Excel 2007使用基础.ppt

第1章Excel2007使用基础 MicrosoftExcel是美国微软公司开发的Microsoftoffice办公套装软件的重要组成部分 是一个通用的电子表格制作软件 拥有电子表格制作 组织 计算和分析数据 制作图表等功能 被广泛应用于办公领域 Excel2007在原版本的基础上 为新的面向结果的用户界面中 增加了众多功能 如面向结果的用户界面 提供更多的行或列 新的图标外观 公式的自动提示等 使用更简单的操作 便可完成更复杂的任务 本章主要介绍Excel的使用基础 掌握其基本的操作和编辑功能 以便更好地使用Excel2007的统计分析功能 1 1认识Excel2007工作界面 要正确熟练地使用Excel2007 首先要熟悉其工作界面 本节主要介绍Excel2007工作界面的启动 详细组成和关闭 以及对工作界面自定义的相关操作 为更好的认识和使用Excel2007的功能打好基础 1 1 1启动Excel2007 要使用Excel 与其他软件一样 首先要将其启动 一般的启动方法有两种 初学者可以按照常规的方法启动 首先单击 开始 按钮 从 开始 菜单中选择 所有程序 在打开的子菜单中选择 Microsoftoffice 打开其子菜单 单击 MicrosoftofficeExcel2007 即可进入Excel工作界面 如果经常使用Excel 可以在桌面上设置快捷方式 快捷方式的设置方法如下 同样是选择 开始 所有程序 Microsoftoffice 路径 用鼠标右键单击 MicrosoftofficeExcel2007 选项 在弹出的菜单中选择 发送到 桌面快捷方式 选项即可在桌面上显示Excel2007的图标 即设置Excel的快捷方式 启动Excel时 双击桌面上的快捷方式图标即可启动Excel2007 1 1 2Excel2007工作界面概况 Excel2007新有的外观 改变了早期版本中的菜单 工具栏和大部分任务窗格 整个工作界面可以分为Microsoftoffice按钮 快速访问工具栏 标题栏 功能区及选项卡 编辑栏 工作表区 状态栏几大部分 如图1 1所示 其中最大的改变为功能区成为菜单和工具栏的主要替代控件 为了便于浏览 功能区包含若干个围绕特定方案或对象所组成的选项卡 每个选项卡又细化为几个组 这样组织Excel的工具比菜单栏和工具栏所承载的内容更多 操作更简单 了解概况后 下面就对整个Excel2007的工作界面做详细介绍 1 1 3Microsoftoffice按钮 Microsoftoffice按钮位于整个窗口的左上方 单击此按钮 弹出下拉菜单 可以选择如新建 打开等操作任务 右侧还显示有最近使用过的Excel文档 如图1 2所示 在菜单的最下方 有 Excel选项 按钮 可以对Excel的某些属性进行设置 1 1 4快速访问工具栏 为了方便操作者使用 将常用的工具添加到此工具栏内 如在文档编辑时经常需要保存操作 这时只需单击快速访问工具栏里的保存按钮即可 无需再利用Microsoftoffice按钮下的保存命令 这样的操作更简便快捷 对于其他操作同样如此 1 1 5标题栏 标题栏位于整个页面最上方的右侧 中间部分则显示Excel文档的名称 默认为Book1 右侧为最小化按钮 还原按钮 最大化按钮和关闭按钮 单击这些按钮可以调节窗口大小或关闭窗口 此外 这些功能还可以通过右键单击标题栏来实现 右键单击标题栏 会弹出有 最小化 还原 等选项的菜单 如图1 3所示 单击相应的选项即可完成与右侧按钮相同的任务 其具体功能描述如下 还原 将整个工作界面的大小还原至最大化之前的大小 移动 在还原状态下 可以用鼠标拖动标题栏来移动整个工作界面 大小 在还原状态下 用鼠标指向工作界面的边框和四个角的任意定点时 鼠标指针会变为双向箭头 拖动即可任意改变工作界面的长宽 最小化 将工作界面缩至最小 只在桌面任务栏中以图标显示 最大化 将工作界面扩展至整个屏幕关闭 退出工作界面 1 1 6功能区及选项卡 功能区中的包含各种Excel操作的命令 Excel启动时会显示 开始 插入 页面布局 公式 数据 审阅 视图 和 加载项 8个选项卡 每个选项卡都是一种类型的活动 选项卡下还包含很多逻辑组 逻辑组中集中了完成某项工作的一系列命令 这样在进行某项操作时 可以快速找到完成某一任务所需的各个命令 Excel2007启动时默认显示 开始 选项卡的逻辑组和命令集合 