行政流程2012正式版20120601.docx

中国北京BEIJING CHINA北京某某某食品集团有限公司行政中心工作流程文件编号： HYBJ2012072版 本 ：A版实施日期：2012年 6月 21 日申请人：审 核 人：批 准 人：受控状态：本手册由福建省厨师食品集团有限公司行政中心编制行政中心流程汇总目录一、前台接待管理流程1、预约客人来访接待工作流程12、来电转接流程23、信函收发工作流程34、接收信函、快件工作流程45、来电处理流程56、寄送信函、快件工作流程 5二、办公用品管理流程1、办公用品购买流程62、办公用品领用流程7三、办公设备购买流程1、办公设备购买审批流程72、办公设备采购流程8四、文书档案管理流程1、发文管理流程92、收文管理流程103、档案归档流程114、档案借阅归还流程125、档案销毁流程13五、公司证照管理流程14六、公司会议管理流程15七、交通事故处理流程16八、车辆管理流程1、车辆使用流程 172、车辆加油管理流程183、车辆安全管理流程194、车辆费用额度控制流程205、肇事处理流程 21九、重要接待流程 22十、媒体宣传流程 23十一、工伤事故处理流程1、工伤事故处理流程 242、工伤医疗费报销流程 25十二、招聘、选拔与录用流程1、内部招聘流程 262、外部招聘与录用流程 273、招聘面试流程 294、招聘推荐流程 305、员工试用管理流程 316、员工转正管理流程 327、员工离职管理流程 338、员工异动流程 34十三、考勤管理流程1、考勤管理流程 352、出差管理流程 363、加班管理流程 374、请假管理流程 38十四、薪资管理流程1、工资发放流程 392、薪资异动流程 40十五、培训管理流程1、培训需求调查流程 412、员工培训管理流程 423、外派培训管理流程 43十六、人事档案管理流程1、入职新员工人事档案管理流程 442、人事档案管理流程 453、提案管理流程 46十七、劳动关系处理流程1、解除劳动合同流程 472、劳动纠纷处理流程 48十八、人员出入管理流程1、进出工业园管理流程 492、员工外出管理流程 50十九、交通事故处理流程51二十、安全检查管理流程52二十一、突发事件处理流程53二十二、员工住宿登记流程54二十三、消防应急流程 55二十四、服务受理流程 56二十五、废品回收流程 57二十六、员工用餐管理流程 58二十七、员工食堂管理流程 59二十八、清洁卫生管理流程 60二十九、绿化管理流程 61三十、信息化管理流程 1、计算机及相关设备、耗材购买审批流程 622、计算机及周边设备领用流程 633、耗材领用流程 644、计算机设备故障报修流程 655、计算机软件安装流程 666、计算机运行情况检查流程 677、计算机资料备份流程 688、网络通讯突发事件应急处理流程 69三十、信息化管理流程 70行政流程一、前台接待管理流程1预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来访信息录入，记录汇总审核存档行政监察部经理前台文员客人各部门2来电转接流程外部单位人员开始拨通电话结束听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录前台文员各部门或员工3信函收发工作流程开始接收信函审核登 记审核分 信接 收回 信寄 信结束有无拆 信登记信息是否有明确收信人前台文员各职能部门行政监察部经理4接收信函、快件工作流程外部单位各职能部门前台文员开始登 记筛 选分 送结束发来信函、文件签 收接 收记录存档5.来电处理流程电话接通，礼貌招呼开始问明来电事由电话处理结束电话留言记录电话记录归档6、寄送信函、快件工作流程开始登 记联络相应单位处理发送结束前台文员各部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签 