agile fd2009外发用户指南(最新).doc

第 1 页 共 87 页 1 敏捷科技股份有限公司敏捷科技股份有限公司 2009 年 9 月 第 2 页 共 87 页 2 敏捷文件外发管理软敏捷文件外发管理软 20092009 用户指南用户指南 敏捷科技股份有限公司敏捷科技股份有限公司 第 3 页 共 87 页 3 目录目录 DGDG 许可协议许可协议 4 第第 1 1 章章 绪论绪论 5 1 1概述 5 1 2使用环境 5 第第 2 2 章章 安装与卸载指南安装与卸载指南 6 2 1DG 软件环境安装顺序说明 6 2 2DG WEB外发系统的安装 6 2 3DG WEB外发系统的卸载 13 第第 3 3 章章 外发系统使用说明外发系统使用说明 14 3 1管理机的使用 14 3 1 1产品信息 15 3 1 1 1 3 1 1 1 更新注册号更新注册号 16 3 1 2组织结构 17 3 1 2 1 3 1 2 1 添加新用户添加新用户 18 3 1 2 2 3 1 2 2 移除下属用户移除下属用户 22 3 1 2 3 3 1 2 3 模块分配模块分配 24 3 1 2 4 3 1 2 4 外发用途分配外发用途分配 26 3 1 2 5 3 1 2 5 取消授权取消授权 27 3 1 2 6 3 1 2 6 修改用户信息修改用户信息 29 3 1 2 7 3 1 2 7 删除用户删除用户 31 3 1 2 8 3 1 2 8 设置部门领导设置部门领导 31 3 1 3客户管理 33 3 1 4 1 3 1 4 1 新增接收单位新增接收单位 33 3 1 4 2 3 1 4 2 修改接收单位修改接收单位 35 3 1 4 3 3 1 4 3 删除接收单位删除接收单位 36 3 1 4 4 3 1 4 4 生成外发环境生成外发环境 37 3 1 4流程定义 41 3 1 4 1 3 1 4 1 新增流程新增流程 42 3 1 4 2 3 1 4 2 修改流程修改流程 48 3 1 4 3 3 1 4 3 删除流程删除流程 52 3 1 5外发用途 52 3 1 5 1 3 1 5 1 添加外发用途添加外发用途 52 3 1 5 2 3 1 5 2 修改外发用途修改外发用途 55 3 1 5 3 3 1 5 3 删除外发用途删除外发用途 56 3 1 6日志管理 56 3 1 6 1 3 1 6 1 查询申请日志查询申请日志 56 3 1 6 2 3 1 6 2 导出申请记录报表导出申请记录报表 58 3 1 6 3 3 1 6 3 删除记录删除记录 58 3 2外发申请的使用 59 3 2 1外发申请登录 59 第 4 页 共 87 页 4 3 2 2创建申请 61 3 2 3查看申请记录 64 3 2 4查看审批流程 66 3 2 5外发文件导入 67 3 3外发审批的使用 69 3 3 1外发审批登录 70 3 3 2查看审批信息 71 3 3 3查看审批记录 76 3 3 4委托审批 78 3 4修改登录密码 80 3 5外发消息提示 81 3 6外发文件的使用 83 3 6 1浏览插件的获取 83 3 6 2直接安装插件 85 3 6 3密码验证插件 85 3 6 4硬件绑定插件 85 第 5 页 共 87 页 5 DGDG 许可协议许可协议 重要提示 重要提示 请您在安装软件前 仔细阅读本许可协议 本许可协议是敏捷股份有限公司 以下简 称敏捷 与您 单位用户 之间关于敏捷软件产品的授权使用协议 敬请注意 敬请注意 一旦您安装了本软件 即表示您已经接受了本协议条款并与敏捷签订了本合同 您必 须严格遵守合同条款 否则您将依法承担违约责任 如果您不同意本合同条款 请将软件 包装及完好的其它物品 DG 用户指南 DG 用户注册卡 退回至您获取本软件的机构 本许可协议只提供使用协议 而非出售或出租许可 定义定义 敏捷软件 包括该软件的程序 包括但不限于被程序所调用的声音 图片 文本文 件 图库 字库等数据库 手册等印刷材料 电子图档 产品包装设计等 使用 是指最终用户按照使用说明手册和本协议的规定 将软件装入硬盘 内存或其 他存储设备 著作权著作权 敏捷系列软件 系由敏捷科技股份有限公司研制开发 具有完全的著作权 受 中华 人民共和国著作权法 和 计算机软件保护条例 以及国际版权公约和其他知识产权 条约的保护 授权授权 敏捷科技股份有限公司公司授权您 1 备份 为了备份的需要 您可以复制一份拷贝 但如果您已经将软件装入硬盘 您应将原盘作为备份而不能再复制 2 授权使用 敏捷授权您使用该产品 3 授权使用时间 自安装本软件之日起 本授权使用软件有效 4 授权用户证明 授权用户应详细填写 DG 用户注册卡 并寄回敏捷科技股份有 限公司公司注册 这是您获得售后服务 技术支持以及升级服务的必要条件 授权限制授权限制 