第五篇_公文系统管理分册(行政部最终稿).doc

优艺国际环保科技（北京）有限公司 项目管理手册 UE-GLZD-001第五篇 公文系统管理分册（版本1.0）编 制 人: ISO委员会，高文婧 审 核 人: 高文婧 批 准 人: 孙礼敬 2009-4-发布 2009-4-实施优艺国际环保科技（北京）有限公司 目 录一、公司证照管理规定41.1目的41.2适用范围41.3管理职能41.4管理内容与要求4二、公文管理规定52.1 目的52.2 公文格式52.3 公文的分类52.4 公文的审批及签发62.5 公文的发放和接收及答复62.6 公文的存档62.7 备注6附件1：公司简称编码7附件2：部门简称编码8附件3 收件回执9三、规章制度管理办法103.1 目的103.2 适用范围103.3 管理职能103.4 管理内容与要求103.5 管理制度的发放，作废和存档113.6、管理文件的修改11四、外来文件的管理124.1 适用范围124.2 管理职能124.3 外来文件的发放，作废和存档12五、记录管理135.1 目的135.2 适用范围135.3 职责135.4 程序13附件：公文示范样本15一、公司证照管理规定1.1 目的 为了规范公司各类证照的管理，确保公司各项工作高效运转，特制定本规定。1.2 适用范围本规定适用于公司所有证照的管理。包括北京公司和各项目公司的法人营业执照、行业经营许可证、企业代码证、税务登记证、房产证、土地证及经营运转中所需的各类证件等。1.3 管理职能行政部是北京公司证照管理的职能部门。项目公司若无此部门，应委派专人负责管理。1.4 管理内容与要求1.4.1 证件主管人应负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销；证照的保管、登记、备案。在办理证照过程中有关部门根据职责承办部分事项和全部事项。1.4.2 证件主管人应对证照进行登记并建立清单。项目公司证照清单应到北京财务部备案，若有变更应及时更新。1.4.3 各部门如需使用证照必须经主管领导同意批准，说明使用范围和使用时间，办理使用登记手续后，方可携带外出。1.4.6 证件保管人需对到期的证件，提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人担负，并追究其责任。1.4.7 证件主管人因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清单”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后，二人均在“证件移交清册”上签字。 二、公文管理规定2.1 目的鉴于公司的重要文件日益增多，为了更好地进行公文管理，特制定以下公文管理制度。2.2 公文格式2.2.1. 文眉：文眉标题为XX公司文件，如：优艺国际环保科技（北京）有限公司鞍山分公司文件，用横线与正文隔开。字体为红色。2.2.2. 题目：注明文件的性质，关于XX的通知或申请。2.2.3. 文件编号：以北京各部门及项目公司为单位编号。编号方式如下：公司简称（见附件1）年份编号部门简称（仅限北京公司，项目公司不适用此项，简称方式见附件2）优艺环保X 年 X XX号2.2.4. 抬头：写清收文方。2.2.5. 内容：所通知或申请的内容。2.2.6. 落款：注明发文方及日期。2.3 公文的分类2.3.1. 请示：请上级部门指示和批准，用“请示”。2.3.2. 报告：向上级部门报告工作，反映情况、答复询问，陈述意见，汇报上级交办的重要事项的处理结果，不需批复的用“报告”。2.3.3. 决定、决议：对重要事项和重大行动做出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。2.3.4. 批复：答复请示事项用“批复”。2.3.5. 通知：传达上级部门指示，转发上级部门和不相隶属部门的公文，发布规章制度，传达要求下级部门办理、周知、执行的事项，聘任人员等，用“通知”。2.3.6. 通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，用“通报”。2.3.7. 函：不相隶属的部门之间互相商洽工作，询问、答复问题，向有关主管部门请示批准和答复审批事项，用“函”。2.3.8. 公告：向外界达知情况，用“公告”。2.3.9. 意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。2.4 公文的审批及签发公司重要公文发出前必须由总裁或各部门负责人审批并签字确认，项目公司由项目经理审批签发。2.5 公文的发放和接收及答复2.5.1. 发文方可先以电子邮件或传真形式将文件发送至相关部门，以保持文件的时效性，但需于三日内将公文原件寄出，可以挂号信形式，或随其它文件一起快递至收件方。2.5.2. 发文方还应在公文后附一份收件回执，收件方在收到文件后，应在第一时间签字确认，并以传真或电子邮件方式发回发件人存档。