001采购管理控制程序GT-PUR-PR3-001-C0.doc

生效日期2011-01-28采购管理控制程序文件编号GT-PUR-PR2-001-C0页 次第5页共5页版 本C01.0 目的规范公司采购作业，确保外购物料符合公司规定要求。2.0 适用范围 适用于本公司采购及物料追踪作业。3.0 职责3.1 生管部负责确定生产物料采购需求并跟进物料交期。3.2 采购部负责采购订单发放及订购追踪物料。3.3 品质部负责采购物品的验证工作。4.0 定义4.1 生产物料：生产上常用的原材料。4.2 辅助物料：除生产常用原材料以外的所有物料，又名非生产物料。5.0 流程(见附页)6.0 作业内容6.1 采购需求提出与评审6.1.1 生管部根据客户订单制作物料需求计划表并将物料需求计划表发放至采购、生产部门、货仓部。6.1.2 采购部根据物料需求计划表生产物料需求数量核查该物料仓存存量，核算出实际需采购数量。6.1.3 辅助物料由需求部门填写,在月初申请辅料填写非生产物料需求计划表、月中阶段填写物料申请单，经部门负责人及副总经理审批后向采购部提出申购。采购员需评审其内容是否完整，包括申请部门、申请人及部门经理或授权人签名；申购物品名称、编号、数量、需求日期及申请理由等。如内容不完整或有疑问时，采购部应退回申请部门重新申购。6.2 选择供应商6.2.1 物料采购必须从公司最新合格供应商一览表选取质量、价格及交期最合适的供应商，采购员负责与之谈妥采购条件，以确保满足公司生产要求。6.2.2 对于工程部评估或试用物料，采购员首先考虑在合格供应商处订购，如无合适对象，则依供应商评估管理程序处理。6.3 采购订单开立、评审、分发。6.3.1 采购员根据采购核算或各部门的物料申请单开立采购单，采购员负责检查所开立采购单上内容是否完整正确，将采购单交采购主任审核后再交副总经理复核批准后传真给供应商，并要求供应商收到采购单两天内回传确认，若不回复，视同接受。6.3.2 采购单号代表不同的意思：GE代表外销物料，GL代表内销物料，GT代表模具采购， GU代表含税国内辅助物料，E代表外销单外发加工订单、L代表内销单外发加工订单、JB代表退料返工单外发加工订单、RE代表补料单外发加工订单。6.3.3 采购员将所开立的采购单号作好记录，以便查核。6.3.4 采购单一式四联，采购部一联（黄联：备查），对应采购员一联（蓝联：备查），财务部一联（白联：款项结算，传真供应商后给财务），货仓一联（红联：收货）。6.3.5 对于新物料或紧急订购物料，采购员采用电话采购时，采购员应要求供应商复述，以证实其完整理解采购要求，并于事后按6.3.1之要求开立采购单。6.4 采购订单变更6.4.1 采购订单分发后，需修改时，采购员需重新开立采购单，并在订单版本中以（1）、（2）方式表明变更并在采购单上注明变更原因。6.4.2 修改版的采购单分发时采购员需收回已分发的采购单，并在订单后注明“作废”。6.4.3 已分发的采购订单因特殊情形需取消时，采购部应在供应商尚未正式生产前以电话、传真、E-MAIL等方式通知供应商。6.5 采购交货控制6.5.1 采购单发出后，采购员根据交货期，追踪所订购的物料。6.5.2 供应商交货时，所有来货必须有送货单并完整填写，如有修改时应由修改人在修改处签全名。6.5.3 部份不能如期送货的物料，采购员必须继续跟催，并事前通知生管部进行生产计划变更或调整，以利于生产安排。 6.6 采购产品验证6.6.1 供应商交货入厂由货仓及IQC进行数量及品质验证，具体依来料检验和试验管理程序。6.6.2 对经IQC检验不合格的物料，由MRB评审并决定，IQC检验报告需在2个工作日签核出并由IQC人员递交至采购部文员处，由采购文员统一将IQC检验报告发给对应采购员，采购员需在2个工作日内开立出退货单，将退货单传真至供应商处。由货仓办理退货手续，采购员继续追踪物料。具体依不合格品控制程序。6.6.3 当需要在供方货源处验证时，应在采购文件中明确规定验证的安排及产品放行的方式。6.6.4 当销售合同规定顾客有权在供方处和本公司处验证时，采购部将积极安排为顾客提供方便。6.7 供应商表现评估6.7.1 供应商日常来料品质不佳时，IQC及时向其发出CPAR，由采购部转交至供应商及时回覆原因及改善措施。6.7.2 每月由IQC定期对供应商表现评价并分级，具体依供应商评估管理程序7.0 记录7.1 物料控制单（一年）7.2 物料申请单（二年）7.3 采购单（三年）7.4 合格供应商一览表（更新）7.5 送货单（三年）7.6 IQC检验报告（三年）7.7 退货单（三年）7.8 非生产物料需求计划表8.0 参考文件8.1 供应商评估管理程序 8.2 不合格品控制程序 8.3 来料检验和试验管理程序 权责 流程 摘要采购需求提出与评审各部门 采购员申请物料，各部门申请物料查仓存存量选择供应商采购部采购部根据物料控制单生产物料需求数量核查该物料仓存存量，核算出实际需采购数量 准备采购单采购部 从合格供应商一览表处选取最佳供应 商采购部 物料名称与数量及供应商确定好后，制作采购单采购单审批NG采购部 采购单由采购主任审核，副总经理批准。采购单分发采购部 采购员将采购单分发至供应商及相关部门采购单变更NG采购部交期控制采购部 采购员根据交货期等，追