医药流通业物流标准方案.doc

医药流通信息化标准方案1、 前言11企业简介（以XX医药公司为例）XX医药集团由XX药业有限公司和XX药房连锁有限公司组成，公司的经营宗旨是秉承中国中医药精髓，服务大众，给消费者用药带来安全、有效、快捷、方便的服务。公司的经营方式主要是批发和零售。XX药房连锁有限公司成立于2000年10月30日，公司将现代药店连锁经营理论和超市连锁经营理论有效结合，依托大型卖场，突破传统药店经营模式，建立现代药房连锁企业制度，大胆利用适应于现代商业规律的经营方式和组织形式，使企业形成适应市场经济要求的管理体制和经营机制。公司现有门店60家，覆盖五个地市，2002年销售额7200万元，2003年13月销售额1800万元。公司门店先后被省连锁经营协会评为最佳营销创意奖和优秀门店奖。XX药业有限公司成立于1999年04月04日，公司先后代理了可采、珊拉娜、红桃K、太太、碧生源、鹰牌等国内著名品牌，国际产品如依马打、狮马龙活络油等，立足省城，覆盖五个地市，辐射全省，与药店、医院、大卖场建立良好的战略伙伴关系，市场拓展和销售能力居于全省同行业前列，2002年销售总额11481万元，2003年13月销售额2640万元。XX公司现有资产2000万元，员工总人数450人。公司发展思路XX药房连锁有限公司的总体发展目标为：拟采取合作经营和自主经营等多种式，周边五个地市加大门店拓展力度，逐步完成对五个地市的全面覆盖。XX药业有限公司发展目标为：药业公司经过近年的飞速发展，形成了覆盖五个地市，辐射全省的营销网络，但尚有较大的销售潜力可以挖掘。公司还将根据各地市场特点，加快引进代理品种，完善代理品种的结构，并且逐步建立健全销售管理制度和配备市场人才。12 对项目的理解XX医药公司在近几年的持续扩张中，已经形成为一个相对规模的医药企业集团，同时由于在这个过程中伴随产生了若干连锁经营机构，使得企业集团化管理的要求越来越高。尽管XX医药也认识到了信息化建设的重要性，即只有通过信息化的管理手段才能满足集团化管理的要求。但相对于企业发展的速度，信息化进程仍是滞后的，究其原因，主要是在信息化建设的初期企业的整体规划不够，也许是根本就没有想到企业发展的速度会如此快。至今，信息化管理的状况已经远远不能满足对公司业务监控的要求，成为了企业进一步发展中必须要解决的问题。XX医药的迅猛扩张，表现为业务覆盖面的扩大和覆盖密度的增加，导致了药品流通量的高速增长，引发了物流管理需求的迫切性。由此公司在机构上已设立了物流中心，初步走向了药品经营专业化分工的道路，若能在物流管理的手段上也能有所改善，则更能体现专业化分工所带来的高效率。考虑到今后几年在中国这个大市场中仍将看好规模效应，继续扩张仍然是不可改变的发展方向，所以建设金康医药的信息化业务管理系统实际已经成了金康医药发展刻不容缓的急所。XX医药在扩张中所建立起来70家连锁药店及批发业务面对的数百家客户，是XX医药物流的重要环节，是XX医药物流的出口，是其核心竞争力所在。只有把出口疏通，才能得到顺畅的物流，才能真正发挥出其核心竞争力的作用。而要疏通这些出口，靠的就是信息化的业务管理系统，对XX医药来讲，包括销售、采购、配送和连锁经营管理，且各项业务之间是密切联系的。所以XX医药在考虑其现代物流系统时应是一体化的整体系统。当然，对于一个信息化业务管理系统的建设，其目的必然是要提高企业的物流效率，以此来提高企业的经济效益。但是物流效率的提高并不意味着一定是企业效益的提高。那么如何才能评价该物流系统的效益呢？显然只有通过对物流中的价值评价来体现，这就需要建立一套价值评价指标。这种职能就是企业的财务管理。在这个物流过程中，财务管理的职能其实决不仅仅停留在最终的效益评价上，而是贯穿于整个物流过程中的每一个环节。并且通过预算和核算的手段对每一个环节实时监控，不断调整偏差，使企业整体效益最大化。这就是业务财务一体化的真正意义所在。所以没有财务系统的信息化业务管理系统显然不是一个完整的系统。财务管理系统是整个系统的基础建设。信息化业务管理系统的建立无疑是适应规模化医药流通经营管理要求的，这种要求的体现就是集中管理。对集中管理的理解，决不能仅仅停留在权力的集中上，特别是结合现代管理的理念和中国企业的实际情况来分析更是如此。在现代管理理念中，管理者（非一把手）个人能力的发挥越来越显得重要，一个集团公司如果选择集权制，就等同于丧失了活力，这是相当不利于企业所处竞争环境的。那么集中管理的含义何在呢？其实，在企业实施信息化管理后，集中管理的真正含义并不在于集权管理，而是在于信息的集中。信息的集中就意味管理的透明，也就意味着对管理的监督，而对管理的监督就是对权力的监督。管理的透明是自上而下的，对于企业最高领导是全透明的，而对于中层则是半透明的。信息的集中在开发中是一个渐进的过程，因此必须有一个统一的应用平台，对企业是一个经营管理平台，对软件供应商是一个技术应用平台。这样才能够做到整体规划、分步实施，最终实现整体化的管理系统，实现信息的集中。