如何编写岗位说明书(6.20).pptx

如何编写岗位说明书 东海鹏 目录 第一部分为什么要写岗位说明书 第二部分谁来写 第三部分岗位说明书内容 第二部分怎么写 为什么有些工作问题出现了 大家互相扯皮 谁都不愿意去干 为什么有些人工作量很大 干也干不完 而有些人却整天很闲 无所事事 为什么许多新员工一直进入不了岗位角色 不知道这个岗位具体干什么 为什么有些人工作相互重叠 有功劳大家争 有责任没人担 我们遇到的困惑 5 为什么我们的主管很难评价下级工作业绩的好与坏 6 为什么公司组织了一系列培训 而培训效果一直不佳 7 为什么我们招聘的员工常常不符合岗位的要求 8 为什么在岗人员十分迷茫 通常被许多莫名奇妙的临时工作任务搞得团团转 我们并不了解每个人的工作量是多少 我们并不了解到底需要多少员工 我们并不了解如何有效地考核员工的工作 我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用 我们并不了解到底需要什么样的员工 我们到底该怎么办 什么是岗位说明书 岗位说明书界定的是 岗位存在的价值 岗位做什么事 有什么职责 和 岗位要求什么样的人来做 岗位说明书的具体内容可以根据不同需要来具体规定 一般包括 岗位名称 所在部门 工作关系 岗位基薪等级 岗位编号 编制日期 岗位价值 职责要求 关键绩效指标和任职资格等 1 为招聘录用员工提供依据 确定岗位的任职条件说明书里确定了这个岗位的任职条件 这是招聘工作的基础 招聘需要依照任职条件来选人 岗位说明书将作为签订劳动合同的附件企业决定录用员工后 员工应该承担什么样的责任 以及要负责到何种程度作为入职培训的教材 2 对员工进行目标管理 岗位说明书是给员工下达目标的凭证给员工下达目标的凭据就是岗位说明书里面规定的职责 例如给人力资源部的培训专员下达的目标是培训的指标 而不能下达薪酬管理的指标 依据岗位说明书可清晰设计目标这个岗位有几项职责 目标应该下达给谁 都有非常清楚的说明 3 绩效考核的基本依据 岗位说明书确定了岗位职责了解这个岗位有什么职责 才能去考核这个岗位是不是完成了工作目标 岗位说明书确定了职责范围确定了某一项职责的范围 是全责 部分还是支持 很清楚地划分了员工的职责 岗位说明书确定了考核内容绩效考核的标准应该是根据岗位说明书制定 不能是岗位说明书写的是一个样 考核标准又是另一个样 4 制定薪酬政策提供依据 决定薪酬的是岗位评价岗位评价的基础是岗位分析和岗位说明书确定岗位族 外部薪资调查的基础确定薪酬体系确定薪酬水平确定奖励制度进行人工成本的有效控制等 5 员工教育与培训的依据 对员工进行培训是为了满足岗位职务的需要 提高员工胜任本岗本职工作的能力 对一些任职条件不足 但其它方面优秀的员工进行教育和培训 提升他的素质 最后使其达到岗位说明书的任职要求 6 为员工晋升与开发提供依据 人事考核的主要依据以员工为对象 以岗位说明书的要求为考核依据 通过对员工德 能 勤 绩等方面的综合评价 判断他们是否称职 并以此作为任免 奖罚 报酬 培训的依据 判断员工是否称职的主要依据员工晋升路径图的制作依据每一位员工都清楚 只要好好工作将来就能升到什么职位 或几年才能达到任职条件 7 公平管理 公平管理 确保管理所使用信息的客观性 完整性 准确性 避免用人方面的不正之风 克服晋升 考核 培训 薪酬等方面的管理的盲目性和主观性 有效地进行合同管理 客观 公正地处理劳动关系和解决劳动纠纷与争议等 工作的可比价值 目录 第一部分为什么要写岗位说明书 第二部分谁来写 第三部分岗位说明书内容 第二部分怎么写 1 工作实施者 谁来写岗位说明书 2 部门经理或副总 3 人力资源部 4 总经理 目录 第一部分为什么要写岗位说明书 第二部分谁来写 第三部分岗位说明书内容 第二部分怎么写 工作分析 定义 在全面了解工作 岗位 的基础上 提取管理所必须的 有关工作方面的信息 并依据战略和组织运行的要求 对工作进行重新梳理分析的过程 岗位分析是采用系统性的方式 通过对岗位的研究 明确该岗位的存在目的 关键职责及任职要求 针对 岗位 着重 应该 做的职责考虑岗位的 职责 应该 不应该 针对 人 着重 目前正在 做的职责考虑岗位的 明细 岗位分析的三原则 工作分析与岗位说明书的关系 工作分析在人力资源管理中的地位 职责权限 任职资格 授权体系 协作关系 工作流程 工作条件 角色定位 绩效指标 岗位评价 绩效管理 薪酬激励 人力规划 员工培训 招聘录用 职涯规划 公平管理 工作分析的流程 信息收集 流程梳理 部门职责 岗位设置 公司战略 部门职能定位 岗位说明书 公司运作主要业务流程和各部门定位的介绍收集现有各部门资料 包括现有部门职责 岗位设置 各岗位职责及任职资格 梳理公司核心流程问题总结公司战略了解各部门职能的重新定位 各部门职责的重新描述各部门反馈 交流 确认 各部门岗位规划岗位名称规范各部门反馈 交流 确认 编制各岗位说明书各部门反馈 交流 确认 1 信息收集的内容 请熟悉公司运作的2到3位人员梳理主要流程 核心业务流程和主要的支持流程 