XXXX档案归档管理办法.doc

XXXX档案归档管理办法为了加强集团档案的管理，建立完整的集团档案体系、提高档案的管理水平，充分发挥档案的作用，依据中华人民共和国档案法和建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001），结合集团档案管理制度和外埠项目文件形成的具体情况，特制定本办法。一、 档案工作的基本原则1、本办法所指的档案是集团公司的文书档案、工程项目档案、会计档案、人事档案、实物档案及声像档案；外埠档案文件是指集团在北京市以外地区所开展的项目产生的文件资料。2、 凡属集团公司管理、工程项目经营业务过程中直接形成的、具有查考利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于集团档案。3、 集团档案实行集中统一管理的原则，由集团档案室统一负责接收、管理。以确保各类档案材料完整、准确、安全和有效利用，实现资源共享。任何部门和个人不得把集团公司档案资料据为己有。4、 集团各职能部门应有专人负责部门档案的保管、移交职责，在业务上接受集团档案室的业务指导。5、 工程项目档案工作要做到项目活动一开始就与建立档案工作同步进行。公司项目部（外阜项目）设置专人负责所在部门、项目文件的收集、整理工作,他是集团与公司各项目之间文件归档传输的唯一接口，所有项目文件从项目地输出归档都必须通过项目档案管理部门。项目档案工作接受集团档案室的业务指导。二、 管理职责集团档案室管理职责1、集团档案室是档案信息储存、开发利用、服务交流的中心，负责集团各类档案的管理。2、实施对本集团的档案管理工作和集团所属公司档案工作的监督、检查、指导 。3、负责各类档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。4、负责集团公司档案专、兼职工作人员业务培训。 5、做好档案的保密与安全工作。集团各职能部门档案职责：1、 依据本部门档案归档范围的要求，负责管理、收集本部门的文件资料，力求使本部门文件保持齐全、完整。2、 应随时对已阅办的文件及时进行收集整理，所收文件需进行登记、检查完整情况，按规定时间向档案室移交。3、 注意本部门的资料积累工作（包括实物档案以及领导外出开会带回的有保留价值的文件材料），于次年初集中移交档案室保管。各项目管理部门档案职责：1、负责收集项目经营中形成的各种文件资料，并按归档范围要求分类、造册。当某单位工程结束时，及时将所产生的竣工技术资料、竣工图纸移交集团档案室。2、对于在施工过程中产生的定期开箱的文件资料，须在开箱后的第二天及时移交给集团档案室。三、归档范围各部门归档范围详见附表1。四、不归档的文件资料1、 无查考价值的临时性、事务性文件2、 未经领导审阅签发、未生效文件、一般性文件历次修改（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）。3、 部门互发的与本部门业务没有直接关系不需办理的只有临时性参考作用的文件资料。4、 重份文件和重份图纸五、归档要求1、文件资料的收集、管理实行部门负责制度。各部门（项目）均应指定兼职档案员（文秘人员），负责管理本部门（项目）文件材料的收集、管理、移交工作。六、归档要求2、各职能部门要求遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系，归档的各种文件资料一律要原件。应当将每份文件的正件与附件、正本与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起。份数、页数均应齐全完整。3、两个以上的职能部门共同承办所形成的文件资料，由最后承办职能部门归档。集团同外单位联合制发的文件，由本集团主办部门归档。4、工程竣工档案，必须真实地反映工程竣工后的实际情况， 所归档的项目文件资料应为原始件，如果在文件资料只有一份原件并必须移交城建档案馆时，须在移交复印件时附上原始件去向说明，并在复印件上加盖有效章，视为原件，均应具有法律效用。5、在接收施工单位和其他相关单位移交的项目竣工档案时，必须详细检查资料的有效性和完整性，做到所接收的项目文件签章有效，附件齐全，文件、图纸与实物、实况相符，录音、录像文件载体有效，所有电子文件都使用不可擦写的电子介质存储。6、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有较长保管时间的黑色、兰黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。7、凡是归档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确。8、基建项目由几个单位分别承包的，在兼职档案员的参与下，由承包单位负责收集、整理本单位的基建文件材料，待工程竣工后，由各承包单位提交完整、准确、系统的基建档案材料。六、归档时间1、文件资料移交时间：每年各部门形成的文件材料，由各部门兼职档案员负责收集整理，于次年1月底前，向集团档案室移交归档。 2、集团公司所产生的各类合同等档案资料，在合同档案生效后马上向档案室进行移交。3、各公司项目按工程的阶段或单位工程结束时进行竣工资料归档，停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。4、在建设工程竣工验收合格后三个月内向档案室移交建设项目档案。七、归档移交手续1、归档手续：移交（接收）档案时，要认真履行交接