第4章 文档页面设置与打印.ppt

第4章文档页面设置与打印 分页与分节 设置分栏 为文档添加页眉和页脚 设置页面 文档打印 4 1分页与分节 通常情况下 用户在编辑文档时 系统会自动分页 但是 用户也可通过插入分页符在指定位置强制分页 例如 对于一个文档中的多篇文章 为了便于对同一个文档中不同部分的文本进行不同的格式化 用户可以将文档分割成多个节 例如 一本书中的多章 每章均为单独一节 节是文档格式化的最大单位 只有在不同的节中 才可以设置与前面文本不同的页眉页脚 页边距 页面方向 文字方向或分栏版式等格式 分节使文档的编辑排版更灵活 版面更美观 4 1 1文档强制分页 要想将文档中指定位置以后的内容安排到下一页 可首先将光标定位在选定位置 然后单击 页面布局 选项卡 在 页面设置 组中单击 分隔符 按钮 在展开的列表中选择分隔符类型 4 1 2插入分节符 单击需要插入分节符的位置 1 打开 分隔符 列表 2 在 分节符类型 区 选择开始新节的位置 3 选中 下一页 则分节符后的文本从新的一页开始 选中 连续 则新节与其前面一节同处于当前页中 选中 偶数页 则新节中的文本显示或打印在下一偶数页上 如果该分节符已经在一个偶数页上 则其下面的奇数页为一空页 选中 奇数页 则新节中的文本显示或打印在下一奇数页上 如果该分节符已经在一个奇数页上 则其下面的偶数页为一空页 Word即在插入符所在位置插入一分节符 4 4 1 3自动建立新节 如果整篇文档采用相同的格式设置 则不必分节 默认方式下 Word将整个文档当成一个节来处理 如果改变了文档中某一部分的页面设置 如纸张大小和方向 页边距 页码 页眉和页脚 或重新分栏 Word会自动建立一个新节 并在重新设置格式的开始位置自动插入一个分节符 当用户移动插入符或浏览新节的页面时 状态区会反映当前节的节号 自动建立一个新节的操作步骤如下 1 单击要建立新节的开始位置 2 单击 页面布局 选项卡 单击 页面设置 组右下角的对话框启动器 打开 页面设置 对话框 选择 版式 选项卡 3 在 应用于 列表框内选择 插入点之后 单击 确定 按钮 4 Word将自动给插入符以下的文档建立一个新节 4 1 4复制和删除分节符 和段落格式用段落标记保存一样 节的格式信息用分节符保存 用户可通过复制和粘贴分节符来复制节的格式信息 分节符被粘贴在新的位置时 分节符以上的正文就使用此分节符的格式指令 如果要删除分节符 可在选中要删除的分节符后按 Delete 键 由于分节符中保存着该分节符上面文本的格式 所以删除一个分节符 就意味着删除了这个分节符之上的文本所使用的格式 这时该节的文本将使用下一节的格式 如果要改变节的起始位置 在分节符上双击可打开 页面设置 对话框 在 节的起始位置 下拉列表框中选定开始新节的位置 例如 如果选择 新建页 选项 则表示在新的一页内开始显示或打印选定的节 4 1 5用分节符改变页面方向 用分节符改变页面方向的操作步骤如下 1 将插入符放置在要改变页面设置的起始位置 2 单击 页面布局 选项卡上 页面设置 组中的 分隔符 按钮 在打开的列表中选择分隔符类型 例如选择 下一页 即可在插入符位置插入一个分节符 3 将插入符移动到本节的结尾处 插入另一个分节符 4 将插入符放置在要重新设置页面方向的位置 打开 页面设置 对话框 5 单击 页边距 选项卡中的 方向 区的 横向 按钮 并在 应用于 下拉列表中选择 本节 6 单击 确定 按钮 效果如下图所示 4 2设置分栏 利用Word的分栏排版功能 可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏 在分栏的外观设置上 Word具有很大的灵活性 用户可以控制栏数 栏宽以及栏间距 还可以很方便地设置分栏长度 设置分栏后 Word的正文将逐栏排列 栏中文本的排列顺序是从最左边的一栏开始 自上而下地填满一栏后 再自动从一栏的底部接续到右边相邻一栏的顶端 并开始新的一栏 文本在多栏间的流动方式如下图所示 4 2 1设置分栏 1 使用 分栏 按钮设置等宽栏 切换到 页面视图 方式 1 选中要进行分栏的文本 若要对文档的全部内容分栏 则将鼠标指针放置其中即可 2 单击 页面布局 选项卡上 页面设置 组中的 