2、医药行业分析21业发展前景医药行业是我国国民经济的重要组成部分，对于保护和增进人民健康、提高生活质量、计划生育、救灾防疫、军需战备以及促进经济发展和生活进步均具有十分重要的作用。新中国成立以来，特别是改革开放20多年来，我国已经形成了比较完备的医药工业体系和医药流通网络，发展成为世界医药大国。据统计，我国现有医药工业企业6千余家，医药商业批发企业1.4万家，零售药店约13万家。随着人民生活水平的不断提高和对医疗保健需求的不断增加，医药行业一直保持着较快的发展速度，1978年至2002年，医药行业产值年均递增16.6，成为国民经济中发展最快的行业之一。2002年国内医药行业总产值按可比价格计算完成2726亿元，同比增长18.4。然而相比之下，中国目前年人均药品消费不到10美元，而美国人均药品消费已达300美元，日本400美元，中等发达国家人均药品消费也有4050美元。2000年我国人口已达到13亿，加之城镇每年新增就业人员，以及人员逐步老龄化和医疗卫生事业的快速发展等方面的原因，使医药商品的社会需求将呈持续增长的势头。据分析，2010年中国的医药市场价值将达到600亿美元，2020年达到1200亿美元，成为全球第一大市场。由此可见，中国的医药行业有着广阔的发展前景。22 医药商业企业近阶段面临的压力来自国家政策措施的压力做为对加入WTO的反应，国家实施了一系列药品降价措施、质量体系认证措施、环保治理措施以及流通改革和广告规范措施。这些措施从长远来看当然是要促使国内医药企业健康发展，通过整顿和规范，使国内医药企业逐步具备与国外企业竞争的能力，并最终进入国际市场。但就目前来讲，国内企业则必须对企业改造进行投入。来自生存危机的压力2002年，虽然我国医药行业总产值达到2779亿元，但全国医药流通企业的利润总额只有8.2亿元，1.4万家批发零售企业中有40出现亏损状态，年销售额过10亿元的不足10家。流通环节竞争激烈，利润空间还在逐渐削弱。来自加入WTO承诺的压力根据中国加入WTO的承诺：“我国2003年1月1日起放开医药分销服务业务，外商可以在中国从事采购、仓储、运输、配送、批发、零售和售后服务，开放领域将按照先零售、后批发的顺序，同时取消每个地方对医药流通企业数量的限制。”这就意味着加入WTO带来的不仅仅是产品的竞争，还有医药流通等服务的竞争，使得本已十分脆弱的医药商业企业，在资产质量、资本规模、经营理念、运行效率、管理能力、人才素质等方面又面临实行全球战略、全球连锁配送的跨国公司的冲击23 医药商业企业发展的机遇固有的优势 挑战之下必然存在机遇，做为医药产业链上的中间环节，医药商业企业拥有的最大的资本就是多年经营中形成的销售网络及终端客户，若能在快速响应和服务能力上进行改造，则必将形成自己的核心竞争力。抢占了竞争或合作的先机。医药需求持续增长随着经济发展和人们生活水平的提高，人们对健康产品（包括药品）的需求会更加强烈。由中国的人口和发展确定了，在不远的将来中国肯定要成为医药消费头号大国。所以国内医药企业应力争在规范、整顿、兼并中脱颖而出。政策扶持，扶大扶优“十五”规划中谈到，国家将用5年左右的时间，着力培育510个面向国内外市场、多元化经营、年销售额达到50亿元左右、具有现代营销领先水平和高度文化内涵的特大型医药流通企业集团；建立40个面向国内市场或国内区域市场、年销售额达到20亿元左右的大型医药流通企业集团。扶持建立10个国内外知名的医药零售连锁企业，每家企业拥有分店达到1000个以上；建立一批区域性医药零售连锁企业，每个企业拥有分店达到100个左右。有条件的企业自然应想到要充分争取得到国家的扶持。乡镇市场大有可为目前，随着农村乡镇经济的迅速崛起，农民文化水平的不断提高，农村乡镇的药品需求也在快速的增长，而传统的农村药品供应体系已不能满足其需求。农村乡镇药品供应主渠道出现断层、脱节，相对于城市局部市场由于前期圈地而引起的过热竞争现象，进军乡镇市场不失为一条低成本的扩张之路。24 医药商业企业发展趋势行业整合，大势所趋2000年起“跑马圈地”式的医药零售连锁经营以及工业企业和商业企业的相互收购，将继续发展成为大规模的行业整合。无论是工业企业还是商业企业，国际资本还是国内资本，都将出现融合交叉趋势，市场最终将形成少数大型连锁经营企业的垄断格局。垄断格局形成后，医药连锁将由目前低成本圈地建店转向高技术投入、标准化发展，从而在组织机构、经营机制、管理能力、信息技术、商品别类、网点布局、服务方式、竞争手段等方面进行全方位创新。物流建设，投资热点物流领域已被认为是继资源领域、人力领域之后的“第三个利润源”。医药流通企业的销售特殊性决定了一个大型医药流通企业，如果没有区域型配送中心，就不可能实现跨地区连锁经营。如果没有较强的仓储、运输和配送能力，就不可能使所拥有的庞大的销售网络低成本的运作，所以建设企业自己的现代化物流系统是大型医药企业的发展大趋势。多业态、多元化经营医药商业企业将逐步形成“专业药房、社区便利店、超市店中店、一站购足式健康美丽产品专卖店、综合型仓储大卖场”多元化经营业态。