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基本销售技巧2 销售过程中的书面交流 1 销售过程中的书面交流学习目标 1 知道书面交流在销售的重要性2 知道怎样书写你的函件3 知道怎样更好的使用电子邮件进行交流 2 一 书面交流的作用 案例 坎德拉是美国某汽车公司的销售经理 他从事销售工作已经有10多年 在他所处的行业中具有很高的威望 认识他的顾客认为他是一个热情 工作认真而又诚实的人 在这10多年的销售中 他与无数个顾客建立了深厚的友谊 当别人问他为什么会如此受到顾客的信任时 他说道 要取得顾客的信任 首先 你必须是一个诚实守信的人 然后你就能够成为顾客的朋友 坎德拉平时注意收集有关顾客的信息 在每年的圣诞节或生日的那一天 都会寄给他的每位顾客一封热情洋溢 封装精美的信件 许多顾客收到这样意外的信函 都很感动 他们中的大多数人都成为坎德拉最忠实的顾客 3 为什么要使用商业信函 在哪些场合需要使用商业信函 并把它们写在以下的表格中 在销售过程中要用到商业函件的地方有1 2 3 4 二 你的书面交流能力如何 5 计分规则 6 三 书写你的函件 销售信的写法说明性信函的写法 7 1 销售信的写法 每封销售信都应该包括四阶段的要素A 引起注意 Attention I 激发兴趣 Interest D 做出决策 Decision A 导致购买行动 Action 8 销售信的目的是向他表明你在出售的为何正是他所需要的东西 在销售信中 你应该 向收信人说清楚 他将如何从你写到的服务项目或产品受到益处 要个人化 在信中用 您 和 您的 词语 说明产品或服务项目时要清楚 如果认为合适 可以提到你们双方都共同了解的某个人作为引证 向收信人提及你要打电话给他或拜访他 让他有思想准备 这是你的销售货物之事 所以别把主动完全让给收信人而使自己处于被动 9 销售信书写的标准 1 销售信应遵循普通商业信件的视觉格式 其涵盖的内容应以如下顺序依次展开 标题或寄件人地址 寄件日期 信内地址 与信封上的地址保持一致 问候 正文 礼节性的结尾 打印的寄件人姓名 亲笔签名和附件的标注 如附件数量较多的话 10 2 在整页信纸上 新的布局必须合理 首先 应以对称的空白边框环绕于整封信的周围 日期与称呼之间留3至5行空白 其次 称呼与问候以及问候和信件正文的起始段之间留一行空白也是必须的 最后 在最后一段与礼节性结尾之间也应保持有一行空白将其区隔开 此外 段落内空格的使用也是非常必要的 11 4 大多数的销售函件通常最少由三段组成 第一段阐明写这封信的原因所在 第二段对信中所提及的产品利益做一概括性总汇 第三段则进一步指明顾客或销售人员或两者下一步该如何去做 3 商务标点符号的正确应用包括 问候后面用冒号 礼节性结尾后用逗号 12 2020 2 7 13 5 正确地语法和拼写必须贯穿整封信件始末 商业信件应能提供与顾客建立更为巩固的关系以及促进交易的机会 不合理的布局 错误使用的标点符号及拼写或者缺乏说服力的内容会在读者心目中产生负面影响 进而在产品销售方面造成重大损失 14 6 第一人称 我 的使用应尽可能降到最低程度 为了使整封信自始至终都聚焦于顾客需求 诸如 您 和 您的 这样的人称代词的使用应贯穿全信 15 书写示例 X先生 您好 你的健康是您最宝贵的财富 既要保护健康也要增进健康 这样做您会延年益寿 良好健康之根本是经常锻炼 但是 达到锻炼目的的最令人讨厌的方法之一是做俯卧撑 