2011新修订档案管理制度.doc

档案管理制度为了加强公司的档案管理工作，使档案管理规范化、制度化、结合本公司实际情况，特制定档案管理实施细则。档案管理职责第一条、公司档案分为二级管理，行政部为一级管理，各部门为二级管理。行政部为档案管理的第一负责人，其他部门负责本部门相关档案资料的收集整理。第二条、公司档案责任重大，各级管理人员都应高度重视，严格管理，由行政部牵头每季度检查整理工作，总经理不定期检查。档案范围及内容凡是反映本公司经营活动、内部管理等具有查考利用价值的文件材料（文字、照片、书信、报刊、光盘、电子文件、实物等）均属归档范围。1、行政管理工作形成的文件a) 企业章程、股东大会、董事会文件；b) 企业改制及公司变更资料文；c) 企业内部制定的各项规章制度；d) 固定资产管理涉及的登记簿、盘点表、设备说明书、保修卡。e) 车辆管理档案包括保险单、车辆保养修理记录等f) 公司各类证照g) 荣誉奖励证书、奖牌、奖状等；h) 有纪念意义的实物及展览照片、声像等文件材料；i) 公司集体活动、事件的声像材料，j) 公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；k) 各类项目申报、立项批复、实施过程中的成套文件材料；l) 商标申报、9000认证、中国一级资质、陕西A级等资质申报的相关证件、资料；m) 涉及在媒体报导公司的，报纸等保留原件；2、人力资源管理工作形成的文件a) 职工档案、工资记录等文件；b) 出勤、养老、保险、奖励与处分、c) 考核、培训等方面的文件材料。3、媒体维护工作形成的文件材料a) 公司与外部签订的供电合同、押金记录b) 公司媒体维护、检修记录4、 市场销售工作形成的文件材料a) 客户档案，包括客户姓名、地址、电话及其他详细情况(生日、爱好等信息)。b) 市场部每年销售政策、考核记录、提成奖励记录；c) 各类销售统计报表5、会计工作形成的文件材料会计凭证、会计帐簿、财务报告及报表、纳税记录等文件。5、 设计工作形成的文件材料a) 当月已确定的设计稿b) 大型庆典方案、成套的广告方案7、媒体部工作形成的文件材料a) 每季实时更新的媒体登记表、每年度公司媒体推介书b) 收集的媒体资料c) 客户发布监测报告d) 媒体设置手续、工商审批手续8、工程制作形成的文件材料。a) 制作业务成本预算、报价单、拍照成果b) 公司重要的工程设计图纸、竣工资料。公司与外部签订的各种合同、协议等文件材料档案收集整理1、收集的文件材料必须完整齐全、照片须有文字说明2、归档文件材料须是原件，有重大意义的可同时保存修改稿。3、为使归档材料长久保存，要求文件需使用钢笔、炭素笔或打印成件，字迹工整，禁用铅笔、圆珠笔、复写纸等。4、文件应集中文件夹存放，册夹的背脊应标明册夹内所含文件的分类编号及名称，以便查档。5、公司的归档资料实行“月归档”及“年度归档”制度即每月五号前，各部门应将上月整理、分类好的文件资料刻光盘交于行政部进行归档，并办理接交手续，每年1月15号前，各部门应将上年整理、分类好的当年文件资料交于行政部进行归档，并办理接交手续。（其中媒体部将当月检测报告刻盘归档；设计部将当月设计稿、大型庆典方案、成套的广告方案刻盘归档；工程制作部将当月已完成的按客户和业务将成本预算、报价单、拍照成果刻盘归档）。6、电子文件名按客户分类，应用中文起名（文件名不得使用英文字母或数字），不能用时间命名，并能表示文件内容，以便于他人查阅。归档管理要求一、文件分类1、按年度分类：以文件签发日期为准，跨年度形成的文件归入办结年度，几份文件为一件时，安排在前面的文件日期为准。2、按保管期限分类：根据文件材料性质，可按永久、长期、短期进行分类。3、按部门分类：一个部门设一个类别名，原则上哪个部门形成的文件材料就归入哪个部门，各部门的文件再按类别进行分类。二、文件整理1、文件材料按年度整理，以件为单位，一个年度的同一类文件材料以一册（或一本）为一件，同类文件依据文件材料的多少可并件或分件。2、文件材料的幅面以A4纸为准，如有皱褶、破损、参差不齐等情形应先整补、裁切折叠，镇压平整使其整齐划一。3、按文件材料时间顺序编排页码，统一在右下角，4、卷宗首页设本卷目录表。卷内文件目录放在卷目三、文件装订1、归档文件装订前取出所有金属物，以件为单位装订2、已装订成册不便拆订的刊物、书籍可保持原貌不再拆订重装。3、短期保存的文件材料可使用普通订书针装订，永久、长期保存的文件可采用线装、胶粘、不锈钢夹等方法进行装订。4、文件装订的位置在文件的左侧或左上角。四、文件的编号1、文件名：如改制文件、设置手续等。2、年度：以四位阿拉伯数字标记公元纪年，如：20083、保存期限：文件保管期限即永久、长期、短期。4、件号：文件排列顺序号，从“1”开始标注。5、部门：以部门名称或规范化简称为准。五、归档文件目录归档文件目录、设置、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。1、文件标题应照实抄录，没有标题应根据文件内容自拟标题。2、日期应以8位阿拉伯数字标注年、月、日。3、页数以每件归档文件的总页数为准。4、备注是指注释文件需要说明的情况。5、责任者是指发文部门或个人。6、归档文件目录应单独装订成册并编制封面，编制成册的方式应与分类方案一致，以年按不同保管期限装钉三本。六、在归档的文件材料中，每份文件的正件与附件不得分开；不同年度的文件一般不得放在一起立卷，同年文件一起立卷。七、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页码。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页码；八、归档的文件资料，原则上必须是原件，却无原件的，档案保存复印件（并注明无原件）。档案的借用九、借阅档案文件需填写调阅审批单，部门主管签字，主管副总批准后方可借阅，重要文件的借阅需总经理签字批准。十、档案借阅的最长期限为一周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报行政部主管处理。调阅审批单应按归还日期先后整理，以备催还。十一、借阅者必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报。十二、借阅者不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须填写复制文件资料登记表经部门主管及行政部主管批准才能摘抄或复制，重要文件须经总经理批准。十三、借阅者不准在档案材料中写字、划线或作记号等。十四、借阅者不准转借他人，必须专人专用。借阅的档案用完后，应及时归还。档案的保管期限档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十五年，短期分为五年。十五、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。永久保管的文件如下：(1)公司章程；董事会及股东会记录；（2）政府机关核准文件；（3）不动产所有权及其他债权凭证； (4) 诉讼文件；(5)改制文件；（6）公司证照、获奖证书、奖杯、奖状等证件。（7）其他经核定须永久保存的文件。十六、凡在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。长期保管的文件如下：（1）在职员工档案；（2）会计凭证，纳税记录；（3）和企业有关的政府文件；（4）重要账簿(资产目录、日记账)；（5）媒体设置审批手续；（6）各类合同；（7）其他经核定须长期保存的文书。十七、在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。具体资料由行政部列出文件名单，报总经理审批后执行。档