内业管理实施办法.doc

威 海 市 公 路 改 建 工 程 建 设内业管理实施办法威海市公路管理局二一年四月目 录第一章 总则.1 第二章 组织与职责.1第三章 资料整理细则.1一、资料整理一般要求.1二、会议记录一般要求.2三、现场记录一般要求.2四、试验室记录一般要求.5五、计量与支付记录一般要求.5六、工程照片一般要求.6七、资料归档原则.7八、工程文档精细化管理措施.8九、行政公文格式及印制管理标准.9第四章 竣工文件立卷归档编制细则.12一、术语.12二、组卷要求.13三、卷内文件的排列.13四、案卷的编目.14五、卷内目录、件内目录的编制.17六、卷内备考表的编制.18七、案卷装订的要求.18八、档号章.20九、竣工图编制要求.20十、照片、录像档案.21十一、资料提交份数.22十二、卷盒要求.22十三、公路工程文件材料的交接.22十四、评定标准及单位、分部、分项工程的划分.23十五、建立临时档案室.23第五章 建设单位竣工文件编制细则.24第六章 施工单位竣工档案编制细则.28第七章 监理单位竣工档案编制原则.46威海市公路改建工程内业管理实施办法（试行）第一章 总则一、为规范我市公路改建工程项目文件材料立卷归档工作，提高我市内业资料管理水平，根据山东省交通厅及省交通厅公路局山东省公路工程项目文件材料立卷归档实施办法，结合我市实际，制订本办法。二、本办法适用于我市路网改建及养护大中修工程。公路工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工到竣工使用全过程中形成的，具有查考利用价值应归档保存的文件材料均应按本办法归档。第二章 组织与职责公路工程建设、勘察设计、施工、监理等单位，应按照国家对项目档案工作的有关要求，明确各自职责，把公路工程内业资料管理工作作为项目建设的重要组成部分，纳入公路工程项目管理，成立项目内业管理工作领导小组，配备专人负责公路工程项目文件材料的收集、整理和立卷归档工作，保证项目建设与项目档案工作同步进行。第三章 资料整理细则一、资料整理一般要求1、资料所反映的工程情况和有关合同内容必须真实、准确、齐全、完整。2、资料必须以规定表格填写。3、资料的制作应有利于长期保存、不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔填写或复写。4、资料应签署齐全，签章有效。项目办、监理处和项目部的资料应加盖各自有效的公章。5、资料编号应规范，符合常规，使用阿拉伯数字编码，体现承包合同段号、顺序序号、发文字号，符合公文要求。6、资料应保持页面整洁、字迹清晰、不得随意涂改。7、资料尺寸统一，全部使用A4型纸张，竣工图纸用A3型纸。8、资料的签发手续应符合合同规定，任何一方不得无理拖延或扣压。9、所有文件、资料的签署必须为相应负责人本人签字，不得代签。二、会议记录一般要求由业主或监理人员主持的会议应有专人记录，并形成纪要，分发有关与会者、单位。会议纪要应包括：1、地点、时间、会议主持人；2、出席会议人姓名、职务及所代表单位，应有与会者签字确认；3、会议发言人姓名及主要内容；4、形成的决议条款；5、决议由谁执行和何时执行；6、未解决的问题及原因。三、现场记录一般要求每位施工、监理人员应根据自己的分工和职责，详细真实的填写施工日志、监理日志、巡视记录、旁站记录，应连续记录，不得间断，若工程发生停工现象，必须将停工原因、停工和复工时间记录清楚。每月一汇总，每月一装订，每月底在项目部、监理处驻地封存。1、项目部技术人员施工日志填写要求：1）施工日志主要内容应包括当天的天气情况、气温、工作内容、施工投入人员、机械设备和材料进场情况、工程存在问题及主要协调事宜、其它方面问题。2）具体填写要求：（1）工作内容：应包括当天的工作计划安排；当天完成的施工段落（部位）及工程数量；开始和完成工作的时间以及施工过程中出现的技术问题和采取的处理措施；自检情况，报检情况，监理验收情况，检测数据，是否合格等。（2）施工单位投入人员、机械设备和材料进场情况：应记录当天施工段落投入人员、机械设备和材料进场数量、是否满足工程需要；现场的施工机械和备用机械完好率是否满足工程要求；记录每批材料的到达时间、来源、数量、质量、存储方式和材料的抽样检查等。（3）工程存在问题及主要协调事宜：应记录该工程还存在哪些问题未能解决，影响工程质量、进度的主要原因及如何协调解决等。（4）工程其它方面问题：主要记录领导检查工地提出的意见和要求、有无阻碍施工现象发生等情况。2、监理人员监理日志的填写要求：1）监理日志主要内容应包括当天的天气情况、气温、工作内容、工程质量控制及检验情况、工程其它方面问题等。2）具体填写要求：（1）工作内容：应详细记录当日完成的监理工作内容、施工单位人员机械设备投入情况、工程进展情况及现场负责人、施工现场主要存在的问题、整改措施及整改结果等。（2）工程质量控制及检验情况：应详细记录工程质量检查具体部位、内容、方法、频率和结果，对不符合规范要求的项目，提出处理措施，并记录处理结果。（3）工程其它方面问题：主要记录领导检查工地提出的意见和要求、有无阻碍施工现象以及其它与工程有关等情况。3、根据公路工程施工监理规范（JTG G10-2006）的要求，各监理处监理人员应认真填写工程项目巡视记录表、工程项目旁站记录表。