此外如果建立起现代物流系统，还将介入所处区域的物流社会化服务。以信息化为手段逐步走向集中管理对于一个大型的医药流通企业，拥有数十家分子公司，成百上千家连锁门店，其管理可想是非常复杂的。如果不进行信息化，建设自己的高效的管理系统。将不可想象能怎样运作，怎样去面对激烈的市场，怎样去与国内外的竞争对手竞争。所以目前国内的大型医药流通企业都在考虑如何进行信息化建设，如何通过信息化建设逐步走向集中管理。3、企业总体需求分析31企业现行组织机构根据我们结合XX医药现行组织机构图所做的初步调查，我们认为已经具备了做为一个大型医药流通企业的规模。其连锁门店几乎全部是直营店，其药品批发业务覆盖了数百家医院及其它公司。这是XX医药的核心竞争力所在，然而要使这一竞争力得以发挥，信息化建设就成了XX医药的当务之急。从企业的发展态势来看更是如此，因为在医药行业的规范、整顿和兼并中，企业已经迈出了坚实的一步。通过其自身努力，取得了GSP认证，其特殊的区位优势和目前的规模条件已经具备向全省广大地区扩展的基础。所以一个以现代物流系统为基础的信息化管理系统的成功建立，将使XX医药不仅仅是一个大型的，而且还是一个规范的、高效的、可持续发展的医药流通企业。32 企业经营特点XX医药公司属于典型的医药流通企业，下属两个子公司分别经营医药批发业务和医药零售业务，其经营特点如下图所示：其经营特点可描述为：基本以经营品种和客户确定业务分类。批发业务主要由药业公司完成，批发的品种以代理品种为主，代理品种的采购合同、采购价格和采购付款都由药业公司完成，物流中心负责收货、保管、发货。批发销售业务是由物流中心按药业公司的订单拣货发货。批发业务的客户在500家以上，分为大客户和一般客户。非代理品种则主要以零售为主，采购完全由物流中心根据库存来进行，药房公司下属70多家连锁药店，由各药店向物流中心提出要货订单，物流中心根据订单拣货发货。其连锁药店形式有药品大卖场、超市专柜和一般药店，其连锁店共有70多家，绝大多数为直营药店，有少量的加盟店。与批发业务一样都是由物流中心根据各店的订单拣货发货。物流中心负责整个公司的收货、发货和货物存储保管，同时负责非代理品种的采购。每天处理的订单月两百张左右。33 公司目前存在的问题及信息化需求 331 信息化管理问题企业目前的信息化管理工作，应该还是处于初级的电算化阶段，基本上没有整体应用的体现。客观的讲，这不是企业管理水平不够，而是企业发展速度太快，不管是领导还是员工都忙于应付迅速扩张所带来的大量工作，尚未能对信息化管理进行认真考虑，加之对计算机技术的不了解而带来的担心，在前期的应用中也确实只能试着在局部进行一些应用的尝试。这种尝试肯定不能得到整体应用的效果，更何况信息化管理技术是帮助企业提高管理效率的，当企业规模不大时，其效用也是不能被体现的。企业目前提出的信息化建设项目，其实也标志着公司的规模已经到了非信息化管理不能解决管理提升的时候了。目前信息化管理所存在的所有问题，其实都是局部无关联应用所具有的通病。当然任何信息化管理系统都是分步实施的，没有一蹴而就的整体化系统，但分步实施不等于分离实施，即一定要有一个整体的考虑。随着计算机软硬件技术的突飞猛进，这种整体的应用考虑将越来越多的落实在管理技术上，而非软硬件技术上。因此，企业的信息化项目必须是一种整体化的偏管理技术设计的应用。332 GSP管理贯穿业务流程问题金康药业目前正在准备GSP的申报工作，但GSP不管是在申报认证过程中还是在今后的实际执行中，都应该贯穿于整个业务流程中。如前所述，其实施反应在标准文件的管理执行和业务流程中的各个监控点上。而没有信息化管理，显然不管是在标准文件的管理还是在业务监控点上，都难以做到完善。仅其中要求销售记录一项，就可以想象是凭手工完成不了的。数千个品种的批号效期管理有何尝不是如此。所以，不难得出结论，非信息化管理不能贯彻GSP。结算结算结算采购发票销售订单采购订单收款凭证形成应收凭证出入库 凭证形成应付凭证付款凭证销售发票核销存货核算（出入库成本核算）物流中心应付单应收单凭 证 处 理付款单收款单拣货单采购入库单到货单销售出库单333 财务业务一体化管理问题 如上图所示，业务财务一体化意味着：由于业务运作产生的各种原始凭证能够及时的生成记帐凭证，从而将业务发生的情况及时地反应成价值表现，做到真正意义上的财务对业务的实时监控。实现了这样的管理技术，将为企业管理带来一系列的好处。如实时了解企业的效益，由于信息化可以做到凭证的细化，因此就相当有利于对单个品种的效益分析，可对品种的盈利能力进行分类，进行分别促销管理。此外由于凭证的细化，可依据凭证追溯到每一项业务，达到真正的业务监控，也使得企业的各种计划和预算随时都得到控制。实现真正的全面预算和计划管理。显然，这样的财务业务一体化管理技术对于企业是十分有用的。考虑到公司经营着其数千个品种，其意义就更大了。而企业目前的财务业务管理状况是做不到的，而如果在信息化建设过程中不进行总体设计也是做不到的。