分栏 按钮 在弹出的列表中选择一种分栏类型 3 释放鼠标 得到分栏结果 4 2 使用 分栏 对话框设置分栏 选中要设置分栏或要修改分栏选项的文本 1 在分栏类型列表中选择 更多分栏 选项 打开 分栏 对话框 2 选择 一栏 可以将已经分为多栏的文本恢复成单栏版式 选择 两栏 三栏 选项 当栏数大于3时 在 栏数 框中选择或输入栏数 选中 栏宽相等 复选框 可将所有的栏设置为等宽栏 选择 左 或 右 选项 可以将所选文本分成左窄右宽或右宽左窄的两个不等宽栏 选中 分隔线 复选框 可在栏与栏之间设置分隔线 确定分栏的应用范围 3 单击 确定 按钮 4 3 分栏与分节 在Word中 同一节中的文档不能存在不同的栏 当把选中的部分文档设置成新的多栏版式时 Word会自动将该部分设置成独立的节 反之 如果将文档设置成不同的节 就可以在每个节中设置自己的栏宽和分栏数 分栏只适合于文档中的正文 对页眉 页脚 批注或文本框则不能分栏 如果实在要在这些区域内来分栏 可以使用表格来实现类似的效果 4 2 2设置通栏标题 通栏标题 就是跨越多栏的标题 设置通栏标题的方法有多种 用户可以先将其设置为单栏 然后再对其后的文本进行分栏 用户还可以用下面的方法 为已经设置为多栏的文档 设置跨越多栏的标题 操作步骤如下 1 单击状态栏右侧的 页面视图 按钮 切换到 页面视图 方式 2 选中要设置成通栏标题的文本 如 老师 您是九月的主题 3 在分栏样式列表中选择 一栏 选项 即可将标题行设置为单栏 如下图所示 4 2 3设置等长栏 设置等长栏的操作步骤如下 1 将插入符置于要设置等长栏的文本结尾位置 2 单击 页面布局 选项卡上 页面设置 组中的 分隔符 按钮 3 在打开的列表中选择 连续 选项 即可得到一个等长的栏 如下右图所示 4 2 4利用标尺调整栏宽和栏间距 切换到页面视图方式下 1 将插入符放置在要修改栏宽和栏间距的栏内 2 拖动标尺上的分栏标记即可快速调整栏宽和栏间距 3 4 2 5插入分栏符 一般情况下 文本在分栏版式中的流动总是按照从左至右的顺序 在添满一栏后再开始新的一栏 但有时为了强调文档内容的层次感 常常需要将一些重要的段落从新的一栏开始 这种排版要求可以通过在文档中插入分栏符来实现 将光标置于需要插入分栏符的位置 按 Shift Ctrl Enter 组合键即可在要强行分栏的位置插入一个分栏符 插入分栏符后将从下一栏开始新的文本 使用菜单命令也可以在文档中插入分栏符 操作步骤如下 1 将插入符置于需要插入分栏符的位置 2 单击 页面布局 选项卡中 页面设置 组中的 分隔符 按钮 3 在打开的列表中选择 分栏符 选项 插入符所在的段落将出现在新的一栏中 4 3课堂练习 制作杂志内页 请大家参照书中讲解自行练习 4 4为文档添加页眉和页脚 4 4 1页眉和页脚功能区 单击 插入 选项卡上 页眉和页脚 组中的 页眉 或 页脚 按钮 在弹出的列表中选择 编辑页眉 或 编辑页脚 选项 Word会自动打开 页眉和页脚工具设计 功能区 利用该功能区中的选项可以方便地创建或查看页眉和页脚 4 4 2插入页码 单击要设置页码的文档或节 1 单击 插入 功能区 页眉和页脚 组中的 页码 按钮 从弹出的列表中选择一种页码类型 如 页面顶端 在弹出的列表中选择一种页码样式 如 普通数字1 操作完毕 即可在文档中插入页码 2 若要设置页码的格式 可在页码类型列表中选择 设置页码格式 选项 打开 页码格式 对话框 在该对话框中可做如下设置 在 编号格式 列表框中选择一种页码格式 1 若选中 包含章节号 复选框 表示在页码格式中包含章节号 如 1 1 表示第一章第1页 2 如果文档被分成了若干节 选中 续前节 可以给将所有节的页码设置成彼此连续的页码 选中 起始页码 则在本节中重新设置起始页码 3 4 4 3创建页眉页脚 要创建页眉和页脚 用户只需在某一个页眉 或页脚 中输入要放置在页眉 或页脚 的内容 Word会把它们自动加到每一页上 页眉和页脚的格式基于页眉和页脚样式 就像修改其他样式一样 用户可改变它们的默认外观 可以修改这些样式 为了应用方便 在很多情况下 页眉和页脚通常被设计成模板的一部分 页眉和页脚只有在页面视图或打印预览中才是可见的 页眉和页脚与文档的正文处于不同的层次上 