2.5.3. 对于请示类公文，收件方应在收到文件后七日内，做出答复，并抄送相关部门。如果收件方认为需报上一级批准，则将公文转报上一级批复后给予答复。2.6 公文的存档2.6.1、 发文方和接收方均需将公文按编号顺序存档，由专人负责保存，发文方还需存档收件方已收到文件的确认，以便查阅。2.6.2、 任何正式公文均需抄送行政部存档。2.7 备注公文原件必须是红色信头，若各项目公司无彩色打印机，可印制红色信头纸，再用红色信头纸打印。附件1：公司简称编码北京：京鞍山：鞍丹东：丹阜新：阜佳木斯：佳鹤岗：鹤新乡：新焦作：焦聊城：聊潍坊：潍吉安：吉邵阳：邵郴州：郴湘西：湘南通：通附件2：部门简称编码总裁办：总办法律部：法财务部：财运营部：运人事部：人行政部：行市场部：市附件3 收件回执收件回执发文方:文件名：文件号：发文日期： 收件人签字三、规章制度管理办法3.1 目的为健全和完善公司规章制度管理，确保公司各项规章制度符合国家有关法律法规和相关规定，建立规范标准的规章制度体系、公司制订了企业规章制度管理办法。3.2 适用范围办法所称的规章制度是指公司根据国家有关法律法规制定的，用于推动、引导、规范和保障公司生产经营管理活动的规范性文件，包括“制度”、“办法”、“规定”、 “手册”、 “条例”、“导则”、“细则”等。3.3 管理职能3.3.1、项目公司和北京公司各部门是自身编写文件的管理部门，行政部是北京公司级管理制度的管理部门，其职责是：（1）负责组织有关部门建立健全管理制度。（2）负责公司各种管理制度的分类编号。（3）负责主办或会签颁发及废止有关管理制度或文件（4）行政部负责北京公司各部门管理文件备案。3.4 管理内容与要求3.4.1、北京公司级管理制度应编号，由行政部发放编号，编号方法如下：UEEV一GLZD一 文件编号 管理制度代码 公司名称代号3.4.2、所有管理制度应编制版本号，版本号编号方法：例如：版本1.0，换版后变成版本1.1。3.4.3、管理制度的编制或修编（1） 管理制度(包括规定、办法等)在编制或修编前，应广泛搜集上级有关的法令、法规、政策、条例等资料，结合本公司实际进行分析研究，做到上级规定在本公司制度中具体化。（2） 编制制度文件应包含如下要素：名称、版本号、正文、批准人、实施日期，以本手册为例。（3） 项目公司自身编制的制度，制度名称中要有项目公司名称，可以采用缩写方式，例如“潍坊公司车间管理制度”（4） 公司管理制度定期修编工作由归口部门负责，发布后到行政部备案，同时将原制度予以废止。3.4.4、编制制度文本要求所有文本的字体需为宋体，一级标题为小四加粗字体，二级标题为五号加粗字体。内容为五号字不加粗，行距为1.5倍。3.4.5、审批权限北京公司部门管理制度由部门主管批准，北京公司级管理制度由总裁批准，项目公司自身编制的文件由项目总经理批准，有规定的报北京公司相关部门批准。3.5 管理制度的发放，作废和存档3.5.1、发放：北京公司级管理文件发放应编号，并填写发放记录，由行政部负责发放。其它管理制度由归口部门负责发放。3.5.2、作废：发放新版本管理文件时，旧版本文件同时作废，文件归口管理部门负责监控，以保证有效文件得到执行。对于发放目的不是用于使用的，比如，对政府部门、用于参考发放的，不予控制。3.5.3、存档：制度由归口管理部门存档，北京公司各部门制度清单应到行政部备案并及时更新。行政部须对作废的北京公司级管理文件以电子版形式留档。3.6、管理文件的修改3.6.1、管理文件修改后应更新版本号。3.6.2、修改后的管理文件应由原文件批准人或其授权人批准，方可发布。四、外来文件的管理4.1 适用范围公司遵照执行的外来文件，包括环评、可研、物价政策等政府文件和法律法规，等等。4.2 管理职能项目公司和北京公司各部门分别管理各自相关的外来文件。4.3 外来文件的发放，作废和存档4.3.1、接收：外来文件由归口管理部门接收。4.3.2、发放：外来文件由归口部门负责发放。4.3.3、作废：发放新版本文件时旧版本文件同时作废，归口管理部门负责监控。4.3.3、存档：归口部门负责存档。项目公司所有外来文件清单应在运营部备案。五、记录管理5.1 目的对以形成文件的记录表格的填写、传递及保存做出规定，为管理体系运行的有效性提供证据。5.2 适用范围适用北京公司及项目公司运行体系所使用的所有记录。5.3 职责各部门及各项目公司相关人员：负责职责范围内记录的填写、收集、保存工作。5.4 程序5.4.1、 记录则主要采用书面文档形式和电子文档形式予以实现。5.4.2、 填写（1）记录所有栏目必须填写完整、及时，内容真实、清晰、有效。（2）记录必须有填写人及填写日期。（3）记录不可更改，只许更正，更正时不能涂抹，可采取划改，更正后应签名并注上日期。5.4.3、 记录版本的控制（1）所有记录应编制版本号，版本号编号方法：例如：版本1.0，换版后变成版本1.1。外来记录必要时应编制版本号。5.4.4、 记录收集与保存（1）各部门应建立本部