334 其他业务关联问题这里的其他业务关联问题其实都与信息化管理不到位相关联，现将其例于如下：l 应收的核对与帐龄分析难以进行；l 零售库存、批发造成的社会库存统计不实；l 库存成本不能准确地按品种分析；l 采购、销售、物流进出及保管专业化分工不够；l 批号、效期的跟踪管理困难；l 物流配送效率偏低。以上这些问题都是在信息化经营管理系统建设中要解决的问题。4、信息化建设总体设计41 设计遵循的管理原则l 注重企业标准化基础数据工作标准化基础数据工作是企业信息化建设必须要做的最重要的工作。是一切业务流程能够做到一体化运作的基础，系统必须依靠标准化才能够完成必须的工作。而一个集团公司想对其下属企业进行有效的监控，首先要对基础数据进行集中统一的管理。只有这样，公司才能对各下属企业的业务数据进行统计、分析，对各企业之间的信息进行交互传输，从而实现整个集团公司的物流、资金流、信息流得到从上到下的贯通。也为集团逐步走向集中管理，奠定平滑过渡的基础。因此标准化基础数据的管理是一项非常重要的工作，应该由集团统一进行。并且是任何信息化工作之首要。l 以财务管理为核心的企业价值评价指标体系企业经营的价值评价指标体系，就是完备的、信息化的财务管理系统，没有这一系统的建立，企业的经营结果就不能得到准确的评价，信息化的建设过程中的每一步，同时也是一个投资过程，同样也需要进行价值评价。价值评价指标体系的建立使得企业对整个运营状况能有精细的了解，特别是对多品种经营的企业，通过评价每个品种对企业利润的贡献，制定各品种的经营策略，对公司经营管理是十分有利的。因此财务管理应是信息化开始的标志，也是为今后信息化的每一步制定的评价体系。l 业务与财务无缝衔接由于业务和财务属于不同的部门，看问题的时间和角度不同，业务往往以数量来标识业务进行的状况，而财务必须要以价值量来标识，如果这两方面不能很好的衔接，就只能以总数量和总价值来标识。显然这种不分时间和品种的总数不是企业精细化管理所要求的，但一定是企业信息化建设所要解决的。信息化建设中要做到业务和财务的数据基础是统一的，从而实现业务财务一体化，并且能够从不同的口径统计数据，以满足不同部门的要求，达到财务监控业务的目的。l 基于物流和商流分离的经营业务专业化分工社会的每一次进步都是社会分工细化的结果。现代经营管理的进步同样伴随着进销存业务的分工细化。其最关键的思想是将商流和物流分离，使销售组织从低效并且占用大量资源的物流工作中解脱出来，从而专注于市场渠道的不断开拓和服务。建立销售与物流之间的委托服务关系，建立物流服务平台，将供应链运作所涉及的计划、补货、库存控制、订单处理等物流管理功能，仓储、配送、结算等物流操作功能以及与管理和运作相关的信息服务功能由物流机构的服务来实现。并建立一整套业务流程、服务标准和考核体系来确保其高效、可靠、低成本地运行。l 要适应管理及业务处理的细节问题上的不断变迁在使用系统之前，企业在其日常经营管理中已有一些非常细节的管理和控制模式及相应的业务处理办法，如：定价策略、送货服务、信誉度控制、承付期模式等。随着企业自身的发展和外部市场的变动，为了适应新的竞争要求，这些细节必然会发生调整改变或增加，信息化建设不仅要满足企业经营模式目前的需求，还应具有高度的灵活性和可扩展性以满足企业未来发展的要求。l 要能满足众多岗位之间高效协作的要求 经营管理细化分工的结果是使得每一个岗位的工作得到了简化，但其对岗位之间的协调要求却更高。信息化建设就是用信息化技术来帮助企业完成岗位之间的协调，获得专业化分工所带来的高效率。l 能够满足对决策数据管理及报表制作的高要求企业管理的规模和复杂性决定了对各部门的数据统计和数据分析要求很高，并且各部门的报表形式多变，内容上要求各个方面的数据能够快速综合。这就对系统的决策数据管理和报表的快速灵活制作及呈现形式的多样性提出了很高的要求。系统建设中必须要满足这种要求。l 符合GSP的质量管理 GSP是药品流通企业必须严格遵守的质量管理规范，它惯穿于整个物流过程的各个环节。这就要求系统能够按照GSP的要求，在每一个需要进行GSP控制的环节都要有所响应。同时对GSP所要求的各种记录、文档、规章制度进行完善管理。l 经营决策分析作为整个企业的中枢，企业高层领导要制定企业的经营战略规划，进行企业资源的统筹安排，这就需要对各下属部门的经营信息进行整合，全面掌握下面的经营状况（包括历史和现状），以便能够进行各项经营的统计分析，并且利用已有的数据进行市场预测、市场分析、财务分析。l 能够进行远程业务处理 由于公司下属部门所处地域不限于本地，而业务级联系又比较紧密，数据量又大，如：省城以外地市的业务管理。这就对系统的远程业务处理提出了要求。42总体框架设计在对XX公司初步了解的基础上，我们项目团队依据自己对现代医药流通企业信息化管理实施目的的理解，对其信息化建设项目，给出如下的总体设计思想：421建立经营管理平台所谓经营管理平台就是重庆医药所需的全部管理职能的一个共同的基础。