政府机关内部公务处理的电子化.ppt

1 第四章政府机关内部公务处理的电子化 政府机关内部公务处理电子化是电子政务的核心与基础 政府机关内部公务处理电子化及其地位电子政务首先是政府机关内部公务处理的电子化 政府机关内部公务处理的电子化既是电子政务的核心 又是其基础 电子化公务处理是对政府办公自动化的发展 三代办公自动化系统的发展电子化政府的一个基本的前提在于政府信息的公开化 政府所拥有的信息资源能够实现高度的共享 从而实现公共信息资源的加值利用 政府机关电子化公务处理系统概述 政府机关电子化公务处理系统的目标 1 建立机关内部通信平台和信息发布平台2 实现核心公务处理工作的高效化3 各种保障性工作活动的自动化 5 电子化公务处理系统的功能特性 电子化公务处理系统必须具备网络通信能力电子化公务处理系统必须具有强大的文档处理能力电子化公务处理系统必须具备多种共享方式和强大共享能力电子化公务处理系统必须有利于优化政府流程电子化公务处理系统必须确立有效的安全保障电子化公务处理系统应当与其他业务应用系统实现有效集成 6 电子化公务处理系统的基本类型 1 辅助型辅助型公务处理系统的功能主要是辅助机关工作人员完成日常常规性工作活动 辅助完成工作量大但工作难度不高的组织管理活动 比如文件的流转 档案的收集和管理 会议的安排等等 以分散式管理为主 7 2 管理型管理型公务处理系统大都是在事务型系统的基础上 由各种功能较完善的信息数据库和具有通信功能的多级网络组成 管理型公务处理系统能够集中处理机关日常运营所需要的数据 能对大量的各类信息进行综合管理 能基本满足机关内部 政府系统内部对信息的共享需求 能提高政府机关管理水平和决策能力 集中式管理 8 3 决策型辅助决策型公务处理系统是对管理型系统的发展 突出特色是具有决策方案比较等辅助决策功能 常常可以利用预先设计的决策模型辅助人们做出判断和决策 是目前最高级别的公务处理系统 9 电子化公务处理系统的应用 1 公文处理电子化公务处理系统均包含一个重要的子系统 公文处理系统 这个系统大致有三种类型 这三种类型的公文处理系统侧重点各有不同 分别以公文拟制电子化为特色 以机关内部公文流转电子化为特色 以政府系统机关之间公文传输电子化为特色 公文管理工作包括 收文 发文 检索 统计 归档工作 电子签章 用于文档盖章 加密 防止文档被篡改 符合公安部发布的 电子签章法 各种技术指标 通过公安部认证 功能包括 印章制作 文档盖章 身份认证 印章验证 文档锁定 文档保护 撤销盖章等功能 同时支持各主流厂家的电子签章系统 13 2 视频会议视频会议系统 VideoConferencing 有时又被称为 电视会议系统 就是指两个或两个以上不同地方的个人或群体 通过传输线路及多媒体设备 将声音 影像及文件资料互传 达到即时 互动的沟通 以完成会议目的的系统 视频会议系统的种类 视频会议系统在用户组成模式上分为点对点 2人 和群组视频会议系统 多人 两种 按技术实现方式上分为模拟 如利用闭路有线电视系统实现单向视频会议 和数字 通过软硬件计算机和通讯技术实现 两种 目前市场上的视频会议系统可以分为 软件视频会议系统及硬件视频会议系统 软件视频会议是基于PC架构的视频通信方式 主要依靠CPU处理视 音频编解码工作 硬件视频会议是基于嵌入式架构的视频通信方式 依靠DSP 嵌入式软件实现视音频处理 网络通信和各项会议功能 16 3 事务处理这里所称的事务实际上是一种狭义的事务概念 指政府机关公务活动中处理公文 参加会议 调查研究 面洽访察 宣传演讲 信息查询 资料分析 统计汇总 