5 本软件作为一个整体 不得将本软件嵌入其他软件系统 6 不得销售 出租 转让 再授权本软件的全部或部分 不得将本软件的复制品分 发给第三方 7 不得对本软件进行反向工程 反编译 反汇编或解密工作 8 除非为了备份或安装到硬盘的需要 不得以任何方式 如拷贝 打印 复印等 复制本软件 最终用户只能保留一份程序的备份复制品 9 不得拆卸 仿制软件加密信息 10 不得移动本软件及相关文件的专属标记和注册商标 有限担保有限担保 在本软件提供后三日内 如果您发现软件载体 文件或印刷材料有任何形式的损坏 请在此期间内与敏捷联系 可获得免费修理或更换 但由于意外事故 操作不当或使 用错误所引起的故障则不在此列 对用户的赔偿对用户的赔偿 敏捷科技股份有限公司公司对最终用户的赔偿 限于修正 更换不合格产品 敏捷科 技股份有限公司公司不承担其他担保责任 亦不就因为使用或不使用敏捷软件所发生 的其他损害负赔偿责任 敏捷科技股份有限公司公司保留对本协议的解释权敏捷科技股份有限公司公司保留对本协议的解释权 对本许可协议如有疑问请与敏捷科技股份有限公司联系 对本许可协议如有疑问请与敏捷科技股份有限公司联系 通信地址 苏州市金鸡湖大道 热 线 0512 691702202 电子邮件 service agile 第 6 页 共 87 页 6 网 址 第第 1 1 章章 绪论绪论 1 1概述概述 敏捷文件外发管理软件 2009 Agile FD2009 是敏捷科技股份有限公司为企业对外交 流量身定做的管理软件 1 2使用环境使用环境 1 支持的操作系统 Windows 2000 professional Windows 2000 server Windows XP professional Windows 2003 等 Windows 系列 Internet Explorer 6 0 以上 作为服务器使用建议使用 2003 操作系统 2 对软件环境的要求 1 Internet Explorer 的要求 1 Internet Explorer 6 0 以上版本 2 其他 windows 补丁的要求 1 Windows Installer 3 1 补丁版本 3 服务环境的要求 1 SQL Server2000 IIS Framework2 0 3 硬件环境等要求 最低配置 P 2 0 以上处理器 256MB 以上内存 硬盘剩余空间大于 5GB 10M 以上网卡 注意注意 若安装环境不能达到以上要求若安装环境不能达到以上要求 有可能会影响有可能会影响 DG 程序的正常运行程序的正常运行 第 7 页 共 87 页 7 第第 2 2 章章 安装与卸载指南安装与卸载指南 2 12 1 DGDG 软件环境安装顺序说明软件环境安装顺序说明 安装 DG 外发系统前安装一些软件环境 具体顺序如下 1 1 首先安装首先安装 SQLSQL ServerServer 必须在本机安装 SQL Server 2000 或以上版本 2 2 再安装再安装 IISIIS 服务 服务 可以从系统安装光盘中安装 3 3 最后安装最后安装 NET NET Framework2 0Framework2 0 注意 注意 必须在系统内安装 IIS6 0 与 NET Framework 2 0 IIS 需先装 如果 IIS 装在 NET Framework 之后 需要在命令窗口运行 C Windows Microsoft NET Framework v2 0 50727 aspnet regiis exe i 进行 IIS 的注册 C windows 为系统所在目录 2 2DG Web 外发系统的安装外发系统的安装 运行 web 外发系统的安装程序 FD2009 Setup exe 弹出窗口选择安装语言 默认中 文 简体 图表 选择语言后 点击确定 第 8 页 共 87 页 8 图表 1 点击下一步 开始安装 Agile FD2009 外发管理机 图表 2 选择接受条款 点下一步 第 9 页 共 87 页 9 图表 3 请您将上述界面中显示的授权验证信息填写到 Agile FD2009 用户注册卡 中 授权验证信息 栏内 然后按卡上的联系方式将注册卡传真至我公司 一般情况下 我 公司将在三十分钟内生成授权号 并将其传真至贵公司 您拥有了授权号 即可执行下一 步 进入如下界面 图表 4 请您填写 用户名 公司名称 和 授权号 并执行下一步 第 10 页 共 87 页 10 图表 5 安装模式分三种 可选择其中任意一个安装模式 域网络模式 适合有域环境的公司 此模式可以 输入或浏览选择 SQL 数据库地址 点击下一步 第 11 页 共 87 页 11 输入 SQL 数据库服务器超级用户口令 点击下一步 输入需要创建的数据库名称 默认数据库名称为 DGWeb 执行下一步 第 12 页 共 87 页 12 