郑建荣论文---工程档案资料管理的过程控制.doc

工程档案资料管理的过程控制郑建荣关键字：工程档案 资料管理 过程控制摘要：工程档案资料管理是工程管理的一部分，在工程档案资料管理的过程中，抓好“事前、事中、事后”三个环节的控制工作是非常重要的，在工程档案资料管理中起着重要的作用。工程档案资料是指工程项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的工程文件，主要由施工文件、竣工图和监理文件组成。工程档案资料管理是工程管理的一部分，工程档案资料管理的过程控制是非常重要的，在档案管理中起着重要的基础作用。根据DAT282002国家重大建设项目档案资料归档要求与档案整理规范和DL/T 5111-2000水电水利工程施工监理规范的规定，监理单位应按国家或国家部门颁布的关于档案管理的规定、业主要求和合同文件规定，做好包括合同文本文件、业主文件、设计文件、监理文件和施工文件等必须归档的工程文件的分类建档和管理。除此之外，还需要对施工单位形成的工程档案资料的收集、积累和工程档案资料质量、归档情况进行监理，包括单位工程、分部工程、单元工程档案资料齐全完整情况，归档的施工档案资料是否符合真实、准确要求等等。经审核检查的工程档案，监理单位需在档案归档签证单上签字确认。因此，监理单位在工程施工监理的全过程中，还必须重视对施工档案资料的监理，对施工档案资料的监理是监理工程师的一项重要的工作内容。工程监理属于技术密集型服务行业，监理单位为业主提供工程项目管理服务，工程信息是监理单位履行其监理职责和监理工作的重要产品。监理单位必须随工程施工进展，及时、全面、准确地采集工程建设信息，做到工程建设信息记录的写实与量化，更好地为工程建设服务。监理档案资料是工程建设档案的重要组成部分，是监理单位在工程项目实施和监理合同履行过程中监理工作的原始记录，是评定监理工作、界定监理责任的证据，管理好监理档案资料不但是监理工作的需要，更是责任所在。工程档案资料是在工程施工过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，工程档案资料就越多。工程项目监理单位工作繁多，应当按规范要求指定专人具体负责管理工程档案资料。一、工程档案资料管理的事前控制事前控制，是指工程档案资料的质量管理关口前移，建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始，把好档案档案资料来源即档案资料的质量关。把好档案资料材料的质量关，其关键是建立健全质量控制机制，从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。1、加强工程档案资料的前期管理控制（1）首先要做好工程项目编码的划分和编码系统编制，确定本合同工程项目中单位工程、分部工程、单元工程的划分。官地水电站工程项目编码的划分和编码系统编制是由业主完成的，监理单位应认真组织学习，严格按照业主的工程项目划分表进行工程施工监理和工程档案资料的收集整理。同时监理单位应对工程项目划分进行适时监控，发现问题及时解决。官地水电站引水发电系统工程项目划分是业主2008年以官地建设管理局官地质委200807号文件下发的官地水电站工程项目划分表。经过一段时间运行，监理单位分别以SECC/SECC/SD612/GDC-200710/全技028/2009关于下发官地水电站引水发电系统工程部分分部工程项目划分修改的通知和SECC/EHDC/GDC-200710/全技017/2011关于修改官地水电站引水发电系统1#4#引水隧洞及压力管道单位工程项目划分的函对其进行了修改。最终官地水电站引水发电系统工程项目共分单位工程3个，分部工程36个。见下表：官地水电站引水发电系统工程项目划分序号单位工程名称代码分部工程数量备注1引水隧洞及压力管道工程GD0282地下发电厂房工程GD06223升压变电站工程GD0763小 计36（2）根据工程建设监理合同文件规定，建立工程监理文件的编码方式和文件目录，建立工程监理文件的传递流程及管理制度，要明确监理文件管理和监理档案管理的具体要求，对工程文件的拟写、编号、审核、打印、核对、收发、分类、归档、保存和借阅等作出具体明确的规定，同时将工程档案的质量作为考核承包商工程质量的条件之一。四川二滩建设咨询有限公司官地水电站项目监理部在工程开工初期，就编制了引水发电系统监理工作指南，以此指导监理部各项工作的开展，从而有效地保证了监理部各项工作有条不紊的进行。（3）编制统一的工程质量验收及评定有关信息记录表格，工程信息记录表格格式一经确定，就不要轻易更改，以免给工作造成不必要的麻烦。