因此 在编辑页眉和页脚时不能编辑文档正文 同样 在编辑文档正文时也不能编辑页眉和页脚 1 创建页眉和页脚 单击 插入 选项卡上 页眉和页脚 组中的 页眉 或 页脚 按钮 在弹出的列表中选择一种页眉或页脚样式 或选择 编辑页眉 或 编辑页脚 选项 Word将进入页眉和页脚编辑状态 并显示 页眉和页脚工具设计 功能区 如下图所示 直接在页眉或页脚区输入相应的内容即可 编辑完毕 单击功能区中的 关闭页眉和页脚 按钮 插入符 2 创建首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚 1 按插入符放置在要设置首页不同或奇偶页不同的节或文档中 2 选择 页眉和页脚工具设计 功能区中的 首页不同 或 奇偶页不同 复选框 此时文档中的首页 奇数页和偶数页的页眉或页脚处分别以不同的文字进行标识 如下图所示 4 4 4修改和删除页眉页脚 1 删除或修改页眉中的横线 在要删除或修改页眉中横线的文档或节中 选中页眉区横线上一行的段落标记 1 单击 开始 功能区 段落 组中的边框样式右侧的三角按钮 从打开的列表中选择 无框线 选项 可清除页眉或页脚中的横线 2 若单击列表中的 边框和底纹 选项 可打开 边框和底纹 对话框 在 设置 区中选择 无 选项 可删除页眉框线 设置框线类型可修改框线 3 2 删除页眉或页脚 要删除某一节或整个文档中的页眉或页脚的操作步骤如下 1 将插入符置于要删除页眉或页脚的文档或节中 2 单击 插入 功能区中 页眉和页脚 组中的 页眉 或 页脚 按钮 在打开的列表中选择 删除页眉 或 删除页脚 选项 在页眉或页脚编辑区选定要删除的内容 按 Delete 键即可将选中的页眉或页脚内容删除 4 5课堂练习 制作杂志内页页眉和页脚 请大家参照书中讲解自行练习 4 6设置页面 4 6 1设置纸张的大小和方向 单击 页面布局 选项卡上 页面设置 组中的 纸张大小 按钮 可在打开的列表中选择文档所使用的纸张大小 1 单击 纸张方向 按钮 可在打开的列表中选择文档所使用的方向 2 要进行更精确的设置 可单击 纸张大小 列表底部的 其它页面大小 选项 打开 页面设置 对话框 3 单击 纸张 选项卡 在 纸张大小 下拉列表框中选择纸张的类型 如果要自定义纸张的大小 可在 高度 和 宽度 列表框中分别指定纸张的高度值和宽度值 4 在 应用于 列表框中选择页面设置的应用范围 5 单击 确定 按钮 关闭对话框 6 4 6 2调整页边距 默认情况下 Word创建的文档是 纵向 的 上端和下端各留有2 54厘米 左边和右边各留有3 17厘米的页边距 用户可以根据需要修改页边距 如果需要装订 还可以在页边距内增加额外的空间 以留出装订位置 1 用标尺改变页边距 利用标尺可快速改变页边距 首先 切换到页面视图方式或打印预览视图方式 标尺上的白色部分表示页面的宽度 两端的蓝色部分表示页边距 把鼠标指向白色部分与蓝色部分的交界处 待指针变成双向箭头时拖动鼠标即可调整页边距 拖动时按住 Alt 键 Word能自动显示页边距的测量值 但这种设置不太精确 如果要精确地设置页边距 可以使用 页面设置 对话框 2 用 页面设置 对话框调整页边距 选中要设置页边距的文档或段落 若要对整篇文档设置页边距 只需将插入符置于要调整的文档中 1 单击 页面布局 选项卡上 页面设置 组右下角的 对话框启动器 按钮 打开 页面设置 对话框 单击 页边距 选项卡 2 页边距 选项卡在 上 下 左 右 框内分别指定页边距的数值 3 如果要双面打印文档 在 页码范围 的 多页 区下拉列表中选择 对称页边距 选项 可使正反两面的内外侧边距宽度相等 4 在 应用于 列表框中指定当前设置的应用范围 5 单击 确定 按钮 关闭对话框 6 3 设置装订线 如果要把文档打印出来并装订成册 就必须选择装订位置 并在已有的左边距或内侧边距的基础上增加额外的一段距离 该距离称 装订线 设置装订线的操作步骤如下 1 打开 页面设置 对话框 2 单击 页边距 选项卡 在 装订线位置 选项区选择装订位置 如选择 左 3 在 装订线 框中可以指定装订线的宽度 例如 指定为 1 5厘米 结果如下图所示 4 6 3设置文字排列方向和网格 在 页面设置 对话框中选择 