对于软件开发商来讲，这个平台是一个技术平台，在其中采用了目前最先进的软件技术，保证了在其之上所完成的所有管理职能都是与整个系统一体化的，彻底消除了在以后的系统分步实施中产生信息孤岛的可能性。而对于用户来讲，所有的经营管理职能都是在这个平台的基础上来完成的，称之为经营管理平台。我们认为，任何企业的管理，都是由一些基本的管理职能来完成的，不管企业如何设置其管理机构，它都必须要具备这些基本的管理职能。而每一项管理职能又是由一些管理要素来组成的，企业机构的设置，只不过是确定由什么样的人的组合来履行一部分的管理要素。当然，不同的企业可能会有一些不同的管理要素，这就是企业的个性化，也是系统开发中所谓的二次开发。这种经营管理平台的思想如下图所示：422保证系统的整体性企业信息化管理系统的建设必须保证其整体性，前面描述的建立企业经营管理平台和软件应用技术平台，就是为了保证企业应用的整体性和软件的可扩张性。信息化的建设过程必然是一个分步实施的过程，而如何在分步实施的过程中保持系统的整体性靠的就是平台技术，它将保证逐步实施的各项管理职能之间的无缝连接。已往信息系统的开发或者说是电算化应用的初期，总是针对某一项管理职能编制一个应用系统。其结果是在企业中形成了相对独立的一些子系统。由于实际应用中各管理职能之间必须进行数据沟通，这些相对独立的子系统是很难做到的。于是就在各个子系统之间做软件接口，这从软件技术的角度是做得到的，但业务之间的关联性是很强的，今天需要这个数据做一个接口，明天另一个数据又做一个接口，而做接口本身并不容易，且接口就越做越多，最终仍然造成系统的混乱，仍然不能改变信息孤岛的局面。如下图所示：财务管理门店管理销售管理库存管理采购管理要避免这种信息孤岛的产生，只能采用统一的平台技术，整体化的设计。所以企业进行信息化建设，一定要从最基础的工作开始，从整体应用的角度来规划信息化建设，以保证分步实施完成整体化的管理系统。43系统建设目标通过以上分析，我们认为XX医药项目是要建立一个以信息化为基础的现代物流系统及整个公司的信息化管理系统。该系统将充分体现对金康医药的集团化管理，它将企业做为一个整体来考虑。在财务业务一体化的基础上，进行全面的计划管理，将下属的各子公司都纳入监控范围之内，使企业成为一个有序的、高效的流通企业。财务业务的一体化将帮助企业实现对子公司的实时监控，也即通过信息的集中实现对管理的监督，实现对权力的监督，最终实现了对集团的集中管理。此外，该系统的建立也将逐步实现公司内部的专业分工，从而大幅度地提高公司的运作效率。总体上看系统由一体化物流服务平台、集中采购管理、销售分销管理、集中财务管理以及贯穿于这是四个部分的计划协同组成。如下图所示：该系统的核心是一体化的物流服务平台，它由高效率的仓库、配送中心、仓库管理系统、配送管理系统组成。直接服务于金康医药的所有销售机构，对直营的连锁药店进行主动配送，对于其它批发公司按订单配送，配送的目的地是各公司、各医院。通过建立这样的服务平台，使金康医药的销售机构从低效重复的物流运作中解放出来，将全部精力投入到如何做好销售工作中去。44 信息化实施进程建议在对公司的调研中我们了解到，企业目前都没有建成整体信息化的经营管理系统，但又都在各部门使用了一些系统，一般来讲要使已使用的系统通过做数据接口的方式形成整体的信息共享几乎是不可能的。为此，我们建议企业从信息化的最基础工作做起，扎扎实实地按以下步骤完成整体信息化经营管理系统的建设。l 第一步 完成信息化建设的基础工作A、 完成企业数据标准化工作 建立企业经营管理平台数据标准化工作是企业进行信息化建设的最基础的工作，其内容就是将企业的所有管理对象进行统一的编码和命名，包括品种编码、客户编码、供应商编码、仓库和库位编码、部门和人员编码、设备和备件编码等等。这些工作是信息化系统整体化和数据共享的基本保证，也是建立企业经营管理平台的最重要的工作。 B、 进行管理工作专业化分工 提高管理效率专业化分工的主题就是物流和商流的分离，如下图所示：销 售物 流 服 务 中 心采 购客户供应商物流物流商流商流商流社会的每一次进步都是社会化分工的结果，同理，要促成管理进步，必然要进行管理的分工。对于企业来讲首先是物流和商流的分工，即库存、运输属于物流，而采购和销售则属于商流。分工的结果是采购和销售不再需要关心货物的进出和检验，而只要把精力放在客户和供应商，而物流系统则要做到照单作业，从而达到提高效率的目的。除此之外，在物流和商流的管理中，还存在进一步分工的问题，如商流中的合同管理、开单管理、市场管理、客户管理、供应商管理等等。物流中的订单处理、拣货管理、配送管理等等。都还需要进一步的专业化分工。这种专业化分工的结果，将极大地简化信息化建设的实施过程，提高信息化实施的整体成功率。C、建立价值评价指标体系 洞察企业经营企业价值评价指标体系如下图所示： 企业存在的最重要目的就是要获取利润，企业价值评价指标体系将帮助企业对所有的工作进行价值评价，以便于企业不仅仅追求高效率，而是要在获取效率的同时也要获取效益。这是企业一切工作的衡量标准。因此，应该把建立这个体系做为建立企业信息化的基础工作。