官地水电站业主先后两次制发了综合性的工程质量验收及评定有关信息记录表格，监理单位根据工程施工实际需要对综合表格进行了细化，即把开挖、锚喷支护、锚索、混凝土、灌浆等每个单元工程所需用的质量签证表格都划分出来，便于施工实际操作。（4）编制工程项目档案资料归档范围、要求、以及档案资料的收集与整理办法。官地水电站由业主制定了雅砻江水电工程建设项目档案资料编制与档案整理实施细则，为官地水电站工程建设档案资料的收集、整理和管理的依据性和指导性文件。2、建立监理档案管理机构和工作制度（1）建立档案管理机构，即档案管理工作领导小组，制定档案管理工作制度，加强对工程档案业务工作的统一领导和管理。（2）建立档案管理网络。明确专兼职档案管理人员，并将工程监理文件材料、档案资料质量管理纳入相关人员的岗位职责，明确工程档案管理工作程序和各部门在档案资料收集、整理、立卷、审核、归档、移交过程中的工作职责，并建立考核奖罚制度。（3）建立岗前培训制度，将工程档案资料管理技能培训作为监理人员和承包商档案人员上岗前的必修课。档案管理人员应懂得水电工程主要专业施工工艺和工程档案资料形成的程序、原始档案资料内容的专业要求，懂得工程施工档案资料和原始记录的管理与整理编制的业务知识。档案资料管理人员必须成为既懂得工程施工技术也懂得工程档案管理的复合性人才。做好前期工程档案资料的管理工作，可以使监理以及承包商从一开始就重视工程档案资料工作，防患于未然。二、工程档案资料管理的事中控制事中控制，是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查，实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中，依据前期制定的各项档案管理标准对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督指导。施工档案资料是施工过程的记录，是每一工序、单元工程、分部工程的实体质量合格的档案资料。监理工程师对工程的验收就是在审核施工档案资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工档案资料的真实性。施工档案资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、单元工程、分部工程依次做起，同样对施工档案资料的质量控制也应从工序、单元工程、分部工程做起。细分目标，步步把关。1、谁监理、验收，谁负责工程档案资料是在工程施工监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专职档案资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。必须调动全体监理人员积极参与，根据监理档案资料产生于监理过程的特点，应制定“谁监理、验收，谁负责”的档案资料管理原则。2、分工明确监理部内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。监理工作范围清楚了，工程档案资料的责任也就明确了。专业监理工程师负责本专业的单元工程的验收及有关监理档案资料的收集汇总及整理。在单元工程验收中把好验收签证关，集中检查单元工程原始资料整理情况，档案资料符合规定时，才予以签证，结算工程量。充分运用“经济杠杆”的作用，促进承包商抓好工程档案资料管理工作。单元工程验收完毕，即应将完整、真实的工程监理档案资料交本部门档案资料员验收归档。3、建立监理人员轮休工作替代制度监理工程师需要休假时，必须有人顶岗替代工作。保证监理人员休假岗位不缺人，工作有人做，档案资料有人管，监理日记有人记，确保监理档案资料的连续性、完整性。只有这样，才能保证监理档案资料管理工作的有序进行。4、同步检查（1）工程档案资料与工程建设每一个阶段每一个环节同步形成、积累，只有实行同步检查，才能及时发现问题，针对工作中出现的问题，具体指导有关人员改进工作或共同商讨改进措施，使工程档案从形成到整理直到最后竣工组卷、归档移交和总结，都可以按计划、按要求一步步进行，确保工程文件在转化为工程档案时符合归档质量要求。（2）同步检查，要求档案资料检查与工程建设同步，尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段，如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等，检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统，质量是否规范，满足业主要求。