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公文正文写作的三要素 第一节 公文的主旨 任何一篇文章，都是有其“灵魂”贯穿全文的“主要意义”的。在记叙文体中，它被叫作“中心思想”；在议论文体中，它被叫做“中心论点”；在文学作品中，它又被叫做“主题思想”。当然，名称不同仅仅是表面形式不同，公文文体的“主要意义”与其他文体的根本不同之处更在于其内在功能性质不同：如议论文体“中心论点”的功能目的是回答“是什么”的问题(如“实践是检验真理的唯一标准”)，而作为实用性文体，公文文体“主旨”的功能目的则是回答“做什么”的问题。 一、主旨的涵义和命名 “主旨”，定义即为“一篇公文最主要的意义和目的。它回答的是一篇公文要干什么的问题”。任何一篇公文，几十字也好，几千字也好，总能概括成管理者或被管理者的某种主要目的和意图。 之所以在众多的词语“基本观点”、“立意”、“主脑”、“主张”“决策”、“决断”等等中间选择“主旨”一词为公文文体的“主要意义”命名，是因为：第一，这一词语的涵盖力最强，能最圆满地概括公文这一管理工具所传递的各种主要意义所谓“旨”，按照现代汉语词典1473页的释义为“意义、用意或目的。意旨(即意图。现代汉语词典1354页)”，如“圣旨”即“圣上的意旨”，而“主旨”即“主要的意义、用意或目的”或“主要的意旨”。不难看出，上述解释完全符合旨作为公文正文的头号要素在公文中承担的两大任务表达主要目的和意图。第二，这一词语有别于其它文体对这个基本要素的称呼，能够体现出公文文体自身的特色。第三，则是因为这一词语能较好地体现与其他两个要素“依据”和“分旨”之间的逻辑关系。 二、主旨的类型 要准确、熟练地把握一篇公文的主旨，除正确理解其涵义外，还必须深入了解主旨要素在公文中的类型、语言形式和文字标志等有关知识。这里，进一步将主旨要素在公文中的表现类型有关知识阐释如下： （一）目的主旨和意图主旨 主旨要素既然是回答一篇公文要“做什么”的，那么，按照这种“欲进行之行为”的过程，首先可以将主旨要素分为“目的”(目的：想要得到的结果现代汉语词典801页)和“意图”(意图：希望达到某种目的的打算现代汉语词典1354页)两种基本类型。 （二）祈使性主旨和告知性主旨 按照公文“欲进行之行为”的性质，主旨又可以分为“祈使性”和“告知性”两种基本类型。 “祈使性”，是指发文机关要求受文机关对所发公文有所动作或有所遵从。这里，也可分为两方面的意思一方面谓之“祈求”：指下级机关要求上级机关对所发公文有所帮助有所批准，另一方面谓之“使令”：指上级机关要求下级机关对所发公文有所执行有所遵循。 “告知性”，则是指发文机关仅仅要求受文机关对所发公文有所知晓，有所了解，而并不要求受文机关有所动作或有所遵从，所发公文仅仅只是对某种情况或结果的“报告”或“告知”。 三、主旨的语言形式 主旨要素由于其重要性，在公文中大多以标题事由、主旨句两种语言形式在标题或开头的显赫位置出现。正如文心雕龙所言是“立片言以居要，乃一篇之警策”(所谓“片言”，即不多的语言；所谓“居要”，即处于重要位置；所谓“警策”，即主旨)。但有时也会在文中过度处或者结尾处出现，概括而言，计有以下五种语言形式。 1标题事由 2主旨句 3主旨段 4过渡句 5结语句 四、主旨的文字标志 为了帮助识别，公文中的一些用语(主要为一些介词、能愿动词和动词)往往可以作为辩认有关要素的百试百灵的文字标志。现将代表性的主旨标志整理归纳为以下两大类十六个： l揭示目的类：代表性的文字有“为”，“为了”两个。 2揭示意图类：代表性的文字有“决定”，“必须”，“应当”，“要”，“望”，“批准”，“同意”，“答复”(以上为下行文用)，“拟”，“需”，“报”，“建议”(以上为上行文用)，“现”，“请”(以上通用)等十四个。 五、公文主旨的提炼和优化 公文的主旨是某一历史时期某些事物本质特征的必然反映，呈现出鲜明的时代特色。在公文写作过程中，主旨的提炼、优化过程是作者与其他参与者之间进行的，要受到领导、决策部门、现行党的方针、政策，国家法律、法规的制约，还要受到客观事物的具体情况以及行文规则的制约。因此，公文的主旨要求对人对事的分析、评价要站在客观的立场上，作出公正、客观的判断和评价。 （一）公文主旨的提炼 主旨的形成是作者对客观事物反复研究认真提炼的结果，是作者对客观事物不断加深认识，加深理解的过程。 