山西农业广播学校档案管理制度.doc

山西农业广播学校档案管理制度一,认真贯彻中华人民共和国档案法,以及其它有关档案工作的规定.二,各种档案须科学管理,存放有序,查找方便. 三,严格保密制度做好档案安全保密工作. 四,做好防火,防水,防潮,防盗,防有害生物,防尘,防光,防高温等工作,定期检查保管情况,确保档案的安全,做到无丢失,无霉变,无虫蛀,无差错. 五,借阅档案须经学校领导同意,并办理借阅登记手续,借阅人要爱护档案原件,用后及时归还. 六,外单位借阅利用档案,须持单位介绍信,注明利用目的,经学校领导同意,才能借阅. 档案的收集要按照国家,政府及教育行政部门的有着规定,把学校,各部门和师生每个人手中分散的有关教育,教学,科研,人事,行政,财务,经营等方面的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于学档案室统一管理.任何部门和个人都不得私自保存,占有,销毁和带走应归档的材料.1,依法按章档案的收集必须依法按章,目前,我们基础教育单位应按照上海市教育委员会1998年15号文太原市中小学档案工作标准实施.要求学校的全体师生员工都要明了档案惧和管理目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,明确工作性档案资料与个人的学术,科技等具有知识产权的资料的区别.管理部门不应把属于具有个人知识产权范围的资料强行收集(个人自愿贡献的另当别论),个人也不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档.2,完善机制档案的收集必须建立必要的机制,对收集的范围,对象,时限等有明确的要求,建立必要的工作制度和考核制度.3,建立网络由于学校的工作条线多,归档资料牵涉的面也广,档案资料的收集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点,每个节点都要有具体的责任人.档案的整理档案的整理,是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料,进行基本的分类的,组合和编目,使其系统化,科学化.有利于档案的保管和使用.1,规范分类目前我们基础教育范围的学校档案,是按照太原市中,小学档案案卷类目及保管期限表(沪教办1992第51号文)的分类规则来分的.由于以校为本自主发展的步伐加快,教育教学改革的不断发展,改革实践中形成的资料也必然会超出文件规定的分类范围.因此,在改革实践与时俱进的新时期,相关的档案资料分类规则也必然不断发展,各单位应该尊重这一现实,积极探索,同时又必须及时与上一级档案管理部门联系,争取指导,服从整体调控,不各行其是.2,保持结构完整性学校档案的整理,要按照教育,教学,科研,人事,行政,财务和经营管理活动过程中所形成的档案资料自身规律,保持其结构的完整性. 3,保持整体系统性学校档案的整理,还要按照学校档案的来源,时间,内容和性质等条件,保持其历史联系,保持其整体的系统性.档案的立卷1,为有利于学校立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用,学校应按照太原市教育委员会办公室关于加强学校档案预立卷工作的通知要求,推行预立卷制度.2,学校各有关部门兼职档案员应按预立卷类目进行材料的及时收集,积累,并定期进行整理.3,学校档案室要随时了解,督促,检查,指导兼职档案员做好预立卷工作.4,组卷必须遵循文件材料形成的规律,保持其相互之间的有机联系,便利于查考和利用.5,组卷的技术要求:(1)内容相同的文件材料组成一卷,同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过200页.(2)卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;打印在前,定稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列.(3)按顺序编页号,页号位置在非装订线一侧的上角.(4)填写卷 内目录及备考表.每份文件材料必须注明单位,责任者,时间.(5)卷内材料一律拆掉金属物,用线装订,破损的文件材料应进行修补.(6)案卷封面各栏目应填写齐全,标题拟写应简明扼要,并体现作者,问题,文种三要素.(7)档案盒封面和卷盒按有关规定要求.档案的保管1,必要的硬件保障为了档案的完整和安全,工作的方便,一般应实行三室分开,即档案库房,工作人员的办公室与档案借阅室分开,至少要做到档案库房独立.档案库房要保证通风,干燥,配备必要的防潮,防霉,防蛀,防火(消防),调温和通风等设施,要有可*的防盗设施.2,完善的软件建设建立档案管理的常规工作制度.如收集,整理,分类,立卷,借阅,鉴定,剔除,销毁等制度.建立相应的工作资料.3,认真做好归档验收工作. 档案室应对整理组卷完毕垢档案进行入库存前的鉴定和验收,凡不符合要求的,必须重新整理合格才能归档.4,按规定做好分类编号工作.5,按规定做好编目工作.目录每条目基本著录项目包括:顺序号,档号,题名,日期,页数,保管期限等.实行计算机辅助档案管理的,应将目录输入计算机,建立信息库,实现检索,统计的机上操作.6,按照档案顺序号,依次排列上架.7,要定期全面检查,并做好检查记录,发现问题要及时采取补救措施,并报告分管领导,确保档案安全.8,要严格做好鉴定和销毁工作.要根据归档范围和保管期限表,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,并经学校领导批准.销毁档案时必须有两人监销,并在销毁清单上签字.9,认真做好统计工