收接到服务要求二、办公用品管理流程日常办公用品购买流程确定购买计划挑选物品验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束供应商采购部行政监察部专人采购日常办公用品领用流程行政监察部相关部门结束审核审核按清单发放否是开始填写出库单否是信息存档三、办公设备购买流程采购部行政总监行政监察部相关部门办公设备购买审批流程开始请购单否审核是结束采购程序审核审核否是开始是审批办理入库购买设备洽谈价格审批审批编写询价报告收集价格资料行政总监总经理行政监察部采购部2大宗办公设备采购流程结束领用设备资料存档是是否否否审批四、文书档案管理流程发文管理流程相关部门行政监察部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否是2收文管理流程秘书回复具体办理行政监察部经理审核行政总监阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导行政监察部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档3档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政监察部是否搜集资料开始结束4档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政监察部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销5档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政监察部行政总监信息存档五、公司证照管理流程移交人行政监察部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是六、会议管理流程与会各单位召开会议部门行政监察部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理七、交通事故处理流程司机审批审核收到事故消息组建事故处理小组协助交管部门现场处理事故发生事故现场应急处理接受处罚编写事故分析报告拟定事故处理办法审核实施处罚结果存档提供事故现场报告结束事故责任书总经理行政总监行政监察部 八、车辆管理流程员工行政监察部1、车辆使用流程行政监察部经理开始审核审批填写用车申请单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束办理车辆使用手续行政监察部经理交代的其他工作办理车辆使用手续2、车辆加油管理流程财务部开始提出车辆加油申请审批结束审核填写加油记录表审核行政部经理行政监察部司机预借油费查看车辆剩余油量支付油费索取票据车辆加油审批报销结算3、车辆安全管理流程行政监察部相关人员车管单位是否是否通过制定车辆安全管理计划发布车辆安全管理规定确定车辆安全管理要点组织实施车辆安全管理制度对车辆安全管理进行巡检组织车辆参加年审接受车辆年审进行整改审核并更新年审记录年审记录存档结束开始车辆安全巡检记录4、车辆费用额度控制程序图未超额度超过额度邮件形式用车人：在出车单上签名确认用车人：用车申请（经部门经理批准）车辆主管：派车司机：填写出车单车辆主管：用车费用核算并录入管理系统财务部：审核、报销开始车辆主管报领导审批用车人：确认结束车辆主管：费用汇总、核定各部门剩余额度所超额度不予报销，各部门承担5、肇事处理流程图报告事故上报事故赶赴现场勘察现场鉴定事故事故处理肇事赔偿现场应急处理肇事司机肇事司机行政监察部经理公司相关人员公司相关人员公司相关人员公司相关人员肇事司机九、重要接待流程是否是是是否否提出重要接待申请结束审核审核审批规划接待事宜提交请购报告审核审批组织实施配合执行执行开始结束相关部门行政监察部行政总监总经理是否否十、媒体宣传流程相关部门总裁办外部媒体单位开始搜集资料审核审核资料汇总邀请或接待对外发布引导访查协助资料确认是否需要实地访查结束是否十一、工伤事故处理流程1、工伤事故处理流程员工相关部门行政监察部开始告知签署处理意见发生事故电话通知收到消息派车/派员办理医治事宜安排护理人员搜集资料，调查事故原因及过程，并核查工伤事故报告资料存档结束2、工伤医疗费用报销流程常务副总行政总监行政监察部相关部门开始填写付款证明并附报支材料财务部审核审核审核审核否报支，并保留发票或复印件资料存档结束报支材料包括：病历卡、医药发票及其清单、住院人员应出示出院小结、有建议随诊休息治疗的应出示疾病诊断书，并经医师签名以及其他要求准备的资料。对有办理保险（相关工作保险）的，报支资料仅提供复印件。