工程项目巡视记录表主要由项目工程师及以上人员巡视工地时填写，工程项目旁站记录表主要由旁站监理人员填写。所有记录应详细，并每月底汇总归档，在各监理处封存。1）工程项目巡视记录表应认真填写施工单位、合同号、巡视监理、起讫时间；巡视范围、主要部位、工序；施工单位主要施工项目、人员到位、工艺合规性简述；巡视人员主要巡视数据记录；巡视人员发现的问题及处理情况简述等内容。2）工程项目旁站记录表应认真填写施工单位；旁站监理；质检人员；到场时间、离场时间；天气情况；旁站工序或主要工作内容；施工过程简述；监理工作简述；主要数据记录；发现问题及处理结果等内容。4、施工日志、监理日志的签认：1）施工日志的签认：项目部技术人员的施工日志由项目经理或总工每周签认一次；项目部专业工程师及以上人员施工日志由总监每月签认一次。2）监理日志的签认：监理人员的监理日志由总监每周签认一次。四、试验室记录一般要求除正常试验报告外，还应包括以下内容1、试验台帐管理：各试验室均要建立试验台帐，试验台帐分两部分，即仪器使用台帐（每台仪器一本）、试验登记台帐（记录原始数据，能充分反映试验过程的真实性，该资料按试验项目分类保管，作为项目办、业主工间检查时的凭证）两部分。2、试验原始数据管理：试验原始数据要使用试验表格认真填写，边做试验边记录，结果应计算完整、准确，严禁涂改、编造，试验人、校核人均应在原始记录上签字，不得代签、漏签。原始记录应妥善保管，以备核查，不得丢失。3、试验频率的管理：各项试验的抽检频率必须严格按照国家现行规范、规程、质检标准的规定执行，。4、外托试验管理：对预应力材料、特种水泥等，施工单位、监理单位无条件或无能力进行检验而需外托的试验，监理单位应事先通知项目办，视情况而定是否派人参加，实行三方共同旁站。五、计量与支付记录一般要求计量以监理工程师形成书面认可的工程量净值的清单及附属资料，作为支付的依据。为了避免计量和支付工作发生错误，计量和支付记录要建立台帐清楚地显示出曾计量和支付的项目和数额。合同计量工程师和专业工程师负责对所管辖工程项目签署工程量确认单，并各保存一份；其签认的依据是现场记录和检验结果，必须认真地审核工程量确认单中所列的工程量的正确性。计量工程师收到承包人的支付申请后，应根据支付申请的附属资料和有关资料进行检查核实，如有重大问题，应尽快到现场或向专业工程师核实，使之与各专业工程师的有关记录和工程实体一致。计量工程师应保存每一期支付证书及附属材料。六、工程照片一般要求照片是作为档案材料永久性保留的历史资料，拍摄中应适时反应工程实际状况。有关照片内容：1、科学试验为确保各种施工工艺而做的试验路段，桩的承载试验，梁、板的试验等；新工艺、新材料使用所做的试验等2、工程质量能体现出高质量的路基、路面及桥涵构造物的总体或分部，反映出构造物宏伟精致、美观的特色；对工程质量较差的项目，指令承包人返工或须补强的工程完成前后对比；能体现不同施工阶段的构造物照片；现场质量检验操作和工程质量的确定或有分歧的照片；原材料不合格的现场或清除后的照片。3、能证明或反映未来引起索赔或工程延期的特征照片；能向上级反映将引起影响工程进度的照片。4、工序控制5、隐蔽工程被覆盖前的构造物的基础工程；路基地表清理现场（典型地段）或过湿地段处理现场；台背填土及结合部的实施情况；重要项目钢筋绑扎、管道成型情况；灌注桩砼浇注、梁板吊装、预应力张拉等。6、工程事故工程事故现场及处理事故的报告；工程事故的处理和补强工艺，能证明确实保证了工程质量的照片。7、监理工作重复工序的旁站监督和现场监理验收工作实况；工地会议及参与承包单位的业务讨论会等；被承包单位采纳的建议，证明确有经济效益及提高了施工质量的实物。七、资料归档原则监理处资料归档应符合档案法和业主竣工资料整理办法的要求。内容完整、详细，以便很快查出任何已归档的资料。归档资料大致有以下几种：一般往来函件、监理月报、计量支付资料、合同管理资料、技术资料、试验资料、工程照片等。1、一般函件1）与业主来往的函件按问题归档。2）与承包人来往的函件按问题归档。3）其它函件，包括与项目办、市（区）有关部门等来往的函件按问题归档。4）驻地监理工程师主持或出席的所有会议记录应按日期归档。2、监理报告1）驻地工程师监理报告应按次序归档。2）专业工程师监理报告应按次序归档。3、计量和支付资料1）每月计量和支付申请证书，包括其附属资料每月按编号归档。2）专业工程师每月提供的计量与支付有关的资料应按月份归档。4、合同管理资料1）承包人对延期、索赔和分包的申请，批准的延期、索赔和分包文件及变更、索赔台帐按编号归档。2）现场监理人员采取紧急措施发出的书面指令及最终指令应按时间、项目归档。5、技术资料承包人提交的技术资料应分项归档6、试验资料1）监理试验室所完成的试验资料按过程分单元归档。2）承包人所报试验资料按分类、分项目、分单元归档。7、工程照片1）反映工程实际进度的照片按日期分项目归档。2）反映现场监理工作照片按日期分项目归档。3）反映工程质量事故及处理情况的照片按日期分项目归档。4）其它照片，如工地会议和重要监理活动的照片按日期归档。8、其它资料：包括安全、廉政、文明施工等资料按日期分类归档。八、工程文档精细化管理措施1、文档由专人管理。