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采购员的工作内容 引导语：一个采购人员无论级别多高，归根到底也是采购员，一个采购员的工作内容有三个方面：物料供应、成本控制和库存水平控制。下面是为你带来的采购员的工作内容是什么?希望对你有所帮助。 采购员工作的基本流程 随着社会技术飞快进步和商业环境快速变化，企业和供应商的关系在不断调整，传统的供应关系也随之发生改变，采购人员被要求了解更多的技术信息和市场行情的变化，其对公司的影响也越来越大。 在欧美和台湾的大部分企业中，采购人员被分为两种：采购员(Buyer)和采购管理(sourcing)。前者主要从事传统的工作，包括需求与订单的处理、交货期的控制，称为purchasing;后者更多侧重于市场上技术和成本的变化，负责供应商控制、评估和开发，称为sourcing。在实际的工作当中，采购员和采购管理的工作常常无法完全区分开来，部分中小规模的企业常常按照采购物料的种类，把近似物料的purchasing和sourcing划归同一人管理。 从职业发展的角度来看，从事采购管理工作是每一个想晋升为采购经理的采购人员必须要做的;可以说，采购管理是采购的核心，是采购员必须练就和提高的能力，也是商业和技术的发展对采购人员提出的要求和挑战。优秀的采购人员必须要同时熟悉商业规则和工程技术的发展现状，是合格的工程师，更是优秀的商人。从这个标准来看，目前很多采购人员都需要更多的提高。企业应招聘更稳定、优秀的人才进行培养。 采购员工作基本内容 一、供应商的评审、物料的及时采购、跟单员工作的安排与考核、与供应商对帐，并对分管的工作承担责任。 二、每日应到物料的及时跟进与确认、物料帐目的记录及核查、协助处理来料异常、并对分管的工作承担责任。负责本部门工作安排，督导其执行效果，本部以及与其相关部门的沟通协调工作，并对分管的工作承担责任。 三、单据的收发、订单的接收及结果情况的跟进、文件资料的收发、管理。依相关部门的要求计划，确保生产用原材料、辅料的准时到料，并确保来料的质量符合公司的质量标准要求。 四、协助公司进行采购成本控制，不定时的向厂部总监汇报采购工作的运作情况。 每个企业都有自身不同的采购模式，一个采购员一般需要几年或者更长的时间才能够成为一个合格的采购人员。 一、请购程序的分类 整个采购部的工作是从请购开始的，请购一般分为两类，一是总仓库需储备各个部门使用的物品，凡仓库储备的物品均由仓库领班提出补货申请;二是仓库储备以外的物资由各使用部门直接填写请购单，提出补货申请。 酒店财务设有总仓，为什么还允许各个部门提出补货申请? 酒店餐饮的很多东西都没有可贮存性。如果全部放在总仓里面，仓库维护成本会很高，而且酒店厨房一般情况下也必须有现货贮存，领取的原材料也要经过粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以厨房每天的原材料是由厨师长前一天填写请购单，由指定的供货商发送新鲜的材料到酒店，经由仓库的验收小组、厨房指定厨师对其进行数量、质量的验收。 除此之外，还有另一种采购叫做紧急采购。有些物品不经常用到或者用到的数量少，仓库没有贮存。当需要使用的时候由使用部门直接填写请购单申请，通过财务验收，然后领取。 总仓在申请之前须认真核查库存量及消耗量，同时结合月度采购计划填制请购单，然后由对口使用或管理部门确认补货品种和存量，由成本主管核准。 仓库储备以外的物资由各使用部门提出采购申请。申请时须送仓库确认是否有该项储备，或查询仓库多余物资中是否有代用品。 【案例】新上任经理须核查库存量 某部门新上任经理，必须到仓库确认备用物资。 各种鲜活食品如海鲜、肉类、蔬菜、水果、乳制品等，根据各厨房明日经营所需，由各厨房于每天下午三点前填写每日购货表，由行政总厨审批后交采购部执行。 二、请购单的填写时间 零星采购申请须提前10天填妥请购单，整个流程，从总经理的审批，通知供应商或者采购部直接到市场采购，这个过程尽量一个星期内完成。总仓定制物品(物料)须提前30天申购，且必须注明需到货日期。这样可以便于安排供货商的生产及送货周期。酒水饮品要求供货商每一个星期送1到2次货物，有效保证仓库周转率的完成。 思考：对于印刷品的采购，采购部应该如何控制? 注：所有请购单须经财务总监审核、总经理批准后，由采购部执行(每日厨房直送购货除外);紧急采购可报总经理批准后直接采购。只有采购部人员方可下达采购指令。 第二章定价程序 一、库存物料品的定价 对于库存物品的采购，酒店一般都有固定的供货商，那么如何确定供货商呢? 