采购与付款流程

采购与付款流程1供应商选择a.对新的供应商,首先物资供应部提出新供应商物资试用申请表报质量保证部、技术部、生产制造部、分管副总审批，签字同意后对新供应商能力进行调查，调查以我公司现场考察后，供应商填写分供方调查表由供应部人员带回或者以传真形式填写后回复公司。b.新供应商物资回厂试用完毕后，物资供应部填写新供应商物料品种试用评估表报质量保证部、生产制造部对其送货质量、送货价格、送货的及时性进行评估，最后将结果报分管副总审批。c.审批同意后，物资供应部填写初选供方审批表报部门经理及技术中心领导签字确认，通过一段时间的物资采购质量、价格、送货及时性及售后服务等项目的跟踪，物资供应部填写供方评定评分表报技术部、质量保证部对其技术标准、售后服务及信誉进行评定，根据评定结果，如果符合合格供应商标准，物资供应部在最后填写合格供方审批报告报质量保证部、技术部领导签字确认。物资供应部最后将此过程中所涉及的评定表格归档，所有物料必须在已被纳入合格供应商范围内采购。d.物资供应部负责对供应商信息进行更新，当合格供应商公司名称、地址、账号、税号、联系人等信息存在变化时，供应商会传真函件至我部，传真上必须有该单位的法人章、公章，物资供应部依照传真对供应商信息进行及时更新，物资供应部依照相关要求，对现存业务关系的供应厂家及厂家信息进行整改，现已完成信息的更新工作。并由专人负责对信息进行及时更新，一般情况为3个月核对一次。e.供应部每年或每一年半对合格供应商的资质、供货及时性等情况进行评估，并编制供方调查表，并由供应部、技术部、质量部、生产制造部审核后在供方调查表上签字确认，并根据调查结果决定是否需撤销不合格供应商。物资供应部保存合格供应商的名单。2物料采购a.计控部每月月末根据销售合同编制生产计划，并根据生产计划编制当月的采购计划，采购计划需经技控部经理及其他相关负责人的审批签字。b.计控部根据产品图纸制定采购计划时需对应每一笔销售合同的施工令号下达采购计划。 供应部根据该施工令号审核该采购申请是否为采购计划内要求。c.供应部根据经审批的采购计划进行采购，并填写请购单，供应部经理审核请购内容是否与采购计划相符，供应商是否包括在公司的合格供应商清单中等，成本核算室负责人审核采购单价是否合理，审核无误后签字确认。d.公司在确定采购供应商之前均会由物资供应部及成本核算室向多方供应商进行询价，并经过比价选择最优供应商，主要物资按照价格表上与供应商协议好的价格执行采购，价格表由价格核算部经理签字确认，但供应商只和本方口头达成一致，并未在价格表上签字确认，而钢材及其它消耗性物资购进价格根据当天的市场价格来进行临时采购，供应部经理及成本核算室负责人审核比价结果，。物资供应部在新物料购买前，没有指定单一供应商配套件物资的采购过程，从整改日起开始保留了两家及两家以上供应厂家的报价单。e.计控部根据车间实际生产情况，制订出临时物资采购计划下达给物资供应部审核后进行临时采购，此计划为车间生产所需消耗品的采购。f.物资供应部经理签订合同前将采购计划上对应物资型号、数量及采购价格和合同进行对照，审核无误后在合同上盖合同专用章，合同审批表等同于公司要求物资供应部一直以来使用的物资请购单，只是名称叫法不同，在使用过程中所起到的作用是一致的，在与工作人员交流过程中也说明过此问题。g.物资供应部专员及时将当月归档合同录入K3系统，财务部审核合同录入信息的准确性，由合同计划管理室进行采购合同的签订和保管。当月签订的合同录入K3后，合同管理专员将当月签订的采购合同全部归档装订。h.采购物资回厂后，经公司质量保证部检验后，如不能够满足我公司质量要求的报废退回流程参见C4.8报废流程。3采购付款及记录a.