行政课员岗位职责及流程 精品.docx

岗位说明书武汉市仟吉食品有限公司行政课员1 岗位说明书编号人资部统一编号职位名称课员制订单位行政部制订日期页次版次岗位名称课员岗位编号人资部统一编号所在部门行政部本岗职数1直接上级行政部经理工资等级直接下级保洁员、门卫薪酬类型所辖人员岗位目的：协助行政部经理进行日常行政事务及后勤总务工作管理责权职责范围负责程度衡量标准按重要顺序依次列出每项职责及目标全责/部分/支持数量、质量1.协助行政部经理进行公司日常行政管理工作全责按时按质量完成2.负责行政部门各项费用统计及费用预算申报工作全责按时按质量完成，费用偏差率控制在10%3.负责建立、健全行政部各类工作记录档案，负责各类行政表格的发放、编码、统计、回收，并保持档案的有效性全责按时按质量完成，确保行政档案记录的完整，档案归档月度错误、缺漏控制在1件4.负责公司各种证照的年检工作部分按时完成各项年检工作，不出现逾期未办理年检的情况5.负责公司商标管理工作全责商标的日常整理及申报工作，商标证无过期6.负责做好公司开展各项活动的后勤支援工作支持行政人员支援的协助工作7.员工行为规范的检查及处罚全责员工行为规范检查的及时性8.负责行政部日常采购事务询价、议价,建立行政部合格供应商档案全责办公用品每个品种有3个合格供应商资料可供选择9.负责办公区环境、水电、消防安全、守卫管理等后勤服务监督管理工作部分综合环境投诉率控制在5%以内10.负责公司办公场所清洁卫生和室内环境的绿化状况的检查监督，保证公司有一个舒适良好的工作环境。部分综合环境投诉率控制在5%以内权限1. 对公司的人员调动协调的建议权2. 对公司各部门的办公秩序和纪律状况的监督权和处罚建议权3. 对部门绩效考核有监督的权利4. 对部门下属员工绩效考核情况有知情权5. 对行政部部门业务活动的参与权、建议权营销职责在行政经理的领导下，计划安排日常行政办公事务及行政后勤服务并执行，保证行政工作的顺利实施和高效完成，为企业提供高效流畅的行政服务。关键绩效指标1、费用控制2、行政事务管理制度和后勤总务管理制度的完善度和执行度3、公司行政资产的管控资格要求教育水平大专以上学历专业行政管理、中文、计算机及应用培训经历行政管理培训、项目管理培训、接待礼仪培训经验2年以上的行政管理经验知识行政管理、公文写作、计算机及应用技能技巧数据分析能力、沟通能力、组织能力，计划、组织、协调能力和人际交往能力工作原则性强能吃苦耐劳，有较强的工作责任心和上进心较强的团队合作意识其他工作协作关系：公司各部门、各区工商所及政务中心、商标事务所、物业公司、行政部相关的供应商使用工具计算机、传真机、复印机、局域网工作环境固定的办公室工作时间正常上班时间或出差行政费用管理1.1费用管理标准1.1.1合理利用部门预算费用，使部门费用偏差率控制在10%。1.2费用预算管理流程1.2.1每月19日更新上月部门费用情况，编制部门费用执行表；1.2.2根据上月费用偏差率，逐步降低预算偏差；1.2.3根据上月费用使用情况，拟定下月费用计划，编制部门费用计划表；1.2.4每月23日前，将部门费用计划交部门经理审查，调整部分费用；1.2.5每月24日，将确定的部门费用计划交总经理审核后，报财务总监审批。流程图 财务总监 总经理 行政部经理 行政课员最终审批审核经理修改，并确认开始结束执行预算标准备根据月度费用情况，编制费用计划表，调整费用偏差1.3费用报销管理流程1.3.1每周二前，行政部课员将部门费用统计，分科目填写费用报销单，若费用超过预算，需填写费用追加单；1.3.2每周二前，行政部课员更新公交IC费用充值表和部门费用登记表，并传至部门经理处；1.3.3部门经理复核签字后，交总经理审批；1.3.4总经理审批后，行政部课员交财务经理签字后，到财务会计处报销，若报销费用属于其他部门受益，则在报销时将费用划到受益部门；。流程图财务部财务经理 总经理 行政部经理 行政课员会计 财务总监开始填写部门费用登记表填写报销单最终签字审批填写费用追加单经理复核签字是否超预算核算金额并划分到各部门否是结束行政工作记录档案管理2.1 行政工作记录档案管理标准2.1.1保证公文起草、发放、登记的及时性；2.1.2确保行政档案记录的完整，档案归档月度错误、缺漏控制在1件。2.2行政工作记录档案管理流程2.2.1每月9日，20日前更新部门工作记录档案表格；2.2.2工作记录档案表格包括：传真来往函记录表、行政部通知、部门月度计划表、年行政部制度、企业内刊筹划、项目文件、签报、车辆保险、常用表格、行政部绩效目录。