和各部门定位 职能收集现有各部门的资料 包括现有部门职责 岗位设置及人员编制 各岗位职责及任职资格等基本信息 包括岗位名称 岗位编号 所属部门 岗位等级 制定日期等 工作活动和工作程序 包括工作摘要 工作范围 职责范围 工作设备及工具 工作流程 人际交往 管理状态等 工作环境 工作场所 工作环境的危险 职业病 工作时间 工作环境的舒适程度等任职资格 年龄要求 学历要求 能力要求 工作经验要求 性格要求等 2 公司战略 3 部门职能定位 部门职能就是考虑部门所要发挥的作用以及所扮演的角色部门职能定位常常会因为各种原因进行调整职能调整直接影响到业务流程 部门职责以及岗位说明书 4 流程的梳理 简单地说 流程就是做事情的顺序 业务流程回答的是一项任务在组织内如何完成的问题 流程是整合组织各项资源和部门 完成某一任务 或目标 而进行的一系列逻辑相关的活动 是纵向分工与合作体系 有明确的输入与输出流程无处不在 每天都在我们身边发生 病人看病流程 生病 挂号 就诊 开方 划价 交钱 取药 服药 康复企业报销的流程 填写报销单 部门领导审批 财务部门责任会计核对 预算 发票 部门领导签字 财务主任在授权范围内审批 授权外报再上一级领导 在其授权范围内再审批 企业最高财务领导人签字 出纳付款 会计入帐 5 部门职责的编制 根据业务流程 将流程的职责落实到具体的部门 就是部门职责部门职责的编制需要清晰界定相应部门在流程中承担的准确任务 6 层次梳理 员工 主管 经理是否区分 一级 二级 三级 四级 五级是否区分 职务序列 目录 第一部分为什么要写岗位说明书 第二部分谁来写 第三部分岗位说明书内容 第二部分怎么写 岗位目标 岗位目标 是指用非常简洁和明确的一句话来表述该岗位存在的价值和理由 如何填写 职责要求 岗位的职责分解 1 明确列举必须执行的任务 职责说明的步骤 招聘助理的任务 职责 接收和记录辞职申请 确定空缺岗位 每周更新空缺岗位 查阅职务说明 起草招聘广告 请示上级批准 与广告代理联络 确认广告 合并相关任务举例 撰写职责说明 书写的格式 行动或角色 动词 具体对象 职责目标 成果 示例 组织拟订 修改和实施 公司的人力资源管理政策 制度 以提高公司的人力资源管理水平 组织拟订 修改和实施 公司的人力资源需求计划 使公司员工队伍结构合理 素质优良 示例 组织拟订 修改和实施 公司薪酬制度及经营者年薪制管理办法 达到激励和约束经营者的目的 核定 控股子公司的工资计划 监督其收入分配的程序 示例 示例 审核 示例 控股子公司的人员编制 机构设置和人员招聘情况 以控制公司系统员工总量和素质结构 组织 公司高级管理人员和控股子公司总经理层的考核 培训及办理任免手续 以提高管理人员的素质和能力 描述常用动词 职责描述的书写规则 必须采用 动词 名词 目标 或者 工作依据 动词 名词 目标 的书写格式 必须尽量避免采用模糊性的数量词 如 许多 一些 等 而尽可能表达为准确的数量 3 必须尽量避免采用任职者或其上级所不熟悉的专业化术语 4 当其存在着多个行动和多个对象时 避免引起歧义 需要进行分别表述 图1 2 职责描述的书写规则 典型错误一 X管理MIS系统X管理内部银行的运作 X管理人事配置工作 典型错误二 X领导公司的企业文化建设工作X领导组织的薪酬与福利管理工作X领导公司的对外宣传工作 典型错误三 X无条件完成领导交办的其他工作 岗位要求 岗位要求 指的是与工作绩效高度相关的一系列人员特征 具体包括 为了完成工作 并取得良好的工作绩效 任职者所需的具备的知识 技能 能力 以及个性特征要求 任职者能够做什么 知识技能能力 任职者乐意做什么 态度价值观动机兴趣 岗位要求 工作满意 人事匹配 高绩效 包括 学历要求 专业要求 职业资格 工作经验 专业知识 工作技能 能力要求 它们是任职资格体系的基础部分1 学历要求指所取得的最高学历 包含全日制国民教育系列的文凭学历 2 专业要求是指岗位对新任职者的学历专业要求 3 专业资格指专业技术职称 证书4 工作经验工作经验 包括任职者的所有工作经历 一般工作经验 相关专业工作经验 专业工作经验 管理经验 图1 5 工作经验的层次及其包含关系 行业经验 职务经验 项目经验 3 4工作技能工作技能 是指对与工作相关的工具 技术和方法的运用 包含通用技能 专业技能 专业岗位 操作岗位 市场部岗位均有特定的专业技能项目 通用技能是少数几项对所有岗位均通用的技能 一般包括 计算机技能 外语技能与公文处理技能 3 3专业知识履行本岗位不可缺少的专业知识 中层以上岗位应包含管理基础知识专业岗位 操作岗位仅指专业 操作范围内知识 管理科室岗位的专业知识往往包含行政管理等特定知识 3 5能力要求包含一般能力 管理能力和特殊能力 一般能力包含 学习能力 分析判断能力 协调能力 表达能力 沟通能力 人际交往能力等能力项目 管理能力 决策能力 适用于高层 经营管理能力 适用于高层 计划与组织能力 领导能力 指挥能力 控制与协调能力 人员管理能力 项目管理能力等能力项目 特殊能力 谈判能