【03章】设置单元格与工作表的格式(图文教程)---文档.doc

【一】 “格式”工具栏研究按钮1=字体按钮2=字号按钮3=加粗按钮4=倾斜按钮5=下划线按钮6=左对齐按钮7=居中按钮8=右对齐按钮9=合并及居中按钮10=货币样式按钮11=百分比样式按钮12=千位分隔样式按钮13=增加小数位数按钮14=减少小数位数按钮15=减少缩进量按钮16=增加缩进量按钮17=边框按钮18=填充颜色按钮19=字体颜色按钮20=自动套用格式按钮21=设置单元格格式按钮22=增大字号按钮23=减小字号按钮24=从左向右按钮25=工作表从右向左【二】 “单元格格式”对话框研究2.1 选项卡：数值选定一个区域，然后在单元格格式对话框的“数值”选项卡中选择某个命令，则此操作只对下列两种性质的单元格起作用：【1】本质为数值型常量的单元格；【2】单元格本质是公式，但是已经得出计算结果，且计算结果为数值，而不是文本或逻辑值（TRUE、FALSE）；如果选定区域内的单元格内为文本型常量，则无论设置成何种数值格式，对那些单元格的显示方式皆无任何影响。此“数值”选项卡发挥作用的具体描述：选定一个区域，在【单元格格式】对话框中把其数值格式设置成特定的方式（货币、日期、百分比、科学计数、自定义），将会产生如下效果：【1】往区域中的单元格内输入数值，系统将会以特定的格式来显示之；但如果往此区域输入文本型常量，则不受任何影响。【2】本区域中已有的数值，系统将以特定的方式来显示之；比如，设置成“日期”，则往该区域内输入的所有数值皆会被系统转换成日期；区域内已有的所有数值，也会显示成日期。但以上所说的只是显示上的一种变化（本来是数值，现在显示成日期了），而其内容并未发生改变。如果点击该单元格，去查看编辑框，会发现其内容并未改变。a 常规选定一个区域，把“数值”格式设置成“常规”，效果：往该区域里输入数值，将会维持原貌，不作任何特别的处理；该区域里面已有的数值同样是维持原貌。b 数值选定一个区域，在“数值”选项卡中选择“数值”命令，效果：往该区域里输入数值，将作特殊处理；该区域里面已有的数值亦作特殊处理。此特殊处理涉及三方面：【1】小数位保留多少位：【单元格格式】对话框中的“数值-小数位倍数”命令，要与【选项】对话框中的“自动设置小数点”命令联合起来学习：详情见，【excel专题202】工具-选项（全研究）.doc。如果小数位数设为0，则会对小数点后所有的小数进行四舍五入处理。【2】对绝对值大于1000的数是否加千位分隔符：此设置主要针对绝对值大于1000的数值而言的。如果勾选了此命令，则只要是绝对值大于1000，不论正负、不论是整数还是小数，在数值中间都会被加上千位分隔符。上图中，一万零八十六和一万零一十、以及一万二千五百八十这3个数的绝对值大于1000，所以就被加了千位分隔符。【3】对负数的特殊处理：上面对话框中，“负数”二字下面的一系列示范，是指“负数处理方式”，即，如果输入的是负数，怎么进行处理:，有5种处理方式：（1234.10）第一种方式：去掉负号、加括号、以红色字体显示。（1234.10）第二种方式：去掉负号、加括号、以黑色字体显示。1234.10第三种方式：去掉负号、以红色字体显示。-1234.10第四种方式：保留负号、以黑色字体显示。（系统默认的方式，维持输入时的原貌）-1234.10第五种方式：保留负号、以红色字体显示。举例：如果输入数值“-309”，按以上的五种方式进行处理，得出来的效果分别是：（309）（309）309-309-309不论是否加了括号，也不论是否保留负号，点击那些负数，在编辑框中可以发现它们的内容并没有变化（仍然是“-309”）；也即，括号只是特殊处理、外在的处理，对单元格的内容并未作改变。小知识：巧变文本型常量为数值型常量 在工作中，有时可能遇到这样一种情况：通过文本文件或其它财务软件，把数据（都是数字）导入Excel后，发现那些数据的本质竟然是文本，即使在【单元格格式】对话框中把数值格式设置为“数值”也无济于事。有一个办法可以快速地将这些文本的本质改变，让它们变成数值型常量：在空白的单元格中填入数字1，然后选中这个单元格，执行“复制”命令，然后再选中所要转换的范围，选择“选择性粘贴”中的“乘”，你就会发现它们都变为数字了。 