外语学校管理软件软件用户手册.doc

外语学校管理软件 用户手册 设计单位 大庆市海通软件开发有限公司 DAQINGSHIHAITONG TECHNOLOG CO LTD 地址 黑龙江省大庆市萨尔图区奥维馨苑 208 电话 0459 5112235 手机公司网址 若有疑问 请立即按上述地址回复 或致电大庆市海通软件公若有疑问 请立即按上述地址回复 或致电大庆市海通软件公 司司 第 2 页 共 12 页 目目 录录 1 概述概述 3 1 1 软件特性 3 1 2 软件功能 3 2 软件使用流程软件使用流程 4 2 1 初始化流程 4 2 2 学生交费流程 4 3 软件的安装软件的安装 5 3 1 安装单机版软件 5 3 2 安装网络版软件 局域网 5 4 软件主界面辅助功能软件主界面辅助功能 5 4 1 修改密码 6 4 2 锁定系统 6 4 3 软件注册 6 4 4 说明书 6 4 5 计算器 7 4 6 用户管理 7 4 7 初始设置 7 4 8 数据管理 7 4 9 短信群发 9 4 10 通知消息 9 5 软件主要业务功能软件主要业务功能 9 5 1 班级档案 9 5 2 学生档案 10 5 3 学生收费 10 5 4 收费记录 11 5 5 欠费提醒 12 5 6 费用管理 12 第 3 页 共 12 页 1 概述概述 外语学校管理软件 是一款针对民办外语培训学校量身定做的收费类管理软件 软件 在综合采纳大量外语学校反馈意见的基础上 经过开发小组的不断完善以及测试人员的反复 测试 现已被国内近千家外语学校正试使用 软件界面简洁美观 操作直观方便 收费人员 无需专业培训即可快速使用 是保障外语学校资金安全的有效工具 是外语学校信息化管理 的理想软件 是外语学校统一管理 提升服务 增加效益的良好平台 1 11 1 软件特性软件特性 C S 设计框架便于局域网内多台电脑分布式管理 所有报表均可导入 Excel 中进行分析加工 收据金额电脑语音报价 学生催费 欠费提醒支持短信群发 学生生日自动提醒便于人性化管理 软件操作权限按需分配 保障数据 资金安全 学校名称 地址 电话可自定义设置 流程化的操作方式严密管理收费中的每一个环节 报表可多项组合查询 覆盖面广 统计方法科学 数据准确 1 21 2 软件功能软件功能 班级信息管理 第 4 页 共 12 页 教师提成管理 学生档案管理 学生收费管理 学生欠费提醒 收费记录查询 管理费用登记 学生生日提醒 群发短信通知 操作权限管理 数据备份管理 2 软件使用流程软件使用流程 2 12 1 初始化流程初始化流程 2 22 2 学生交费流程学生交费流程 第 5 页 共 12 页 3 软件的安装软件的安装 3 13 1 安装单机版软件安装单机版软件 双击安装图标 按提示安装外语学校管理软件 3 23 2 安装网络版软件安装网络版软件 局域网局域网 数据库采用 access2000 无需单独安装数据库管理系统 但要求局域网内电脑可通过 网上邻居互相访问 服务器端安装方法 与单机版软件安装方法相同 软件安装目录必须采用默认安装目录 安装完成后 将安装目录里的 data 文件夹完全共享 即局域网内电脑可修改该共享文件 客户端安装方法 与单机版软件安装方法相同 安装完成后 打开安装目录里的参数设 置 exe 程序 修改数据库位置为 服务器 修改服务器名称为服务器电脑的局域网 IP 地 址 4 软件主界面辅助功能软件主界面辅助功能 第 6 页 共 12 页 4 14 1 修改密码修改密码 用于修改当前登录用户的密码 4 24 2 锁定系统锁定系统 用于锁定软件主界面 非当前登录用户无法解锁 4 34 3 软件注册软件注册 软件注册可选择加密狗或序列号两种方式 加密狗需从我公司邮购 客户将其插入电脑 USB 端口即可 注册码由客户提供电脑硬盘序列号 软件自动生成 我公司回复对应的唯一注册码 客户将该注册码输入到软件注册窗口中 注册码 一栏 即可完成注册 因为序列号注册方式是采用绑定硬盘唯一 ID 的方法 所以更换电脑硬盘将导致软件正 版检测失败 请客户根据具体环境选择注册方式 4 44 4 说明书说明书 点击可打开本文档 第 7 页 共 12 页 4 54 5 计算器计算器 4 64 6 用户管理用户管理 用于增加 修改 删除软件的操作用户 也可分配用户操作权限 角色为收款员的用户 无权打开此窗口 4 74 7 初始设置初始设置 用于登记学校的基本信息及相关参数 学校名称 地址 电话自动与收费票据关联 4 84 8 数据管理数据管理 对于一个企业而言 数据的完整性和可靠性是十分重要的 但是由于一些意外的情况 如电脑故障 人为因素等 会使已存储到计算机里的数据损坏或丢失 所以 定期对业务数 据进行备份 可保证在出现问题时能够及时挽救数据损失 我们建议您对数据每天进行一次 备份 以保证数据的安全性和准确性 角色为收款员的用户无权打开此窗口 数据备份 点击窗口中的 按钮 选择备份文件存放的目录并指定文件名称 备 份数据库文件名称可以自己指定 建议使用年月日的格式来命名备份文件 例如 第 8 页 共 12 页 20070306 这样很明显的就可以区分出是哪一天的备份文件 数据还原 若您的业务数据被意外破坏或您重新安装了管理软件 可以用软件提供的 恢复功能 将最近一次的备份数据 恢复到软件中 这样既不会耽误您的工作又可以将损失 减小到最低程度 在您重新安装管理软件之前 或在进行数据恢复之前 请先行备份软件当 前的数据 以确保数据安全 数据清空 在软件初始化时 应首先清空原有演示数据 点击 清空业务数据 按扭可 实现此功能 清空数据库将删除所有旧数据 请慎重选择 第 9 页 共 12 页 4 94 9 短信群发短信群发 从海通软件公司申请短信群发帐号 充值后可向学生群发短信通知 4 104 10 通知消息通知消息 根据学生档案里的生日信息 在生日当天自动生成提醒消息 网络版中也可用于向其它 客户端发布通知消息 5 软件主要业务功能软件主要业务功能 5 15 1 班级档案班级档案 修改班级档案里的班级名称或教师名称后 学生档案里对应的班级名称和教师名称自动 变更为新名称 第 10 页 共 12 页 5 25 2 学生档案学生档案 导入的照片应为 jpg 格式图片 照片文件不应过大 否则会影响软件运行速度 5 35 3 学生收费学生收费 输入学生拼音简码查询相关学生档案 双击学生档案记录条打开相关收费窗口 第 11 页 共 12 页 5 45 4 收费记录收费记录 可按单项查询 也可以按多项进行组合查询获取所有个性化报表 当按日期或金额查询 时运算符选择大于 大于等于 等于 小于 小于等于 当按内容或名字查询时运算符选择 等于 包含 不包含 查询时字段值必须与字段名称相符 综合查询时 两条记录都符合所 要查询的条件时用 且