文件要分类存放，并在档案柜外标明，文件要存放在硬壳档案盒里，盒外要标明单位，文件类型等，盒内要有文件目录、备考表，文件内不允许有金属物，文件要摆放整齐。2、收发文件必须符合公文处理规定，必须做到安全、正确、迅速、及时，要建立收文薄、发文薄，日期、文件编号、文件名称、数量、经手人签字等记录齐全。3、对上报的文件要按分工及时填写文件处理单送交领导阅看、批签。4、领导批签的文件要及时送有关人员阅读、传达、办理，未处理的文件要及时催办。5、领导要及时批示需办理的事宜，不得误时、误事，并将办理情况、结果签注清楚。6、阅看和办理完毕的文件要及时退文、归卷存放以备查阅、规定。7、行文必须规范，文件标题、主体词、发文字号、正文、日期、主送、抄送、抄报单位及印章必须完整。8、行文必须严格程序，拟稿人、审稿人、签发人、印制人、校对人等均应在文件拟稿件上签字并加盖公章，并打印在正式文件上。9、印制的文件应有编号，及时在发文薄上登记分发，并将正式文件和底稿一并归档。10、收发文件要严格签字手续，做好保管、保密工作，发生文件积压、失密、丢失等问题要追究有关人员责任。11、借阅文件要轻拿轻放，不得损毁，并及时放回原处。九、行政公文格式及印制管理标准1、为规范工程项目行政公文格式，保证公文形式的严肃、整洁和统一，根据国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）的有关规定，结合改建项目实际，制度本标准。2、本标准由公文用纸、公文各要素标识、公文排版、公文印制、公文装订等部分组成。3、公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米*297毫米）。1)公文版心规格：156毫米*225毫米（不含页码）。2）公文页边：公文用纸上白边为37毫米1毫米，下白边为35毫米1毫米；公文用纸左白边为28毫米1毫米，右白边为26毫米1毫米。4、公文个要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。5、公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：发文机关标识、发文字号、红线等部分。1）发文机关标识：由发文机关名称或规范化简称加“文件”组成，发文机关标识上边缘至版心边缘一般为25毫米。发文机关标识使用的小标宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定，一般应当小于22毫米*15毫米。（a）对于施工、监理的单位公文文头，按下列方法进行标识：公文文头前半部分分两行，上行是公司名称，下行是工程名称；后半部分是总监办（或项目经理部）文件，如果公司名称太长，可简写。属于跨市工程要注明工程所在地，如威青路文登至乳山段改建工程，监理处公文文头为：监理公司威青路工程项目文登段总监办文件；项目部公文文头为：公司威青路工程项目文登段 合同项目部文件。不跨市工程只需注明路线名称，如威海市环海路北车脚河至长会口段改建工程，监理处公文文头为：监理公司环海路工程项目总监办文件，项目部公文文头为：公司环海路工程项目 合同项目部文件。（b）对于项目办（业主代表）的公文文头的标识直接采用一行或两行文字，以排列布局美观为准。具体为：属于跨市工程要注明工程所在地，如威青路文登至乳山段改建工程文登项目办公文文头为：威海市威青路改建工程文登项目办文件；不跨市工程只需注明路线名称，如威海市环海路北车脚河至长会口段改建工程，项目办公文文头为：威海市环海路北车脚河至长会口段改建工程项目办文件，2）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关名称下空2行，用小三号仿宋体字，居中排布；年份和序号用阿拉伯数码标识；年份使用全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。各项目办、监理处、项目部的文件应分类各自编号。属于跨市工程要注明工程所在县市，如威青路文登至乳山段改建工程监理处编号为：威青路（文）桥梁监字2010号、威青路（乳）桥梁监字2010号，项目办编号为：威青路（文）项字2010号、威青路（乳）项字2010号，项目部编号为：威青路（文）桥梁工字2010号、威青路（乳）桥梁工字2010号；不跨市工程只标明路线名称，如威海市环海路北车脚河至长会口段，监理处编号为环海路桥梁监字2010号，项目办编号为环海路项字2010号,项目部编号为环海路桥梁工字2010号。3）红线：发文字号之下4毫米处印一条与版心等宽（156毫米）的红色线。6、公文主体标识规则：公文主体为公文首页红线以下到主题词以上部分，按排列顺序依次为：公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、机关印章等部分。1）公文标题：红线下空2行，使用小二号黑体字，居中排布，宽度不超过版心（156毫米）；2行以上的标题，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2）主送机关名称：标题下空1行，左侧顶格用小3号仿宋体标识，其后标全角冒号。3）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2个字，回行顶格，使用小3号仿宋体字；公文正文中小标题使用小3号黑体字。