小知识：按小数点对齐 有以下两种方法使数字按小数点对齐-1.选中位数少的单元格，根据需要单击格式工具栏上的“增加小数位数”按钮多次，将不足位数补以0。 2.选中位数少的单元格，右键单击选择“设置单元格格式”命令，在弹出的窗口中单击“数字”标签，选中“数值”，在右面的“小数位数”中输入需要的倍数），Excel 就会自动以0补足位数。同样，对于位数多的单元格，如果设置了较少的小数位数，程序会自动进行四舍五入。 在一个区域内，把数值格式设为“数值”，且规定了小数位数，则这样也就相当于实现了小数点对齐。c 货币、会计专用显示成“货币”：显示成“会计专用”：要特别注意“货币”也有个变态的“负数处理方式”问题。绝大多数情况下，应该采用系统默认的方式（第四种，即，保留负号、以黑色字体显示）：“货币”命令中的负数处理方式，与“数值”命令里的负数处理方式，一脉相承：前三者方式均是去掉负号，有的加括号，有的不加括号，以红色或黑色字体显示。实验：同一组数据，设置成不同的格式后的效果：（小数位均只保留两位）d 日期假设选定一个区域，在【单元格格式】对话框中把它的数值格式设置成“日期”，那么，效果是：往该区域里面输入的任何数值将会被系统自动转换成日期（日期值）。如果该区域里面原先有数值，也会被转换成日期（日期值）： 比如，输入“65”，则系统自动转换成日期值“1900-3-5”，。 （当然，往里面输入的如果是文本型常量，比如汉字或字母，则不会被转换）此时，如果往单元格里输入日期，会被显示成日期。比如输入“6/7”，结果“2014-6-7”e 时间假设选定一个区域，在【单元格格式】对话框中把它的数值格式设置成“时间”，那么，效果是：往该区域的单元格里面输入的任何数值将被系统自动处理成时间：f 百分比在【单元格格式】对话框中把数值格式设置成“百分比”，需联系下面知识点来学习：详情见，【excel专题202】工具-选项（全研究）.docg 分数h 科学计数i 文本把数字显示成文本（左对齐），但其本质仍然是数值型常量，仍能参与计算，仍然能作为函数的参数；目前的认识：把数值格式设置成“文本”，有两个作用：【1】使输入的数值左对齐【2】Excel 的数值精度为15位，超过15的，从第16位起右边的数字全部会被自动转换成0以参与计算，这样就给我们带来一些麻烦。比如，输入十八位数的身份证号码时。此时，设置成“文本”格式可以解决那个麻烦。j 特殊k 自定义玩家输入的自定义条目可以删除，见下图：但系统预设的条目不能删除，彼时【删除】按钮呈灰显。选“自定义”命令，再在“类型”一栏中手动输入字符：“#.00”元”效果是，使数值型常量呈现为“XXX.00元”，但被设置的单元格的本质属性及内容并未发生变化，仍然为数值型常量。怎样让数值型常量在单元格中隐藏：把“G/通用格式”字样改为3个分号（中文标点或英文标点皆可），后果是：单元格中的数字消失了，不过点击之，在编辑框中仍然可以查看到它的真实值-此操作的原理是：单元格数字的自定义格式是由正数、负数、零和文本4个部分组成。这4个部分用3个分号分隔，哪个部分空，相应的内容就不会在单元格中显示。现在都空了，当然就都不显示了。如果往某个区域中输入数值型常量时，希望单元格中的数值均呈现为百分数，可以使用“百分数”命令；如果往某个区域中输入数值型常量时，希望单元格中的数值左对齐，可以使用“文本”命令；（实际上，在数值前面加英文单引号也达到此目的）如果往某个区域中输入数值型常量时，希望单元格中的数值有一些特殊效果（比如，让零值显示或不显示，详情见【excel专题211】零值的显现、隐藏与打印.doc），此时可采用“自定义”命令。数字格式的“惯性”问题（重要）：一个单元格中，如果第一次输入的数据是一个日期常量，那么，以后，只要是往此格中输入数字，都会被转换成日期值；除非输入汉字及字母才不会转换。如果第一次输入的数据是一个货币数值，则以后不论输入什么数字，都会显示成货币数值。究其原因，第一次输入某个类型的常量数据后，它的单元格格式的数值格式就已经定型了，除非你手动修改，否则它是不会变化的。比如，在H4格中输入2008-8-8，再去查看该格的格式，会发现该格的数值格式自动选择了“日期”命令：那么，以后只要往H4格里面输入数字，都将自动转换为日期。