1在客观实际情况分析中，肯定成绩，揭露问题，指出危害，在激起人们密切关注的情况下提出主旨，突出主旨的必要性。 2在客观实际情况分析中，洞幽烛微，在肯定成绩中发现潜在问题，从战略的高度提出主旨，显示主旨的远见性。 3在客观实际情况分析中，找出现实与发展间的矛盾，提出解决问题的工作主旨，突出主旨的急需性。 4在客观实际情况分析中，摆出危害，剖析原因，找出症结，提出主旨，使主旨成为治本的良方，从而增强主旨的说服力。 5在客观实际情况分析中，揭示任务与条件的依存关系，阐述条件的关键作用，提出实现任务的主旨，突出主旨的特殊意义。 6在客观实际情况分析中，把握全局，思维缜密，找出点的工作与面的相互关系，提出主旨，突出主旨的成熟性。 工作是复杂的，对客观实际情况的分析也是多种多样的。但仅就以上几种分析可以看出，做好客观实际情况分析是写好公文、提炼主旨的重要保证，必须高度重视。 （二）公文主旨的优化 公文主旨的优化，是对初步形成的具有“鲜明、正确”意向的主旨进行再加工，进一步地概括、完善、开掘、优化，以期提炼出“集中、新颖、深刻”的最佳主旨。 1“集中”的立意，来自科学的归纳概括 。 2“新颖”的立意，来自“最佳角度”的选择。 3“深刻”的立意，来自“理性层次”的开掘。 六、公文主旨的写作要求（一）主旨明确 主旨明确，是指一篇公文到底要“干什么”，应当表述得清楚明白、确定不移，而切忌深藏不露或含糊不清。 （二）主旨正确 主旨正确，即指一篇公文的主旨要“符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接”，同时，还应当符合有关专业知识。反之，则为不正确。 （三）主旨切实 “切实”，一方面是要求主旨的提出要针对本地区、本单位的实际情况，与不断变化的实际情况相符合，既不虚妄冒进，又不保守滞后。 第二节 公文的依据 一、依据的涵义 即为一篇公文主旨提出和成立的理由和根据。主旨的提出和成立，往往要建立在一定的理由或者事实的基础之上，把这些理由或者事实写到公文中去，便是依据。它回答的是一篇公文中“为什么”的问题。二、依据的类型 之所以使用“依据”一词来命名“为什么”这一公文正文的重要组成部分，也是因为它的涵盖力最强：既能包括事实依据又能包括理论依据。而有些论者使用的一些近义词相对来说踊盖力则较弱：如“原委”一词，就只能概括事实依据而不能概括理论依据(原委：事情从头到尾的经过，本末。见现代汉语词典)。另外，使用“依据”一词还是因为它能准确点明其与主旨要素的依存关系。依据要素的类型也同论据一样，可以分为理论依据和事实依据两大类型：（一）理论依据1政策法规。2文件会议精神3领导指示。4主体自发的议论（二）事实依据1现实状况2过去事实3来文来函4领导研究5会议通过三、依据的语言形式（一）依据句 （二）依据段 （三）附件四、依据的文字标志 同主旨要素一样，依据要素也有一些常见常用的习惯用语可以作为提示性的文字标志。根据前述依据要素的两种类型，现将常用常见的文字标志整理归纳为以下两大类十四个： （一）提示事实依据类：代表性的有“目前”、“当前”、“随着”、“近来”、“以来”、“经”、“已经”、“业经”、“由于”、“鉴于”、“收悉”等十一个。 （二）提示理论依据类：代表性的有“根据”、“遵照”、“认为”等三个。五、依据的写作要求 作为一篇公文正文建构的又一基本组成部分，依据要素对一篇公文写作的成败也起着举足轻重的影响。兹将其写作要求和常见错误详析如下。 （）依据真实 作为一篇公文写作的前提，依据的真实性是评价公文内容的一条最基本的标准。由于依据要素对主旨要素的原生关系，依据在公文三要素的因果逻辑链条中处于最前沿的位置，依据如果不真实，主旨必然站不住脚。 （二）依据充分 依据真实是从质的方面对依据进行考查，依据充分则是从量的方面对依据进行考查。作为主旨得以成立的理由和根据，依据如果不充分，主旨势必难以立足。 （三）依据切题 依据真实和依据充分是就依据要素自身的性质而言，而依据切题则是就依据要素与主旨要素的关系而言。所谓“切题”，是指一篇公文中，主旨应当从依据中自然生成，二者具有顺理成章的逻辑关系；反之，如果“旨”、“据”不符，或是牵强附会，生拉硬扯，所拟公文必然缺少说服力。 六、依据的收集 （一）材料的收集 依据即材料。材料收集的主要方法有四个： 1观察 2调查 3听讲 4摘录 （二）材料的选用 搜集、积累的大量材料必须经过审查、选择、加工才能写入公文，这个过程称之为选材。