规划设计 核查审定等活动之外的 对这些活动有效性发挥保障性作用的活动中的一部分 如会议组织 处理来信来访 后勤服务等 事务处理过程是由数据收集 数据编辑 数据修改 数据操作 数据存储 文档生成等组成 17 4 日程管理电子化公务处理系统提供的日程管理实际上是一种对工作人员公务活动进行时间管理的工具 5 流程监控工作过程或控制点的监控 工作流来源于计算机支持协同工作原理 FileNet和ViewStar公司6 档案管理电子文件的鉴定 归档 检索 保管 18 7 信息服务政府机关内部公务处理过程中的信息服务 如信息检索等服务 8 决策支持从数据库中找出必要的数据 并利用数学模型的功能 为用户生成所需信息的系统 决策支持系统基本结构主要由四个部分组成 即数据部分 模型部分 推理部分和人机交互部分 决策支持系统的发展过程 9 信息资源管理有效地对不同的信息资源进行管理和使用 10 知识管理知识管理就是对一个组织所拥有的和能接触到的知识资源进行识别 并充分发挥其作用的管理过程 公文管理系统 公文是政府机关公务信息的主要存在形式政府机关活动对公文的普遍依赖 使公文处理活动成为各级机关内部各类工作人员的主要工作任务各类电子化公务处理系统都包括公文管理系统公文管理 收文 发文 检索 归档 20 收文管理 收文管理实现办公过程中与收文工作相关的全部办公业务 包括收文登记 收文拟办 核签 审核 批示 批复意见填报 收文办理 归档等工作 收文登记 对收文的各类基本信息进行逐项登记的工作 包括将收到的纸质书面公文进行数字化处理 使其成为电子公文 拟办 将待办公文通过系统转给拟办负责人 由拟办负责人通过系统签署处置意见 拟办完成后公文自动转入批办或还回公文管理部门 批办 相关负责人在系统上签署意见 批办完成 文件转到承办部门或返回公文管理部门 承办 待办公文传到承办部门或具体的承办人 如果不止一个部门可以成批发送 并对办理期限加以说明 相关承办人办理具体业务 监控 对公文现在在何处 办理的进度完成情况等由系统自动跟踪监督 以便公文管理部门及领导了解具体公文办理情况 21 22 收文管理与催办督办管理紧密相关 在收文登记的环节中 需要确认该公文的办理过程中是否需要督办 在收文拟办时 也可以对公文是否需要督办进行确认 但一旦在收文登记时已确认需要督办的公文 在后续的公文处理环节中不可以取消公文需要督办的性质 对于需要督办的公文 一旦其处理时间到达期限 即需要打印催办表 或由系统自动发送催办通知单对收文的经办人进行催办 公文监控 可在公文流程设置中 设置每个办理环节的办理时限 并对每份公文都有颜色标识 黄色 预警件 红色 过期件 也可根据公文表单上输入的要求办理时间进行预警和催办 同时系统自动发送预警消息和催办消息给办理人 或上级领导 上级领导可以督办下级的办理文件 并随时进行催办 23 24 发文管理 发文管理实现政府发文工作中的全部业务工作 发文过程中的审核与办文过程中的审核相同 经办人拟稿后送领导层层审批与会签 完毕后返回经办人 经办人送打字室编号打印 打印校对后付印 付印后送经办人 经办人送文件至行政部发行并归档 公文生成 公文撰写编辑进入系统 审核 进入系统的文稿经审核负责人审核后文件传回撰稿人修改 内外会商 对于需要有关部门会签的公文由公文管理人员按会商要求将公文发往有关部门签署意见 外部会商可采取其他途径进行 签发 公文发送到签发负责人处 由签发负责人签署意见并签名 同时确认或修改主送 报送 抄报单位 公文返回公文管理部门 分发 公文管理人员选择待分发的文件 分别发送 登记 发文处理中对发文的文件序号 