文档网格 选项卡 在该选项卡中 用户可以控制应用范围内文字的排列方向以及每页中的行数和每行中的字符数 并使应用范围内所有的行或字符之间都具有相同的行 跨度 和字符 跨度 1 确定每页中的行 列数 在 文字排列 选项区中 可设定文字在页面的排列方式 选中 水平 单选钮 文字自左向右横向排列 选中 垂直 单选钮 则页面旋转90度 文字自上而下竖向排列 在选项卡中 每页中的行数 行 跨度 以及每行中的字符数 字符 跨度 是两对相互关联的数 调整每对中的任何一个 另一个都会随之发生变化 如增大每页中的行数 则行之间的 跨度 值就自动变小 反之如增大行 跨度 则每页中可容纳的行数就变小 每行 和 跨度 框 用来设置每行中要放置的字符数和字符之间的距离 每页 和 跨度 框 用来设置每页中的行数和行之间的距离 栏数 框用来指定在页面中进行分栏的数量 应用于 框 用来选择页面格式的设置范围 默认 按钮 将把当前的设置添加到Normal模板中 字体设置 按钮 可打开 字体 对话框 用来设置文档字体 2 文档网格 选项卡中的其他选项 在 文档网格 选项卡还有其他一些控制选项 通过这些选项 用户可以选择是否使用Word的默认值 下表给出了每个控制选项与 每页 行数 每行 字符数以及行 跨度 和字符 跨度 的设置之间的关系 其中 不改变字符跨度 选项只有在选择了 指定行网格和字符网格 选项时有效 4 6 4设置页眉 页脚 行号和边框 选择要按特定版面布局打印的文本 1 打开 页面设置 对话框 单击 版式 选项卡 2 选择 奇偶页不同 或 首页不同 复选框 可在奇数页和偶数页上设置不同的页眉或页脚 以及首页的页眉 选择在页面上垂直对齐文本的方式 单击 行号 按钮 可打开 行号 对话框 用于在某一节或整篇文档的左边添加行号 单击 边框 按钮 可打开 边框和底纹 对话框 通过该对话框可给页面或文字添加边框和底纹 在 应用于 下拉列表框中选择要用所设版面布局的文本范围 3 4 7课堂练习 制作杂志内页页面 请大家参照书中讲解自行练习 4 8文档打印 4 8 1打印预览 单击 Office按钮 在展开的菜单中选择 打印 打印预览 选项 1 进入打印预览画面 Word将以整页方式显示页面以便观察文档的整体效果 2 单击功能区中的 上一页 或 下一页 按钮 可向前或向后翻页 3 单击相应的按钮 或拖动状态栏中的滑杆 可调整文档的视图比例 4 单击 关闭打印预览 按钮回到文档编辑状态 5 4 8 2打印的多种方式 1 快速打印 单击 Office按钮 在展开的菜单中选择 打印 快速打印 选项 可以按默认的设置将整个文档快速地打印一份 当Word进行后台打印时 在任务栏上会显示打印的进度 在Word中有多种打印方式 用户不仅可以按指定范围打印文档 还可以打印多份 多篇文档或将文档打印到文件 此外 Word2007中还提供了更具灵活性的可缩放文件打印方式 2 一般打印 单击 Office按钮 在展开的菜单中选择 打印 命令 打开 打印 对话框 1 在 打印机 选项区 单击 名称 列表框右侧的下拉按钮 可显示系统已安装的打印机列表 从中选择所需的打印机 2 在 页面范围 选项区设置打印的范围 打印文档全部 当前页或指定页等 3 在 打印内容 列表框中可指定打印内容 4 在 打印 列表框 可进一步设置要打印的部分 如选择 奇数页 将只打印指定页面范围中的奇数页 5 单击 确定 按钮 6 3 人工双面打印文档 在使用送纸盒或手动进纸的打印机进行双面打印时 利用 手动双面打印 功能可大大提高打印速度 避免打印过程中的手工翻页操作 如先打印1 3 5 7 页 然后把打印了单面的纸放回纸盒再打印2 4 6 8 页 4 打印多份文档 如果要将一个文档打印多份 在 打印 对话框 副本 选项区的 份数 框中输入要打印的份数 另外 用户还可以对打印的方式进行设置 如果要一份一份地打印文档 可选中 逐份打印 复选框 5 打印多篇文档 如果要打印多篇文档 可在 打开 对话框中选中要打印的多个文档 配合 Shift 键和 Ctrl 键 单击右键打开快捷菜单 从快捷菜单中选择 打印 命令即可一次连续地打印出多篇文档 6 打印到文件 可以通过在 打印 对话框选中 打印到文件 复选框将打印输出到一个磁盘文件中 而不是输出到