人力资源管理流程十二、招聘、选拔与录用流程1、内部招聘流程（主要针对生产管理人员）结果反馈应聘者适合不足计划人数外部招聘流程筛选筛选员工信息档案库招聘面试流程用人部门人力资源部提出人员需求计划查询员工档案信息库适合招聘推荐流程发布招聘广告收集应聘资料不适合人员异动流程2、外部招聘与录用流程招聘专员拟定招聘宣传稿，并根据薪酬福利计划初步拟定薪酬各部门人力资源部提出人员需求计划填写人员增补单审核否是 选择招聘渠道内部招聘流程否审核是发布招聘广告并宣传收集应聘资料并汇总向公司员工传达招聘信息筛选简历员工推荐流程是否被选中结果反馈应聘者初选合格名单A物业部各部门人力资源部A通知初选人员面试招聘面试流程面试合格人员名单招聘人数不足计划的部分继续招聘通知入围者体检，并确定录用名单办理住宿手续、了解新进员工用餐情况并领取办公用品1、填写个人履历表，身份证复印件，并交免冠彩色一寸照片68张；2、体格检查表或健康证；3、特殊岗位资质证书；4、其他必要材料，如毕业证书等相关证件复印件，原件审核后归还办理入职手续员工信息档案库签订劳动合同并鉴证福利专员办理社保等手续更新员工信息档案库并存档3、招聘面试流程未被录用的结果反馈给应聘者是否合格面试记录表人力资源部各部门内部招聘流程外部招聘流程通知初试合格人员面试综合素质测评或面试根据部门岗位具体要求组织专业技能笔试综合分析面试和笔试情况否不予录用的结果反馈给应聘者人力资源部经理与合格人员商讨新聘员工工资水平是否合格根据部门岗位具体要求组织专业技能面试是是否合格根据部门岗位具体要求组织该岗位直接主管的上级主管进行综合面试是否进行背景调查是否属实面试合格人员名单是否否是面试合格名单4、招聘推荐流程员工信息档案库员工奖励情况存档推荐人接受奖励试用期满后兑现具体奖励结束反馈推荐人员是否录用招聘面试流程收集应聘资料并登记员工根据招聘要求推荐合适人选，并提供相关资料公布人员需求计划，鼓励员工推荐人力资源部各部门招聘推荐奖励政策审核否宣传招聘推荐奖励政策是5、员工试用管理流程开 始岗前培训试用期考核审批转正结 束员工试用办理手续新员工报到分管总监人力资源部各部门6、员工转正工作管理流程结束否否是是予以转正新员工试用提出转正申请试用期考核试用期考核审批审批继续试用延长试用期辞退正式聘用办理相关事宜分管总监人力资源部用人部门新进员工转正7、员工离职管理流程于次月领取现金或汇入存卡开始工作交接审核审核审核下发离职通知单领取工资办公用品移交劳动关系处理工资福利结算离职面谈正式离职结束离职申请离职申请财务款项交割办理离职手续分管总监人力资源部员工所在部门离职员工财务部行政监察部/物业部及网络信息部特殊岗位需总经理或董事长批准8、人员异动流程提出申请提出方案审批不通过通过调动通知工作交接人员异动表报到人员异动表人事调动通知结 束审核审核不通过不通过人事调动通知调职员工人力资源部调出部门调入部门分管总监十三、考勤管理流程1、考勤管理流程审批特殊情况不能刷卡者填写误卡单，并由部门负责人核实审批月末汇总编制考勤表各职能部门人力资源部考勤管理专员人力资源部薪酬专员行政总监制定考勤制度，配备考勤刷卡设备审核否是各部门员工刷卡接受考勤否是根据考勤及其他依据编制工资表薪资管理流程2、出差管理流程填写员工出差单办理手续出差提供相关报销凭证检查核对签字批准付款收款备案填写出差报告书签字办理手续检查存档结束人力资源部总经理财务部出差人员所在部门出差人员工作交接审批审批审批审批审批3、加班管理流程加班员工部门负责人人力资源部财务部因工作需要加班填写加班申请表审批执行加班否是填写加班登记审批否审批是 否加班工资核算纳入综合考评4、请假管理流程请假员工部门负责人分管总监总经理人力资源部填写请假条审批否是3天内（不含3天）审批否审批3天以上7天以内7天以上是审批是审批否考勤管理流程员工请事假，应提交书面报告，说明请假的原因及所需请假时间。2天（含）以内的事假，由部门经理批准；3天以上（含3天）需由分管总监批准；7天以上（含7天），须报总经理批准。十四、薪酬管理流程1、工资发放流程审批是各部门/车间人力资源部薪酬专员行政总监总经理财务部制定合理的薪酬制度否每月5日前上报薪资计算依据统计并审核否是是审批审批审批否发放工资薪资计算依据包括：误卡单，未休单，加班调休统计表；行政监察部还应报送每月员工餐费和水电费；车间员工工资主要由统计员向人力资源部报送考勤表，各个车间工资汇总，旬表和请假条。2、薪资异动流程部门经理分管总监总经理人力资源部薪酬专员填写薪资异动单审批否是资料存档，并作薪资调整审批薪资异动（含计件制标准）主要是由员工试用期满/岗位调整/晋升/降级以及其他人事异动等原因所引起的。