首先采购员须提供三家以上供货商报价，经权衡物品价格、质量、送货日期等，由采购经理报财务总监审定，财务总监审定后确认供货商，报总经理备案。 对于采购员所提供的供货商，使用部门、财务部要对其所提供的产品进行背景调查，对产品的价格、品种、信誉，尤其是同行对供货商物品的使用回馈信息等做相应的评判，可以要求供货商说出他们的产品对哪些酒店提供服务，可以和同行的使用人员进行交流，清楚供货商的具体情况。最后使用部门、采购部门和财务部门共同抉择选用哪家供货商的产品。 二、餐饮原材料的定价 厨房原材料因为季节因素价格波动非常大，成本控制相应的也有些难度。 供货商直送厨房的海鲜、水产、家畜、肉类、水果、粮油制品等，实行15天报价审批制度，报价时间每15天一次，执行期每月26-10日、11-25日;报批时间每月10日、25日。 采购部于报批时间前分类填好供货价格审核表，包括供货商报价、采购部核准价及供货商联系资料，交行政总厨确认签字、交成本主管审核;成本主管根据历史数据、市场调查，审核价格或做出价格调整，交财务总监批准后执行。批准后的审核表应发行政总厨、成本、收货、供货商、采购各一份。收货部凭此检查进货价格。 厨师长应掌握市场价格变化信息，经常与采购部保持联系，对降幅较大的菜类应大力推销，以最低的成本提供每周特价菜肴。 第三章采购程序 所有有效的请购单到达采购部后，采购部按请购单上报先后顺序，分轻重缓急安排采购计划。 一、采购物品到货周期 每日直送类菜食须请供货商于当日上午9：30之前到货，员工食堂菜食9：00前到货。为避免员工食堂跟营业中心的厨房之间验货冲突，员工食堂尽量8：00前验货，然后是营业中心厨房的验货。 注意：员工食堂跟营业中心厨房的原材料是同一家供货商送货，要避免验货中间发生错误。根据员工食堂和营业厨房的原材料验收标准，请供货商分类放置原材料，然后按照顺序依次验收员工食堂、营业厨房的原材料。 仓库补货 10天内到货，10天内到货是指在预留30天货物周转量的前提下。 其它市内零星或市场采购 一周内到货，原则上三天到货。 本市以外市场采购 20天内到货。 需定制或国外采购 按供货商的最短周期计算。 紧急采购 采购部须尽最大能力满足要求，保证供应。 二、请购单的注意事项 请购单一式四联，落实采购计划后，采购部须将请购单分送收货部，以便做好验货准备。 酒店需要相关部门一起做好验货工作，对于厨房直送原材料，各厨房厨师长(或指定负责人)包括员工食堂负责人，必须每天到收货部验收质量;对于工程材料，工程部参与验收质量，财务部则负责验收数量、价格。 第四章收货程序 一、请购单作为收货凭证 验收员必须根据已获批准的请购单、合同清单复印件等，由采购部根据不同到货时间，交收货部作收货凭证，无任何收货凭证的货物，验收员有权拒收。 如果没有经过验收房的验收，酒店的供货商却直接将物品送到使用部门，那么供货商将没有收货凭证作为收款依据，财务也不认可供货商将货物直接送到使用部门。 二、被验物品的审核 被验物品的品种、规格、质量、数量必须与随货凭证、被批准的请购单相符，包装的食品原料应注明厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、质量标准、包装规格等;进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收;送货数量上下浮动不得超过10%。 【案例1】餐饮原材料的审核 供货商在送原材料鸡的时候，鸡的重量为1.5斤，上下浮动不得超过10%的意思就是供货商所送鸡的重量范围在1.35-1.65斤之间，不能超出质量范围造成成本失控。 【案例】员工制服的定制 对于员工制服在签订合同之前，进行对面料、款式等的选定，要封存小样以便最后验收货物时参考。 三、收货时间 入库物品由仓管员在收货单上签收并将货品入库储存;部门急需物品到货，仓保员须马上通知使用部门。 厨房直送原材料或其他部门直送物品到货，直接通知相关部门领货。每天上午的直送物品，收货部须于每天下午3：00前完成收货记录;下午的直送物品，须于下班前完成收货记录。 行政总厨或部门负责人须及时在收货记录上签收。收货部须于第二天上午将收货记录送成本办;成本办凭各部门负责人或指定收货人的签名收货记录，作为部门成本费用入帐原始凭证。 第五章采购管理中应注意的节点 采购物资的变动 酒店购入物品，一旦确定了颜色、款式、用料、价格等，原则上不得更改，如有变动，应报总经理批准。 供应商的更换 确定每天鲜活类供货商必须慎重，应经过一段时期考察，其供货的质量、价格、时间都符合酒店营业要求情况下，签署供货协议。对不能保质、保量、按时供货的，使用部门可以提出更换供货商的