选材的基本原则有以下几点： 1紧扣主旨 2真实准确 3典型精干 4新颖生动 5切合文体 第三节 公文的分旨 作为主观意旨的说明，“主旨”要素是概述一篇公文“做什么”的问题，“依据”要素回答的则是一篇公文“为什么做”的问题；而作为一个完整的意义整体，一篇公文一般还应当回答第三个方面“怎样做”的问题，这就是公文的“分旨”。 一、分旨的涵义 “分旨”，与“主旨”一字之差，区别在于“主旨”揭示了一篇公文的基本意义，但仅仅只是一种概括的陈述，“欲知详情”，还需“听下回分解”：这个“下回分解”的“详情”，便是“分旨”。 公文的分旨是一篇公文中为实现主旨而制定的具体办法、要求或补充详述的具体事项。它回答的是一篇公文中“怎么样”的问题。 二、分旨的“主体”地位 分旨成为公文正文的要素，是公文文体与议论文体的显著区别：议论文的任务旨在“明理”而“务虚”，文章的侧重点仅在于“分析问题”，即使有所谓“解决问题”的结论，也只是一些笼统的努力方向之类。而公文文体的任务旨在“行政”，而“务实”文章的侧重点就在于“解决问题”，因此，以“具体”为特征的分旨便往往以特色要素的地位成为一篇篇公文的主体部分(文字最多或最为关键)。 三、分旨的类型 分旨要素的类型如上述可以按照主旨要素或祈使性或告知性两类不同性质而分为“办法”和“事项”两大范畴： (一)凡是为实现主旨要求的“祈使性”而制定的时间地点、人员范围、目标步骤、措施方式、具体要求等均属于办法的范畴如上述“特赦令”中分别对不同刑期的战犯采取不同处理措施。 (二)凡是为体现主旨的“告知性”而展开详述的具体情况、前因后果等均属于事项的范畴如上述“报告”中两个分旨段所述。 四、分旨的语言形式 分旨要素在公文中的语言形式有四： (一) 分旨句 (二) 分旨段 (三) 分条列项 (四) 附件 五、分旨的文字标志 (一) 序号，这是分旨最典型的文字标志。 (二) 过渡句。 (三) 个别词语：如“要”、“请”、“望”等。 六、分旨要素的写作要求 （一）分旨明确 （二）分旨正确 （三）分旨切实 （四）分旨可行 （五）分旨具体 （六）分旨周密 第四节 公文的结构 一、公文结构的标准 “结构标准”，即是从联系的角度来揭示主旨、依据和分旨这三个公文正文内在建构的“零件”，在组成一篇公文时正确的“组合规则”亦即写作技术标准。这套结构标准内容共三条： （）内容集中 （二）先后有序 （三）详略得当 二、公文结构的形式 根据上述公文正文三要素的结构原理，公文正文要素的内在建构可用四种基本图式概括如下： （一）“要素完全式”或称“三要素式”。 （二）“省略依据式”或称“两要素式”。 （三）“省略分旨式”或称“两要素式”。 （四）“省略依据分旨式”或称“单一要素式”。 第五节 公文的语言 一、公文语言的特点 （一）公文语言的形式特点 1实用性；2.规范性；3.模式性 (二)公文语言的使用特点 1.公文用语的特点 (1) 公文中常用一些文言词 (2) 公文中多用一些单音节词 (3) 多用专用语 (4) 多用概括性词语 (5) 公文中较广泛地使用简称 (6) 多用介词结构 (7) 公文中使用数词的情况比较多。 2.公文句式的特点 几种常用的公文语言表达句式： (1) 陈述句式；(2) 祈使句式；(3) 省略句式。 二、公文语言的要求 准确；简练；朴实；庄重。 三、公文语言运用的原则、要求(一) 公文语言的词汇 1.准确选择公文词汇要掌握的原则： 2.辨析词汇的准确含义 3.同义词中要择优选用 4.注意辨析词汇的感情色彩 5.注意词汇的声音和语调对语意的影响 6.巧选关联词 7.词汇与文种相适应 8.使用规范词语和公文专用语(二)公文语言的句式 1.公文对句子的基本要求： 2.文从字顺，结构完整 3.句子成分搭配得当 4.句子词序排列得当 5.掌握并遵循句式结构的规律 (三)特殊事物和概念的语言表达 1.时间；2.空间；3.职务与姓名；4.数量；5.界限、程度；6.语气、神态 (四)模糊语言的运用 1.模糊语言的涵义 2.外延不确定、内涵无指定特征的弹性语言。模糊语言不等于语言的模糊。 模糊语言的作用 (1) 使行文周密、严谨 (2) 留有必要的余地 (3) 委婉、含蓄 (4) 简化文字量 (5) 显示谦虚谨慎的感情色彩 3.模糊语言的种类 (1) 用于表示时间 (2) 用于表示主观评价 (3) 用于