数字、年份不能回行。4）附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用小3号仿宋字体标识“附件”，其后标全角冒号和附件标题，附件标题后不加标点符号。如有序号，使用阿拉伯数码。附件应当与正文公文一起装订，并在左上角第一行顶格标识“附件”或者“附件”及序号；附件序号与附件标题前后标识应当一致。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识“附件”或者“附件”及序号。5）成文日期和机关印章：成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。机关印章使用红色，印章名称要与公文文头名称一致。（1）落款处不署发文机关名称，只标识成文日期；成文日期右空4字；加盖印章应该上距正文2毫米4毫米，端正、居中，下压成文日期。（2）特殊情况说明：不得出现空白印章；印章中心线应压在成文日期上；当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的方式处理，必须使印章与正文同处一页。7、公文版记标识规则：公文版记为主题词及其主题词以下部分，置于公文最后一页，按排列顺序依次为：主题词、分栏线、抄送、印发机关和印发日期等部分。1)主题词：“主题词”使用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目使用小3号宋体字，排列于冒号之后；词目之间空1个字，不加标点符号。2）分栏线：主题词以下，每栏均用分栏线隔开，宽度同版心（156毫米）。3）抄送：公文如有抄送，在主题词下1行，左右各空1个字，使用小3号仿宋体字标识，“抄送”后标全角冒号；抄送机关名称排列于冒号之后，抄送机关名称之间用顿号或者逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；最后一个抄送机关后标句话。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。4)印发机关和印发日期：印发机关名称和印发日期平列于一行，使用小3号仿宋体字，左后各空1个字，位于抄送机关之下，无抄送机关的位于主题词之下。印发日期以领导签发的日期为准，使用阿拉伯数码。8、页码：均使用4号半角阿拉伯数码，置于版心之下一行，数码左右各放4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。页码居中排列。9、公文中的表格：公文如有附表，表格长宽比例与版心相同，阿拉伯数字要对齐数位；横排表格，应当将页码置于表格下，居中排列。10、公文成品排版标准：公文中的横向距离的长度单位为“字”，指1个汉字所占空间；公文中的纵向距离的长度单位为“行”。一般每页排22行，每行排28个字。1）文字准确率100%，编排美观；规格符合标准，版心端正。2）字迹清晰，图文附着牢固。3）版心不斜不走，版面干净，无底灰、无污点、无划痕。4）制版样张字迹清晰，笔划实，无断划，清洁无脏，不歪不斜。5）页码顺序拼制准确。11、公文印制标准：印刷字面清晰，无断划；墨色纯正，浓淡适度均匀；白边保留符合规定要求，无脏、无皱、无破、无白页、无倒印、错印。12、公文装订标准：左侧装订，整齐牢固，不掉页。1）清洁无脏、无折角、无缺损、无多页、无缺页、无颠倒、无混装。2）装本平整，钉距适当，无坏钉、无漏钉、无重钉。第四章 竣工文件立卷归档编制细则一、术语1、案卷：由相互联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。2、卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。3、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。4、档号：由档案分类号和案卷顺序号组成。 二、组卷要求1、组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学，便于查找使用。2、案卷内文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容，必须做到规范、真实、准确、齐全、完整。3、案卷内文件材料必须书写工整，字迹、线条清晰，耐久，用纸统一规范（A4,A3），制作和书写材料，必须利于长期保存。书写材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁止使用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔。凡属易褪色书写材料（如复写纸、传真纸）应复印保存。4、案卷内不应有重复文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定数量的重复。三、卷内文件的排列1、管理性文件按问题、时间排列（有发文字号的先按发文机关大小分类，再按顺序排列）。