《采购管理》教案5.doc

徐州建筑职业技术学院授课教案第 页 班 级周 次星 期第 节时 数序 号授 课 形 式授课章节教学目的教学重点难 点内容更新作 业课后体会第 页 主 要 内 容教 学 设 计第五章 采购流程一、 采购流程概述 采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等物料的全过程。 采购流程体系是覆盖从采购计划的制定、供应商的认证、合同签定与执行、到供应商的评审监控的全部过程。1、 采购的基本流程采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范。（1） 确认需求1） 生产和使用部门要将物料需求信息传递给采购部门；采购部门应及时发现和掌握物料需求信息；2） 采购部门应协助生产和使用部门预测物料需求，尽量减少紧急订单；3） 为保证生产部门需求不致中断，采购部门和供应商需要订立一些期货订单。（2） 需求说明1） 采购部门对所申请采购物料的品名、规格、型号等应有一个准确的说明；2） 采购部门在把具体的规格要求交给供应商前，应对其进行最后的检查；3） 检查后填写请购单。请购单内容有： 日期 编号 申请的发出部门 涉及的金额 对所需物料本身的完整描述及所需数量 物料需要的日期 任何特殊的发送说明 授权申请人的签字。（表5-1）（3） 选择供应商1） 在原有的供应商中进行选择；2） 以招标登报公告等方式征求选择供应商。（4） 价格和采购条件的确定1） 使用招标投标的方法确定价格；2） 通过查看供应商价格表或通过谈判确定价格。（5） 发出订单1） 订货签约手续包括订单和和约两种方式，都具有法律效力。2） 订单采用何方的格式，取决于双方的实力大小、交易的复杂程度和采购物品的特点。（6） 订单追踪与催货1） 跟踪是对订单所做的例行追踪。大宗、大额物料可以走访跟踪；一般可以通过电话、计算机进行跟踪；2） 催货是对供应商施加压力，促使其履行供货承诺，只在特殊情况下进行。（7） 验收货物验收的基本目的是，确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达，并检查是否完好无损，是否符合数量、规格等要求。（8） 核对发票 交货验收合格后，应随即开具发票并支付货款。发票的内容必须正确，并经过审批，财务部门才能办理付款。（9） 不符与退货处理 凡所交货品与和约规定不符而验收不合格者，应依据和约规定退货，并立即办理重购。（10） 结案 经验收合格或不合格均须办理结案手续，并报高级管理层或权责部门核阅批示。（11） 记录与挡案维护 结案的采购案件，应入档登记保管，保管期限一般为7年。2、 采购流程的注意点（1）采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配（2）先后顺序及时效控制（3）关键点设置（4）权利、责任或者任务的划分（5）避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱（6）采购流程应反映集体决策的思想（7）配合作业的改善二、采购订单 1、采购订单的内容（1）采购订单的定义 也称采购合同，是采购方和供应商对于所需采购的物料数量、规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式以及相关责、权、利等条款双方经协商而制定的具有法律效力的文件。这份文件伴随着订单和物料的流动贯穿了整个采购过程。（表5-2）（2）采购订单的格式 1）样式订单头部：订单、编号、企业名称、签约地点、时间订单正文：物料名称、规格、数量条款；质量、价格、运输、违约责任等订单尾部：份数、生效日期、签订人的签名、采供双方公司的公章。 2）订单正文的内容质量条款 物料所具有的内在质量与外观形态的综合，包括性能指标和外观造型。主要内容：技术规范、质量标准、规格、品牌名等；界定质量标准的一般方式：图纸或技术文件；国际、国家标准或行业标准； 样品；价格条款 交易物料每一计量单位的货币数值。 主要内容：价格金额、货币类型、交料地点、国际贸易术语、物料定价方式。