福建国安假日酒店采购工作手册

福建国安假日酒店-采购管理手册 机密福建国安假日酒店Fujian guoan holidy hotel采购工作手册 Picks work tebookno 国安假日酒店采购管理手册（草案）第一章 总则第一条：目标。为规范采购活动,规避及防范购买风险,维护酒店利益,特制订此制度。第二条：适用范围。本酒店涉及购买活动、有偿服务及相关人员。第二章 职责第三条:酒店所需要的物品一般由酒店采购部自行组织采购。如有些专业性比较强的采购业务（如公司简介、画册、电脑网络系统等）,则可由集团相关职能部门提供支持或委托社会上相关机构采购。需提供设计服务或对方愿意提供免费设计的相关项目.由此项目负责人安排相关人员进行采购。第四条：采购合同的签订：权限范围内的采购合同由采购部、财务部会同分管副总经理意见后，呈报总经理批准后生效；超出其采购合同权限的合同,必须预先申报总经理签署意见后生效办理,并备案。第五条：财务部门统一管理采购合同原件并按合同规定付款。第六条;采购单超出审批权限的（无采购合同的）,必须预先报请分管副总经理审核，并按权限转呈总经理批准，由采购部自行安排采购。第七条：采购业务付款完毕且不涉及维护及其他服务的,视为结案；集团财务部对酒店采购合同文本实施法律审核。第三章 供方的选择及评估第八条：大型采购按照供应商意见选择及相关程序,细则类文件对供方实施选择及评估。第九条;依照“货比三家”原则,选择供方或面向社会公开招标来选择供方。第十条；如因某些原因,只有独家供货,应附带相关文字说明资料。附采购业务自查表第四章 采购单的编制及审批第十一条：有计划性的采购活动,由采购人员按照计划编写采购单后, 遵循审批权限实施审批,采购单要求按酒店统一格式。第十二条：非计划性采购,必须预先填写请购单或申请报告，经批准后再安排采购。第十三条：计划或采购相关程序实施采购；参照本流程并根据其实际情况确定采购流程，安排采购业务。第十四条：采购单由部门负责人签署，财务部负责人、分管副总经理审核后报总经理签署后生效。超出分管副总经理审核权限的采购单，要经过事先报总经理批准后实施采购单的运作。第十五条：原则上,成立采购管理小组。采购管理小组一般由财务、使用部门负责人、采购主管、分管副总经理等部门人员组成。第十六条：大宗原材料、设备及固定资产类物资严格用合同采购.并特别应考虑售后服务及配件,软件供应及升级。第十七条：酒店的采购业务由酒店相关部门参照本流程办理.经总经理批准后生效。第五章 采购活动的监督第十八条：采购监督实施分级监督原则，采购管理小组按照其规定实施监第十九条：价格的监督：采购人员应对参与报价的供应商一视同仁、公平对待,报价应以书面正规报价单为准.原则上应多轮报价。严禁采购人员暗示供应商报高价格,或者借故倾向一方、压制另一方；如被发现,处以100-500元罚款.情节严重者按酒店规章制度处以降级、调离采购岗位、或开除处分；造成酒店重大损失者应赔偿酒店损失。采购员因工作失误造成酒店利益受损,按相关行政处罚制度处理，可处以50-300元罚款。第二十条：付款监督：严禁采购人员、财务人员及相关人员与厂方、供应商过份亲热和索贿,一经核实,除追回非法所得外，并处以500-1000元罚款, 情节严重的予以开除.并取消该供方资格； 触及刑律的，送交司法机关处理。供方用回扣或其他手段诱惑本酒店相关人员, 事实既成者,对本酒店相关人员处以开除处分并追回其非法所得，同时取消该供方资格.有预付款或定金要求的采购业务，相关人员应确保所购物资及时到位，如该批物资经检验为水货或假冒伪劣品，或对方未付我方货物或服务，对经办人及相关人员应处以相应罚款，酒店损失重大者，要按行政制度处以降级，开除；甚至送交司法机关处理。第二十一条：退货的监督;经验收不合格的物资或服务，经办人应及时处理，严禁超期堆放，否则对相关人员要做出罚款处理，处以100-500 元罚款。有些工程或装修项目，印刷品，无法退货或急用，应与对方协商降价处理。第二十二条:节日礼品及沟通活动的监督（消费酒店产品或供方赠送礼品等）。