如果不希望发生这种自动转换的情况，应当把H4格的数值格式设置为“常规”。2.2 选项卡：对齐a 水平对齐常规、靠左、居中、靠右：这些都容易理解。数值型常量、日期与时间型常量皆为右对齐，如果要把它们弄成左对齐，有二法：在数值之前加英文单引号，或者把其数值格式设置成“文本”文本型常量皆左对齐。填充：假设某单元格的内容为“38”，如果选“填充”，则单元格 本部会显示成“38383838383838383838”（列有多宽就有多少个38），但在编辑栏中仍然只显示一个38，并且进行计算也是以“38”为值进行计算的。两端对齐：即左对齐；分散对齐：公式、数值型常量、内容为字母的文本型常量，其分散对齐仅为居中效果；。内容为汉字的文本型常量的分散对齐，与Word 中劣行的分散对齐相同。跨列居中：要与“合并居中”操作联起来讲，以下面图片中A2格为实验对象：实验（一）：合并居中把A2与B2合并单元格 ，然后把“Graphis公司图片”字样设置成居中，（格式工具栏有“合并居中”按钮，左数第九个），效果如下-实验（二）：跨列居中选定【A2：B2】，然后在单元格格式对话框中设置“跨列居中”，效果如下-合并居中与跨列居中的区别：甲、前者情况下B2单元格消失了（被合并了），只剩下A2格里的内容；而后者则每一个单元格都在。乙、对后者而言，只有当B2格为空白格时，它才能发挥作用，使“graphis公司图片”字样居中；如果B2格为非空单元格，则此命令带来的影响极小，仅仅使每一格里面的内容在该格里面居中而已；b 垂直对齐两端对齐，与靠上相同；分散对齐，与居中相同。c 文本控制（1）自动换行随着列宽的拉窄，文本自动换行。如果把列宽拉得极窄，则文本会完全变成纵向排列。（当然，这种情况很罕见）不过，要注意的是，把列宽拉窄，使文本纵向排列，这种效果虽然与文字方向顺时针旋转90度在外观上极为相似，但本质不同。自动换行时，字符在A4纸上没有作任何旋转；后者则每一个字符都在A4纸上作了旋转。自动换行效果：在编辑框中或单元格本部，将插入点定位到字符中间的某处，再按ALT+回车，则可以从插入点处将单元格里面的内容分成上下两行，。多次按之可以分为多行。但此时并没有插入新的单元格 ，也就是说所有的内容仍然在旧单元格里面。自动换行与ALT+回车（手动换行）的区别：在编辑框中，前者显示为连续的；后者的显示是断行的。下面两图中，E12格为自动换行，D12格为ALT+回车（手动换行）：在这里要注意一个问题，某区域，原先的格式中并未设定自动换行，然后输入数据，数据很长，超出了该列的列宽，那么它有可能会截断显示；然后，设置自动换行，那么，已经输入的历史数据有可能不会自动显示为“自动换行”的效果，在这种情况下，可以这样：选定该区域，然后【格式】-【行】-【最合适的行高】数值型常量、日期时间常量、公式，都不能自动换行。如果某格里面的内容为上述类型的数据，如果把列尽量拉窄，它有可能以“#”来截断显示（具体情况，见第2章 员工信息登记表.doc2.1. 输入基本信息数据的截断显示问题）。如果把此格的格式设置为自动换行，格内的数据也绝不会分作两行来显示。只有文本型常量才可以自动换行。(2)缩小字体填充缩小字体填充，是把格内的数据（汉字字符）的字号缩小，把它们变成水平上的一行（无论内容有多少都浓缩成一行）；所以如果内容较多的话看起来就会显得模糊；不管格内的数据是任何类型（公式、数值型常量/日期型常量/文本常量），都可以实现缩小字体填充的效果。自动换行，则不会使格内的字符的字号发生任何变化。但是，只有文本型常量才能实现自动换行效果。；数值型常量、日期时间常量、公式，都不能自动换行。（3）合并单元格 合并单元格 后，只保留最左上角单元格 里面的数据，d 文本方向（都是以3点钟方向为基准来进行各种旋转，极限是顺时针或逆时针方向旋转90度）逆时针旋转90度：顺时针旋转67度：顺时针旋转90度：e 文字方向（从左到右、从右到左）许多从右向左或双向程序都应用支配文本阅读次序和文本对齐方式的上下文规则。上下文规则由支配文本的空件的类型决定。某些控件（如文本框和组合框）能支持纯文本或带格式文本编辑模式。