5、经常检查工程档案资料质量检查要进行经常性检查。每周或每月检查一次，能够及时发现问题，进行及时纠正。（1）官地水电站引水发电系统工程监理文件的形成与工程建设同步进行，每月及时将监理部形成的各种工程文件收集、分类、整理、装盒、归档，集中保存在监理部资料档案室，并进行登记，建立归档资料台帐。（2）为加强官地水电站引水发电系统工程档案质量管理工作，进一步提高监理工程师的档案管理能力，提升整体的工程档案质量，监理部于2010年4月下发了二滩建设官地受201002号“关于下发官地水电站引水发电系统工程档案质量管理办法（试行）的通知”，对监理部工程档案质量管理以“月检查、季考评、年综合”的原则进行考核。具体作法是：一是，监理部档案管理人员每月进行一次对监理部各部（室）、组的工程文件质量的检查，检查结果以正式文件形式通报；二是；每季度结合监理部各部（室）、组的自身考评、质量的日常控制情况以及实际检查结果，在季末对其进行考评；三是，年终进行全面考核，以 “官地水电站工程文件质量考核汇总表”的内容对其进行考核评分。考核评分结果，在监理部内部公示，并纳入员工绩效考核与经济利益挂钩。（3）2011年3月为了加强单元工程质量验收及质量评定工作，监理部又下发二滩建设官地发201104号关于进行单元工程验收及评定资料周统计考核的通知。在监理部内部进行单元工程质量验收及质量评定情况的周统计考核工作，具体做法如下：一是，每周一监理部例会上，监理、部、金结组汇报本周单元工程验收及评定情况，打倮组汇报混凝土开仓及混凝土方量情况；二是，总监办公室针对汇报组织对各部（组）本周单元工程验收及评定原始资料进行认真检查、考核打分；三是，每周六向监理部主管领导及总监提交书面检查结果及整改意见；四是，在下周一监理部例会上通报上周检查考核情况及整改情况；五是，单元工程验收及评定资料的填写和周统计将与每个监理工程师的工作业绩、效益工资挂钩，谁负责和填写的单元工程工序验收及评定资料质量出了问题，谁负责任，同时组长负连带责任。监理部根据检查结果进行业绩考核，兑现奖罚。三、工程档案资料管理的事后控制事后控制，是指在工程建设完工后，对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查，实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后，依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。按国家档案局制定的DAT282002国家重大建设项目档案资料归档要求与档案整理规范第7.9条的规定：施工单位在工程项目竣工文件收集、编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整准确情况和案卷质量进行审查或三方会审；经建设单位确认并办理交接手续后连同审核记录全部交建设单位档案管理机构。因此，监理单位对承包商编制的竣工档案负有审核的责任。1、成立竣工办公室在工程竣工验收时，工程档案验收要同步进行，为确保工程竣工档案顺利通过验收，应及时成立竣工档案管理办公室，对工程竣工档案进行初验，检查各项合同项目档案是否完整准确，整理是否符合规范和业主要求，对所存在的问题提出整改措施并限期整改，在工程总验收前检查整改结果，提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理，造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚，同时要及时纠正。2、加强与业主的沟通工程档案资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通，在满足业主对竣工档案的合理要求的前提下，努力争取业主的理解和支持。（1）工程档案资料中的施工合同档案资料、设计档案资料、施工图纸、设计变更、平时工作的来往文函、会议纪要、工作联系单等都与业主有关，工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主进行沟通。（2）工程档案资料编制与档案整理组卷需要和业主统一标准和要求，对工程施工档案资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持。否则工程档案资料的管理工作很难开展。