2、项目技术文件按来往文件、现场检测记录、质量评定、原材料试验室文件、原始记录等顺序排列，各种检测记录要根据工程项目的单元划分进行分类排序。3、按工程路线统一的里程桩号，由小到大依次排列（施工阶段形成的案卷依路线进行的方向，按路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作的顺序分别进行排列）。各单位工程按分部、分项工程按照自下而上的先后顺序排列。4、设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等顺序排列。5、科研课题文件材料按照准备立项、研究试验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。6、房建项目按依据性材料、地质勘察报告、工程设计、各专业施工文件与图纸（含土建、机电安装、消防等），依次排列。7、竣工图按里程、专业、图号排列。8、卷内文件材料一般文字材料在前，图表在后。9、卷内文件材料按照形成时间顺序，以件为单位排列。10、声像（照片）按照片归档管理规范（GB/T11812-89）的要求组卷。一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。录像资料要将文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人）贴在背面上，并在卷背处逐件编号，标明带长及年、月、日，并逐张编号，填写卷内目录。四、案卷的编目1、编写案卷页号1）案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2）页号编写位置：单面书写文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号（此处所说的文件左右下角均为装订成册后的左右下角）。监理实施细则或是施工组织设计等原本装订的材料，若封面与扉页内容一致，从扉页开始编页码。3）借阅守则、卷内目录、备考表不编页号。4）案卷的页号，要求以件为单位编写小流水号。如所归的文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中注明合计件数的总页数；未编页号的，从材料的扉页开始编页号。5）页号用铅笔编写。2、案卷封面的编写内容案卷封面：采用案卷外封面的形式，外封面印制在卷盒的正表明（档号、档案馆号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级）。式样见附件二。1）档号：填写档案分类号和案卷顺序号。公路工程竣工文件材料分为五级类目。一至三级类目的代号固定不变，四级类目为工程项目代号，五级类目按工程项目竣工文件材料形成的先后按照公路工程竣工文件材料归档范围划分（如施工单位施工阶段文件为“4”，监理单位施工阶段文件为“5”，施工单位竣工阶段文件为“6”）。本工程项目档号形式：GL51S202- “GL” : 一级类目 （公路代号） “5” ： 二级类目 （公路工程） “” ： （类 级） “1” ： 三级类目 （道 路） “S202”： 四级类目 （S202为工程项目代号）“”： 五级类目 （依据附件一）“”： 五级类目案卷顺序号，顺序号从“1”开始编写（直接打印在卷盒上）。2）档案馆号：暂不填写。3）案卷题名：案卷题名应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分项、分部）名称及文件名称、如属桥梁等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。每一案卷题名都要写“至段改建工程”字样。（1）公路工程档案资料案卷题名应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分项、分部）及文件名称；建设单位、项目办管理文件案卷题名的表示形式：至段改建工程责任者问题名称示例：威青路威海至文登段改建工程文登项目办关于加强安全生产管理工作的文件材料施工、监理单位管理性文件案卷题名的表示形式：至段改建工程桩号（标合同段项目总桩号）问题名称示例：威青路威海至文登改建工程K147+150K154+700监理处关于加强安全生产管理工作的文件项目技术文件材料案卷题名的表示形式（施工、监理单位）：至段改建工程桩号工程结构部位名称示例：威青路威海至文登段改建工程K147+150K148+000路基土石方抽检记录表案卷题名中不允许出现关于文种的描述，比如“函、通知”等，统一概述为“文件材料”或“表格”。（2）禁止出现同类案卷题名，如工程变更文件（一），工程变更文件（二）；可按每卷年度、变更名称进行题名。4）编制单位：是指案卷形成单位。（填写单位全称。如：山东鲁中公路建设有限公司）5）编制日期：是指案卷形成日期。（用阿拉伯数字填写，年、月、日不能省略，如2010年3月10日）6）保管期限：填写其规定的保管期限。参加附件一“公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表”。7）密级：暂不填写。3、案卷封面的编制及粘贴1）案卷封面中有“档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限”内容。