10月19日说明会方案!.doc

移民说明会葡萄牙、美国投资移民说明会筹备方案葡萄牙、美国投资移民说明会筹备工作分下述三个部分一、 筹备工作二、 现场工作三、 会后工作分述如下一、 筹备工作（一） 会务工作1. 基本情况（1） 时间：2013年10月19日星期六下午2点至4点；（2） 地点：京基100 A座5楼瑞吉酒店号会议室；（3） 形式：演讲、答疑、访谈相结合；（4） 主题：葡萄牙、美国投资移民说明会；（5） 讲师：葡萄牙联合投资总裁、葡萄牙松树崖度假村总经 理卡鲁斯先生，美国 （责任人卡鲁斯先生(翻译张倩倩)：王总；美国某先生，来访5人（客户自带翻译）：吉佳伟。责任内容 PPT、讲稿、个人头衔、简介及迎送安排等）；（6） 目的：让目标客户群了解移民及移民行业、了解葡萄牙和美国移民的相关事宜；了解我们公司、我们团队，树立对我们公司的信任和信心，从而选择我们公司作为其投资移民的服务对象。2. 客户召集（1） 客户收集 A. 老客户介绍新客户的号码（十几个人，吉佳伟负责)；B. 短信发放（廖总负责）；C公司原有号码（一百万， B和C项二选一，吉佳伟负责）；D. 市场部推广收集（王春晓负责）；（2） 通知方式A. 短信；B. 电话；（3） 通知内容短信：“ ”（规定短信字数，注意短信将屏蔽掉的关键字）；电话：关键词：1.“ ”；2. “ ” （电话中说明参会的时间、地点、关键字：美国、葡萄牙）责任人：廖总时间：提前1-2天发出（4） 关键点：确定能参会的嘉宾人数3. 来宾签到（1） 责 任 人： 谢文琼（2） 签到位置： 黄嘉玲（提前检查）（3） 签到工具： 黄嘉玲（提前准备）（4） 名片收集： 黄嘉玲（现场完成）（5） 签到统计： 黄嘉玲（现场签到、会后统计）（6） 司机安排： 谢文琼（提前联系）（二） 会场工作1. 场内布置（1） 讲台及台签：王春晓（现场检查）何子明（提前准备）（2） 课桌及材料：袁佳韵（现场检查）（3） 花盆及台花：袁佳韵（提前准备）（4） 场内接待：张晓芬和荆玉贵（安排客户井然有序地入座）2. 多媒体安排（1） 投影仪与屏幕（两套、试机）：辛接高和汪涵（2） 音响与话筒（两套、试机、新电池）：辛接高和汪涵（现场检查）（3） 电脑（两个一个公司的，一个王总的）、U盘与光电笔（联机测试）：辛接高和汪涵（提前准备）（4） 松树崖光盘（两种）、背景音乐准备：辛接高和汪涵（提前准备）3. 楼内布置、安排（1） 会场门口小厅A. 四个展架葡萄牙，美国，香港，澳洲项目的宣传（设计、制作）：何子明管吉总要（提前准备）文字部分吉总提供。B. 不少于3组（每组4把椅子）的围椅、茶几，用于咨询：王春晓（现场检查）C. 两个电子水牌（横版16：9）“葡萄牙、美国投资移民说明会” ：何子明（汪涵协助）D. 材料（材料类别和数量在刷好之后请示王总即可）、专用纸、笔、水（酒店已备）：黄嘉玲（许婷协助、男士员工帮助运送）（2） 小厅出入口A. 背板（设计、制作）：何子明（汪涵协助）B. 签到台、台签：何子明（现场检查，安放）C. 签到表、笔：吉佳伟负责设计签到表；黄嘉玲负责携带签字笔（提前打印，携带）D. 顾客名片盘：谢文琼（现场检查，酒店提供）E. 公司顾问名片：吉佳伟（提前准备）（3） 大厅（空）（4） 5楼电梯出入口A. 电子水牌（竖版16：9）“参加葡萄牙、美国投资移民说明会的贵宾请左转”： 何子明（汪涵协助）B. 礼仪小姐（本公司，戴绶带，下同）：张爽（5） 1楼大堂出入口A. 电子水牌（竖版16：9）“葡萄牙、美国投资移民说明会在5楼号会议室”： 何子明（汪涵协助）B. 礼仪小姐（本公司，戴绶带，下同）：黄智耀（6） 1楼车库电梯出入口A. 