输入需要创建的管理外发数据库的 SQL 新用户及密码 点击下一步 若数据库已经存在 有如下提示 点击确定可以保持以前数据库信息 如图 设置数据后执行下一步安装 第 13 页 共 87 页 13 选择安装目录后执行下一步 完成安装 完成 DG Web 外发系统的安装 使用 IE6 0 及以上版本进行客户端的访问 DG Web 外发系统安装完成后 在桌面上创建了外管理机的快捷方式 第 14 页 共 87 页 14 2 3DG Web 外发系统的外发系统的卸载卸载 DG Web 外发系统的卸载有一下两种方式 1 通过控制面板 添加或删除程序 卸载外发管理机 2 运行安装程序进行反安装卸载 第第 3 3 章章 外发系统使用说明外发系统使用说明 3 1 管理机的使用管理机的使用 DG Web 外发系统管理机主要职责是定义组织机构 添加外发流程中各职能用户 规 划外发审批流程等 相当于整个外发系统的控制平台 需要详细设置完整后外发系统才能 正确运行 运行桌面上管理机的快捷方式 可以看到管理机共计有六个功能项 1 产品信息 查看本系统的注册信息 包括服务器版本 管理机版本 注册号 授权点数 已授权点数 是否试用号 试用天数 剩余天数 2 组织结构 定义公司和部门 注册配置客户端等操作 3 客户管理 添加客户信息 第 15 页 共 87 页 15 4 流程定义 规划 规范整个外发流程 5 外发用途 定义外发给客户的用途 并关联外发流程 6 日志管理 可查询所有外发申请人的相关信息 DG Web 外发管理机主界面如下图 3 1 13 1 1 产品信息产品信息 产品信息模块可以查看外发系统的注册信息 包括服务器版本 管理机版本 注册号 授权点数 已授权点数 是否试用号 试用天数 剩余天数 打开管理 点击按钮 如下图 第 16 页 共 87 页 16 3 1 1 1 3 1 1 1 更新注册号更新注册号 当客户需要增加申请端的点数时 敏捷给客户重新生成一个新的序列号 客户获得序 列号后 点击 查看序列号 按钮 点击 更新 按钮后输入新的序列号 确定即可 更新序 列号界面如图示 第 17 页 共 87 页 17 3 1 23 1 2 组织结构组织结构 在 组织结构 模块中可以定义公司和部门 注册配置客户端等操作 相当于节点管理 与配置 打开管理机后 点击按扭 在 组织机构 模块中右键新增公司名称 如下图 在弹出的窗口中填写公司名称和公司描述 如图 第 18 页 共 87 页 18 3 1 2 1 3 1 2 1 添加新用户添加新用户 新安装的 Web 外发系统需要管理员添加新的用户信息 建立好新用户后即可分配帐户 给需要申请解密文件人员或审批人员 进入 组织结构 模块 在右侧 用户列表 框中 添加新用户 在空白处右键选择 新增 用户信息 第 19 页 共 87 页 19 在弹出的窗口中填写新增用户信息 设置用户名称 登录名 登陆密码后 确定 可以陆续添加多个用户 第 20 页 共 87 页 20 在左侧列表框中的公司跟目录中添加二级目录 即添加部门 这样可以分部门管理客 户机 弹出窗口中填写部门信息 确定后即可 第 21 页 共 87 页 21 设置好公司和部门后就可以对已添加的用户进行配置 使得该用户具有申请或审批外 发文件的权限 先选择部门 然后在右边的 用户列表 中右键选择 添加下属用户 如下图 第 22 页 共 87 页 22 在下图所示窗口中选择相应的客户端 在 节点列表 中选择好员工后 点击部门即可显示部门下面的员工用户名的列表 3 1 2 2 3 1 2 2 移除下属用户移除下属用户 Web 外发管理机中使用部门方式对用户管理 大大提高了工作效率 在日常工作中有 些人员经常需要更换所在部门进行工作 这种情况下需要管理员在管理机上切换此类用户 的所属部门 选中部门变更人员所在的部门 技术部 选择用户 张三 如图 第 23 页 共 87 页 23 右键选择 移除下属用户 此时用户 张三 不属于技术部 在 南京敏捷 跟目录 下显示为未分配部门状态 张三 如下图 此时可以新建部门 研发部 把用户 张三 添加到 研发部 下面 第 24 页 共 87 页 24 3 1 2 3 3 1 2 3 模块分配模块分配 添加用户后 需要给用户配置相应的权限 用户如果没有经过管理机授权是没有权限 对外发文件进行申请或审批操作的 必需由管理机给用户配置相应的权限后 申请人才能 通过 IE 进入申请端 进行申请解密操作 过程如下图 右键点击所选择的客户端 第 25 页 共 87 页 25 选择 模块分配到客户机 后弹出如下窗口 在上图 模块列表 中可以分配每个用户的权限 以用户 张三 为例进行说明 审计 选择此模块表明此用户具有对所有已经解密的文件进行查询权限 一般用户不 具有此权限 第 26 页 共 87 页 26 外发审批 选择此模块表明此用户可以通过 