数量条款 采用一定的度量制度对物料进行量化，比表示物料的重量、个数、长度、面积、容积等。 主要内容：交料数量、单位、计量方式、误差范围等。包装条款 为有效地保护物料在运输存放过程中的质量和数量要求，把物料装进适当容器的操作。 主要内容：包装材料、包装方式、包装费用和运输标志等。装运条款 把物料装上运输工具并运送到交料地点。 主要内容：运输方式、装运时间、装运地点与目的地、装运方式等。检验条款 按照合同条件对交货进行检查和验收。 主要内容：检验时间、检验机构、检验工具、检验标准与方法等。支付条款 采用一定的手段，在指定的时间、地点，使用确定的方式支付货款。 主要内容：支付方式：货币或汇票 付款方式：银行提供信用或银行作为代理 支付时间：预付款、即期付款、延期付款 支付地点：一般是付款人或指定银行所在地。 保险条款 企业向保险公司投保，并缴纳保险费的过程。 主要内容：确定保险类别及其保险金额，指明投保人并支付保险费。 不可抗力条款 在合同执行过程中发生的、不能预见的、人力难以控制的意外事故，致使合同执行被迫中断。 主要内容：不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方权利和义务等。仲裁条款 以仲裁协议为具体体现，是指买卖双方自愿将其争议事项提交第三方仲裁机构进行裁决。 主要内容：仲裁机构、适用的仲裁程序、仲裁地点、裁决效力。（3）采购订单的使用 1） 计算机时代采购副本发至每个部门的电子邮箱： 发送订单的采购部门是合同的提供者；确认订单的供应商构成合同的接受者。 2）采购部门将订单副本送达会计部门，需求部门接受并进行交易（电子或人工）。应对采购订单和收据要求很高的透明度：会计部门持有订单副本，物料到达时便于对付款收据进行核对采购订单有订单编号以便相关部门备案接受部门持有订单副本，可以帮助预测进货的作业量提出需求者在需要查询一份订单状况时可参考的采购订单数字运输部门对每一次交货安排承运人或组织企业内部运输采购部门使用订单副本进行后续调查和监控开放式订单订单在所有的部门长期有效，直到货物已收到并符合数量质量要求为止。（4）综合采购订单 是一种重复从一个供应商订购一种或一组商品而采用的开放式订单。订立综合订单后，物料的发送就成为买卖双方之间的常规事件。 综合采购订单的格式：（表5-3）1） 综合订单使用广泛2） 综合订单与采购订单的异同：不同在于交货日期和收货部门不一样。3） 综合订单的有效期是不固定的，通常为6个月到1年。买方可以根据情况中止合同。2、采购订单操作规范（1）订单准备 1）熟悉物料项目 2）确认价格 3）确认质量标准 4）确认项目需求量 订单计划的需求量应等于或小于采购环境订单容量，保证两者之间相匹配。 5）制定订单说明书 主要内容包括说明书、附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。（2）选择供应商 1）查询采购环境 2）计算供应商容量 3）与供应商确认订单 4）确定意向供应商 5）发放订单说明书 6）确定物料供应商（3）签订订单 1）制作订单 通常采用标准订单格式，填写相关参数，价格及质量一般均已被认定； 国外采购订单是确认交易的必须工具；国内采购要依据不同情况决定是否给予供应商订单； 根据用途不同，订购单分为五联： 第一联：厂商联，是交货凭证； 第二联：回执联，厂商签认后寄回买方； 第三联：物料联，控制存量及验收的参考； 第五联：请款联，取代验收单； 第六联：承办联，制发定购单的单位自存。 2）审批订单合同与采购环境的物料描述是否相符；合同与订单计划是否相符；确保订单人员仿照订单计划在采购环境中操作；所选供应商均为采购环境之内 合格供应商；在允许价格之内，到货期符合订单计划的到货要求等。 3）与供应商签订订单与供应商面对面签订订单，买卖双方现场盖章签字；订单人员使用传真将打好的订单传至供应商，并且供应商以同样方式传回；使用E-mail进行合同签订；建立专用的订单信息管理系统，完成订单信息在买卖双方之间的传递。 4）执行订单加工型供应商应进行备料、加工、组装、调试等过程；存货型供应商需从库房中调集相关产品送往买家。（4）订单跟踪 1）跟踪供应商工艺文件的准备