文件类型等进行登记 公文进入发文数据库 25 26 电子签章 用于文档盖章 加密 防止文档被篡改 符合公安部发布的 电子签章法 各种技术指标 通过公安部认证 功能包括 印章制作 文档盖章 身份认证 印章验证 文档锁定 文档保护 撤销盖章等功能 同时支持各主流厂家的电子签章系统 公文检索 公文查询 查询时根据权限对所需的信息进行调阅 检索方式 目录检索 全文检索等 立卷归档 公文管理部门对已办结的文件进行筛选 归档 会议管理 会议管理模块提供了对会议资源 会议安排 会议纪要等的管理 提供了提前会议通知 会议资源查询 与会人员日程安排查询 会议邀请 会议信息查询及会议相关文档的归档等人性化的会议管理功能 车辆管理 车辆管理模块提供车辆和司机相关信息档案的创建 查看和管理 同时 车辆回场后 提供出车相关数据记录 统计报表出车记录的相关数据等功能 考勤管理 考勤管理模块提供班次定义 上班考勤并修改去向信息 免签管理 出差 请假等异常情况管理 考勤信息汇总 以及加班考勤与申述管理等功能 产生的考勤信息 加班信息可以在 薪资管理 中被调用 有利于健全单位的薪资制度 值班管理值班管理模块提供班次定义 排班管理 事件记录 调班管理 值班考勤 信息查询和统计等齐全的值班管理功能 电子公告电子论坛个人通讯录公共通讯录 督查督办 督查督办模块提供包括立项审批 立项分解 办件查询 办件跟踪 预警提醒 逾期催办等功能 实现了督查督办件的 全程追踪 加强了 事前监控 有效杜绝了 事后督查 的现象 去向牌 去向牌提供了人员去向状态定义 群组定义和人员去向状态查询等功能 用户可以查看单位其他人员的去向信息 并允许自定义自己关心的人员群组 对其去向进行跟踪 此外 去向牌还提供了去向委托功能 若该人员因故无法维护其状态 可以由去向委托人进行维护管理 知识管理 知识管理就是对一个组织所拥有的知识资源进行识别 开发 管理和使用 电子化政务管理系统的知识中心是单位知识信息总的存储库 它提供知识分类 检索等知识管理功能 决策支持系统 领导者 政府工作人员等在处理重要的工作事项中需要迅速及时掌握充分的支持决策的信息 从而做出正确决策 全面获取所需信息的时耗和决策要求的时效性的矛盾 即如何提高和保障从海量信息中及时有效获取到所需信息 并加工为可辅助决策的信息 决策支持系统有效地将决策信息准备和决策行为无缝链接起来 在政府工作中为领导者决策提供及时准确的信息 决策支持系统 信息获取 提供用户所需的及时 全面的信息资源 信息加工整理 将系统获取到的信息进行符合领导需求的各种加工整理 信息发布服务 提供多种信息服务形式 网页形式浏览 email查看 定向推送等 农业电子政务建设 大量的农业信息资源没有得到很好的开发利用 数据共享交换平台 为系统中各部门应用系统间的集成提供应用集成框架 提供为各系统间的信息交换共享提供数据处理和数据传递服务 各应用系统和数据中心通过适配器接入数据共享交换平台 外部系统与政务系统也通过适配器接入数据共享交换平台来实现与政务系统的相互访问 数据共享交换平台是农业部机关 省级农业厅农业数据中心以及其它政府机构实现数据交换的应用 它保证数据在各部门间的正确传递 一站通农业供求信息全国联播系统是指全国统一的农产品供求信息服务系统 是农业信息服务机构开展农产品供求信息服务的大平台从技术角度来看 系统采取 数据集中 分层管理 一站登载 协同发布 的大集中模式 系统的全部数据集中存放在农业部信息中心的数据库 在统一的计算机平台上将实现数据的共享和交换 功能特点 1 用户可以查看 发布供求信息供求信息的上传