IE 进入外发审批界面 如果没有选择此模 块 那么使用用户登录名 zhangsan 无法登陆外发审批界面 外发申请 选择此模块表明用户可以通过 IE 进入外发申请界面 进入界面后就可以进 行申请解密操作 否则在使用用户登录名 zhangsan 无法登陆外发申请 界面 这里我们把三个模块都勾选上 3 1 2 4 3 1 2 4 外发用途分配外发用途分配 用户如果要进行外发申请 需要给用户分配相应的外发用途 用户如果没有经过管理 机分配外发用途是不能进行创建外发申请操作的 必需由管理机给用户分配相应的外发用 途后 申请人才能通过 IE 进入申请端 进行创建外发申请操作 过程如下图 右键点击所选择的客户端 选择 外发用途分配 后弹出如下窗口 第 27 页 共 87 页 27 外发用途分配可以将管理机中外发用途中添加的用途分配给用户 用户可通过 IE 进入 申请端 选择外发用途进行申请操作 3 1 2 5 3 1 2 5 取消授权取消授权 管理机可以给用户分配使用权限的同时还具有取消授权的功能 此功能可以随时暂停 某用户对 Web 外发系统的使用 在组织结构模块中的 用户列表 框中选中要取消授权的用户 右键选择 取消授权 功 能 如图 第 28 页 共 87 页 28 取消用户 luckfish 的权限后 在列表中此用户就显示为红色 表示此用户使用权限已 经被取 如图 第 29 页 共 87 页 29 3 1 2 6 3 1 2 6 修改用户信息修改用户信息 用户权限分配好后 需要修改用户的登录名 用户密码时 可以在管理机组织结构模 块中的 修改用户信息 功能实现 如图所示 右键选择 修改用户信息 在下图窗口更改用户信息 第 30 页 共 87 页 30 确认后管理机上显示更新后的用户信息 第 31 页 共 87 页 31 3 1 2 7 3 1 2 7 删除用户删除用户 有时候管理员根据需要 要释放一些节点以备他用 此时就要在敏捷外发管理软件 2009 的管理机上执行删除用户动作 具体方法如下 进入组织结构模块 在 用户列表 框中选中需要注销的用户 右键选择 删除用户 如图 3 1 2 8 3 1 2 8 设置部门领导设置部门领导 对于每个部门可以设置相应的部门领导 在外发流程中可直接通过设置规则选择领导 进行外发审批 如图所示 第 32 页 共 87 页 32 右键选择 设置部门领导 在下图窗口设置部门领导 选择领导的部门 第 33 页 共 87 页 33 这里领导可以管理多个部门 点击下方向左按钮 可取消部门领导 绿色标识为领导 黑色为员工 3 1 33 1 3 客户管理客户管理 客户管理模块主要是添加客户信息 便于外发申请人选择外发客户 审批人可以了解 审批后的文件去向 在管理端界面中 需要设置外发的客户信息 外发申请人就能在申请解 密文件时看到客户信息 打开管理机后 点击按扭 3 1 4 1 3 1 4 1 新增接收单位新增接收单位 新安装的 Web 外发系统需要管理员添加外发的客户信息 进入 客户管理 模块 在右侧列表框中 添加新客户 在空白处右键选择 新增用户信 息 第 34 页 共 87 页 34 在弹出的窗口中填写新增接收单位信息 设置接收单位名称 地址 联系人 电话 邮件后 确定 可以陆续添加多个接收单 位 客户信息中的 使用特定浏览器选项 如勾选 则发送给该客户的外发文件必须使用 第 35 页 共 87 页 35 与该企业绑定的外发浏览器进行浏览外发文件 如不勾选 使用特定浏览器选项 则使用 通用浏览器 3 1 4 2 3 1 4 2 修改接收单位修改接收单位 已存在的接受单位如需要修改基本信息可通过客户管理中的 修改接收单位 功能实现 如图所示 右键选择 修改接收单位 在下图窗口更改接收单位信息 第 36 页 共 87 页 36 3 1 4 3 3 1 4 3 删除接收单位删除接收单位 有时候管理员根据需要 将一些不需要外发的接收单位删除 此时就要在敏捷外发管 理软件 2009 的管理机上执行删除接收单位动作 具体方法如下 进入客户管理模块 在客户列表框中选中需要删除的接收单位 右键选择 删除接收单 位 如图 第 37 页 共 87 页 37 3 1 4 4 3 1 4 4 生成外发环境生成外发环境 针对不同客户需要我们可以制作不同的外发浏览器环境 具体如下 选择接收单位 右键点击 生成外发环境 第 38 页 共 87 页 38 弹出外发环境制作窗口 选择安装模式和生成目录生成外发环境 安装模式包括 4 种 直接安装 浏览器安装程序直接双击安装完成 密码验证 安装浏览器允许需要输入事先设定好的安装密码安装 第 39 页 共 87 页 39 硬件绑定 浏览器安装时会获取安装外发浏览器的计算机的硬件码 然后将获取的硬 件码输入到外发客户信息中的硬件信息中 获得验证码通过浏览器的安装 USB 绑定安装 