流程图行政部经理 行政部课员工作记录档案归档抽查存档填写工作记录档案表格判断文件归档类别开始结束商标管理3.1 商标管理标准3.1.1规范公司商标管理，使公司商标的无形资产的不断保值、增值。3.2新设计商标注册流程3.2.1市场部将向公司行政部书面提出拟用商标名称、图案、类别的申请报告；3.2.2行政部按照商标检索要求，填写商标名称检索表格，并在十个工作日内向商标代理机构或国家商标局进行名称检索，若申请的商标已被注册，行政部将结果反馈至市场部；3.2.3若申请的商标未被注册，则在一个工作日内将申请报告交总经理审批；3.2.4总经理审批通过后10个工作日内，行政部将申请商标注册的文字、图形、组合文字图形、按要求填写商标注册申请书和商标代理委托书，并提交十一份图样(图样应在1 01 O或55CM的范围内)，向商标代理机构提出注册；3.2.5行政部收到国家商标局的注册申请受理通知书一个工作日内，反馈市场部在已申请注册的商标标识上加注TM；3.2.6行政部收到国家商标局的商标注册证书后一个工作日内，反馈市场部该商标已注册成功，商标标识可加注R。流程图总经理 行政部课员 市场部领取商标注册证收到商标受理通知书交华中商标事务所代办商标注册准备资料审批检索商标注册情况开始结束提出设计图案已注册3.3商标注册异议处理流程3.3.1公司认为他人经商标局初步审定的商标与公司在同一种或类似商品类别上的注册商标相同或近似并且公告未满3个月的，行政部与商标代理机构联系，并在3个工作日内编制商标异议书及时送交商标局；3.3.2他人对我公司申请并经商标局初步审定的商标提出异议的，行政部在收到驳回通知书一个工作日内，将驳回通知书以书面签报形式，交分管总经理助理签批意见；3.3.3若需申请商标复议，行政部应会同商标代理机构在2个工作日内完成驳回商标复审申请书或商标异议复审申请书并上交商标评审委员会进行复议。流程图总经理 行政部课员 商标代理机构开始审核是否复议查询商标驳回信息填写签报否申请复议结束3.4商标续展流程3.4.1公司所有注册商标在有效期满前六个月向总经理提请商标续展申请书；3.4.2经理审批同意后三个工作日内行政部按要求填写商标代理委托书，向商标代理机构提出续展申请。流程图总经理 行政部课员 商标代理机构开始审批提出申请提交资料编写资料结束3.5商标的使用流程3.5.1凡使用公司注册商标的部门，应有商标管理专员至行政部获取公司注册商标的备案信息作为后期商标正规使用的核定标准；3.5.2商标使用申请部门须认真填写商标使用审批表至行政部审核，经分管副总审批通过后方可进行使用。流程图总经理助理 行政部 使用商标部门开始获取商标备案信息审批审核填写商标使用审批表结束3.6 商标档案管理流程3.6.1市场部、营销部、渠道销售部指定专员于每月二十日填写商标档案目录信息，以便公司备查；3.6.2行政部设知识产权专员对商标档案进行归档，并于每月二十日前对商标注册登记表进行更新；3.6.3知识产权专员每季度第三个月的十五日对其他部门商标宣传及使用的档案记录情况进行检查，若检查不合格，督促使用部门落实完成。流程图行政部 使用商标部门开始检查填写商标档案表格并更新合 格 不合格督促使用部门落实完成结束3.7 商标保护管理流程3.7.1行政部每季度对商标授权案件应及时进行调查取证，各相关部门应给予配合。对经初步核实涉嫌侵权的案件，并听取律师意见，报请总经理审批后，应分别采取报请工商行政管理部门查处、与侵权方协商赔偿、对侵权方提出诉讼等方式处理；3.7.2商标侵权诉讼案件结案后三个工作日内，行政部须将政府有关部门处理结果的文字材料存档。流程图总经理 工商行政管理部门 律师 行政部课员开始征求律师意见审批是否侵权不同意 同意报请工商行政管理部门查处记录信息跟踪侵权案件处理结果，并反馈结束公司各种证照的年检管理4.1公司各种证照的年检管理标准4.1.1按时完成各项年检工作，不出现逾期未办理年检的情况。4.2 公司营业证照的年检管理流程4.2.1每年6月前年检营业执照；4.2.2行政部课员在网上申报资料，并请财务部经理提供经济数据；4.2.3行政部课员保存网上资料，经武湖工商所审核后，打印报告书；4.2.4携带证照资料（营业执照副本、生产许可证副本、道路许可证副本等），武湖工商所专管员、所长审核后，到黄陂区政务中心办理年检；流程图财务部经理 行政课员开始提供财务数据网上申报资料提交资料工商审核打印报告准备证照资料工商所专管员、所长签字区政务中心提交资料结束4.3公司组织机构代码证的年检管理流程4.3.1行政部课员携带组织机构代码证正、副本、陆董身份证复印件到武汉市质检局填写相关表格；4.3.2经武汉市质检局工作人员审核后，打印后报告书；4.3.3将打印报告书加盖公章后，交武汉市质检局工作人员贴印花即可。