仰卧起坐和弯腰 您对自己说过多少次要注意身体 结果多好的决心在一周枯燥无味的日常工作之后渐渐失去了 我们有您在找的答案 游泳是现有锻炼项目中最全面的一种运动 身体的每个部位的肌肉由于反抗水的阻力而活动 你的游泳无论是娱乐和放松还是用力和竞赛 您都使身体得到必要的锻炼 除此之外 游泳是一种需氧活动 使肺部吸入空气及使血液得到氧气的运动 请来同我们一道游泳 上班前 午餐休息时 下班后或在宁静的黄昏 每周游泳两次到三次 会增进您的健康 改善你的精神状态 增加生活情趣 我们设有年度游泳证 短期游泳证和宾客廉价优惠卷等 游泳之后 在我处日光室休息 尽情享受我们的蒸气浴室 我处设施男女皆可使用 我处的快餐馆和色拉酒吧日夜营业 我们的收费合理 设备优良 这些您一定会感到满意 同时 您一定会更加健康和更加充满活力 欢迎光临享受一周免费游泳 请持此信前来为您及您的宾客登记免费游泳 致礼 安娜年月日 16 2 说明性信函的说法 这封信应该怎么写 我们可思考如下的问题 事实上 在你写每一封信函之前 你都应该先回答以下的六个问题 17 收件人是什么人 这封具体的信函有哪些特点 假如收件人不止一个 每个人之间有什么差异 你写作的目的是什么 你的信函中必须包括哪些信息 怎样论证支持自己提出的观点 什么理由或读者受益点会说服收件人 你预测收件人会抱有什么目的 信函中必须注意克服或低调处理的负面信息是什么 整体情况中的哪些因素会影响收件人的反应 经济 公司的信念 寄件人和收件人的关系 18 尊敬的顾客 放心 我们已经收到了您的支票 我们公司使用计算机处理来往的帐单 由于收到客户付款和输入公司计算机入帐之间总是一段时间差 有时 一方面是客户付款的单据正等着输入电脑 另一方面是公司的计算机已经发出逾期付款和取消享受保险的威胁信 过于消极你不应该担心你的保险被取消 因为我们规定在最后一张保险金帐单发出后30天才开始停止客户享受的保险项目 并通过法律传票的方式通知客户 如果您想购买更多的保险 请联系IFI公司在你当地的代办处 我们将很高兴的帮助你 你真诚的朋友 XXX年月日 这种解释使公司的形象不佳 这一点需要从正面论证 本段作为读者受益处不够详细 且缺乏换位思考和强调正面的方式 19 四 电子邮件 信息时代的宠儿 1 使用电子邮件 内容要严谨 2 所有创作好的商业信函的原则和方法仍然适用于电子邮件的写作 3 注意检查文章的语法及正误 及信息内容 4 反复复读后再发送 哈哈 有了电子邮件 方便多了 20 电子邮件中的主题句 电子邮件中的主题句比信函或备忘录的主题句更重要 主题句必须具体 简练 重点突出 有的电子邮件用户每天收到很多的电子邮件 以至于看到不认识的作者或没意思的主题句的邮件 他们干脆省略不读 因此 当有好消息要传达时 一定在主题句中提及 21 电子邮件的格式 绝大多数的电子邮件系统一开始就会提示关于收件人的地址和主题句的内容 计算机则自动将日期 发信具体时间和发信人的地址填在邮件上 试着给自己发一封邮件 你会看到写信时屏幕显示内容和收件人看到的显示格式之间的关联 虽然在邮件的结尾没有要求你写上日期 但你应该养成按照函件的格式来写的好习惯 22 电子邮件的礼仪 在使用电子邮件时 应该遵循以下原则 做一个好的 网民 1 可以用黑体强调一 二个词汇 但把整篇文章都用黑体 就如同对人家大吼大叫一样无所谓 2 不要用电子邮件发表愤怒的信息 假如同某人发生了冲突 最好面对面的解决问题 不要利用这种电子通信的方式 3 一定将对方真正需要的信息传送给他