是通过将外发浏览器生成到加密狗 浏览器与加密狗绑定 需要浏览 外发文件的计算机必须插入加密狗 生成目录 指外发浏览器的生产路径 生成到本地路径生成到本地路径 即生成到服务器本机的指定路径 选择生成到指定路径 点击 选 择 按钮 第 40 页 共 87 页 40 选择要生成到的路径 点击确认 浏览器将生成到指定路径 生成到生成到 web 系统 指将外发浏览器生成到服务器上系统 指将外发浏览器生成到服务器上 第 41 页 共 87 页 41 可通过外发站点去下载外发浏览器可通过外发站点去下载外发浏览器 首次填写外发文件接受单位信息时 客户名称必须需要填写 另外 企业码 为 自动生成 企业码是不同用户区别的一个标志 如使用特定浏览器 外发出去的文件 在 不同的单位是不通用的 如使用通用浏览器 则使用通用浏览器的接受单位之间的外发文 件通用 3 1 43 1 4 流程定义流程定义 流程定义是整个外发系统的关键所在 通过流程的详细定义 可以将外发审批的权限 明确 针对每一个 设置相应的外发审批人 只有设置了相应的外发流程并绑定到外发用 途后 外发申请人才能将需要外发的文件发送至服务器端 再由审批人审核 同一个外发 申请可以由多个外发审批人来审批 在定义了多级审批后 上一级审批人完成审核后 第 42 页 共 87 页 42 下一级的审批人才能审核 确保流程的规范性和唯一性 打开管理机后 点击按扭 3 1 4 1 3 1 4 1 新增流程新增流程 新安装的 Web 外发系统需要管理员可根据具体审批需要添加相应的流程 进入 流程定义 模块 在右侧列表框中 添加新客户 在空白处右键选择 新增用户信 息 在弹出的窗口中设置外发流程的流程节点 第 43 页 共 87 页 43 对于新增的外发流程 我们可根据具体需要建立相应的流程审批节点 点击弹出窗口 中的 新增节点 弹出流程节点窗口 并输入流程名称和节点名称必填项 点击 选择人员 按钮 弹出人员选择界面 选择当前流程审批节点的相关审批人员 第 44 页 共 87 页 44 此处的审批人员可选择多个 即当前节点选择的审批人中的任意一人审批通过即可通过该 节点 点击 确定 按钮 返回到 编辑节点 窗口 在节点列表中可看到已选择的审批用户 第 45 页 共 87 页 45 如申请流程存在多级审批 点击 保存并创建下一节点 保存当前节点并创建新的节 点 输入新节点的信息 并选择相关审批人 在选择审批人时 审批人类型有两种 人员和规则 其中人员可以选择任意具有审批 权限的人 当选择类型为规则时 我们需要选择相应要参与审批的规则的级数 第 46 页 共 87 页 46 其中级数共分为两级 一级领导审批 指申请人的直接领导 即部门领导审批 二级 领导审批 指申请人的直接领导的上级领导 即部门领导的上级领导审批 如勾选当前节点 允许结束流程 则当前节点在审批过程中可直接结束整个流程 完 成外发申请 流程节点已设置完成可点击 保存 关闭 按钮 窗口跳转至流程窗口 第 47 页 共 87 页 47 点击 保存 关闭 保存整个审批流程 新的审批流程就创建成功 我们可以将次流程与外发用途绑定进行外发申请审批操作 第 48 页 共 87 页 48 3 1 4 2 3 1 4 2 修改流程修改流程 已存在的外发审批流程我们可根据具体需要修改该流程的流程节点 可以在管理机流 程定义模块中的 修改流程 功能实现 如图所示 右键要修改的外发流程 选择 修改流程 弹出下图所示窗口 第 49 页 共 87 页 49 可在当前流程中增加流程节点 点击 新增节点 编辑新增节点的信息并 保存 关闭 第 50 页 共 87 页 50 新增节点会在流程节点的最后增加一个新的流程节点 如要对已在流程中的节点进行修改 可选中一个节点 右键点击 修改 或点击 修 改节点 按钮 弹出节点编辑窗口 我们可修改流程节点的名称 类型 参与审批人员 是否允许结束流程 第 51 页 共 87 页 51 点击 保存 关闭 跳转至节点列表窗口 如流程中审批节点已不需要 可选择流程节点 点击 删除节点 流程已修改完成可点击 保存 关闭 完成修改 第 52 页 共 87 页 52 3 1 4 3 3 1 4 3 删除流程删除流程 有时候管理员根据需要 将一些不需要外发流程删除 此时就要在敏捷外发管理软件 2009 的管理机上执行删除流程动作 具体方法如下 进入流程定义模块 在 流程管理 列表框中选中需要删除的外发流程 右键选择 删除 流程 如图 3 1 53 1 5 外发用途外发用途 外发用途定义了一系列外发的行为控制 并与外发流程绑定 外发用户必须分配了外 发用途才可进行外发申请操作 并通过外发用途关联到相应的外发流程通过审批流程进行 外发审批 打开管理机后 点击按钮 3 1 5 1 3 1 5 1 添加外发用途添加外发用途 新安装的 Web 