公文的运转规则.ppt

第三章公文的运转规则 公文的运转 是指公文在国家行政机关内部 从收文 炮制到发出 归档 销毁 一系列相互关联 衔接有序的运作过程 公文的运转规则 是国家行政机关为了提高公文办理效率和质量 就公文运转全过程中有关公文的流转方向 流转方式以至第一个环节的工作方法 工作要求制定的规则 第一节公文运转的基本要求 公文运转流程的的设计 运行及各个环节的操作 都要有序 高效 准确 安全 完整 一 合理 有序符合法规 还要符合上级机关的要求 符合实际符合习惯 领导 减少环节避免重复 二 高效及时即根据公文内容的轻重缓急 按规定的权限的程序 在规定的时限内做好本环节的公文处理工作 并正确地输送到下一个环节 不积压 不拖延 不误事 三 保证准确指公文运转的每一个环节的工作都应符合操作程序 达到规定的标准 做到正确无误 包括 方向准确 各环节操作准确 形式准确等 失误的后果及事例 四 确保安全主要指公文在运转过程中不遗失 不泄密 来龙去脉清楚 经得起历史考查 一是要健全登记手续 妥善保存 二是注意保密 三是运转过程的手续清楚 五 力求完整指公文处理的过程要全面周详 严谨细密 不能遗漏任何重要的问题或环节 具体说 一是公文办理的基础要素应齐全 二是步骤完全 三是去处清楚 四是材料齐全 第二节机关公文的运转程序及规则 一 收文处理 一 签收是收文机关的文书部门向发文机关履行收到公文的手续 即签字确认 签收应注意的事项 1 核对信函上的收文机关 2 核对签收簿与封面 3 查看安全情况 4 签字要求 二 拆封由专职人员进行 应注意1 急件 密件先拆 2 应及时返回的情况 3 应立即向对方查询的情况 三 登记重要文件都要登记 登记的内容 文号 时间等 四 提出办理意见文秘人员根据来文的内容提出初步处理意见 供领导批办时参考 五 批办是指机关领导者对送批文件处理的批示 六 分送根据有关规定的领导的批示 将公文分送有关领导和部门 分送的公文分为要办理和仅供阅读两种 七 传阅根据领导批示 按照一定的程序将公文送有关领导阅知或者批示 二 承办发文处理 一 具体承办是公文制作过程的第一环节的工作 即拟写文稿 1 要理清公文办理的依据 2 先填写公文处理稿头表单 发文稿纸 稿头表单的作用及重要性 3 拟写文稿时要考虑的因素4 拟定文稿后要考虑的因素 5 具体承办的时间要求 特急件 急件 普通件 办理难度较大或内容涉及多个单位职能的 有时间要求的 职责范围内需要办理的 6 公文办理确有困难的 不属于本部门职责范围或不宜由本部门办理的处理办法 二 会签具体承办的部门在拟写公文文稿时 如文稿的内容涉及其他部门或其他国家机关的业务 应将文稿送到有关部门或其他国家机关征求意见或会签 1 对送签方的要求2 对会签方的要求 会签方的意见如何提出 3 对于其他国家机关主办 送机关会签工或签发的公文文稿的办理 三 公文的审核具体承办部门拟写公文的文稿后 应将文稿送办公厅 室 公文审核部门审核 审核的作用 是保证公文质量的重要环节 也是公文运转中不可或缺的环节 1 审核的两个层次 部门文秘人员自审与专职部门专审2 审核公文的注意事项3 修改方法4 处理分歧的方法 四 催办是保证机关公文办理效率的重要手段 一般由秘书部门承担 五 送签1 公文文稿由秘书或秘书部门送分管领导签批先副后主 先专后全 先低后高 先内后外 六 签发签发是公文定稿与批准发出的关键环节 是国家机关行使职权 决定公文生效的法定行为 三 发文处理公文文稿的发文程序及规则 一 复核在正式印制之前文书处理部门应当对送印的公文文稿进行复核 复核的重点是 对复核出问题的处理办法 二 编号 排版 三 校对 四 缮印印刷制作 五 用印印章是公文具有法定效力的标识 用印是标志公文合法的重要一环 由机要人员酌情用印 用印时应注意 1 除会议纪要外 凡外发公文均加盖发文机关单位印章 2 联合上报的公文 联合下发的公文 电传 4 内部单位的阅知件不用盖章 5 稿头专用纸和正本公文盖章方法6 用印要规范 六 封发封发应注意的事项 四 归档处理立卷归档是公文运转的最后环节之一 也是公文办理的归宿点 公文立卷 是对办理完毕的公文文稿原件及具有查考和保存价值的相关材料 按照其在形成过程中的联系和规律进行分类 组合 公文归档 是把分散在各部门 经办人员手中的公文文稿原件及具有查考和保存价值的相关材料 集中收集起来 经过立卷后交机关档案部门 五 清退和销毁清退是指公文处理部门按照有关规定 定期或不定期地将已将批办处理完毕的文件向原发文单位或机要保密部门清理缴退 由文书部门统一组织 清退和销毁的范围 频率 具体时间和要求 由文书部门根据上级机关的规