以输入内容的字体设置为例 在 开始 选项卡中 可以看到 字体 逻辑组 此逻辑组里面就包含了加粗 上下标等设置字体的各种命令 如图1 4所示 通过对这些命令的操作 就可以很简便的完成对字体的设置 1 1 7编辑栏 编辑栏由两部分组成 左侧显示要输入内容的单元格位置 右侧则为输入的内容 所有内容都可以直接输入 但若要输入函数时 可以单击按钮 弹出输入函数的对话框即可插入不同类型的函数 如图1 7所示 输入内容完毕后 以回车结束即可完成内容的输入 1 1 8工作表区 工作表区是Excel进行各项操作的窗口 有一些列的单元格 网格线 行号 列号 工作表标签等组成 在工作表区的右侧和下方分别有一个垂直滚动条和水平滚动条 滚动条的两端有向上向下或向左向右的箭头按钮 用鼠标拖动滚动条或单击箭头按钮 都可以移动工作表区的内容 使窗口以外的数据移到窗口中 水平滚动条的左侧为工作表标签 Excel2007会默认给出Sheet1 Sheet2 Sheet3三个工作表共同组成一个工作簿 即Excel文档 当工作表较多时 可以通过标签左侧的向左或向右的按钮进行移动查找 1 1 9状态栏 状态栏显示工作表区的编辑状态 Excel2007开始启动时 其默认状态如图1 1中的状态栏所示 右侧有设置页面的3个按钮以及页面缩放工具 关于页面设置 默认状态下为 普通模式 即各行各列有序排列 中间没有间隔的模式 单击 分页预览 模式按钮 可以在工作表区中显示分页符 指出表格中的内容所属的页数 空白处则以灰色覆盖 如图1 8所示 以便确定完成工作表的页数设置 方便打印等操作 单击 页面布局 模式按钮 可以对工作表逐页进行添加页眉页脚等设置 工作表区的列号排列也将分别与各页表格内同对应 如图1 9所示 1 1 10在快速访问工具栏中添加常用工具 对工作环境的自定义设置主要包括对快速访问工具栏和功能区的设置 对Excel2007外观的设置等 接下来的主要介绍对快速访问工具栏和功能区的设置 如对外观等的设置可以参考两者进行类似操作 在默认情况下 快速访问工具栏中的命令较少 一些常用的命令仍然要到功能区选项卡中或对话框中寻找 效率较低 因此 为了更快捷地利用常用的命令工具 往往要将它们加入到快速访问工具栏中 以将Excel2007中 插入 选项卡下的 图表 命令逻辑组添加到快速访问工具栏中为例 方法通常有以下两种 在功能区中找到 插入 图表 逻辑组 右键单击 图表 逻辑组 弹出含有 添加到快速访问工具栏 选项的菜单 如图1 11所示 选择此命令 快速访问工具栏中会增加图表按钮 单击此按钮 即可查看 图表 逻辑组的命令 此逻辑组的显示和组成方式与在功能区中的内容一致 如图1 12所示 1 1 11对功能区的设置 功能区功能庞大 工具复杂 使用简便快捷 但众多的图表占据了较大的工作表空间 因此 在需要较大的工作表区时 可以选择将功能区隐藏 具体方法如下 右键单击功能区选项卡名称所在的位置 会弹出含有 功能区最小化 命令的菜单 如图1 15所示 如果在功能区选项卡的各个逻辑组位置右击 则会显示如图1 11的菜单 选择 功能区最小化 命令 即可将功能区最小化 只有在单击选项卡名称时 才会显示相应的选项卡内容 进行命令操作后 功能区仍然会被隐藏 但出于某种需要 要将功能区还原到默认的显示状态 则可以取消更 功能区最小化 命令 具体方法如下 右键单击功能区选项卡名称所在的位置 会弹出含有 功能区最小化 命令前方带有 的菜单 如图1 16所示 选择 功能区最小化 命令 即可取消此命令 使功能区的显示状态恢复到默认设置 1 1 12关闭Excel2007 在使用完Excel2007后 需要将其关闭 方法一般有以下两种 在Microsoftoffice按钮菜单下单击 退出Excel 按钮 即可退出整个工作界面 单击标题栏右侧的关闭按钮 可以推出整个工作界面 如果要关闭某个Excel文档 则需要单击功能区右上角的关闭按钮 值得注意的是 在对文档进行某些操作后 将其关闭时会弹出是否保存对文档更改的对话框 如图1 17所示 如果要保存操作 单击 是 按钮 否则单击 否 按钮 即可关闭文档 单击 取消 按钮时 将取消退出工作界面的操作 1 2工作表内容的创建和编辑 上一节中 Excel的基本工作环境已经被详细介绍 在本节中 将进一步重点介绍对工作表的基本操作 掌握最基本的对单元格 行 列 工作表和工作簿的编辑 下面以制作某商场最近一周10种产品的销量纪录为例 