外发系统需要管理员根据具体外发审批需要添加相应外发用途 进入 外发用途 模块 在右侧列表框中 点击 添加 按钮 第 53 页 共 87 页 53 页面转为添加保存模式 填写外发用途名必填项 并选择填写外发文件的生命周期 允许操作 审批设置 如 未勾选 自动审批 则需要选择或者新建审批流程关联到外发用途 新建流程步骤见 3 1 4 1 如勾选 自动审批 外发申请则不需要经过流程审批自动通过 设置完成后点 第 54 页 共 87 页 54 击保存 在外发用途下拉列表中可以看到新建的外发用途 选择该外发用途 选择该外发用途可看到外发用途的具体设置 外发文件行为控制 外发文件行为控制 在外发行为控制这一项 可以设定要制作的外发文件的使用权限 第 55 页 共 87 页 55 达到当文件发往目标单位后 外发文件仍然可以受到控制 可以设置是否以密文发给 客户 设置文件可以使用多长时间或者文件加密但是不限制使用时间和使用次数 可 以根据需要设置外发的文件是否允许打印 修改等功能 如果不允许修改那么制作好 的外发文件除了不能修改外还不可以拷屏 这些设置将在审批端被审批人看到 3 1 5 2 3 1 5 2 修改外发用途修改外发用途 已存在的外发用途如需要修改行为控制 关联流程 可通过 外发用途 中的 修改 功能实现 如图所示 选择外发用途 修改具体的行为控制 关联流程信息 第 56 页 共 87 页 56 点击 修改 按钮 保存修改内容 3 1 5 3 3 1 5 3 删除外发用途删除外发用途 有时候管理员根据需要 将一些不需要的外发用途删除 此时就要在敏捷外发管理软 件 2009 的管理机上执行删除用途动作 具体方法 选择要删除的外发用途 点击删除按钮 外发用途即可删除 3 1 63 1 6 日志管理日志管理 在日志管理中 可以查询到所有外发申请人的相关信息 包含日期 申请人 部门 接收单位 状态 文件名称 行为控制 申请原因等 此功能便于对已发文件追溯 打开管理机 点击按钮 3 1 6 1 3 1 6 1 查询申请日志查询申请日志 点击日志管理按钮 进入日志管理模块 输入检索条件就可以查看申请日志 如下图 所示 第 57 页 共 87 页 57 设置好检索条件后 找到需要查看的外发信息后 双击 或右键选择 查看 即可弹 出审批记录窗口 在窗口中可以查看审批过程信息 下载已审批的文件等 如图 注意注意 在 在 文件列表文件列表 框中可以下载已经审批的文件 在框中可以下载已经审批的文件 在 审批记录审批记录 中可以查看中可以查看 第 58 页 共 87 页 58 到多级审批的整个过程 到多级审批的整个过程 3 1 6 2 3 1 6 2 导出申请记录报表导出申请记录报表 查询完成后 点击 导出 按钮 可将查询出的申请信息导出到 Excel 报表中 3 1 6 3 3 1 6 3 删除记录删除记录 有时候管理员根据需要 将一些废弃的外发申请记录删除 此时就要在敏捷外发管理 软件 2009 的管理机上执行删除用途动作 具体方法 查询出要删除的申请记录 选中 右键 删除 第 59 页 共 87 页 59 注意注意 已完成的外发申请记录是不能删除的 已完成的外发申请记录是不能删除的 3 2 外发申请的使用外发申请的使用 外发申请的主要作用为 申请人提交新的外发需求 设置外发文件的使用权限等功能 外发申请端主要有五个工作职能 创建申请创建申请 加密文件需要外发给客户时提出的外发新申请 查看申请记录查看申请记录 查看自己的申请记录 查询已申请文件的审批状态 下 载审批过的文件等功能 审批流程审批流程 查看自己分配的外发用途所关联的外发流程的审批人信息 多级审批的审批顺序等信息 外发文件导入外发文件导入 如果需要和客户交流文件 就需要此功能 此功能就是 把制作后的外发文件转换成本企业内的加密文件 否则外发给客户的文件在本企业内 无法打开 修改密码 修改密码 外发申请的初始密码是由管理员在管理机上设置的 申请人登录到外发申 请界面后 可以修改自己的登录密码 3 2 13 2 1外发申请登录外发申请登录 用户有外发文件需求的时候需要通过 WEB 浏览器 如 IE 登陆到外发申请界面后 方可创建新的申请 打开 IE 输入 DG Web 外发服务器虚拟路径 进入外发审批界面 如 http 202 119 11 88 DGServer 其中 DGServer 为安装外发服务器时输入的虚拟目录名称 外发登录界面 第 60 页 共 87 页 60 输入用户名和密码 登录用户名和密码是在管理机的 组织结构 模块中定义的参考 3 1 2 6 再选择 简体中文 点击登录按钮 如管理机已给当前用户分配了外发申请的 模块 参考 3 1 2 3 则可进入外发申请界面 下图 第 61 页 共 87 页 61 3 2 23 2 2创建申请创建申请 在外发申请界面中 点击按钮 选择外发接收单位 