（1）外封面“档号”内容填写时用宋体加粗4号字。例如：“GL51S2024-”。表示每卷的流水号，直接打印在卷盒上，档号中的类级“”一律放在中间。（2）外封面“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限”内容填写时，用宋体加粗3号字。（3）案卷外封面的粘贴：将封面内容统一打印到档案盒颜色一致的牛皮纸上（式样见附件二），用白乳胶（不得用胶水）粘贴在案卷外封面对应的位置。4、案卷脊背的编制及粘贴案卷脊背的项目有档号、案卷题名（式样见附件三）1）案卷脊背“档号”内容填写，用宋体加粗4号字分两行横排打印。例：威青路一合同施工阶段，第一行填写“GL51S202”,第二行填写“4-”。表示流水号，直接打印在卷盒上。2）案卷脊背“案卷题名”内容根据脊背的厚度，用宋体加粗3号或4号字（只限脊背为2cm厚的卷盒用4号字）自右至左竖行排列，首行空三个字，第二行后上下各空一个字。桩号打印要求“字头向右，躺着打”。3）将脊背内容统一打印到与档案盒颜色一致的牛皮纸上，用白乳胶粘贴在案卷脊背对应位置。注意脊背牛皮纸上下左右尺寸要比卷盒尺寸稍微小一点。五、卷内目录、件内目录的编制1、件号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注。2、文件编号：发文机关的发文字号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有则空着。3、责任者：填写文件材料的直接编制部门，最多不能超过12字，如责任者名称字数太多，也可填写主要责任者的通用标注简称。4、文件材料题名：1）原文有标题的，填写文件材料标题的全称。2）原文上的标题太简单（如会议纪要、通知）或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“”号，例如：会议纪要关于的会议纪要。3）每件文件材料的标题，填写时开头空格两个字，以段落式填写，横格内不能超过三行字；超过三行的，可以跨格填写，不允许私自拉伸电子表格。4）技术性文件卷内目录题名中要体现本工程项目名称、施工具体桩号、施工部位、施工内容。5）文件名称要完整地拟写在卷内目录内。5、日期：填写文件材料的形成时间。填写时间时可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充。例如：2010年3月11日填写为“20100311”（分两行填写，2010在第一行，0311在第二行）。6、页数：填写每份文件的总页数。如有附件文件，填写每份文件题名所在的页号，最后一份填写文件题名页号至最后页数（见附件四）首页上标准的页号。如果是一件为一卷填写文件，标注文件终止页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中注明合计件数的总页数。7、备注：留待对卷内文件变化时作说明用（如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要求在此标注*，具体载体档案的档号在卷内备考表中具体写明）。8、件内目录：主要用于项目技术文件材料（如施工检测记录和试验检测记录等）；若每件材料内有多个内容，在文件题名中不必填写工程项目名称，可直接填写施工桩号、部位、施工内容，件内目录要与文件材料一起装订。卷内目录格式：字体用4号仿宋体。卷内目录不装订（式样见附件四）六、卷内备考表的编制1、卷内备考表（式样见附件六），其内容应标明案卷内文件材料的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。总页数填写卷内文件件数的页数总和。2、立卷人：由责任立卷者签名，即谁立卷谁签名。3、审核人：由组卷单位负责人签名，不能使用签名章。4、立卷时间：填写完成立卷的日期。5、审核时间：填写审核完成的日期。注意审核时间比立卷时间要晚一天或两天。卷内目录与备考表放在规定的牛皮纸袋内，排列在卷盒首页之前。七、案卷装订的要求1、项目技术文件材料应根据组卷要求，以件为单位进行装订，并制订统一的件封皮（式样见附件八）、文件目录（式样见附件五），只变动一个字，将“卷内目录”改成“件内目录”，其他表示完全相同。件内目录与文件材料一同装订，用牛皮纸作件封皮粘贴在件内目录上。件封皮中题名的拟写应详细具体，便于检索；例如：路基工程土石方填筑，可按填筑层次拟写目录；桥梁工程中的桩、柱，可按“棵”拟写目录。“单位名称”为单位全称；编制日期为本件资料归档的最终日期，书写格式例如2010年10月5日。件内目录的编制：（1）“文件材料题名”将文件材料根据工程的单元划分进行填写。（2）“页次”填写每份文件材料首页上标注的页号，最终件标注起止页号。其它栏目编写参照“卷内目录”编写要求。2、管理性文件以每份文件作为一件，不编件内目录，不加件封皮。收文处理单放在原文之下，即文件责任者盖章的下一页（如有附件，附件放在处理单后面）。发文稿头放在正文之下，底稿之上。在发文底稿与发文稿头的日期处需加盖发文单位印章。红头文件中无批复的请示，应在文件首页注明：“此文已口头答复”或者其它处理结果，并署名及日期；若一类问题多个文件都无批复，备考表中也要注明。