发的党群工作的指示、通知、决定、通报等文件2.1.1针对本单位的长期2.1.2需参考的短期. . . . . .3人事劳资类. . . . . .附录一：归档文件整理规则课程自测题（A卷）一、填空题：（每空2分，共10分）1、归档文件整理规则的三项编制原则是（ ）、（ ）、（ ）。2、归档文件的保管期限分为（ ）、（ ）和短期。二、简答（论述）题：（每题15分，共90分）1、应当归档的上级机关的文件材料有哪些？2、如何确定归档文件的“件”？3、如何给归档文件编页号？4、“保管期限年度问题”分类法适用于什么情况下采用？5、什么样的归档文件材料应列为永久保管？6、如何填写归档文件目录的“责任者”项？归档文件整理规则课程自测题（B卷）一、填空题：（每空2分，共10分）1、归档文件的两种分类方法是（ ）和（ ）。2、归档章包括全宗号、（ ）、（ ）、机构或问题、（ ）和馆编件号等六个项目。二、简答（论述）题：（每题15分，共90分）1、应当归档的同级机关和非隶属机关的文件材料有哪些？2、如果一份文件由几部分组成时，如何排列其顺序？3、“保管期限年度机构”分类法适用于什么情况下采用？4、鉴定归档文件的总原则是什么？5、什么样的归档文件材料应列为长期保管？6、如何填写归档文件目录的“日