外发接收单位是在 管理端 客户管理 模块中设定好的客户信息参见 3 1 3 选择外发用途 外发用途是在管理 端 外发用途 模块中设定好并分配给该申请人外发用途 参见 3 1 5 3 1 2 4 添加加密的 文件 完成设置后点击提交 即可将该申请信息发送至制定的外发审批端 第一次创建申请 客户端需下载并安装 Microsoft Silverlight 控件 具体流程如下 在外发申请界面中 点击按扭 弹出如下界面 第 62 页 共 87 页 62 选择外发接收单位 选择外发接收单位 在 请选择外发接单位 下拉列表中选择外发文件要发往的单 位 下拉列表中的客户是在管理端的 客户管理 模块定义的参见 3 1 3 此项必须选择 如没有外发接收单位 可以再此处新增接收单位 点击 新增 按钮 输入企业信息 点击 确定 此处企业名称为必填 这里我们选择 敏捷科技股份有限公司 选择外发文件 选择外发文件 在 选择外发文件 框中点击 浏览 选择要制作的文件 要制作多个文 件时 点击 选择外发文件 框下方的 添加 按钮 此时会增加一个选择框 以此类推 可以添加多个文件进行制作 第 63 页 共 87 页 63 选择外发用途 选择外发用途 在 外发用途 下拉列表中选择所需要的外发用途 选择外发用途后 下方页面区域可看到当前选择的外发用途的具体外发文件的行为控制 选择外发文件 选择外发文件 在 选择外发文件 框中点击 浏览 选择要制作的文件 要制作外发的 文件可同时选择多个文件或者将外发文件制作成压缩包选择 点击上传 输入外发意见 输入外发意见 此外发意见由外发申请人填写 说明文件外发的原由 方便审批人审 批文件 点 提交 按钮后 系统提示操作完成界面 第 64 页 共 87 页 64 确定操作后 系统自动切换到查看申请记录界面并显示文件处于 审批中 状态 点击 查看 链接可以再次确认申请信息 此时相应的审批人登录审批界面就可以看到申请人做的此申请信息 3 2 33 2 3查看申请记录查看申请记录 在外发申请界面中 用户可以根据日期 接收人和文件发送状态的信息查询到自己所 有申请信息的状态 查看申请记录功能的另一个主要作用 下载已经审批完成的外发文件 然后把此文件 通过邮件等方式发给接收单位 点击按钮 设置好检索信息 点击 搜索 按钮即可查询到自己申请的外发文 件信息 如图 第 65 页 共 87 页 65 点击申请信息前面的 查看 链接 可以看到申请的详细信息 审批完成的文件可通过查看申请记录列表中的文件下载直接下载外发文件包 或者选择已经审批完成的外发申请 点击 查看 按钮 下载申请密文外发的文件 图示 第 66 页 共 87 页 66 在 文件列表 中下载已经审批过的文件或者下载外发文件包 在审批记录中查看审 批人的审批意见 3 2 43 2 4查看审批流程查看审批流程 在管理端可以把一个客户端定义成多个审批人来审批 即多级审批参考 3 1 4 申请 人可以在申请客户端查看分配给自己的外发用途所管理的外发流程中的审批人 点击 审 批流程按扭 选择外发用途 可以看到审批人的审批次序 下图中 申请用户 luckfish 所分配的外发用途 出差 提交的外发申请按照顺序首 先发给 luckfish 自己审批 luckfish 审批完成后会自动传到 张三 由审批人 张三 审批后 整个审批流程结束 第 67 页 共 87 页 67 3 2 53 2 5外发文件外发文件导入导入 此功能是用来转换外发文件为本企业可以识别的文件 制作好的外发文件在本企业内 部安装了 DG 加密客户端的计算机是无法打开的 只有安装了可以浏览外发文件的插件的 计算机才可以正常查看外发文件 因为此插件不可以在安装了 DG 加密客户端的计算机上 安装 所以如果需要在本企业对已制作好的外发文件进行查看 修改等操作 就需要用此 功能把文件转换后才可正常在本企业内使用 在申请端的主界面点击按钮 在出现的界面中点击 选择文件 按钮选择 需要转换的文件 第 68 页 共 87 页 68 通过 浏览 按钮 选择需要转换的文件 点击 添加 按钮可以继续添加要导入的外发 文件 如图 点击 导入 按钮后 页面转到下载界面 第 69 页 共 87 页 69 在下载文件列表中 把导入完成的文件下载到本地使用 3 3 外发审批的使用外发审批的使用 外发审批主要功能是审批外发申请人提交的申请 在管理端设置好审批和申请人的关 系后 审批人会收到对应的申请人的申请 审批人可以查看到该申请的详细信息 下载该 申请人的外发文件预览后 综合申请人的需求 进行审批 审批完成后 外发申请人会得 到审批意见 同时获取审批文件 外发审批共计五个职能 查看审批信息 审批人可以通过该功能了解目前是否有需要审批的申 请信息 查看审批记录 通过此功能审批人可以查看自己已经审批过的文件 委托 该功能可以让审批人选择或者申请其他审批人来帮助自己审批 