指示牌“参加葡萄牙、美国投资移民说明会的贵宾请右转”（指示牌中说明主办方单位、会议地址、联系人和联系电话）；何子明（汪涵协助）B. 礼仪小姐（本公司，戴绶带，下同）：杨明（7） 地下2、3楼车库电梯出入口A. 礼仪小姐（本公司，戴绶带，下同）：奚晓萍（负二楼）、杨碧云（负三楼）B. 指示牌“参加葡萄牙、美国投资移民说明会的贵宾请乘电梯到1楼” （指示牌中说明主办方单位、会议地址、联系人和联系电话，地下负2楼：2个指示牌；地下负3楼：1个指示牌）何子明（汪涵协助）（8） 地下2楼地铁大厦出入口（指示牌：1个）（此指示牌物业公司可能不允许放）A. 礼仪小姐（本公司，戴绶带，下同）：邓青B. 指示牌“参加葡萄牙、美国投资移民说明会的贵宾请乘电梯到1楼”， （指示牌中说明主办方单位、会议地址、联系人和联系电话）：何子明（汪涵协助）（9） 上述礼仪小姐工作时间及礼仪小姐迎宾关键词（下同）：“ ”：邓青负责写迎宾词（标准话术：礼仪小姐需面带微笑向客户说明如何到达公司的参会地点，具体说明坐什么电梯到几楼什么厅）（三） 文秘工作1. 公司宣传册的设计、印制：王总、何子明（汪涵协助）2. 葡萄牙房产简介的设计、印制（上海）：王总、何子明（汪涵协助）3. 两位演讲者的辅助PPT的制作：王总和黄智耀4. 会议流程的细化与成文：王春晓5. 主持人主持稿的撰写：黄智耀和王春晓6. 翻译、与演讲者沟通、交流及PPT配合：张倩倩（四） 后勤工作1. 演讲者的吃住行安排（翻译）：吉总（美国嘉宾）、张倩倩（葡萄牙嘉宾）2. 全体工作人员午餐安排（公司小食堂），需提前吃饭：谢文琼3. 物料清单及往返运送、清点：庄伟负责（所有X展架和背景板廖老板负责当日运送，我方负责人庄伟做好衔接即可；其他物料分别由庄伟监督运送和清点）4. 员工工作牌制作（双面）：何子明和黄智耀5. 员工服装采购（公司统一安排）：王总、谢主任6. 绶带制作（绶带内容：双面移民，加上公司Logo）：何子明（汪涵协助）7. 鲜花采购：袁佳韵二、 现场工作（一） 总指挥吉佳伟（全面负责本次活动及当日现场指挥），副总指挥王春晓（协助吉佳伟完成以上任务）；（二） 工作分工1. 协调组：吉佳伟（组员：全体员工）2. 会务组：王春晓（组员：张晓芬、荆玉贵、袁佳韵、张爽、廖园美、杨碧云、张倩倩、杨明）；3. 文秘组：廖总（组员：辛接高、汪翰、何子明、黄智耀、邓青）；4. 后勤组：林总（组员：谢文琼、庄伟、黄嘉玲、奚小萍）；（三） 工作人员到场、就位：1 时间要求：10月19日下午13：002 礼仪要求：正装（公司统一安排），面带微笑，声音甜美，态度热情，语言标准。3 关键点：在规定时间内全部到位4 责任人：林总（四） 全部物料到场、就位；1. 清单：各组长核对本组清单2. 时间：10月19日上午11：003. 关键点：一样不少，全部到位，总指挥负责与各组组长对接；4. 责任人：吉佳伟（五） 投影、灯光、音响、空调管控；1. 时间：10月10日上午11：002. 范围:整个会议厅（辛接高+汪翰）3. 调整:结合现场需要（辛接高+汪翰）4. 协调:结合现场需要（辛接高+汪翰）5. 关键点:严格控制现场效果（辛接高+汪翰）6. 责任人：辛接高三、 会后工作（一） 客户跟进：吉佳伟1. 一周之内电话回访参加说明会的客户；2. 对重点客户长期跟进。（二） 会议总结：王总1.本次说明会优点，表扬鼓励；2.本次说明会不足，需要改进的地方；3.优化说明会流程。四、几点说明此次活动全体员工统一参加，请各位员工根据说明会的筹备方案找到各自的分工任务，积极主动地与同事配合，共同完成这一次说明盛会。1、以上所有涉及到宣传方面的设计稿请设计师何子明在本周六下班前完成，印刷前交与吉佳伟审核。2、所有礼仪小姐在说明会前一天（18日）上午1