公司印章管理制度(同名5457).doc

公司印章管理制度1 目的与适用范围1.1 公司印章是企业行使权利和承担责任的象征。为了保证公司印章的合法性、严肃性、权威性，维护企业形象和合法权益，杜绝违法违规行为的发生，规范公司印章的刻制、保管、使用，以及停用和作废，实现印章规范化管理，特制定本制度。1.2 本制度适用于公司各类印章。2 印章种类2.1 公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章。2.2 公司业务专用章：代表和行使某项专业内容和权力的印章，包括合同专用章、财务专用章、发票专用章等。2.3 法人印：是指公司法定代表人印章。2.4 处室印章：刻有公司各处室名称，仅限公司内部使用的印章。3 印章刻制3.1 公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写印章刻制申请表（附件1），将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。申请上报到办公室，经总经理审核批准后，方可进行印章的刻制。3.2 审批通过后的印章刻制申请表由办公室存档备案，并开具公司介绍信委托专人到指定机关代表公司执行印章的刻制。3.3 刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按国家规定在国家法定管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章。3.4 未经公司总经理批准，任何处室、单位或个人不得擅自刻制印章。 对私自刻印、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。4 印章启用4.1 印章刻制完成后交办公室统一填写印章启用登记表（附件2），登记印章图样、领用时间，报总经理签发后交印章责任人签收保管。5 印章保管5.1 公司公章、合同专用章、财务专用章、法人名章由公司办公室专人负责保管；处室印章由档案馆专人负责保管；发票专用章由财务处专人负责保管。5.2 公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况，应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理。5.3 印章保管人如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印登记簿（附件3）,方准办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写印章移交表（附件4），由双方当事人及监督人签字。5.4 印章管理员须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以保证工作需要。6 印章使用6.1 用印单位或处室使用印章时拟写用印申请，说明用印原因等，由经办人填写用印审批表（附件5），处室负责人、分管领导签字后报总经理审批后方可用印。6.2 所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章。6.3 任何印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。严禁开具空白证明。6.4 对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁之后，重新加盖印章。6.5 印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰。6.6 印章保管人只有印章加盖权，没有审批权。6.7 印章保管人不得在审核手续不完备的文本上加盖印章。如遇特殊情况总经理无法签字，由分管领导签字审批，同时印章保管人需在电话请示总经理认可的情况下盖章，并督促使用人事后补齐签字。6.8 审批手续不符合规定时，印章保管人用印的，印章保管人承担一切责任；手续齐全，出现问题由申请用印人及审批人承担相应责任。6.9 各印章保管人员应建立用印登记簿，详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖份数等内容，并定期归档。6.10 印章保管人用印时在用印申请和用印审批表盖印模，办公室将用印申请交总经理备查，用印审批表由办公室以月为单位按照时间顺序装订，档案馆每月收集存档。6.11 公司印章原则上不得带出公司，因特殊情况确需带章外出时应在用印审批表中注明，原则上实行保管人携带印章陪同经办人外出用印，特殊情况经总经理批准后可由经办人带出使用，印章带出使用不得超过一天，使用完毕后应立即交回公司。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担。6.12 因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法律责任。6.13 私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由办公室严格审批，符合要求后办理并执行用印制度。6.14 对已调出、退休、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，由人力资源处负责审核办理相关用印手续。7 公司印章的使用范围7.1 公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。7.2 公司公章的使用范围主要为：（1）公司对外签发的文件；（2）公司与相关单位联合签发的文件；（3）由公司出具的证明及有关材料；（4）公司对外提供的财务报告；（5）公司章程、协议；（6）劳动合同，聘用协议；（7）担保书、承诺书等重要法律文件。7.3 公司合同专用章的使用范围主要为；（1）对外协议、合同；（2）客车经营合同、货车经营合同、房屋租赁合同等。7.4 法人印，主要用于银行预留印鉴，在支票、现金收讫和付讫，银行转帐结算时使用。7.5 财务专用章，用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、银行票据等相关业务。7.6 发票专用章，主要用于购买和开具发票使用。7.7 公司各处室专用章，以各处室名义印发的各类对内公文、函件上使用，原则上禁止在对外文件上使用，特殊报表等材料按照用印制度执行。8 印章停用8.1 印章损坏或因需要更换新印章，在新印章启用同时，由办公室收回原有印章。8.2 印章遗失或被窃，声明作废。8.3 作废的旧印章按照要求交印章主管单位公安局销毁，主管单位不缴销的由公司档案馆登记在作废印章类。9 附则本规定由办公室制定并解释，自印发之日起执行。附件：1、 印章刻制申请表2、 印章启用登记表3、 印章移交表4、 用印审批表5、 用印登记簿附件1印章刻制申请表申请单位： 申请日期： 年 月 日印章名称印章用途申请类别新刻印章（ ）印章尺寸、形状及参照样式更换旧印章（ ）申请单位或处室负责人分管领导总经理审批附件2印章启用登记表 启用日期： 年 月 日印章保管单位印章保管人印章名称印模附件3印章移交登记表 移交时间： 年 月 日移交印章原因原印章保管人员工作调动（）原印章保管人员离职（）原印章保管人员休假（）新刻印章（）其他（） 移交印章名称移交印章印模印章移交人印章接收人监交人审核申请移交期限自 年 月 日 年月日备注：1、双方要认真办理印章移交手续，严禁事后补办或口头移交，违者将严肃处理。2、印章移交登记表于印章移交后三日内报公司办公室备案。附件4用印审批表（基层单位） 年 月 日 用印单位报送部门所用印章用印