财务部应付往来核算员接收到物资供应部门填制的请款单，并检查请款单上的核准人一栏有无供应部经理、部门分管领导、财务经理、董事长的审批签名，领款人一栏是否有供应部门经办人的签名，以上的审批签名缺一不可。如果是现金支付的单据请款单上应盖有现金付讫的红色印章；如果是通过银行支付的单据请款单上应盖有银行付讫的红色印章。b.应付往来核算员检查请款单后有无附购销合同，购销合同是否有供需双方盖讫的合同专用章，是否有委托代理人的签名，请款单上的采购明细及金额、销售单位、收款单位与购销合同上所列的是否一致。 c.支票及电汇单由出纳统一保存，出纳核对请款单上填写的支票或电汇单上收款单位、付款金额是否与请购单及购销合同上一致，审核一致后出纳进行付款。应付往来核算员检查如果是用支票支付的单据，请款单上有无贴附支票存根，支票存根上的收款人名称与请款单上的收款单位是否一致；如果是电汇的单据，电汇单上的收款人与请款单上的收款单位是否一致，电汇单上是否盖有银行受理的红色印章。通过以上审核程序无误后，应付往来核算员在出纳的银行存款日记账上与单据对应的登记栏上签名以明确责任。d.供应部的合同管理员将付款合同输入K3后，应付往来核算员通过接收到的付款单据所附的购销合同，对合同管理员输入的付款合同在K3上进行审核。通过对输入合同的单位与所列明细及金额跟实际合同进行逐一核对无误后在系统中签字确认审核。金蝶财务系统已设置为不允许根据电子收料单生成的电子发票金额超过采购合同金额。e.应付往来核算员对审核无误的付款单据进行账务处理。生成的凭证分录如下： 借方：应付账款-供应商 贷方：现金/银行存款/应收票据 每月月末，由总账会计在结转当期损益前在K3系统中对凭证进行逐一审核后在K3中点击确认完成审核。f.物资供应部门采购员将整理好的物资采购单据交给材料核算员办理交接手续，材料核算员在确认单据所附的增值税发票未过期后双方在登记本上登记签字以明确责任。g.材料核算员在收到物资供应部门填制的物资采购报销单后即时审核报销单上有没有报销人的签名，核准人一栏是否有负责报销手续的供应部长及部门分管领导的审批签名。h.材料核算员检查报销单后有无付请购单、购销合同、发票及收料单（第四联），请购单上的申报部门负责人一栏是否有部门领导的审批签名，物价部门审核一栏是否有物价部门的审批签名，购销合同是否有供需双方盖讫的合同专用章，是否有委托代理人的签名。请购单上的采购明细及数量、金额与购销合同上所列的是否一致，请购单上的销售单位与购销合同上的供方及请购单上的收款单位是否一致。发票一般应为增值税专用发票，如不是专用发票应在请购单上由物价部门做特别书面说明并签字，发票上每项物料的采购单价金额应与请购单及合同一致。发票上的每一项物料的采购数量应与收料单上的一致，或者小于收料单，但不能大于收料单。小于收料单的应对收料单进行分割，将多于的数量部分返回给经办人员并签收以便后期继续报销。发票所记载的数量大于收料单的应将单据退回经办人由其查明原因后补齐、补办手续或将发票退返供应商。核对发票的合计金额与报销单上的报销金额是否一致。材料核算员在审核无误的报销单上的核准人一栏上签字并送交财务部经理审核。C3.3.8i.材料核算员将财务部经理审核签字后的报销单收回并进行账务处理。材料核算员将K3中与实际的收料单对应的经过成本核算员审核后的电子收料单选中并生成电子发票。生成的发票的各项明细、金额、税额应与实际的发票保持一致，生成确认后保存审核，系统并与所选的收料单钩稽。通过生成的发票生成凭证。如果是以前期间办理入库手续的单据还应先根据收料单的第四联生成暂估冲回的凭证。 暂估冲回：原材料或低值易耗品 借方红字 应付账款暂估 贷方红字 正式入库：原材料或低值易耗品 借方金额应交税金进项税额 借方金额（此项如是普通发票则不会生成） 应付账款正常应付 贷方金额 因本期办理入库手续的收料单存在发票未回无法正常报销的