下面是阅读次序和文本对齐方式的上下文规则：如果第一个强字符 （强字符：组成一种特定语言的字符集，如元音和辅音字母。标点符号和特殊字符都不是强字符。）是从左向右的，那么阅读次序将为从左向右并且文本左对齐。如果第一个强字符是从右向左，那么阅读次序将为从右向左并且文本右对齐。如果只键入了中性字符 （中性字符：没有从右向左或从左向右“要点”语言属性的字符。数字是中性字符的一个示例。） ，那么阅读次序和对齐方式将与段落方向 （方向：指定从右向左文本和文档的阅读顺序、对齐和/或可视外观，而与键盘语言无关。方向也可以描述如何确定用户界面、控件和其他屏幕对象的方向。）（可以从左向右，也可以从右向左）一致，直到键入第一个强字符才发生相应的改变。只要将第一个强字符由从左向右的语言改为从右向左的语言，或者相反，阅读次序和对齐方式都将发生相应的改变。2.3 选项卡：字体 2.4 选项卡：边框边框有不同粗细、开状、颜色，在中央的那个地方（预览区，即画了红圈的地方）会把效果真实地呈现出来，。这里稍微要提及的是，给外边框或内部框线加颜色的时候，要先把颜色选好，然后，点击一下“预置”区的“外边框”“ 内部”两个按钮，才能分别给外边框线/内部边框线加上颜色，点击之后在预览区中会把效果如实地呈现出来。如果不点击而直接关闭对话框的话，即使设了颜色，外框线与内框线也不会呈现颜色。2.5 选项卡：图案注意，这里设置的是单元格里面的底纹颜色，；而单元格中字体的颜色则由【格式】工具栏的第19号按钮来设置：2.6 选项卡：保护隐藏如果一个单元格的本质为公式，且其“隐藏”命令呈勾选状态，则在正常模式下，它没有什么异常之处；而在工作表被保护的模式下，它里面的公式将不可见。（注意：是进入工作表被保护状态后使单元格中的公式不可见，而不是进入公式审核模式后使公式不可见）【三】 添加斜线表头3.1 使用对话框添加选定表头格（B2格），然后调出【单元格格式】对话框：在编辑栏中刷黑“系别”二字，再点击【格式】工具栏中的“设置单元格格式”按钮，调出同名对话框：把“系别”二字设置为下标效果：然后在编辑栏中输入“各项目”三字，可以在中间适当加空格，以保证那三个字尽量靠近B2格的右端：然后在编辑栏中刷黑“各项目”三字，调出【单元格格式】对话框，把那三个字的效果设置为“上标”。最终效果如下：使用对话框法添加斜线后，若需要清除，方法如下：选定B2格，调出【单元格格式】对话框，点击第八号按钮（使它从凹陷状态变成凸起状态，也即从正在使用状态变成不使用状态）：从下图中可以看出，对话框的预览区域内，贯穿“文本”二字的左倾斜线已经不见了：于是表头格的斜线效果被清除了：3.2 使用“绘图”工具栏中的按钮使用【绘图】工具栏中的“直线”按钮，进行手动绘制。3.3 对话框法、绘图工具栏按钮法，两种方式的区别本质不同：前者方式添加的斜线，是表头单元格的一种格式。当整个表的行高、列宽被调整时，该斜线会自动智能变化之，也就是说，它始终不会溢出表头单元格，始终显示为该格矩形的对角线，显得很美观。后者方式添加的斜线，是一种图形，当整个表的行高、列宽被调整时，该斜线不会自动智能变化，也就是说，它不会始终显示为对角线，显得不美观。清除的方法不同：前者，欲清除，需调出【单元格格式】对话框，解铃还须系铃人。；后者，欲清除，选定图形（直线），直接按DEL键即可。【四】 设置框线效果见，【综合专题402】Excel与Word：设置表格的框线格式.doc【五】 单元格的底纹颜色、底纹图案 使用【格式】工具栏中的按钮：使用【单元格格式】对话框：底纹图案的效果：【六】 单元格格式的复制与清除（1）复制甲、利用格式刷乙、选择性粘贴-格式。（2）清除菜单命令【编辑-清除-格式】【七】 设置工作表的背景所设置的背景只在所设置的表中出现，在本簿内其他表中不会出现。（这一点应该很好理解吧）那么，如果要为簿内所有的表都设置背景，应该怎么办？方法是：必须先选中簿内所有工作表的标签。清除背景效果的方法：【八】 自动套用格式同名对话框的调出方法： 点击【格式】工具栏中的第20号按钮。 菜单命【格式-自动套用格式】：“自动套用格式”，对所选定区域的框线、字体、对齐方式、底纹颜色等等，都有影响。可以说，它是对所选区域的格式设置的