酒店相关人员对供方组织的公关活动应尽量少参加,除非无法推却,参加前应电话请示相关管理人员批准。供方可能会赠送一些礼品让个人接受的，要登记申报或交回酒店。第六章 采购验收及付款第二十三条：采购物资的验收及入库：原材料,元器件,包装材料工程物品及其他在产品生产中使用的物品(如试剂,润滑油,松香等)由各相关部门负责验收。设备及其他固定资产类物资由设备、生产、使用部门共同验收； 但电脑、电话、传真机、交换机或复印机则由财务部门和使用部门共同验收。物资经验收合格后方可办理入库手续。经验收不合格的物资，经办人应及时跟进处理或退货，凡无正当理由积压超过三个月的物资，一律视为退货，否则财务部门有权拒绝付款。第二十四条：采购物资的付款;付款方式以转帐方式为主,月结一次,30-90 天承兑汇票；特殊情况以有效采购合同或采购单要求处理。票据应要求增值税发票或增值税完税发票,特殊情况也要有正规的普通发票或收据（收据应有对方的公章）。有预付款或订金要求的采购事务,最少两次付款,一般推荐采用三次付款。采购人员用现金外出购物，携带现金应控制在2000元以下；采购金额在2000元以上的(含2000元),应以转帐结算；如情况特殊,需要现金结算，则当事人应预先提供相关资料,由财务部人员会同当事人共同办理。第二十五条：采购资料的归档管理按其文件控制程序归档管理。或参照其酒店文档管理制度执行或参照集团文档管理制度执行。第七章 附则第二十六条:本规定本办法拟订并报请总经理办公会讨论后，由总经理签批后生效实施。第四章 采购管理工作程序以提高采购管理工作质量和效率。酒店采购各项管理工作，均按以下的程序进行一、采购申请审批程序(一)原则任何费用的支出，任何物资、能源及食品采购都必须获得批准，都必须获得合法的文件支持，都必须按照此程序执行。(二)审批权限凡采购申请，除了使用部门经理签署，财务部经理、分管副总经理审核外，必须获的总经理的批准。(三)申请采购程序申购部门填写“请购单”一式四份，单上应注明品名、规格、数量、用途及库存余量，经部门经理批签后，送财务部经理批签意见。由财务部根据库存、预算及实际情况签署意见，将请购单返还申购部门，报分管副总经理批准后送财务部。财务部接到分管副总经理已批准的“请购单”后报总经理批准。将申购单交采购部向供应商发出“采购单”。财务部根据批准的“请购单”、“采购单”及收货报告结帐。“库房常用物资申请购置单(请购单)”、“厨房申购单(请购单)”、一般“请购单”、“采购单”格式如下;国安假日酒店库房常用物资申请购置单制表人： 年 月 日品 名规 格单 位现有数量(重 量)最低 储备量最 高储 备 量请购数量金 额部门意 见单价 总金额库管员： 国安假日酒店厨房申购单部门： 日期：项 目 品名/规格数 量单价金额供 应 商备 注总 额批准人：_ 申请人: _ 国安假日酒店请购报价单部门： 经办人： 部门经理： 日期：项目品名/规格上次采购现库存报价选 择到货日期日期数量单价12312345用途1报价供应商名称122334455总 预 算累计实支本次使用额预算剩余额需用日期: 帐号: 总计:采购主管： 财务部经理： 分管副总经理： 总经理：一式四联：采供员、财务部、请购部、验货人。 (四)“请购报价单”审批内容1、采购部接到“请购报价单”后，根据申请部门提出的要求进行市场询价，并与财务部联系核实库存余量及价格可能找到三个或三个以上供应商报价及取货样，要注明金额。2、财务部接到使用部门转来的“请购单”及“库房常用物资申购单”，审查是否超出最高库存量、金额的大小是否超出预算，如符合规定再进行审批上报。3、总经理接到财务部转来的“请购单”，根据酒店实际需要和资金情况决定是否采购。经财务部经理、分管副总经理审核、总经理批准，将采购单下到采购部门便可给供应商下“采购单”。或由采购部自行组织采购。4、批准后的“请购报价单”退回财务部，财务部分联退回各有关申购部门。(五)对外签约及合同的签订所有对外签订的采购合同、专用支付合同都必须事先填写“请购单”，将合同附后报财务部审批，转财务部经理后、分管副总经理审核，获得总经理批准后才能签订合同并加盖合同专用章。