文档立卷归档理制度doc.doc

文档立卷归档制度1. 目的 科学、规范地保存公司信息资料，面向全公司提供资源共享。 2. 范围 适用于公司各部门对文档立卷工作的管理。 3. 职责 3.1 办公室指定兼职档案管理员一名，负责整个公司文书类与其他类档案的管理。 3.2 各部门指定兼职档案管理人员一名，负责本部门文书类与其他类档案的管理。 4. 过程控制 4.1 办公室指定兼职档案管理员一名，负责整个公司文书类与其他类档案的收集，整理与妥善保管，形成公司的综合性卷宗。面向全公司提供资源共享。 4.2 档案管理人员根据统一划定的文件归档范围与保管期限，制定统一分类大纲并以此为根据对各部门文档管理工作进行监督和指导；配合公司的发展，逐步建立电子文档，加强资料库建设。 4.3 办公室档案管理人员定期对各部门的档案工作进行检查并形成记录；负责定期组织各部门档案工作人员进行培训和学习以提高专业知识与技能。 4.4 公司员工要有档案收集分类意识，单独事件处理完毕后主动将资料交给档案人员归档。 4.5 对档案资料管理不善、导致文件遗失，对部门经理及经办人予以处理。 4.6 各部门设兼职档案管理人员一名，负责本部门档案文件资料的收集工作，根据归档范围负责区分鉴别部门应向公司归档的文件资料并整理立卷、建立目录，其分类方法和原则与公司保持一致性，定期向公司办公室移交档案文件。 4.7 各部门兼职档案管理员，负责文件资料的基础处理工作。对准备存档的文件仔细检查，其纸质、字迹、折叠方式等是否规范，对本部门所辖范围内的文件进行归卷整理，注意查缺补漏，保证归档文件的完整和案卷的质量，负责建立本部门文件目录，定期向公司办公室档案管理人员移交，保留移交记录。 4.8 无论专职还是兼职的档案管理人员在岗位异动或辞职时务必将手中资料照目录全数移交，并作好移交记录。 4.9 文档管理： 4.9.1 查阅 a) 严格执行资料档案的查阅制度及保密纪律。 b) 公司各部门只能进行与其有关的内容查阅，若查阅其他无直接关系的资料、文件，则必须经相关部门经理审核、批准后方可查阅。 c) 外来单位来公司查阅资料，须经总经理签字同意，方能查阅。 d) 查阅时不得将资料、文件带出办公室，查阅时不得擅自抄录、涂改、复印。 4.9.2 借阅 a) 公司各部门只能进行与其有关的内容借阅，严格按照借阅手续进行登记，并约定归还时间，按时归还。因工作需要不能按时归还，可办理续借手续，逾期不还，将通报批评。 b) 借阅后不得任意毁坏、修改、抄录、公布所借阅资料档案，借阅的档案不得转借他人。 c) 借阅重要文件原件（如：营业执照、资质证书、开发项目等证），必须经总经理签字批准，方可执行。 d) 借阅的资料原则上应当天归还。4.9.3 领用 a) 一般情况下不允许员工领出原件，如需要领出，则需其本部门经理签字并由办公室负责人签字的审批单，方可领出。特别重要的文件及资料必需有分管办公室工作的负责人签字。 b) 领用资料状态为复印件，可仅由本部门负责人签字。 c) 外来单位来公司查阅资料，须持本单位介绍信，并经我公司相关部门的负责人签字同意，方能查阅。 d) 领出文件资料必须进行严格的登记，并留下审批单以备案（审批单要求填写完整）。 4.9.4 其他 a) 员工离职时，应还清所借阅档案资料，并由档案管理人的签字认可，方可办理其他相关离职手续。如有遗失，追究相关责