第 70 页 共 87 页 70 修改密码 用于重置审批用户登录密码 确保审批功能安全 在每次打开审批界面 时都会提示输入密码 3 3 13 3 1 外发审批登录外发审批登录 用户有外发文件需求的时候需要通过 WEB 浏览器 如 IE 登陆到外发申请界面后 方可创建新的申请 打开 IE 输入 DG Web 外发服务器虚拟路径 进入外发审批界面 如 http 202 119 11 88 DGServer 其中 DGServer 为安装外发服务器时输入的虚拟目录名称 外发登录界面 输入用户名和密码 登录用户名和密码是在管理机的 组织结构 模块中定义的参考 3 1 2 6 再选择 简体中文 点击登录按钮 如管理机已给当前用户分配了外发申请的 模块 参考 3 1 2 3 则可进入外发审批界面 下图 第 71 页 共 87 页 71 3 3 23 3 2 查看审批信息查看审批信息 当申请端提交申请后 登录外发审批界面 点击按扭 就可以看到外发 申请提交的文件 如图 第 72 页 共 87 页 72 点击 审批 链接 转到如下界面 在 文件列表 中可以把外发文件下载到本地查看申 请人提交的文件是否可以外发 然后再对文件进行审批 审批界面可以查看到以下信息 申请人 显示外发文件的申请人 外发用途 现在申请人所选择的外发用途名 接收人 显示外发文件的接收单位 审批人可修改接收人信息 点击 修改 按钮 修改接收人信息 第 73 页 共 87 页 73 生命周期 外发出去的文件可以使用多长时间或可以使用多少次数 文件的权限控 制等信息 如管理端设置审批审批员可设置权限 参见 3 1 5 审批员可根据需要 修改外发文件的行为控制 点击修改按钮 第 74 页 共 87 页 74 文件列表 外发文件的审批可以单个进行审批 也可多个同时审批 如果在文件列 表中有某个文件涉及公司机密 可以在 文件列表 中选种这个文件 然后点击右边 的 否决 链接 说明单个否决的原因 最后点击 同意 按扭 这样既避免了机密文 件泄密 也避免了所有文件重新申请的烦琐过程 申请意见 申请人制作申请时所填写的说明信息 审批记录 多级审批时 显示上一个审批人的审批意见 我的意见 在文本框中可以填写自己的审批意见 最后点击 同意 按钮 在外发申请界面显示此次审批完成 如图 第 75 页 共 87 页 75 如外发审批为多级时 当前审批可结束流程 参见 3 1 4 勾选结束流程 完成审批 外发申请状态直接到完成状态 第 76 页 共 87 页 76 3 3 33 3 3 查看审批记录查看审批记录 审批人通过此功能可以很方便 快速的查看到自己已经审批过的文件 查看审批信息 按钮和查看审批记录按钮是同一个切换按钮 在审批人审批文件的时候可以点击 查看审批 记录 按钮 查看审批记录 审批人在外发审批界面 点击 查看审批信息 按钮后转到如下界面 第 77 页 共 87 页 77 点击 查看 链接可以查看审批记录的详情 还可以下载经过审批的外发文件 第 78 页 共 87 页 78 3 3 43 3 4 委托审批委托审批 委托功能可以由审批人在列表中选择其他的审批人来为自己审批 当某个外发文件审 批人需要出差 在出差前就可以用委托审批功能将审批权限转移给被委托人 当委托人管 辖内的申请人制作外发申请后 申请信息自动传到被委托人的审批端上由被委托人审批 委托人可以通过取消委托来收回自己的审批权限 使用用户 张三 登录外发审批界面 点击按钮 在转到界面中的 节点 列表 下选择被委托人 李四 如图 选择好被委托人 确定 第 79 页 共 87 页 79 此时在界面中可以看到已成功选择被委托人 有申请人向审批人 张三 申请解密时 系统自动把此申请信息转给审批人 李四 设置了委托后 若要收回审批权限时 用户登录到外发审批界面 选择 按钮即可取消委托 取消委托后界面如下 第 80 页 共 87 页 80 3 4 修改登录密码修改登录密码 外发登录初始密码是由管理员在 Web 外发管理机上设置的 外发系统用户人可以 在登录外发界面后修改登录密码 进入外发界面 点击界面右上角 修改密码 链接 进入修改密码页面 第 81 页 共 87 页 81 输入旧密码 再设置新的密码 点确定完成外发登录密码修改 3 5 外发消息提示外发消息提示 在登录外发网站时可下载一个消息提示程序的压缩文件 将插件解压缩到本地任 意目录后 双击该提示程序 打开登录窗口 输入管理机分配的登录用户名 密码 点击确定 程序最小化到托盘 如当前 用户有外发申请或者外发审批信息时该图标会跳动 鼠标移到该图标上可显示有需要 审批的申请或审批完成信息 第 82 页 共 87 页 82 左键点击托盘图标可查看申请记录 或查看待审批记录 第 83 页 共 87 页 83 右键托盘图标可重新登录 设置开机启动程序和退出登陆 3 6 外发