管理性文件第一页不装订，待后面的资料装订后，用胶水粘贴在装订好的管理性文件之上（要求跟技术性文件一致），原则上每盒中不应超过25件。3、每件文件材料装订的厚度尽量不超过2cm（120页左右），但有关联的文件材料不能拆开；5页以下的文件材料可直接用液体胶水粘贴（不允许用双面胶和固体胶）。4、每件文件在装订前取掉金属物，采用三孔一线（双线）方法，用白色档案装用线装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm。5、文件材料装订边和下边一定取齐，表格要求表头在上或在左，左侧装订。6、原件有破损或小页纸的，要求粘贴在A4纸上，纸张规格大于A4型号的，要求按297mm210mm折叠成手风琴式，右下角的图标应外露。7、装订线压住文件内容的必须加边粘贴。8、借阅守则、卷内目录、备考表不装订。八、档号章档号章用红色印泥盖在每件文件竖放首页的左上角（文件竖放，若为横表也盖在纸张竖放的左上角），距上边沿1cm，左边沿2cm的位置。档号字体用4号仿宋体。档号210mmGL51S202-件号页数 415mm 档号章格式与尺寸如上图，档号章内的“档号”可刻制至五级类目。流水号用碳素笔填写。九、竣工图编制要求1、竣工图要全面、准确地反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护，以及互通式立交工程、交通工程等的全部施工实际造型和特征。2、竣工图纸均按A3号纸（420mm297mm）大小装订，并装订成册对折入盒。对某些大的或结构复杂的结构物图纸，应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸（包括通用图）上。3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图幅变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。4、竣工图、表均应反映工程实际实施情况，不得遗漏。5、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图，凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。6、竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：编制单位名称、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理负责人，图章规格尺寸为80mm60mm。（注：编制单位名称和监理单位名称为公司全称，可以刻制在竣工图章上，其余必须为本人亲笔签名。）7、竣工图章（见下图）用红色印泥盖在竣工图右下方。当该处有图表或文字时，竣工图章可盖在图纸的其它空白处；整个版面均无空白盖章处时，竣工图章可盖在图纸背面左下方。编制单位名称竣 工 图编制人技术负责人610mm编制日期监理单位名称监理负责人 80mm注：图章字体采用4号仿宋刻制。8、竣工图采用统一制订的封面，用三孔一线（双线）法装订。封面式样见附件九。十、照片、录像档案1、照片档案按照片档案管理规范 (GB/T11812-89)的要求组卷。一般以一组照片为单位填写文字说明(分组说明)，表示一组照片的内容基本上反映同一组题材。 1)照片档案上报二套。 2)照片档案分为照片和光盘。照片的案卷页号，正面编在右上角，背面编在左上角，应以照片的自然张为单元编写照片题名。 3)照片题名:在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。照片名称不应超过50字。 4)照片号:案卷内照片的顺序号。以每张照片为编写单位，每卷从1开始编写顺序号。 5)参见号:填写与本张照片内容相关的纸质材料档案的档号。 6)文字说明:文字说明的内容要具备六要素:事由、时间、地点、人物、背景、 摄影者。要求文字简沽，语言通顺，一般不超过200字。与本项有关的实物档案，如领导人题词，奖杯等，可拍摄照片放在照片档案中，实物另存。7)案卷题名:一卷拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括档案卷内全部照片的基本主题。案卷题名一般应包括责任者、问题、名称三部分。责任者不便标出时，也可不标出。8)总说明:一组（若干张）联系密切的照片说明。9)大桥、中桥各工序和关键的隐蔽工程均要有照片。 2、录像档案录像资料采集范围:关键性的施工工序:工程安全、质量事故现场:重大变更现场; 工程量清单中未考虑到的地表下垃圾挖掘现场等。录像材料要将文字说明(包括录制说明、录制单位、录制人)贴在背面上，并在卷脊处逐件编号，标明带长及年月日，并逐张编号，填写卷内目录。3、照片、录像档案要求刻制光盘(各一张) 要求装入光盘盒内，光盘盒上方标明威青路江家寨至文登段改建工程合同项目部图像或录像资料。录像资料要附详细文字说明和数据记录。十一、资料提交份数各监理处、各合同段提供竣工资料各2套(正本一套、副本一套，要求正本必须为文件原件，副本可以为复印件)。