详细介绍各种基本操作的方法 1 2 1创建和保存新工作簿 新建Excel文档是进行各项操作的必要步骤 以建立销售记录的文档为例 启动Excel2007 即可建立默认名称为Book1的工作簿 如果Excel2007已经开启其他文档 新建销售记录文档的具体方法如下 1 单击Microsoftoffice按钮 出现常用命令的下拉菜单 选择 新建 选项 弹出新建工作簿的对话框 包含了新建工作簿模板类型的众多选项 如图1 18所示 2 根据实际需要 此处选择 空工作簿 模板 单击 创建 按钮即可创建名称为Book1的工作簿 但针对工作簿的不同用途 此处可以选择 已安装的模板 选项 使用如 账单 等Excel2007自带的模板选项 也可以选择 预算 等模板选项 获取Microsoftofficeonline上的模板 以简化后续编辑操作 1 2 2选择编辑内容 在编辑工作表内容之前 要先选择将要编辑内容的单元格 这就包括对单个单元格 单元格区域 行或列 整个工作表的不同选择 下面将详细介绍各种对象的选择方法 一个单元格 单击该单元格或按箭头键 移至该单元格 单元格区域 单击该区域中的第一个单元格 然后拖至最后一个单元格即可 若单元格区域较大 则可以先选择该区域中的第一个单元格 然后按F8 再单击此区域的最后一个单元格 再次按F8 即可选中此区域 表格列 将所标移至列标题或列的上边缘 将出现向下的光标 用此光标要选择的列就可以选中该列 表格行 将所标移至行标题或行的上边缘 将出现向右的光标 用此光标要选择的行就可以选中该行 整个工作表 单击工作表区行标题和列标题交汇处的全选按钮就可 1 2 3数据的输入 对数据进行分析编辑 前提要输入数据 最基本的操作为手动输入 在单元格内键入想要处理的数据内同 如果数据有一定的规律性时 Excel可以完成自动输入的任务 提高数据输入效率 下面以在 销售记录 工作簿中输入所需内容为例 介绍两种输入方法 1 手动输入手动输入的一般操作为 选择将要输入内容的单元格 在其内部输入相应内容后 单击回车键结束即可 以周一销量纪录为例 需要包含以下内容 产品代码 日期和销量 如图1 19所示 这些内容都需要手动填充 2 自动填充在序号 日期等内容的输入过程中 往往有一定的规律性 以输入销售记录的日期为例 是按日期顺序有规律的排列输入 逐个输入效率较低 尤其是在输入工作量较大时 这时 可以选择Excel自动填充功能进行操作 让Excel根据已建立的模式自动继续日期或时间段序列 并填充到相应的区域 1 2 4设置单元格的格式 在完成输入内容后 工作表在形式上往往并不美观或合理 这就需要对工作表的内容进行各种编辑和设置 继续以一周销售记录为例 在输入完成后 表格显得比较粗糙 如图1 23所示 需要对表格内容进行编辑 1 2 5单元格的合并与拆分 在表格布局中 有些单元格的内容往往会跨行或跨列显示 就需要进行单元格的合并操作 而某些较大的单元格则需要拆分减小其所占空间 进行单元格的拆分操作 以图1 23的销售记录为例 单元格B1中 日期 应该与所有的日期相对应 因此 需要将B1 H1合并 合并具体方法如下 1 选择需要合并的单元格区域B1 H1 合并后整个区域会变成一个单元格 2 选择 开始 选项卡中的 对齐方式 逻辑组 单击合并单元格按钮 即可完成对所选区域的合并 同样方法可以将A1 A3合并 结果如图1 27所示 合并后单元格的名称为合并区域第一个单元格名称 此处为B1 1 2 6行或列的插入或删除 工作表的内容有时需要适当增加或减少某些整行或整列的内容 就需要对工作表中的行或列进行插入或删除 行与列的插入或删除方法近似 下面介绍行的插入和删除 对列的编辑以此类推即可 以在本节销售记录中在011号产品和211号产品之间加入002号产品的销售记录 并删除023号产品的记录为例 具体方法如下 1 选择将要插入002产品的行 此处为第5行 或者选择第5行中的任意一个单元格 2 选择 开始 选项卡中 单元格 逻辑组 打开 插入 命令右侧下拉菜单 选择 插入工作表行 命令 即可在所选行的位置插入新的一行 其他内容依次向下移动 在新的一行中键入002产品的销售记录即可 结果如图1 28所示 3 选择023号产品所在的行 即第9行 或者选择第9行中的任意一个单元格 4 选择 开始 选项卡中 单元格 逻辑组 打开 删除 命令右侧下拉菜单 选择 删除工作表行 命令 删除所选行 其他内容依次向上移动补齐 结果如图1 28所示 