这个价值评价指标体系就是企业的财务系统。l 第二步 贯彻规范 实现财务业务一体化管理A、 以库存管理为核心 贯彻GSP于整个流程GSP的贯彻执行可分为两个方面，其一为整个物流过程的控制，即从采购对供应商进货到销售对客户发货过程中的控制点设置。显然，这个过程基本上是围绕库存管理来进行的，所以在进行库存管理实施的过程中要完成对GSP的贯彻。其二为环境状态的记录管理和GSP标准文件的管理，这一部分可相对独立的用文件记录管理方式同时完成。如下图所示：B、 实施销售分销和集中采购管理 实现财务业务一体化对于由若干子公司构成药业集团来讲，集中采购无疑是大有益处的采购管理方式，因此在完成了财务系统和库存管理系统之后可着手集中采购系统的实施，此时，库存、采购和财务构成了基本的财务业务一体化系统。这意味着财务对采购业务和仓库的进出可以实时地反映，随时可以对业务作出价值评价。对公司的各个批发销售机构和连锁机构，实施销售分销管理，包括销售业务管理、分销资源规划管理、分销渠道管理。实现整体的财务业务一体化管理。真正做到用价值评价指标体系来衡量企业的销售业务工作。完成企业的整体信息化经营管理系统。l 第三步 完成全面计划预算管理 展望信息化整体扩展A、 以财务业务一体化为基础 实现全面计划与全面预算管理建立了财务业务一体化之后，就可以实施全面计划和全面预算管理，以达到全程业务监控的目的。在没有实现财务业务一体化的情况下，计划管理和预算管理都只能是事后的管理，即在计划期末才知道计划和预算的执行结果。财务业务一体化使得计划和预算的实时控制成为可行的，也就使得全程的业务监控成为可行的。B、探讨OA、HR、CRM、DSS的实施 为电子商务的实行打下基础以上工作已经完成了企业基本的信息化建设，随着网络化高速发展的态势，企业势必将进一步通过建立企业门户，实现企业供应链的延续（至供应商），完成CRM（对企业客户）、OA和HR（对企业职工）、DSS（对企业决策者）。这些都是在基本信息化经营管理系统的基础上可考虑的扩展。反之，在没有建成基本的信息化经营管理系统之前，以上应用将是无本之源。45总体方案价值体现451符合企业管理改善的渐进性具有一定规模的药业公司在多年的经营管理过程中，已经形成了一套固有的管理模式，这种模式在多年的实践中肯定是行之有效的，否则企业不可能发展到今天的规模。但社会的进步也是日新月异的。药业企业也将继续发展，而通过信息化改善管理是其必不可少的一步，这一过程一定是一个渐进的过程。我们强调在总体设计的框架下，首先做好整个企业的数据标准化工作，建立起企业的经营管理平台，有了这个基础就能保证在渐进过程中的各项管理职能分步实施，不造成太多的企业内部冲突。452适应企业在管理技术进步过程中的不稳定性企业在改革的过程中，特别是在实施ERP的过程中，必然会发生一些机构的变动，同时也伴随着一些业务流程的改变。在我们设计的ERP构架中，已经考虑到了这个因素，我们以两种方式来适应企业的这种变化：其一为系统按照管理要素来设计，这些管理要素的组合是可以改变的，因为任何一个管理要素都与基本的数据基础是一致的，因此这些管理要素放在哪一个部门来执行并不会影响到系统结构的改变；其二为在管理要素中的流程是可以由用户来定义的，通过使用工作流和审批流技术，各种单据走向和审批过程，都可以由用户根据机构改革后的权限，重新分配和定义。453体现了目标确定，过程可控的稳步实施策略ERP的实施目标，最终是使得企业达到集中管理和各项业务的可控性。如果信息化建设的进程按上述步骤进行，使得我们在ERP的每一步实施中都能够清楚地知道我们距离目标还有多远，是否偏离了我们的目标，最大限度地减少了失败的风险。454充分体现了ERP所要求的整体性相对于整体性而言，就是系统的分散性，而分散的系统往往就是目前所说的信息孤岛。以往企业信息系统建设，最终都形成了信息孤岛。即按不同的管理职能设计不同的子系统的结构，且每个子系统之间不能进行交流，最多勉强做成了数据接口，而通过这种接口所进行的交流也只是单向的。这都是因为没有一个统一的企业经营管理平台和一个统一的软件技术平台所造成的，在这种情况下，既便做了很好的总体设计，最终仍然会形成信息孤岛。因为没有共同的应用平台，也就没有完备的数据基础。我们在总体方案中强调经营管理平台和技术支持平台，就是为了从技术上保证分别实施各个管理职能也不会形成孤岛，从而保持了系统的整体性。455实现了数据的可追溯性只有实现了数据的可追溯性，才能真正做到对各项管理职能的监控。我们在方案中强调物流和资金流的一致，业务和财务的一体化，就是为了保证数据的可追溯性。例如：当财务部感到某张凭证有问题时，可以根据凭证号对应出最详细的业务发生情况；当某部门费用超预算的时候，可分析出其超预算的原因；当某药店发现所销售的医药流通企业药品有质量问题时，可根据药品批次直接追查到该批次的检验报告、生产责任者、原料批次等，以最快的速度澄清事实等等。