十二、卷盒要求1、卷盒要求用标准的科技档案盒，卷盒的外表尺寸310X220m，厚度尺寸分别为20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。(请各单位严格按照每一卷资料的厚度选择档案盒，不得出现盒空的现象)。2、尽量用3cm、4cm、5cm档案盒，6cm档案盒只允许装竣工图，一个档案盒允许装几本顺序连续的竣工图。十三、公路工程文件材料的交接公路工程文件材料归档时，要填写案卷目录（式样见附件七），同时移交内容相同的电子版案卷目录、卷内目录，所有电子表格从改建办拷贝统一格式。注意：案卷目录中的“日期”栏填写卷盒封皮的编制日期。十四、评定标准及单位、分部、分项工程的划分1、各项工程的评定以交通部颁布的JTG F80/1-2004、JTG F80/2-2004 公路工程质量检验评定标准为标准。 2、路基、路面工程每个合同段作为一个单位工程，段落按各项目单位、 分部工程划分结果划分。 3、大、中桥、隧道作为单位工程单独评定，小桥涵作为分部工程进行评定。 十五、建立临时档案室临时档案室技术管理应贯彻以防为主，防治结合的原则，切实做好温湿度控制和调节，防治有害生物，防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等方面的工作，建立健全管理制度并设专人管理。 1、温湿度控制和调节为了最大限度地延长档案资料的寿命，临时库房应选择保温防潮性能良好的永久建筑，应对库房的温湿度进行控制，温度控制在14C24C范围内；相对湿度控制在45%60%范围内。 2、防火与防盗库房应配备档案用消防器材，并按设备要求定期检查、更换。安全使用电器设备，定期检查电器线路。库房内严禁明火装置和使用电炉，严禁存放易燃物品。库房应安装火警报警器和防盗装置。 3、防鼠、防虫和防霉变资料入库前，要进行虫霉检查，不能将带有蛀虫、霉变的资料带入库中;定期投入灭鼠饵，捕杀库内老鼠。 4、照明管理库房内照明宜选用白炽灯作为光源，照度不超过1001ux。如采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤。太阳光线不能直接照射档案资料，有外窗应设窗帘遮阳。 5、档案保管状况检查对库藏档案应经常进行检查，发现问题及时报告，并采取措施予以处理。 第五章 建设单位竣工文件编制细则一、档号: GL51 S2021一1、项目建议书及批复 2、工程可行性研究报告及批复 3、项目评估意见 4、环境预测、调查报告书及批复 5、计划任务书 6、地质灾害评价及批复 7、压矿报告及批复 二、档号: GL51S2022一1、设计基础资料 1)工程地质、水文地质、水文、气象及地震原始资料 2)工程地形地质测绘报告及重要测绘计算 3)勘察设计、勘查报告 4)重要土岩样说明 5)经济调查报告和选址、选线报告 2、总体规划设计 3、审批的各阶段设计及有关文件1）初步设计文件及批复文件 2)技术设计及批复文件 3)施工图设计及批复文件 4、审批的设计往来文件 1)设计中重大技术问题的往来文件、专题会议纪要 2)与初设批准机关、业务主管部门及有关专家的往来文件 3)科学实验资料 4)重大工程变更及其论证资料 5、设计评定、鉴定及审批 6、公路用地图 三、档号: GL51S2023一1、征用土地批准文件、会议纪要及红线图2、公路建设用地呈报表(审查表、定界图及技术报告、分幅现状图、分幅规划图等)3、征地、拆迁、地面附着物数量明细表 4、施工临时占地和二次征地文件及明细表 5、征地拆迁合同、协议、补偿协议书 6、征地拆迁有关图表 1)土地证(标示界址表) 2)公路用地图(包括主线占地及其它用地占地、取土场占地平面图、横、纵断图) 3)征用土地数量一览表 4)取土场及其它征地一览表 5)拆迁建筑物一览表 6)拆迁电力、电讯及其它管线一览表 7)树木补偿一览表 8)被交道接线工程一览表 9)增打灌溉井一览表(附位置图) 10)合同外结构物一览表 7、承、发包合同、协议书、租赁合同等 8、上级主管部门对招、投标的有关文件、指示 9、招、投标期间形成的有关文件 1)资格预审公告及资格预审文件 2)资格预审申请文件 3)资格预审评审文件 4)招标公告及招标文件、图纸 5)评标报告 10、监理合同及服务协议书11、施工承包合同及协议书 12、材料设备采购合同 13、技术规范的补充文件和修改文件14、审计、档案、环保、劳动安全卫生、消防、规划、工程交工等验收文件 15、电、暖、煤气等供应协议书 16、工程总结及工程交接表(工程名称、主要工程数量、固定资产价值) 17、会议纪要、会议材料、汇报材料、通报、简报 1)会议纪要，按问题分类，按年度排列组卷。 2)会议材料、汇报材料，按年度排列组卷。 3)通报、简报、按年度排列组卷。 18、建设管理工作实施过程中制定的有关规章制度1）工程建设管理办法、检查考核办法等。 2）各科室职责、廉政制度。 19、合同管理文件 1)工程分包管理:有关情况和文件资料。 2)工程变更管理: 工程变更有关情况和文件资料，并附台帐。组卷时台帐为第一件，变更批复文件 按责任者、批复时间顺序排列。 3)其它有关情况和文件。 20、计划进度管理文件 1)计划进度管理情况:对总体、年度、月度计划进度的执行情况。 2)对总体、年度、月份计划进