1 2 7操作和修饰工作表 一个Excel工作簿可以包含有多个工作表 为了使各个工作表更能体现自己的特点 可以对其进行相关的操作和修饰 这些操作和修饰包括工作表的插入 删除 重命名 设置工作表标签颜色等 下面以对图1 28中销售记录所在工作表的操作和修饰为例 完成以 销售记录 命名该工作表 并建立其副本以红色标签区别显示 具体方法如下 1 右键单击销售记录所在工作表的工作表签Sheet1 弹出操作和修饰工作表的菜单 其具体内容如图1 29所示 选择 重命名 命令 则Sheet1的名称会被选中以黑色突出显示 键入 销售记录 即可将此工作表命名为 销售记录 2 右键单击 销售记录 工作表签 弹出操作和修饰工作表菜单 选择 移动或复制工作表 命令 弹出执行该操作设置的对话框 在对话框中选中 建立副本 复选框 如图1 30所示 即可在 销售记录 工作表前建立其副本 销售记录 2 3 右键单击 销售记录 2 工作表签 弹出操作和修饰工作表的菜单 选择 工作标签颜色 命令 在各种颜色中选择红色 则此工作表即可以红色标签显示 如图1 31所示 1 3基础计算和结果展示功能 一般情况下 工作表中的数据在输入后都需要进行基本的汇总和分析 在Excel2007中 这些工作都可以通过简单的操作完成 并且利用不同的图表类型对数据进行针对性地展示 本节会结合实例重点介绍最基本的函数的使用 图表的创建与编辑 数据的筛选与排序3个方面的基本操作 以完善Excel的基础使用技能 公式和函数是Excel强大计算分析功能的具体体现 简单的代数运算可以利用公式进行 对于复杂的计算 Excel则提供了预定义的内装公式 函数 利用多种类的函数可以进行更为复杂的计算分析 以提高计算分析的效率 1 3 1公式的使用 公式是在工作表中对数据进行运算分析的等式 它是由一系列的运算符连同运算数据组成 最后返回数据运算结果 公式的运算符包括基本的算数运算符 如 等运算符号 也包括比较运算符 等符号 还包括文字运算符 利用文字运算符可以将两个单元格的内容合并在一起 在公式中应用单元格或单元格区域的行列号时 还需要运用应用运算符 如用 分割各个单元格 用 表示单元格区域等 其运算顺序依次为应用运算符 算术运算符 文字运算符和比较运算符 要进行某项计算 只需要利用运算符运算数据即可 下面以计算产品代号为011的产品的一周销售数量之和为例 介绍公式输入的具体方法 1 3 2函数的使用 公式的使用固然简便 但在计算量比较大或者输入经常运用的计算公式时 手动键入公式的效率依旧很低 为了使操作更加简便 Excel提供了大量的预置公式 函数来解决这一问题 此外 利用函数还可以减少公式输入过程中出现的错误 因此 在计算时 应尽量应用函数 Excel中包含有数学和三角函数 统计函数 财务函数 逻辑函数等多种函数 执行不同要求的计算任务 函数的使用是通过一定的计算规则来计算各种数据 这种计算规则称为函数的语法 而计算的各种数据称为参数 一个函数本身也可以作为其他函数的参数 同样以求图1 28中011号产品的一周总销售量为例 以下介绍函数使用的具体方法 在Excel的函数中 求和函数为SUM函数 其具体语法如下 SUM number1 number2 参数 number1 number2 是要对其求和的各个参数 个数最少为1 最多不超过255 1 3 2图表的创建 在完成了基本的统计后 数据的特点需要进一步更形象地表达 图表就是一个很有效的办法 Excel提供了多种类型的统计图 可以形象生动地描述数据的特点 本小节将重点介绍在Excel中创建图表的具体方法 在一系列的数据中 根据对于不同特点的数据需要和处理要求 首先要选择不同的图表类型 在Excel中提供了柱形图 折线图 饼图 条形图 面积图 XY 散点图 股价图 曲面图 圆环图 气泡图和雷达图等11种基本类型的图 在处理数据时 只有选定了合适的图表类型才能准确明了地显示数据特征 几种常见图表的适用情况如下 柱形图 柱形图可以看作应用最多的图表类型 是用垂直的柱状图示表示数据值的大小 适用于同类型数据系列的比较 以显示其每个数据间的差异 条形图 可以看做是柱形图顺时针旋转90度而成 但是在显示分类较多的数据时就有很大的优势 并且图示较柱形图更清晰易读 折线图 经常用于描述连续性的或者数据点较多的数据 并能显示其趋势 也可以用于多个数据系列的比较 饼图 在需要展示一个数据整体中各个部分的相对比例或贡献时经常使用 但一幅