5、财务管理解决方案51财务管理需求分析为企业提供一个完整的网络财务集中管理的信息化管理平台，使医药流通企业内的各个公司以及公司的各个部门都在统一的财务管理平台上实现管理和控制，打通各个信息孤岛，实现财务核算与企业业务部门的协同。实现财务核算与全面预算的信息化，全面脱离手工状态实现过程化的财务管理，做到事前控制，事中核算，事后分析；为领导决策提供高效、准确、实时、完整的财务信息。实现全面计划预算管理，尤其是强化资金的预算管理和事前控制，包括各种经营计划及资金预算、费用预算等。合理编制预算，通过对下属各业务单位项目执行情况的跟踪、核算与管理，实现对预算执行情况跟踪控制，有效控制部门、项目费用，降低成本。 加强公司总部的监控职能，满足公司总部对其下属各级分支机构管理与实时监控的要求。对下级分支机构的财务状况能够实时查询与控制，及时掌握其经营动态，便于管理层科学决策。功能强大的财务分析、查询体系，提高企业的应变能力。可以进行横向的多单位、多角度查询及纵向的跨年度查询分析，可以进行各种财务指标、报表的比较分析，全面满足不同使用人员的需要；同时系统支持溯源查询，可以根据经济业务发生后反映到账面的结果追溯到最原始单据，对各级公司进行最直接、最有效的控制。42 企业集团财务集中管理解决方案521集团统一会计制度和会计集中监控解决方案我们认为集团企业如果希望在集团财务管理方面，得到更好的管理效果，那么集团统一会计制度和会计集中监控是基本的要求。对于多个组织应用用友ERP产品，当然也可以目前由集团本级先使用，以后其他公司再采用，这样如果应用了用友ERP产品，在其他公司实施财务管理信息化时，只需增加站点和用户数即可，系统扩展极为方便。5211集团统一会计制度用友ERP系统支持多账套，支持集团应用，适应医药流通企业集团快速发展、组织多变的要求。在多组织企业应用时，系统通过进行参数设置和公司内需统一的一些基础设置，实现在企业内部执行统一的会计政策，并为下级单位核算处理中的个性化需求预留灵活的空间。用友ERP系统的参数分为集团级参数和公司级参数，可以分别进行设置。对于公司级参数可以再设置“是否控制下级”。在这种设置下可以实现：由集团统一控制下级单位、分子公司的会计科目，并可由集团设置会计科目的编码级次。依托系统提供的各种控制参数，真正发挥集团在会计核算工作中的领导与监督职能。彻底打破信息孤岛，系统提供严格的权限管理，针对不同的用户可以设定不同的业务操作权限级别，如公司权限、查询权限、业务权限、数据权限、字段权限等，依据授权支持跨单位统计查询分析，在授权的情况下，甚至可以跨单位的制单、审核、审批，与系统审批流配置结合使用，可以实现跨单位的请款、请购、报销等业务处理，使业务处理与日常办公紧密结合在一起。集团可以实时查询下级单位会计核算情况、各种明细账、总账账表数据，监督下级单位会计核算的合法性、准确性。数据高度集中，合并报表、汇总报表可以由集团直接编制、报送，可以提高报表编制的效率和准确率，减少手工重复劳动。多组织的集团公司企业应用设置流程：应用设置说明：参数设置：系统中提供各种控制参数，供用户选择，企业可根据自身核算及监控的需要进行选择。基本档案设置：需要设置的财务会计信息主要是涉及总账系统进行基本会计核算的信息。包括会计科目、凭证类别、外汇汇率、常用摘要等。使用固定资产、薪资、存货等系统，需设置资产信息、薪资信息、库位信息等。5212会计核算集中监控对于日常会计核算工作，实现会计核算数据集中实时反映，账表跨单位查询统计，自动编制对内对外报表。以下以三级公司模式为例，会计核算集中监控的应用流程如图：相关产品功能：会计科目管理：可以灵活设置会计科目，并符合企业会计制度，支持科目增减变化等的用户权限控制和调整，针对集团应用，系统提供了集团科目结构的管理功能。可以统一进行会计科目编码方案的制定、科目类型的制定、以及标准会计科目的制定；标准会计科目可以制定到任意一个级次，各下属单位只能增加下级明细科目；各科目的核算属性也可以由总部来统一制定。凭证管理：凭证类别可以自由定义，如 银收、银付、现收、现付、转账等，并且也提供了集团统一管理的功能。可以对不同系统过入的凭证进行来源命名。凭证编号提供系统自动编号和手工编号两种方式；在系统自动编号的方式下，对于由于凭证删除等操作所引起的凭证的断号现象，提供凭证编号整理功能。提供凭证模板管理，灵活设置打印模板格式。支持不同用户拥有凭证制单、修改、删除、审核等的不同权限，如必须审核后记账，如不能删除他人的凭证、如已审核不能修改等等灵活便捷的凭证录入：凭证的格式和内容允许自定义，同时最大程度提高录入与显示的信息量，提高凭证录入的灵活性和简便性。在录入凭证的同时，可以查询当前科目、科目+辅助项目、辅助项目的最新余额，可以联查明细账，可以联查原始单据。完善的内部控制：在凭证处理的过程中，提供了多种控制手段和方式，如余额控制、预算控制等。自定义转账凭证：通过灵活的自定义转账功能，完成递延资产的摊销、待摊费用的管理、期间损益的结转、汇兑损益的结转等功能。转账函数内容丰富，能够包含总账以外其他各个系统的数据，并且支持多个单位数据的取数，支持任意币种，支持任意会计期间，支持包含未记账凭证，实时凭证的取数。