签订任何形式的合同都必须有经批准的“请购单”，合同专用章只有经总经理同意才能使用。必须严格执行审批权限，不得化整为零，如有违者按欺骗行为处理。有关“采购单”的规定说明；(1)“采购单”是在完成“请购报价单”的基础上进行最后的确定性的订货、收货依据。如“采购单”与“请购单”在填写的过程中有不相符的现象，收货员应以生效的“采购单”为最后的收货依据，并以“采购单”为填写入库单的依据。(2)无论是直拨或库存的物资，送货单位均将货直接送到收货组。收货组收货后，应根据“采购单”内容核实来货，并即时开具入库单，不能等领用部门领料后才开具入库单，以后的发存货工作应就库房自行负责。(3)送货单位如超出正常时间送货到店，应预先告知库房留人收货，保证货到后随时有人收货，不得由别人代收。(4)特殊或紧急情况部门下的购货，可允许先购买物资回店后再开具“采购单”，库房收货必须先收货后，再由采购员协调补办手续。(5)高档、异型产品的采购，应以实际到货重量、规格、金额开具“采购单”。货物回店后交收货组，或直拨使用部门，先收货，再补办手续。(6)凡部门开具的申请购物紧急“请购单”，经有关领导签名同意后，可先购货回店，然后补办有关采购单手续。二、验收入库管理程序1、收货人员对供应商及采购员所送的货物，必须严格根据批准的“请购报价单”及“采购单”按质、按价、按量验收。对于不符合要求的货物应坚决退回，严格把好质量关。2、对于验收合格的货物，认真填写“收货凭据”，注明货物的来源、名称、规格、型号、单位、数量、单价及金额，并由供应商签字认可。3、所收货物分为直供货物与入库货物，蔬菜、水果、鲜活水产品等不宜库存的食品及各部门急购的部分物品，属直供货物，其它货物均属入库货物。4、对于直供货物，由收货人员及时通知使用部门，并由使用部门在“收货凭据”上签收。5、对于入库货物，由收货人员根据到货的类别，及时通知专职保管员，双方共同验收，核对无误后，由保管员在“收货凭据”上签收入库。“收货凭据”和“收货每日报表”格式国安假日酒店收货凭据供应商：_ 日期：_编 号品 名 规格 数量 单价金 额申请单号备 注 总额： 付款方式 现金 支票 挂帐 收货人签 字：_ 收货部门： 库房：_ 供应商签字：_ 白色：财务部 粉色：供应商 蓝色：部门 黄色：采购员国安假日酒店收货每日报表日期：_编 号供 应 商品 名收 货 单 号金 额收 货 部 门备 注 制表人：_ 审批人：_白色：财务 粉色：成本会计三、库存管理工作程序1、保管员对入库的货物应分类、分垛码放，对于性质不同、灭火方法不同的货物要分库存放。2、保管员对在库货物，应经常检查，本着“先进先出，定期翻垛”的原则，发现霉变、破损应及时填写“物资报损单”，说明原因，并由仓库主管证实后，报送财务部经理审批。3、对于长期滞存积压物资的名称，保管员要主动填写“积压物资情况表”，对滞存积压物资的名称、来源、滞存时间及现存数量等，均需填写清楚，由主管会计核实后，报送财务部及有关部门。按程序报批。4、对在库货物的保质期，保管员应严格掌握，对即将到期的货物，应提前向上级和有关业务部门反映，避免给酒店造成不必要的损失与浪费。5、每次进出货物，保管员应及时填写货卡，做到“有货必有卡，卡货必相符”。6、库内应经常保持清洁、整齐。要合理利用和使用库容，有条理地码放货物，并按有关消防规定留有“五距”，即：顶距、墙距、垛距、柱距、灯距，符合消防要求。7、加强库房管理的安全意识，做到“四防”，即防火、防盗、防鼠咬虫蛀、防霉变质。“物资报损单”和“库存积压物资情况表”格式如下；国按假日酒店物资报损单部门； 日期；类 别编 号品 名规 格单 位金 额数量总单价 报损原因部门经理意见财务经理 意见 总经理意见 国按假日酒店( )库存积压物资情况表物资编号： 年 月 日品 名规 格单 位数 量积 压 时 间金 额情况说明财务部意见 总经理审核 制表人： 财务部经理：四、物品出库管理程序 1、物品出库，必须办理出库手续。由领用部门填写“物品申领单”或“内部物资调拨单”并由使用部门经理、财务部经理签字，库房方能给予领用或调拨发货。2、保管员接到各部门提货人送