十五、培训管理流程1、培训需求调查流程人力资源部培训需求调查开 始审批结 束培训需求调查提出培训需求制定员工培训计划计划培训需求分析培训需求确定培训计划实施计划总经理各部门2、员工培训管理流程开 始培训需求分析提出培训需求结 束确定培训的项目培训效果评估制定培训计划培训内容培训方法培训目标培训结构培训实施配合公司发展战略其他董事会人力资源部各部门3、外派培训管理流程拟定参训人员确定参训人员确定培训目标联系外部培训机构提供培训方案联系审核培训方案选定培训机构培训实施监控培训实施参与参与审批总经理人力资源部各部门外训培训机构资料存档根据实际情况，外训人员还应与公司签订培训协议。十六、人事档案管理流程1、入职新员工人事档案管理流程入职者填写“员工履历表”员工履历表审批入职者交缴各类证件复印件证明、个人相关资料交缴相关资料清点资料人力资源部办理入职手续申请单入职者填写“员工档案卡”员工档案卡整理入职者人事资料计算机录入人事资料入职当天原始人事资料存档入职三天内定期整理复印查/借阅申请申请审批登记表登记审批申请单查/借阅人复印人登记表2、人事档案管理流程开始收集员工人事材料审核提供材料归 档标 识编 号编制明细目录分 类入 库结束档案管理员人力资源部员工3、提案管理流程各部门人力资源部制定提案管理制度员工提案 信息收集提供信息提案汇总、审核审核提案实施奖励提案人提案实施效果评估结束开始监督执行总经理十七、劳动关系处理流程1、解除劳动合同流程行政总监人力资源部用人部门员工开始提出提出审核审核审批发出劳动解除通知收到办理离职手续诉讼劳动合同正式解除结束工作2、劳动纠纷处理流程结束资料存档开始劳动纠纷了解情况了解情况协调准备调查资料存档双方询证调解仲裁程序员工人力资源部劳动调解委员会（工会）物业管理流程十八、人员出入管理流程1、进出工业园管理流程进入工业园员工凭厂牌进入外来人员来访或运货填写访客登记表，明确来访事由、对象、单位，方可进入出工业园，应交回受访人签字的访客登记表携带公司货物出工业园，需持由部门主管签字的出厂单收回单据，放行2、员工外出管理规定考勤管理流程月底，外出申请单统一交至人力资源部收取外出申请单，审核并签字放行回来，进入公司审核并签字出示员工外出申请单刷卡外出放行外出员工保安室人力资源部有公事需外出填写外出申请单审核否出示外出申请单是 刷卡进入公司十九、消防安全管理流程消防人员保安 部保安内勤制定消防管理制度定期检查审核审批明确消防管理专区落实分工与职责资料保管安装消防电话落实值班人员 收到消防信息记录信息通知消防队收到通知单确认事项消防结束后注明事项立即行动收回通知单签字确认签字确认报送财务部统计所用费用消防事项存档备案审批审批结束开始行政总监总经理二十、安全检查管理流程总经理保安部行政总监各部门审核开始确定安全检查制度审核审批规定各部门自我检查明确统一检查规定确定安全检查内容定期自我检查制定安全检查形式定期检查记录检查结果明确奖惩措施奖惩结果存档备案审核审批审批结束二十一、突发事件处理流程开始审批结束报告事件审核报 案配合保护现场调查事件总结经验处理事件救护伤员配合事件备案审核保安主管保 安 室员 工二十二、员工住宿登记流程员工入职申请宿舍，办理手续入住离职办理退宿手续，检查房间设备物品损坏，照价赔偿物品完好结算费用，搬离宿舍二十三、消防应急流程确认火情义务消防队到位拨打119火警电话关闭电源确认起火部位，采取相应的扑救措施消防机关到位，义务消防队长向消防人员描述火情，由消防队接手灭火工作扑灭火灾，应配合消防、公安机关对火灾起因进行调查取证工作，评估损失，总结起火原因，采取整改措施。发现火情二十四、服务受理流程接受服务填写服务需求登记表分析事件原因，及时联系责任部门填写服务需求登记表，留底备查事件立即解决未能及时解决，由专人跟踪事件处理情况二十五、废品回收流程废品回收区分废品种类联系指定的废品回收人员仓库和物业部人员一同监督数量售卖回收款项上交财务二十六、员工用餐管理流程食堂管理流程物业部各部门/车间每月底发放报餐通知接到通知在规定时间内报餐报送物业部进行汇总将数据报送食堂食堂二十七、员工食堂管理流程结束执行采购采购登记领用加工餐具清洁管理餐具清洁、整理食堂安全、卫生清洁用餐服务食堂安全、卫生管理用餐管理审批提出采购申请食堂管理人员厨师食堂工作人员开始二十八、清洁卫生管理流程审批是资料存档形成清洁卫生标准执行清洁卫生标准给予处罚制定清洁卫生标准定期检查卫生状况填写环境卫生检查表卫生状况评价保洁人员物业保洁主管物业部经理行政总监开始否审批结束二十九、绿化管理流程审批审批具体执行填写绿化问题统计表具体执行发现问题提供信息安排解决方案提出解决方案发现问题巡视检查现场指导执行绿化方案制定绿化方案巡视检查现场指导绿化管理人员物业保洁主管物业部经理园艺工程师开始总 结信息化管理流程三十、信息化管理流程行政总监采购部总经理网络信息部