此外，通过预警平台，可以在每月末，通知相关人员进行自定义转账凭证的生成。满足复杂核算和管理的要求，提供任意维度的辅助核算功能。系统提供了辅助核算项目的设置和管理，来满足各单位财务管理的需要。科目与这些辅助项目采用多维动态组合的方式，每个科目都可以设置不限个数的辅助核算项目。辅助核算的设置，使得财务信息的灵活性大大提高，并提供了针对这些项目的强大的统计分析功能，进行多角度的财务分析。此外，这些辅助核算项目与其他系统也是无缝联接的，例如可以直接把应收系统单据上的客户、部门、业务员等信息转变为相应的辅助核算信息，无须重复录入，大大简化了用户操作，提高了系统间的集成性。支持外币业务：支持多币种核算、支持主辅币核算，支持汇率变化和换算，提供单主币核算和主辅币核算体系，可自动处理多币种交易。提供汇兑损益计算功能，可自动生成汇兑损益账户的会计分录。此外，提供多币种财务报表，实现财务数据以本位币和外币的报告。支持调整功能：提供了调整期的处理，可以通过录入调整期凭证，完成对年初数据的调整。此外，提供了科目结构调整功能，支持科目的合并、细分、级次调整等处理。系统支持反审核、反记账，提供系统日志文档实时灵活的账簿查询：在所有的科目账簿查询和辅助账簿查询中，都提供了可以包含实时凭证、未记账凭证的查询，提供按照科目、部门、客户、供应商、地区、单位、收支项目等任意组合、多维查询方式，可以及时了解当前财务数据的发生情况。此外，在查询的过程中，提供了从总账明细账凭证原始单据的穿透视查询。查询的条件、格式可以随意调整，并能够把常用的查询条件和查询格式保存为特定的查询，以提高查询的效率。强大的财务合并功能：系统中所有的账簿查询均提供了多单位的查询功能，可以按照多个单位的明细数据查询，也可以汇总查询。此外，提供了不含内部交易数据的汇总查询功能，使集团财务信息迅速准确的合并，为整体的财务分析、经营决策提供及时、准确的财务数据。凭证与正式账簿的打印与装订：提供了凭证和各种账簿的打印模板的设置，每种类别的凭证或者账簿都可以设置多个打印模板，在打印的时候用户可以选择模板执行打印。在打印模板中，可以定义打印字体的大小、颜色、每页行数、表头、表体、页码等内容。支持套打，支持连续打印。现金流量表：支持灵活设置报表项目，提供所有的现金流量表项目，可以增加、删除、修改。支持现金流量表项目与会计科目的对应关系设置提供数据备份，保证数据安全522集团财务合并解决方案用友ERP系统在集团财务合并方面提供了跨单位的合并查询与合并报表两种方式5221合并报表用友合并报表可以协助企业完成定义合并范围、建立单位信息、设定报表、设定抵销项目和抵销关系等工作，同时有关报表模板、数据可以下发给子公司；子公司接收报表和内部交易附表，录入个别报表数据和内部交易数据，上报给母公司；母公司根据选定的合并范围，由系统自动或手动生成抵销分录，从而产生合并工作底稿和合并报表。在多级次的集团公司中，系统自动把子集团的合并报表转化为个别报表，参与上一级公司的报表合并，依此类推，产生不同级次的合并报表，完成整个集团的报表合并。在用友的合并报表系统中，还设计了解决集团企业会计制度不统一情况下处理报表合并的功能。例如，需要合并的两家公司分别采用的是中国、香港会计制度，或者采用中国的财务制度，却要出具香港的财务报告。用友合并报表系统支持合并范围的调整和多次合并，可以满足集团公司对符合会计制度合并报表规定的控股公司、参股公司的报表合并。系统流程图：定义抵销项目定义报表定义集团单位结构定义抵销关系 合并报表单位内部交易数据采集个别报表调整凭证个别报表调整底稿调整后的个别报表报表数据采集基层单位生成工作底稿生成合并报表自动生成抵销分录手工录入抵销分录对账合并报表单位 说明：母公司统一制定合并报表的格式、内部交易的抵销项目、抵销关系，定义参与合并报表的组织范围。基础单位录入报表数据和内部交易数据，并可以根据会计政策、法律法规等的差异，调整个别会计报表数据合并报表单位根据内部交易数据和抵销关系，选择对账单位后，系统自动对账系统根据对账结果自动产生抵销分录、自动生成合并工作底稿，并具此生成合并报表数据采集与查询所有用户在使用前必须经过授权，在登录系统时，必须通过用户身份验证方可进入系统，未经授权的客户端无法访问应用服务器，进入系统的用户仅能在自己被授权的范围内进行操作。用户可以在线采集数据，包括报表数据和内部交易数据；在采集数据的过程，系统提供报表报送情况报告，并可在线催报。用户可以在客户端打印数据采集的结果，也可输出到指定的服务器。各级单位直接将报表数据和内部交易数据在线录入到集团公司的数据库中，并可以依据权限随时查询已写入的数据数据调整与抵销分录个别会计报表的调整针对因会计政策、法律法规等差异造成的个别会计报表数据调整，系统提供了调整分录的制作功能，并提供了常用凭证模板管理功能，在个别报表的调整过程，可能是由各个子公司自己完成；也可能是由其上级单位代替下级单位逐个完成。根据个别报表调整凭证，可以输出个别报表调整凭证一览表、个