流程图武汉市质检局工作人员 行政课员开始准备资料审核资料，并打印报告填写年审表格贴印花结束部门协调管理5.1门店人员借调管理标准5.1.1保障行政人员支援的及时性，尽量满足申请部门需求。5.2 门店人员借调管理流程5.2.1根据营运部开业或节令需求人数，结合各行政部门的实际情况，拟定抽调部门及人数，并请各部门负责人确定名单；5.2.2草拟行政人员协助通知，行政部经理审核，并交总经理签字；5.2.3张贴行政人员协助通知，并报知支援人员信息；5.2.4跟踪行政人员协助到店情况。流程图总经理 相关部门负责人 行政部经理 行政部课员 营销部开始拟定抽调部门及人数提出需求申请确定名单草拟行政人员协助通知审核签批张贴通知并告知相关人员信息跟踪行政人员协助到店情况结束5.3 制度执行监督管理5.3.1 根据已颁布的制度，进行一个月的跟踪检查，并将检查报告反馈到各部门负责人。 相关部门负责人 行政部经理 行政部课员 制度起草部门开始颁布制度邮件发送到各部门经理审核检查提交报告结束行为规范管理6.1行为规范管理标准6.1.1规范员工行为，维护公司良好形象，创造舒适的办公室工作环境；6.1.2及时检查员工行为规范，发现问题及明指出。6.2行为规范管理流程6.2.1每天早上8：30分检查各部门员工出勤、戴工作牌及上班时间外出过早情况，并做好记录，发现员工不规范行为及时提醒指出并纠正；6.2.2每月22前统计员工行为规范情况，并将行为规范月报表发至各部门负责人邮箱。流程图行政部经理 各部门 行政部课员开始提醒各部门人员，对屡教不改者，予以处罚发现不规范行为是否填写检查表格邮件发送经理，抽查检查情况编制行为规范月报表邮件发送到各部门经理，提醒督促员工行为规范结束办公用品采购管理7.1办公用品采购管理标准7.1.1办公用品每个品种有3个合格供应商资料可供选择，保证产品质量的前提下，以最优惠的金额采购办公用品。7.1.2控制采购成本，优化供应商链条。7.2办公用品采购管理流程7.2.1每月月底根据办公用品购置计划进行采购；7.2.2采购办公用品时，需验收发票；7.2.3采购完办公用品后，与办公用品保管员一起完成办公用品的入库。流程图供应商 行政部课员结束办公用品入库送货验收购物发票挑选物品确定购买计划开始7.3办公用品询价管理流程7.3.1 行政部课员每季度搜寻一次办公用品价格；7.3.2 将现有办公用品的供应商提供的价格与备用供应商价格进行比较，并填写办公用品询价表；7.3.3 将办公用品询价表交行政部经理。流程图行政部经理 行政部课员提交办公用品比价结束填写办公用品询价表搜寻价格信息开始7.4办公用品供应商筛选流程7.4.1 行政部课员根据办公用品询价表，每季度对办公用品供应商进行评价；7.4.2 经发现供应商提供的办公用品价格过高，与现有供应商协商供应价格，若协商不成功，选择其它供应商。流程图供应商 行政部课员开始供应商资料收集整理价格协商 供应商评价N Y供应商选择结束后勤监督管理8.1后勤监督管理标准8.1.1发现问题及时反馈，综合环境投诉率控制在5%以内。8.2水、电管理流程8.2.1根据物业水、电抄表情况，核算费用，到财务借款；8.2.2每月15日前交纳水、电费，并维护日常关系。流程图物业管理员 行政课员开始结束财务借款水、电抄表，核算费用交纳水电费8.3 消防安全管理标准8.3.1通过消防培训学习，全年行政区域无重大消防安全事故。8.4消防安全管理流程8.4.1每季度对消防设施进行检查，发现过期消防设施及时更换；8.4.2每季度对各部门消防安全情况进行抽查，填写消防安全检查表，发现问题及时反馈给各部门，并跟踪问题解决情况；8.4.3每年组织两次消防安全培训。流程图行政课员 各部门开始反馈各部门要求整改消防检查发现问题跟踪整改情况未发现问题填写表格结束8.5 门卫安全管理标准8.5.1保障公司员工下班后行政区域的消防、治安安全工作。8.6 门卫安全管理流程8.6.1保安员每天必须按时间开闭行政区大门，早上7：00开门，晚上21：30关闭；8.6.2公司员工下班后保安员应到行政办公区域进行巡查，发现门、窗、照明灯具、水龙头等未关或未关牢的，将其关好，每日检查消防设备是否完好。巡查过程中发现可疑之处要立即报告上级或协助处理；8.6.3保安员在当班期间如有人员进出公司，必须履行登记手续，做好来访人员登记，行政区大门关闭期间不允许外来人员进入公司，如有特殊情况需报请行政部经理，经行政部经理同意后方可允许进入，同时将有效证件押在保安员处，在人员离开公司时返还并做好离开登记；8.6.4保安员每日早上8：20须与前台接待员进行交接工作，保安员按交接时间计算考勤。交接手续必须齐