3、召开工程档案资料管理会议为了更好地做好竣工档案管理工作，向业主提供高标准、高质量的工程档案，应由监理单位牵头组织业主、设计、承包商档案管理工作负责人和档案资料人员，定期（10天或半个月一次）召开工程档案资料整理工作会议。安排工程档案资料整理工作计划，并对工程档案资料整理提出具体要求，共同议商解决工程档案资料整理工作中存在的问题。在第二次会议上汇报上次会议后的档案整理情况和安排下一阶段的档案资料整理计划。实践证明，这是一个行之有效的方法，有利于推动工程竣工档案资料整理工作的顺利进行。四川二滩建设咨询有限公司官地水电站项目监理部为了推动官地水电站引水发电系统工程竣工档案资料整理工作，从2011年11月起组织业主、设计、承包商每10天召开一次引水发电系统工程档案资料整理工作会议，取得了很好的效果。4、编制工程档案资料整理计划为确保合同项目工程能够按期、顺利的完成竣工档案资料的归档移交，要求承包商编制工程竣工档案资料整理计划是十分必要的。使工程档案资料整理工作有计划、分步骤进行。整理计划可分为总体计划和定期计划。（1）总体计划，是指编制针对整个合同项目工程竣工档案资料的总体整理计划。要求按单位工程、分部工程、单元工程进行编制，提供各单元工程数量、组卷卷数、竣工资料完成时间、工程验收时间等项。（2）定期计划，是指在工程竣工档案资料整理过程中，按照工程档案资料管理会议精神，编制一定期限（10天或半个月一次）的档案资料整理计划。要求按分部工程、单元工程编制已确定期限内档案资料整理计划。要反映出各单元工程数量、组卷卷数、资料整理完成签证时间和上一期限的资料整理情况等。5、归档范围的审核归档范围的审核理论上是业主档案部门在监理审查合格后的基础上进行接收前的审核，提出整改方案反馈给监理方，再由监理方去指导承包商进行整改。但实际工作中往往是在监理审查后，还需要承包商自己直接与业主档案部门接触，接受业主档案部门的指导进行整改，才能最终确定组卷和案卷题名。对工程档案资料齐全性和完整性的审核不管对业主还是监理单位都是一个工作难点。档案管理人员不可能对整个工程的众多专业和施工过程都了解，只能依靠施工现场监理工程师对工程文件资料的齐全、准确性进行审核。档案管理人员对其审核的重点应抓好以下几个方面重要资料的审查：（1）主材试验报告提供的内容及数量是否达到要求；（2）提交的单元工程质量评定资料的单元工程数与实际产生的单元数是否相符；（3）工程项目是否齐全，是否有漏项；（4）工程竣工验收鉴定书上应该有那几家参与验收。6、案卷质量的审核工程档案案卷质量的审查包括文件材料内容、案卷编目、文件材料、原件、签名和书写、竣工图等六个方面。监理档案管理人员要与现场工程师一起共同审核竣工档案资料的质量，才能引起各方的重视，收到较好的效果。（1）审核程序官地水电站项目监理部针对承包商竣工图及工程竣工档案资料的审核程序分三步进行：第一步：先由监理部所对应的现场监理组进行审核，并签署审查意见。第二步：由监理部档案管理室进行二次审核。第三步：由监理部总工程师进行最终审核。在3次审核后、再由监理部办公室签署时间并加盖监理部公章。（2）审核职责分工及审核内容承包商完成单元工程工序验收及质量评定资料的的组卷后，首先应送监理部进行审核。针对承包商工程竣工档案和竣工图分别进行审核，审核的职责和内容如下：1）单元工程工序验收及质量评定资料的审核第一步：现场监理组资料员检查，检查的主要内容为：单元工程质量评定资料提交的单元个数与实际产生的单元个数是否相符；内容是否真实、完整、准确、系统；是否符合施工工艺流程；各项签字手续是否完备。现场组检查合格后，在案卷的工程文件归档签证单上签署意见并签名。检查不合格的退回。第二步：监理部档案管理人员审核，主要对案卷编目情况进行检查：字迹是否清楚；表格是否整洁；是否有空格；各项签字手续是否完备；填写是否符合规范；本卷归档的文件是否已进行了消缺；案卷页号是否按规定要求填写正确；二级目录、案卷题名是否正确；二级目录、卷内目录、内封面、签证单、备考表制作是否合格；案卷质量是否满足归档要求；归档文件材料是否有遗留问题等。审核不合格的退回。第三步：监理部总工程师对以上检查内容进行全面审核，审核合格后，由资料档案室盖章，审核不合格的退回。2）竣工图的审核第一步：承包商完成竣工图的编制后，先送监理部现场监理组进行审核。现场监理组组长主要审核以下内容；归档的竣工图内容是否真实、完整、准确、系统；是否与施工图、设计变更、商洽、材料变更、施工及质检记录内容相符合，是否反映了工程竣工时的实际情况；竣工图的编制、更改方法是否符合要求、是否达到了图物相符；修改是否规范到位；竣工图是否有不准确或短缺现象，其质量是否符合业主规定；是否有遗留问题等。现场组检查合格后，在案卷的工程文件归档签证单上签署意